Cara melindungi PDF dengan kata sandi

Jadi, Anda sudah tahu cara mengenkripsi PDF, tetapi metode Anda tidak berhasil dan Anda berpikir, "Saya sudah menetapkan kata sandi, tetapi tidak berfungsi… apa yang harus saya lakukan sekarang?" Membatasi akses ke file dan melarang tindakan tertentu bukanlah hal yang sama. PDF memiliki dua jenis kata sandi, dan yang mencegah file dibuka adalah kata sandi pengguna (buka). Keduanya memiliki tujuan berbeda, jadi panduan ini membahas perlindungan dari masing-masing kata sandi, cara menetapkannya di Windows, Mac, dan Word, serta cara mengirim file dengan aman.

Apa yang sebenarnya dilindungi oleh enkripsi PDF

Ada kata sandi pengguna dan kata sandi pemilik, dan Anda dapat menetapkan salah satunya atau keduanya. Berikut ini, Anda akan mengetahui kegunaan terbaik dari masing-masing kata sandi.

Kata sandi pengguna vs kata sandi pemilik

Untuk mengunci PDF agar orang lain tidak dapat membuka atau mengeditnya, pahami perbedaan keduanya:

• Kata sandi pengguna. Disebut juga kata sandi buka, kata sandi ini mengunci dokumen dari orang lain sehingga tidak ada yang dapat melihat isinya. PDF tetap terenkripsi, dan tidak ada yang dapat mengaksesnya tanpa kata sandi yang benar.

• Kata sandi pemilik. Kata sandi ini juga dikenal sebagai kata sandi izin. Terapkan jika PDF harus tersedia untuk dibaca, tetapi Anda ingin membatasi pengeditan, pencetakan, atau penyalinan.

Jika orang lain masih dapat membuka PDF yang Anda kunci, kemungkinan besar Anda hanya menetapkan kata sandi pemilik.

Apa yang sebenarnya diblokir oleh setiap kata sandi

Kapan Anda memerlukan keduanya

Anda dapat mengamankan PDF dengan kedua kata sandi untuk tetap mengontrol dokumen. Dengan begitu, hanya orang yang memiliki kata sandi buka yang dapat membacanya, dan aplikasi penampil akan menolak untuk mencetak atau mengeditnya. Ingat bahwa kata sandi pemilik saja merupakan metode yang lemah untuk melindungi informasi di dalam file, karena pembatasannya bergantung pada perangkat lunak PDF yang menerapkannya. Jika kontennya bersifat pribadi, pastikan Anda menambahkan kata sandi pengguna.

Melindungi PDF dengan kata sandi di Windows

Ada dua cara untuk melindungi file PDF dengan kata sandi di Windows:

• Gunakan Editor PDF desktop. Windows tidak memiliki cara bawaan untuk melindungi PDF dengan kata sandi, jadi Anda perlu mengunduhnya.

• Tetapkan kata sandi di Microsoft Word. Anda dapat melakukannya jika belum mengonversi dokumen menjadi PDF. Saat menyimpannya sebagai PDF, klik File > Save As > pilih PDF > Options... > centang "Encrypt the document with a password" > OK > masukkan kata sandi dua kali.

Orang sering melupakan opsi ini, padahal cara ini lebih cepat daripada membuka Editor PDF terpisah.

Melindungi PDF dengan kata sandi di Mac menggunakan Pratinjau

Untuk melindungi file PDF dengan kata sandi di Mac, gunakan aplikasi Pratinjau; tidak perlu menginstal apa pun lagi:

• Langkah 1. Buka dokumen Anda.

• Langkah 2. Pilih File > Export….

• Langkah 3. Klik tombol Permissions.

• Langkah 4. Pilih Require Password To Open Document.

• Langkah 5. Masukkan kata sandi, lalu ketik ulang untuk memverifikasinya.

• Langkah 6. Masukkan kata sandi di bagian Owner Password, lalu ketik ulang untuk memverifikasinya.

• Langkah 7. Klik Apply, lalu klik Save.

Ada detail penting yang perlu diingat: Pratinjau hanya membuat file terenkripsi baru, sedangkan file asli tetap tidak dilindungi. Simpan versi pertama secara terpisah dan amankan atau hapus jika Anda memerlukannya sebagai dokumen pribadi.

Melindungi PDF dengan kata sandi dari Word atau Google Docs

Word dan Google Docs menangani hal ini secara berbeda. Di Word, Anda dapat menetapkan kata sandi saat mengekspornya ke PDF. Opsi ini tidak terintegrasi di Google Docs, jadi Anda perlu melakukan langkah tambahan. Unduh file Anda sebagai PDF, lalu amankan dengan kata sandi.

Pilih kata sandi yang benar-benar melindungi dokumen

Tiga hal berikut membuat kata sandi layak digunakan:

• Pilih kombinasi yang lebih panjang daripada simbol khusus. Kata sandi yang panjang lebih sulit ditebak daripada kata sandi pendek yang penuh karakter, jadi Anda dapat menggabungkan beberapa kata atau membuat campuran huruf, angka, dan simbol.

• Buat kata sandi yang benar-benar baru. Hindari menggunakan kombinasi yang sudah digunakan pada akun online karena jika seseorang menemukannya, mereka juga dapat menggunakannya untuk file Anda.

• Jangan kirim kata sandi dalam email yang sama dengan file. Pisahkan kata sandi dari PDF Anda dan kirimkan melalui saluran aman agar orang lain yang dapat mengakses email tersebut tidak dapat membuka PDF.

Ekspor PDF Word menggunakan enkripsi AES 128-bit secara default, jadi Anda tidak perlu menyesuaikan pengaturan untuk meningkatkan tingkat perlindungan.

Mengirim PDF yang dilindungi melalui email

Dua kebiasaan menjaga PDF yang Anda enkripsi untuk email tetap terlindungi.

Bagikan kata sandi melalui saluran lain

Anda dapat mengirim PDF kepada penerima mana pun menggunakan alat kami. Perlu diketahui bahwa alat kami bekerja dengan file yang tidak dilindungi, sehingga PDF yang dilindungi kata sandi harus dikirim melalui klien email Anda sendiri. Saat membagikan file melalui email, jangan sertakan kata sandinya karena itu sama saja dengan tanpa perlindungan. Kirimkan secara terpisah dalam pesan atau telepon penerima untuk menyampaikannya. Jangan sebutkan nama PDF jika berisi informasi sensitif: baris subjek tidak terenkripsi, sehingga muncul di pratinjau notifikasi dan dapat dilihat oleh siapa pun yang memiliki akses ke kotak surat.

Gunakan tautan, bukan lampiran

Jika Anda mengirim PDF berukuran besar atau konten sensitif, pertimbangkan untuk mengirim tautan yang kedaluwarsa alih-alih file (pengaturan masa berlaku tautan berbagi Google Drive untuk akun Workspace, OneDrive, atau Dropbox). Cara ini lebih aman dan nyaman karena Anda dapat membatalkan akses, dan file tidak akan tersimpan di kotak surat seseorang untuk waktu yang lama.

Hal yang dapat bermasalah

Bahkan kata sandi yang ditetapkan dengan benar dapat menimbulkan tiga masalah:

• Penerima tidak dapat membuka file. Ini terjadi karena penampil PDF mereka sudah usang dan tidak mendukung enkripsi modern. Sarankan mereka untuk memperbarui perangkat lunak atau membuka dokumen di pembaca lain yang lebih baru.

• Anda lupa kata sandi. Saat melindungi PDF dengan kata sandi, ingat bahwa Anda tidak akan dapat mengaksesnya tanpa kombinasi yang benar, dan kata sandi tersebut tidak dapat dipulihkan. Untuk menghindari situasi ini, simpan kata sandi di tempat yang aman.

• File terlalu besar untuk dikirim melalui email. Enkripsi tidak mengubah ukurannya. Kompres PDF terlebih dahulu, lalu tambahkan kata sandi. Enkripsi tidak membuat file menjadi lebih kecil.

Hapus kata sandi saat tidak lagi diperlukan

Saat dokumen tidak lagi bersifat sensitif, hapus kata sandinya; jika tidak, Anda mungkin akan melupakannya dan tidak dapat membuka file tersebut sekitar setahun kemudian. Jika Anda mengetahuinya, Anda dapat membuka kunci PDF menggunakan layanan kami langsung di browser. Ingat bahwa Anda hanya boleh mendekripsi file milik Anda atau file yang izinnya diberikan oleh pemilik.

FAQ

Bisakah saya melindungi PDF dengan kata sandi secara gratis?

Ya. Anda dapat menambahkan kata sandi secara gratis di Mac atau Microsoft Word.

Apa perbedaan antara kata sandi buka dan kata sandi izin?

Kata sandi buka (juga disebut kata sandi pengguna) mengontrol siapa yang dapat membuka PDF, sedangkan kata sandi izin (juga disebut kata sandi pemilik atau master) mengontrol tindakan yang dapat dilakukan orang pada file setelah dibuka, seperti mencetak atau mengedit.

Bisakah PDF yang dilindungi kata sandi dibuka tanpa kata sandi?

Tidak, jika PDF memiliki kata sandi buka. Tanpanya, file tidak akan terbuka.

Apakah perlindungan kata sandi berfungsi di ponsel?

Ya. Saat Anda membuka PDF yang dilindungi di ponsel, penampil akan meminta kata sandi.

Bisakah saya melindungi PDF di Google Docs?

Tidak. Google Docs tidak memiliki opsi ini, jadi Anda perlu menambahkan kata sandi sebagai langkah terpisah setelah mengunduh file.