您知道如何加密 PDF，但設定後卻無法如預期運作，心想：「我設定了密碼，但它沒有效……現在該怎麼辦？」限制他人存取檔案，與禁止特定操作並不相同。PDF 有兩種密碼，其中能防止他人開啟檔案的是使用者（開啟）密碼。兩者用途不同，本指南將說明各自保護的內容、如何在 Windows、Mac 和 Word 中設定，以及如何安全傳送檔案。
PDF 加密實際保護哪些內容
PDF 有使用者密碼和擁有者密碼，您可以設定其中一種或兩種。以下將說明各自最適合的用途。
使用者密碼與擁有者密碼的差異
若要鎖定 PDF，讓其他人無法開啟或編輯，請留意兩者之間的差異：
使用者密碼。也稱為開啟密碼，可鎖定文件，防止他人查看其中內容。PDF 會保持加密狀態，沒有正確密碼就無法存取。
擁有者密碼。也稱為權限密碼。如果 PDF 應可供閱讀，但您想限制編輯、列印或複製，請使用此密碼。
如果其他人仍可開啟您鎖定的 PDF，您很可能只設定了擁有者密碼。
各種密碼實際會封鎖哪些操作
操作 | 開啟檔案 |
|---|---|
使用者密碼 | 需要輸入密碼。 |
擁有者密碼 | 無需輸入密碼即可開啟。 |
操作 | 閱讀文字 |
|---|---|
使用者密碼 | 需要密碼才能開啟及閱讀 PDF。 |
擁有者密碼 | 查看內容無需密碼。 |
操作 | 列印 |
|---|---|
使用者密碼 | 開啟檔案後即可列印。 |
擁有者密碼 | PDF 受到列印保護。 |
操作 | 複製文字 |
|---|---|
使用者密碼 | 輸入密碼後即可執行此操作。 |
擁有者密碼 | 禁止複製。 |
操作 | 編輯頁面 |
|---|---|
使用者密碼 | 您可以修改文件。 |
擁有者密碼 | 無法編輯。 |
操作 | 填寫表單 |
|---|---|
使用者密碼 | 可以填寫表單。 |
擁有者密碼 | 此密碼不允許完成表單填寫。 |
操作 | 新增註解 |
|---|---|
使用者密碼 | 您可以留下註解。 |
擁有者密碼 | 檔案禁止新增註解。 |
何時需要同時設定兩種密碼
您可以同時使用兩種密碼保護 PDF，以維持對文件的控制。如此一來，只有知道開啟密碼的人可以閱讀內容，而且閱讀器應用程式會拒絕列印或編輯。請記得，單獨使用擁有者密碼是保護檔案內資訊的較弱方式，因為其限制取決於套用限制的 PDF 軟體。若內容屬於私人資訊，請務必新增使用者密碼。
在 Windows 為 PDF 設定密碼保護
在 Windows 中，可透過兩種方式為 PDF 檔案設定密碼保護：
使用桌面版 PDF 編輯器。Windows 沒有內建的 PDF 密碼保護功能，您需要下載一套軟體。
在 Microsoft Word 中設定密碼。如果您尚未將文件轉換為 PDF，即可使用此方式。將文件儲存為 PDF 時，按一下「檔案」>「另存新檔」>選擇 PDF >「選項…」>勾選「使用密碼加密文件」>「確定」>輸入兩次密碼。
許多人常忘記這個選項，而且它比開啟另一個 PDF 編輯器更快。
在 Mac 上使用「預覽」為 PDF 設定密碼保護
若要在 Mac 上為 PDF 檔案設定密碼保護，請使用「預覽」App；無需安裝其他軟體：
步驟 1：開啟您的文件。
步驟 2：選擇「檔案」>「輸出…」。
步驟 3：按一下「權限」按鈕。
步驟 4：選擇「需要密碼才能開啟文件」。
步驟 5：輸入密碼，然後再次輸入以驗證。
步驟 6：在「擁有者密碼」區段輸入密碼，然後再次輸入以驗證。
步驟 7：按一下「套用」，再按一下「儲存」。
有一個重要細節需要留意：「預覽」只會建立新的加密檔案，原始檔案仍未受保護。請將第一個版本另外存放；若該文件需要保密，請保護或刪除它。
從 Word 或 Google Docs 為 PDF 設定密碼保護
Word 和 Google Docs 處理此功能的方式不同。在 Word 中，您可在匯出為 PDF 時設定密碼。Google Docs 未整合此選項，因此您需要多做一個步驟。先將檔案下載為 PDF，再使用密碼保護。
選擇真正能保護文件的密碼
有三點可讓設定密碼更有意義：
選擇較長的組合，而非特殊符號。冗長的密碼比堆滿字元的短密碼更難猜測，因此您可以組合幾個單字，或混合字母、數字和符號。
建立全新的密碼。避免使用您已用於線上帳戶的組合，因為一旦有人發現該密碼，也能將其用於您的檔案。
不要在同一封郵件中傳送密碼和檔案。請將密碼與 PDF 分開，透過安全管道傳送，避免任何能存取該電子郵件的人開啟 PDF。
Word 的 PDF 匯出預設使用 128-bit AES 加密，因此您無需調整設定來提高保護等級。
透過電子郵件傳送受保護的 PDF
以下兩個習慣可讓您透過電子郵件傳送的加密 PDF 持續受到保護。
透過不同管道分享密碼
您可以使用我們的工具，將傳送 PDF給任何收件者。請注意，我們的工具僅適用於未受保護的檔案，因此受密碼保護的 PDF 必須透過您自己的電子郵件用戶端傳送。透過電子郵件分享檔案時，請不要附上密碼，否則等同於沒有保護。請在另一則訊息中另外傳送密碼，或致電告知對方。若 PDF 含有敏感資訊，請勿提及 PDF 名稱：主旨列並未加密，因此會顯示在通知預覽中，也會被任何可存取信箱的人看見。
以連結取代附件
若要傳送大型 PDF 或敏感內容，請考慮傳送會過期的連結，而非直接傳送檔案（Google Drive Workspace 帳戶、OneDrive 或 Dropbox 的分享連結到期設定）。這樣更安全也更方便，因為您可以取消存取權，而且檔案不會長期儲存在他人的信箱中。
可能發生的問題
即使密碼設定正確，仍可能出現三種問題：
收件者無法開啟檔案。這可能是因為對方的 PDF 閱讀器版本過舊，無法處理現代加密技術。建議對方更新軟體，或使用其他較新的閱讀器開啟文件。
您忘記了密碼。為 PDF 設定密碼保護時，請記得沒有正確的密碼就無法存取，而且無法復原。為避免這種情況，請將密碼存放在安全的地方。
檔案太大，無法透過電子郵件傳送。加密不會改變檔案大小。請先壓縮 PDF，再設定密碼。加密不會讓檔案變小。
不再需要時移除密碼
當文件不再含有敏感資訊時，請移除密碼；否則一年左右後，您可能會忘記密碼而無法開啟檔案。如果您知道密碼，可以直接在瀏覽器中使用我們的服務解鎖 PDF。請記得，您只能解密自己的檔案，或已獲擁有者許可的檔案。
常見問題
可以免費為 PDF 設定密碼保護嗎？
可以。您可在 Mac 或 Microsoft Word 中免費新增密碼。
開啟密碼和權限密碼有什麼差異？
開啟密碼（也稱為使用者密碼）控制誰可以開啟 PDF；權限密碼（也稱為擁有者密碼或主要密碼）則控制他人在開啟檔案後可執行的操作，例如列印或編輯。
受密碼保護的 PDF 能在沒有密碼的情況下開啟嗎？
如果設有開啟密碼，就不能。沒有密碼，檔案無法開啟。
密碼保護可在手機上使用嗎？
可以。當您在手機上開啟受保護的 PDF 時，閱讀器會要求輸入密碼。
可以在 Google Docs 中保護 PDF 嗎？
不行。Google Docs 沒有此選項，因此您需要在下載檔案後，另行新增密碼。