Es gibt vier Möglichkeiten, PDFs auf einem Mac zusammenzuführen, und keine davon ist immer die beste. Welche sinnvoll ist, hängt davon ab, wie viele Dateien Sie haben, wo sie gespeichert sind und ob Sie Seiten vor dem Speichern neu anordnen müssen.
Vier Möglichkeiten, PDFs auf einem Mac zusammenzuführen
So schneiden die vier wichtigsten Tools zum Zusammenführen von Dokumenten zu einer PDF auf dem Mac im praktischen Einsatz ab.
Methode | Vorschau |
|---|---|
Am besten geeignet für | Zwei oder drei Dateien auf Ihrem Mac zusammenführen |
Dauer | Unter einer Minute |
Schwächen | Erfordert manuelles Ziehen. Die endgültige Reihenfolge wird erst nach dem Speichern angezeigt. Beim normalen Speichern wird die Originaldatei überschrieben. |
Methode | Finder |
|---|---|
Am besten geeignet für | Stapel vollständiger Dateien im selben Ordner |
Dauer | Einige Sekunden |
Schwächen | Übernimmt vollständige Dateien ohne Seitenauswahl. Die Seitenreihenfolge folgt Ihrer Auswahlreihenfolge. Das Ergebnis sehen Sie erst nach dem Speichern. |
Methode | Automator |
|---|---|
Am besten geeignet für | Identische Abläufe, die Sie jede Woche wiederholen |
Dauer | Zehn Minuten zum Erstellen; sofort ausführbar |
Schwächen | Die Einrichtung dauert länger als ein einmaliges Zusammenführen. Das Skript bleibt an einen Mac gebunden. |
Methode | Tool „PDF zusammenfügen“ |
|---|---|
Am besten geeignet für | Seitenreihenfolge vor dem Speichern neu anordnen und prüfen |
Dauer | Unter einer Minute |
Schwächen | Erfordert eine Internetverbindung. Beschränkt Uploads auf 12 Dateien pro Sitzung. |
Lesen Sie unten mehr über diese vier Methoden, damit Sie mit der besten App aus mehreren PDFs eine PDF erstellen können.
PDFs mit Vorschau zusammenführen
In Vorschau gibt es zwei Möglichkeiten, PDF-Dateien zu einem Dokument zusammenzuführen, die jedoch häufig verwechselt werden. Dadurch landen Seiten an der falschen Stelle.
Bevor Sie Dateien zusammenführen, duplizieren Sie jede Original-PDF, die Sie behalten möchten, über Ablage > Duplizieren. Vorschau speichert Änderungen automatisch. Ein späterer Export als PDF schützt Ihre Originaldateien daher nicht vor Änderungen während des Vorgangs.
Zwei vollständige PDFs zusammenführen
Schritt 1. Öffnen Sie Ihr Dokument in Vorschau und klicken Sie auf Darstellung > Miniaturen, um die Seitenleiste mit allen Seiten als kleine Vorschauen zu öffnen. Ziehen Sie die zweite Datei aus dem Finder in die Miniaturen-Seitenleiste.
Schritt 2. Klicken Sie auf das Vorschaubild, das direkt vor dem neuen Dokument stehen soll.
Schritt 3. Wählen Sie Bearbeiten > Seite aus Datei einfügen ..., wählen Sie Ihre zweite PDF aus und klicken Sie auf Öffnen.
Eine Eigenschaft von Vorschau überrascht viele Menschen: Neue Seiten, die Sie aus einer anderen Datei hinzufügen, werden nicht ans Ende eingefügt. Sie landen direkt nach der Seite, die Sie ausgewählt haben. Klicken Sie auf Seite 3 und importieren Sie Ihre Datei, wird sie zwischen 3 und 4 eingefügt. Sollen die Seiten ganz am Ende erscheinen? Scrollen Sie nach unten, klicken Sie zuerst auf das letzte Vorschaubild und importieren Sie dann die Datei.
Nur einzelne Seiten aus einer anderen PDF hinzufügen
Wenn Sie bestimmte Seiten in ein Dokument einfügen möchten, verwenden Sie die zweite Option:
Schritt 1. Öffnen Sie beide PDF-Dateien in separaten Vorschau-Fenstern.
Schritt 2. Klicken Sie in jedem Fenster auf Darstellung > Miniaturen, um die Seitenleisten anzuzeigen.
Schritt 3. Halten Sie die Befehlstaste gedrückt und klicken Sie auf jedes Vorschaubild einer Seite, die Sie verschieben möchten.
Schritt 4. Ziehen Sie die ausgewählten Seiten in die Seitenleiste des endgültigen Dokuments und legen Sie sie dort ab, wo die Trennlinie erscheint.
Beachten Sie den Unterschied zwischen diesen beiden Methoden. Methode 1 importiert eine vollständige Datei, ohne sie zu öffnen. Methode 2 ermöglicht es Ihnen, bestimmte Seiten zwischen zwei aktiven Fenstern zu extrahieren und zu verschieben.
Schwächen
Dateien manuell einfügen: Jede Datei von Hand einzufügen, ist zeitaufwendig.
Keine Vorschau der endgültigen Reihenfolge: Es gibt keine Möglichkeit, die vollständige Seitenreihenfolge vor dem Speichern in einer Ansicht zu sehen.
Normales Speichern überschreibt Ihre Quelldatei: Wenn Sie auf normales Speichern klicken, wird Ihr Ausgangsdokument dauerhaft ersetzt. Wenn Sie „Als PDF exportieren“ vergessen, ist Ihre Originaldatei verloren.
Zwei verwirrende Modi: Das Einfügen von Dateien vom Datenträger und das Ziehen von Vorschaubildern zwischen Fenstern werden leicht verwechselt. Dadurch landen Seiten oft an der falschen Stelle.
Keine Kontrolle über Größe oder Qualität: Vorschau enthält keine Tools zum Komprimieren Ihrer Datei oder Anpassen der Exporteinstellungen. Sie können keine Einstellungen ändern, um eine gute Bildqualität mit einer kleineren Dateigröße auszubalancieren.
Interaktive Elemente funktionieren nicht mehr: Ausfüllbare Formularfelder, digitale Unterschriften, Weblinks und Lesezeichen funktionieren nach dem Zusammenführen in der Regel nicht mehr. Sie können ausfallen, daher müssen Sie das fertige Dokument testen.
PDFs direkt im Finder zusammenführen
Finder ist der standardmäßige Dateimanager und die System-App von macOS. Sie verwenden ihn bereits zum Organisieren Ihrer Ordner, er kann aber auch Dokumente zusammenführen.
PDFs mit Finder zusammenführen
Wenn Sie wissen, wie Sie im Finder auf dem Mac mehrere Dateien zu einer PDF zusammenführen, müssen Sie kein anderes Programm öffnen. Finder bietet eine schnelle Methode zum Zusammenführen von Dateien, wenn Ihre PDFs bereits in einem Ordner liegen:
Halten Sie die Befehlstaste gedrückt.
Klicken Sie jede Datei in der Reihenfolge an, in der die Seiten erscheinen sollen. Finder erstellt die PDF in der Reihenfolge Ihrer Klicks, nicht alphabetisch.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste, wählen Sie Schnellaktionen und dann PDF erstellen.
Die zusammengeführte Datei erscheint im selben Ordner und erhält den Namen der zuerst ausgewählten Datei. Benennen Sie sie sofort um, sonst geht sie zwischen den Originaldateien unter.
Schwächen
Die Klickreihenfolge bestimmt die Seitenreihenfolge: Finder ignoriert Dateinamen und die alphabetische Reihenfolge. Die zuerst angeklickte Datei wird zur ersten Seite.
Keine Vorschau: Sie sehen erst etwas, wenn die Datei erstellt wurde. Ist die Reihenfolge falsch, löschen Sie das Ergebnis und beginnen von vorn.
Nur vollständige Dateien: Finder übernimmt jede Datei unverändert. Sie können also keine Seiten auslassen oder nur einen Abschnitt auswählen.
Reihenfolge kann beim Zusammenführen nicht angepasst werden: Zum Umordnen müssen Sie die fertige PDF in einer anderen App öffnen.
Alles in einem Ordner: Die Dateien müssen sich auf Ihrem Mac am selben Speicherort befinden.
PDFs mit Automator zusammenführen
Automator ist in macOS integriert, und auch Apples neuere App Kurzbefehle automatisiert PDF-Aufgaben. Beide dienen hauptsächlich dazu, wiederkehrende Aufgaben ohne Programmieraufwand zu erledigen. Für ein einmaliges Zusammenführen ist das überdimensioniert, bei wöchentlichen Aufgaben lohnt es sich.
PDFs mit Automator zusammenführen
Sie müssen nicht jede Woche Seiten von Hand ziehen: Nehmen Sie sich einmal die Zeit, einen Workflow einzurichten. Erstellen Sie in Automator einen neuen Workflow und verwenden Sie die Aktion „PDF-Seiten zusammenführen“. Wählen Sie Ihren Ausgabeordner und speichern Sie das Ganze als App oder Schnellaktion. Anschließend können Sie mehrere Dateien auf Ihrem Mac mit einem Klick zu einer einzelnen PDF zusammenführen.
Wenn Sie tiefer einsteigen möchten, verwenden Sie AppleScript oder Shell-Befehle. Sie können beispielsweise ein einfaches Skript erstellen, das die Datei mit dem heutigen Datum stempelt, Seiten chronologisch sortiert oder das Ergebnis in einem freigegebenen Teamordner ablegt.
Schwächen
Hoher Einrichtungsaufwand: Das Einrichten und Testen eines Workflows dauert zehn bis fünfzehn Minuten. Für ein einmaliges Zusammenführen ist das Zeitverschwendung.
Umständliche Oberfläche und unbemerkte Fehler: Automator zeigt Fehler an, wenn Sie den Workflow in der App ausführen; eine über Finder gestartete Schnellaktion kann ohne sichtbare Meldung fehlschlagen.
Unflexibler Ausgabeort: Das Skript legt die neue Datei immer in dem Ordner ab, den Sie bei der Einrichtung ausgewählt haben. Wenn Sie Dateien täglich in verschiedene Kundenordner sortieren, ist das keine passende Lösung.
An einen einzelnen Computer gebunden: Das Skript befindet sich in Ihrer lokalen Mediathek. Es wird nicht automatisch mit anderen Macs synchronisiert.
Updates können Ihr Skript beeinträchtigen: macOS-Updates ändern manchmal Berechtigungen und Skriptregeln, wodurch Ihre Einrichtung nicht mehr funktionieren kann.
Keine visuelle Kontrolle: Vor dem Speichern können Sie weder die Formatierung prüfen noch die Seitenreihenfolge in der Vorschau ansehen.
PDFs mit dem Tool „PDF zusammenfügen“ zusammenführen
Das Online-Tool „PDF zusammenfügen“ von PDFAid läuft direkt in Ihrem Browser, sodass Sie nicht an Ihren Mac gebunden sind. Die integrierten Systemtools führen die Dateien lediglich zusammen und erstellen anschließend eine Datei. Hier erhalten Sie zunächst eine visuelle Arbeitsfläche. Sie können alle Seiten vor dem Zusammenführen sehen und das Layout auf dem Bildschirm korrigieren.
PDFs mit dem Tool „PDF zusammenfügen“ zusammenführen
Möchten Sie jede Seite kontrollieren? So führen Sie PDF-Dokumente auf dem Mac zusammen:
Schritt 1. Laden Sie Ihre Dateien hoch. Ziehen Sie Dateien von Ihrem Desktop oder Cloud-Speicher per Drag-and-drop hinein, bis zu 12 auf einmal, und klicken Sie dann zum Zusammenführen auf Hochladen. Wählen Sie anschließend Dateien zusammenführen.
Schritt 2. Ordnen Sie die Seiten an. Sie können Seiten verwalten öffnen und die Vorschaubilder an die gewünschte Position ziehen. Vor dem Speichern können Sie Seiten drehen oder löschen.
Schritt 3. Speichern und herunterladen. Klicken Sie auf Speichern. Die Datei bleibt im Editor geöffnet, sodass Sie sie noch signieren, komprimieren oder schnell bearbeiten können. Klicken Sie dann auf Fertig, wählen Sie den Dateityp und vergeben Sie einen Namen.
Wann dies die bessere Wahl ist
Ihre Dateien über Cloud-Speicher und mehrere Ordner verteilt sind;
die Seitenreihenfolge wichtig ist und Sie vor dem Speichern jede Seite prüfen möchten;
Sie nur bestimmte Seiten statt ganzer Dokumente benötigen;
Sie einen Büro-Desktop, einen geliehenen Laptop oder Ihr Smartphone verwenden;
Sie das Ergebnis direkt nach dem Zusammenführen signieren, komprimieren oder in Word oder JPG umwandeln möchten.
Schwächen
Internet erforderlich. Die Verarbeitung erfolgt online, daher können Sie das Tool ohne aktive Verbindung nicht verwenden.
12 Dateien pro Durchgang. Um weitere hinzuzufügen, laden Sie sie in einem weiteren Durchgang hoch.
100-MB-Limit. Sehr große unkomprimierte Scans müssen zuvor verkleinert werden.
Mehrere Seiten auf einem Mac in eine PDF scannen
Vielleicht arbeiten Sie stattdessen mit Papierbelegen, handschriftlichen Notizen oder unbearbeiteten Foto-Scans. So scannen Sie mit der App Vorschau auf dem Mac mehrere Seiten in eine PDF.
Schritt 1. Verwenden Sie einen Scanner oder Digitale Bilder, um Scans zu erstellen.
Schritt 2. Wählen Sie Ihre gescannten Bilder im Finder aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste und öffnen Sie sie in Vorschau.
Schritt 3. Wählen Sie im oberen Menü Darstellung > Miniaturen, um die Seitenleiste anzuzeigen.
Schritt 4. Drücken Sie Befehlstaste-P, um den Druckdialog zu öffnen.
Schritt 5. Klicken Sie unten im Fenster auf das PDF-Drop-down-Menü und wählen Sie Als PDF sichern.
Ein Hinweis: Mehrseitige Scans erzeugen die größten PDFs. Das Ergebnis kann daher deutlich mehr Speicherplatz beanspruchen als ein normales Dokument.
Was Sie nach dem Zusammenführen prüfen sollten
Bevor Sie Ihre neu zusammengeführte Datei versenden oder archivieren, prüfen Sie diese 3 Bereiche, in denen sich Fehler beim Zusammenführen meist verbergen:
Felder, Unterschriften und Links
Interaktive Elemente funktionieren beim Zusammenführen am häufigsten nicht mehr. Digitale Unterschriften, Lesezeichen, ausfüllbare Formulare und Hyperlinks verschwinden häufig oder werden inaktiv. Formularfelder, Links und Lesezeichen können nach dem Zusammenführen nicht mehr funktionieren oder verschwinden – testen Sie sie daher. Vereinbarungen sollten außerdem immer vor dem Signieren zusammengeführt werden. Das Zusammenführen verändert die Dateistruktur, wodurch digitale Zertifikate sofort beschädigt und vorhandene Unterschriften ungültig oder gelöscht werden.
Wenn Sie elektronische Unterschriften einholen müssen, können Sie diese mit unserem Tool „PDF signieren“ einrichten, sobald das Layout feststeht.
Seitengröße und Ausrichtung
Ihre Seiten passen nicht immer zusammen. Ein Standardblatt im Format A4, ein kleiner Beleg und eine Tabelle im Querformat haben unterschiedliche Größen und Ausrichtungen. Bevor Sie die Datei teilen, blättern Sie sie durch und drehen Sie alles, was seitlich oder auf dem Kopf steht.
Starker Anstieg der Dateigröße
Da jede Seite ein Bild in voller Auflösung ist, können zusammengeführte Scans sehr groß werden. Die meisten E-Mail-Anbieter lehnen Anhänge über dem Limit von 25 MB ab. Wenn Ihre fertige Datei zu groß zum Versenden ist, können Sie sie mit unserem Tool „PDF komprimieren“ bearbeiten. Damit können Sie die Dateigröße verringern, ohne den Text unscharf zu machen.