Sie wissen also, wie Sie eine PDF verschlüsseln, aber die Methode funktioniert nicht, und Sie denken: "Ich habe das Passwort festgelegt, aber es funktioniert nicht … Was soll ich jetzt tun?" Den Zugriff auf eine Datei zu beschränken und bestimmte Aktionen zu verbieten, ist nicht dasselbe. Eine PDF kann zwei Passwörter haben, und das Passwort, das das Öffnen verhindert, ist das Benutzerpasswort (Öffnen). Sie erfüllen unterschiedliche Zwecke. In diesem Leitfaden erfahren Sie, was jedes Passwort schützt, wie Sie sie unter Windows, auf dem Mac und in Word festlegen und wie Sie die Datei geschützt versenden.
Was eine PDF-Verschlüsselung tatsächlich schützt
Es gibt Benutzer- und Besitzerpasswörter, und Sie können eines davon oder beide festlegen. Im Folgenden erfahren Sie, wofür sich jedes am besten eignet.
Benutzerpasswort und Besitzerpasswort im Vergleich
Wenn Sie eine PDF so sperren möchten, dass andere sie weder öffnen noch bearbeiten können, sollten Sie den Unterschied zwischen beiden kennen:
Benutzerpasswort. Es wird auch Öffnungspasswort genannt und sperrt das Dokument für andere, sodass niemand den Inhalt sehen kann. Die PDF bleibt verschlüsselt, und ohne das richtige Passwort kann niemand darauf zugreifen.
Besitzerpasswort. Dieses wird auch Berechtigungspasswort genannt. Verwenden Sie es, wenn die PDF zum Lesen verfügbar sein soll, Sie aber das Bearbeiten, Drucken oder Kopieren einschränken möchten.
Wenn andere Ihre gesperrte PDF weiterhin öffnen können, haben Sie wahrscheinlich nur ein Besitzerpasswort festgelegt.
Was die einzelnen Passwörter tatsächlich verhindern
Aktion | Datei öffnen |
|---|---|
Mit Benutzerpasswort | Passwort erforderlich. |
Mit Besitzerpasswort | Sie können sie ohne Eingabe eines Passworts öffnen. |
Aktion | Text lesen |
|---|---|
Mit Benutzerpasswort | Sie benötigen ein Passwort, um die PDF zu öffnen und zu lesen. |
Mit Besitzerpasswort | Zum Anzeigen des Inhalts ist kein Passwort erforderlich. |
Aktion | |
|---|---|
Mit Benutzerpasswort | Nach dem Öffnen können Sie die Datei drucken. |
Mit Besitzerpasswort | Die PDF ist vor dem Drucken geschützt. |
Aktion | Text kopieren |
|---|---|
Mit Benutzerpasswort | Diese Aktion ist nach Eingabe des Passworts erlaubt. |
Mit Besitzerpasswort | Kopieren ist eingeschränkt. |
Aktion | Seiten bearbeiten |
|---|---|
Mit Benutzerpasswort | Sie können Änderungen an einem Dokument vornehmen. |
Mit Besitzerpasswort | Sie können sie nicht bearbeiten. |
Aktion | Ein Formular ausfüllen |
|---|---|
Mit Benutzerpasswort | Formulare können ausgefüllt werden. |
Mit Besitzerpasswort | Das Passwort erlaubt das Ausfüllen von Formularen nicht. |
Aktion | Kommentare hinzufügen |
|---|---|
Mit Benutzerpasswort | Sie können Kommentare hinterlassen. |
Mit Besitzerpasswort | Kommentare sind in der Datei eingeschränkt. |
Wenn Sie beide benötigen
Sie können Ihre PDF mit beiden Passwörtern schützen, um die Kontrolle über Ihr Dokument zu behalten. So können nur Personen mit dem Öffnungspasswort sie lesen, und die Viewer-App verweigert das Drucken oder Bearbeiten. Beachten Sie, dass ein Besitzerpasswort allein eine schwache Methode zum Schutz der Informationen in der Datei ist, da seine Einschränkungen von der PDF-Software abhängen, die sie durchsetzt. Wenn der Inhalt privat ist, sollten Sie unbedingt ein Benutzerpasswort hinzufügen.
Eine PDF unter Windows mit einem Passwort schützen
Es gibt zwei Möglichkeiten, eine PDF-Datei unter Windows mit einem Passwort zu schützen:
Verwenden Sie einen PDF-Editor für den Desktop. Windows bietet keine integrierte Möglichkeit, eine PDF mit einem Passwort zu schützen, daher müssen Sie einen herunterladen.
Legen Sie in Microsoft Word ein Passwort fest. Das können Sie tun, wenn Sie Ihr Dokument noch nicht in PDF umgewandelt haben. Klicken Sie beim Speichern als PDF auf Datei > Speichern unter > PDF auswählen > Optionen... > „Dokument mit einem Kennwort verschlüsseln“ aktivieren > OK > Passwort zweimal eingeben.
Diese Option wird oft übersehen und ist schneller als das Öffnen eines separaten PDF-Editors.
Eine PDF auf dem Mac mit Vorschau durch ein Passwort schützen
Um eine PDF-Datei auf dem Mac mit einem Passwort zu schützen, verwenden Sie die App Vorschau; Sie müssen nichts zusätzlich installieren:
Schritt 1. Öffnen Sie Ihr Dokument.
Schritt 2. Wählen Sie Datei > Exportieren….
Schritt 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Berechtigungen.
Schritt 4. Wählen Sie Kennwort zum Öffnen des Dokuments erforderlich.
Schritt 5. Geben Sie ein Passwort ein und wiederholen Sie es zur Bestätigung.
Schritt 6. Geben Sie im Abschnitt Besitzerpasswort ein Passwort ein und wiederholen Sie es zur Bestätigung.
Schritt 7. Klicken Sie auf Anwenden und anschließend auf Sichern.
Ein wichtiges Detail sollten Sie beachten: Vorschau erstellt nur eine neue verschlüsselte Datei, während das Original ungeschützt bleibt. Bewahren Sie die erste Version getrennt auf und schützen oder löschen Sie sie, wenn es sich um ein privates Dokument handeln soll.
Eine PDF über Word oder Google Docs mit einem Passwort schützen
Word und Google Docs handhaben dies unterschiedlich. In Word können Sie beim Export als PDF ein Passwort festlegen. Diese Option ist nicht in Google Docs integriert, daher ist ein zusätzlicher Schritt erforderlich. Laden Sie Ihre Datei als PDF herunter und schützen Sie sie anschließend mit einem Passwort.
Ein Passwort wählen, das das Dokument tatsächlich schützt
Drei Dinge machen das Festlegen eines Passworts sinnvoll:
Wählen Sie eine längere Kombination statt Sonderzeichen. Ein langes Passwort ist schwerer zu erraten als ein kurzes mit vielen Zeichen. Sie können daher einige Wörter kombinieren oder Buchstaben, Ziffern und Symbole mischen.
Erstellen Sie ein völlig neues Passwort. Vermeiden Sie eine Kombination, die Sie bereits für Ihre Online-Konten verwenden. Wenn jemand sie herausfindet, kann diese Person sie auch für Ihre Datei verwenden.
Senden Sie das Passwort nicht zusammen mit der Datei in derselben E-Mail. Bewahren Sie es getrennt von Ihrer PDF auf und senden Sie es über einen geschützten Kanal, damit niemand sonst, der Zugriff auf diese E-Mail hat, die PDF öffnen kann.
Der PDF-Export von Word verwendet standardmäßig eine 128-Bit-AES-Verschlüsselung, sodass Sie keine Einstellungen anpassen müssen, um das Schutzniveau zu erhöhen.
Eine geschützte PDF per E-Mail versenden
Zwei Gewohnheiten sorgen dafür, dass eine PDF, die Sie für den E-Mail-Versand verschlüsseln, geschützt bleibt.
Das Passwort über einen anderen Kanal weitergeben
Mit unserem Tool können Sie eine PDF versenden. Beachten Sie, dass unser Tool mit ungeschützten Dateien arbeitet. Passwortgeschützte PDFs müssen daher über Ihr eigenes E-Mail-Programm gesendet werden. Wenn Sie Ihre Datei per E-Mail teilen, fügen Sie das Passwort nicht bei, denn das entspricht fehlendem Schutz. Senden Sie es getrennt in einer Nachricht oder rufen Sie die Person an und teilen Sie es ihr telefonisch mit. Erwähnen Sie den Namen einer PDF nicht, wenn sie vertrauliche Informationen enthält: Die Betreffzeile ist nicht verschlüsselt und erscheint daher in Benachrichtigungsvorschauen sowie für alle Personen mit Zugriff auf das Postfach.
Statt eines Anhangs einen Link verwenden
Wenn Sie eine große PDF oder vertrauliche Inhalte senden, sollten Sie einen Link mit Ablaufdatum statt einer Datei in Betracht ziehen (Google Drive für Workspace-Konten, OneDrive oder Einstellungen für das Ablaufen von Dropbox-Freigabelinks). Das ist geschützter und praktischer, weil Sie den Zugriff widerrufen können und die Datei nicht dauerhaft im Postfach einer Person gespeichert wird.
Was schiefgehen kann
Selbst ein korrekt festgelegtes Passwort kann drei Probleme verursachen:
Eine empfangende Person kann die Datei nicht öffnen. Das passiert, weil ihr PDF-Viewer veraltet ist und moderne Verschlüsselung nicht unterstützt. Empfehlen Sie ihr, die Software zu aktualisieren oder das Dokument in einem anderen, neueren Reader zu öffnen.
Sie haben ein Passwort vergessen. Wenn Sie eine PDF mit einem Passwort schützen, bedenken Sie, dass Sie ohne die richtige Kombination nicht darauf zugreifen können und sie nicht wiederherstellen können. Bewahren Sie sie deshalb an einem geschützten Ort auf.
Die Datei ist zu groß für den Versand per E-Mail. Die Verschlüsselung ändert die Größe nicht. Komprimieren Sie die PDF zuerst und fügen Sie anschließend das Passwort hinzu. Durch Verschlüsselung wird die Datei nicht kleiner.
Passwort entfernen, wenn es nicht mehr benötigt wird
Wenn das Dokument nicht mehr vertraulich ist, entfernen Sie das Passwort. Andernfalls vergessen Sie es möglicherweise und können die Datei in etwa einem Jahr nicht mehr öffnen. Wenn Sie es kennen, können Sie mit unserem Dienst direkt im Browser eine PDF entsperren. Denken Sie daran, dass Sie nur Ihre eigene Datei oder eine Datei mit Zustimmung der Eigentümerin bzw. des Eigentümers entschlüsseln dürfen.
Häufige Fragen
Kann ich eine PDF kostenlos mit einem Passwort schützen?
Ja. Sie können auf einem Mac oder in Microsoft Word kostenlos ein Passwort hinzufügen.
Was ist der Unterschied zwischen einem Öffnungspasswort und einem Berechtigungspasswort?
Ein Öffnungspasswort (auch Benutzerpasswort genannt) legt fest, wer eine PDF öffnen kann. Ein Berechtigungspasswort (auch Besitzer- oder Masterpasswort genannt) steuert hingegen, was Personen mit der geöffneten Datei tun können, etwa sie drucken oder bearbeiten.
Kann eine passwortgeschützte PDF ohne Passwort geöffnet werden?
Nicht, wenn sie mit einem Öffnungspasswort geschützt ist. Ohne dieses lässt sich die Datei nicht öffnen.
Funktioniert der Passwortschutz auf Smartphones?
Ja. Wenn Sie eine geschützte PDF auf Ihrem Smartphone öffnen, fordert der Viewer Sie zur Eingabe des Passworts auf.
Kann ich eine PDF in Google Docs schützen?
Nein. Google Docs bietet diese Option nicht. Daher müssen Sie nach dem Herunterladen der Datei in einem separaten Schritt ein Passwort hinzufügen.