什麼是 PDF？

PDF 是 Portable Document Format 的縮寫。無論在任何螢幕上開啟，這種檔案類型都能維持原始外觀，包括字型、文字、版面配置和影像。在本指南中，您將了解 PDF 是什麼、實際運作方式、用途，以及其類型、優點、限制和與其他格式的比較。

PDF 代表什麼

PDF 是 Portable Document Format 的縮寫。全名中的每個字都說明了這種格式的作用。Portable 表示無論使用何種軟體建立，PDF 都能在手機、平板電腦和電腦上開啟。Document 表示它可用來承載合約、表單和報告等內容。Format 表示版面配置是固定的：字型、文字和影像會維持在您放置的位置，因此收件者看到的頁面會與您儲存時完全相同。

簡單來說，PDF 就像一張紙本頁面的數位印本，而不是由瀏覽器即時重新排列的一組符號。這一句話便說明了 PDF 的含義，也因此在日常和技術寫作中，人們使用縮寫的頻率遠高於全名。

什麼是 PDF 檔案

PDF 是將頁面的文字、影像和版面配置一併儲存在單一檔案中的格式，因此無論在哪裡開啟，看起來都相同。以下說明其中包含的內容及其運作方式。

PDF 可包含的內容

PDF 檔案中可包含的內容會因建立方式而異，可能包括：

• 文字

• 影像

• 向量圖形

• 內嵌字型

• 互動式按鈕

• 超連結

• 可填寫表單欄位

• 註解

• 影片及其他媒體

• 中繼資料

• 附加檔案

PDF 不只是文件的圖片，而是可容納不同互動元素的容器。它所能承載的不只是靜態頁面，您可點選連結、填寫表單，並在支援的檢視器中播放影片或使用按鈕。由於 PDF 可包含多種內容類型，它是可用於處理文書作業及完成各類工作的多用途檔案。

PDF 如何在各處維持相同版面配置

那麼，PDF 包含不同元素時，如何仍能維持它們不變？PDF 會儲存每個元素的精確位置，而非依賴其他程式或軟體重新排列。包含各元素座標和內嵌字型的固定格式，承襲自 PDF 的前身 PostScript。PDF 源自 Adobe 的頁面描述語言 PostScript。這兩種做法（固定座標和內嵌字型）都能讓檔案保持穩定，不會依賴建立時使用的軟體、裝置或作業系統。與 PDF 不同，DOCX 在另一台電腦上可能因字型或結構而與原始外觀有所不同。PDF 內含儲存元素位置的精確指令，因此能在各處以相同方式顯示。

如何在電腦上辨識 PDF

如果您想知道電腦上的 PDF 是什麼或如何找到它，請查看文件名稱結尾是否有 .pdf 副檔名。系統也會在檔名旁顯示您的預設 PDF 檢視器圖示。按兩下此檔案後，您很可能無法編輯，因為系統會以檢視器開啟它。若要修改文件，您需要使用專用工具，或將其轉換為可編輯格式。

PDF 格式有什麼用途

清楚了解 PDF 格式是什麼，也更容易理解這種文件類型為何如此普及。由於其固定版面配置和多用途特性，它非常適合簽署合約、填寫表單及完成其他工作。以下是 PDF 最常見的用途。

合約、發票和協議

法律和財務文件常採用 PDF 格式，因為它能保留議定的版本。PDF 可將議定內容保留在頁面上。一旦附有憑證式數位簽章，之後的任何變更都會使該簽章失效。您可以使用簽署 PDF工具加入電子簽名，並透過電子郵件傳送給他人簽署。

供填寫後寄回的表單

求職申請表、稅務表單和問卷常儲存為可填寫 PDF，因為欄位已嵌入檔案中。收件者可輸入自己的資訊並將文件寄回，無須重新輸入或變更格式。當不同人員需要完成同一份表單時，PDF 可以作為可重複使用的表單範本。PDFAid 的填寫 PDF工具可讓您在瀏覽器中輸入欄位內容、儲存填妥的表單，並建立 PDF 範本及互動式欄位。

履歷、報告、手冊和電子書

當履歷、報告、研究論文、說明文件、宣傳手冊或電子書等文件主要供閱讀而非編輯時，選擇 PDF 格式是合適的做法。原因在於作者希望保留原始檔案設計。為了在分享時維持建立時的版面配置，您可以使用我們的工具將DOCX 轉 PDF。電子書需要固定格式時，將EPUB 轉 PDF也會有所幫助。

供設計師輸出的列印檔案

印刷廠通常會要求提供可直接印刷的 PDF，因為此格式能保留高品質列印所需的所有細節。印刷專用標準為 PDF/X，受 ISO 15930 規範。文件可包含高解析度影像、內嵌字型和色彩描述檔，而 PDF 均支援這些內容。版面配置會依設計師建立的方式列印，所有視覺元素皆維持原位，毫無變動。

掃描檔與歸檔文書

需要將紙本文件轉為數位檔案時，例如合約、收據和醫療紀錄，我們會使用 PDF 格式。您可以建立單一檔案，不必製作和保存多張相片。因此，它在螢幕上看起來像文件，但仍不是可搜尋或可編輯的文字。這些頁面終究仍是影像。

PDF 檔案類型

不同 PDF 類型的差異，決定了您能對檔案執行的操作及所需工具。例如，若您用滑鼠嘗試在螢幕上選取一句文字卻沒有反應，就表示這是一份掃描檔。還有 PDF Portfolio，也就是一個包含多個檔案的 PDF，例如合約、試算表和相片。

數位 PDF

這類檔案是在 Word、Excel、瀏覽器或設計軟體中以數位方式建立。文件中的文字是真實文字，因此您可在任何檢視器中搜尋及複製，並在 PDF 編輯器中修改。這是人們通常處理的常見 PDF 類型之一。這類檔案相容於大多數用於編輯、轉換及其他操作的工具。

掃描版 PDF

為了更了解這類檔案能做什麼，有必要先釐清什麼是掃描版 PDF。它是以 PDF 格式儲存的頁面影像。您看到的圖片和文字都是這份影像的一部分，無法搜尋、選取、複製或編輯。技術上來說，這些是構成頁面的像素，而不是個別元素。這類 PDF 可能是掃描器掃出的頁面，或以智慧型手機拍攝的相片。不過，您可以在本平台將掃描版 PDF 轉換為可編輯檔案，並在此進行修改。

可搜尋的 PDF

那麼，什麼是可搜尋的 PDF 檔案，又該如何使用？掃描文件套用 OCR 後，會取得可搜尋的文字圖層，但外觀仍像影像。該圖層包含掃描辨識出的內容，您可以選取或複製文字。重點是，OCR 會下載一個新檔案。它不是不同類型的文件，而是同一份掃描檔加上底層文字圖層。您可以使用OCR PDF工具快速轉換掃描檔，並在瀏覽器中搜尋 PDF。

PDF 的優點與限制

此格式最擅長的事

除了上述維持原始版面配置的特性外，PDF 還有多項優點。您可在可搜尋的文件中快速找到所需文字、字詞、數字及其他資訊並加以編輯，不必逐頁查看。PDF 符合開放的 ISO 32000 標準，因此不依賴特定軟體供應商。這類檔案可在不同裝置上透過多種程式分享及檢視，不受作業系統限制。PDF 也提供密碼和權限等安全選項，能安全使用，尤其適合企業合約、申請文件及其他包含重要憑證的文件。超連結、簽名和可填寫表單等其他支援功能，使 PDF 成為適用於日常、學術或工作用途的實用格式之一。

可能造成不便之處

您應了解可能影響工作的 PDF 限制。由於此格式是為分享而建立，編輯時需要額外步驟，亦即必須直接編輯，或將其轉換為 DOCX。另一個問題在於，掃描文件在使用 OCR 前會維持影像而非文字。若您需要透過電子郵件傳送附件，篇幅較長的 PDF 也可能因大小限制而造成問題。此時可透過分割或壓縮檔案解決。一般而言，人們轉換 PDF 並非為了轉換本身，而是為了存取其中內容。

PDF 與其他檔案格式比較

不同格式的檔案各自適合特定需求，對某些工作可能是更好的選擇，因此以下將比較 PDF、Word 和 JPG。接下來將說明 PDF 與 Word 的差異。

PDF 與 Word 比較

DOCX 適合作為可編輯的草稿，而 PDF 則是實用的最終版本選擇。若您需要修改 PDF，可先將PDF 轉 Word，完成後再將Word 轉 PDF。請注意，轉換為 DOCX 可能影響原始版面配置，包括欄、影像說明文字及其他元素。

PDF 與 JPG 比較

不同於包含可搜尋文字的多頁 PDF 文件，JPG 是沒有文字圖層的單一影像。若您不確定收件者是否有可開啟 PDF 的程式，這是實用的解決方案。如要處理這兩類檔案，可在瀏覽器中線上將PDF 轉 JPG或JPG 轉 PDF。

如何開啟 PDF

如果您想知道如何開啟 PDF 檔案，可使用任何現代瀏覽器，無須安裝軟體。將檔案拖曳至已開啟的瀏覽器分頁，或以滑鼠右鍵按一下檔案，選擇「開啟方式」> Chrome、Edge 或 Safari。您的 PDF 即可立即檢視。若要搜尋文字、編輯、加入註解或列印，可使用線上PDF 閱讀器工具。從任何裝置上傳檔案，並視需要使用內建工具。您可以檢視、縮放、在頁面間跳轉、列印、下載及透過電子郵件傳送 PDF；如需簽署或修改，也可在編輯器中開啟。

如何建立 PDF 檔案

建立 PDF 檔案有多種方法，包括轉換文件、在列印視窗中另存為 PDF，或下載網頁時建立。

轉換 Word、Excel 或 PowerPoint 檔案

轉換是最常見的方法，尤其適用於希望保留原始版面配置的辦公文件。若要分享合約或報告，可將DOCX 轉 PDF；試算表可使用Excel 轉 PDF；簡報則可將PowerPoint 轉 PDF。

列印為 PDF，而非列印至紙張

若在印表機視窗中選擇此選項，您可以列印為 PDF，而非將文件列印成紙本。依您使用的系統，操作如下：目的地 > 儲存為 PDF（Chrome 和 Edge）；Microsoft Print to PDF（Windows）；PDF 選單 > 儲存為 PDF（macOS）。幾乎所有可列印的檔案都能使用此方法，從影像到文件皆可。

將網頁儲存為 PDF

為保留所需檔案的版面配置和內容，可將網頁儲存為 PDF。此方法可讓您下載票券、訂單確認資訊和文章。使用線上HTML 轉 PDF工具，將網頁轉換為 PDF。

將相片或掃描檔轉為 PDF

這是方便的選項，因為您可以將一系列影像或掃描副本建立為單一檔案，同時保留頁面順序。相較於分散的相片或文件，一個 PDF 更容易儲存和分享。使用JPG 轉 PDF、Scan 轉 PDF和將影像合併為一個 PDF處理您的檔案。

從頭建立 PDF

雖然這不是最常見的需求，但有時必須在沒有原始檔案的情況下建立 PDF。通常需要求職信、簡易表單或其他單頁文件時，人們便必須從頭開始。使用建立 PDF工具，從空白頁面開始。

如何編輯 PDF

編輯 PDF 不只是一項操作，可能包括修改文字和影像、合併或分割檔案，或擷取您需要的內容。

修改文字和影像

您可以直接在我們的PDF 編輯器中修改數字、替換標誌或刪除段落，無須重新製作整份文件。此外，此工具可讓您使用文字原本採用的字型來編輯文字。只有在字型內嵌於 PDF 時才能比對字型，因此部分編輯會改用相似字型。當修正後的文字行必須與段落其餘內容一致時，獨特的PDF 文字編輯器功能可提供實用的解決方式。

合併、分割及重新排序頁面

您可以像整理一疊撲克牌一樣處理 PDF，重新排列及合併頁面。使用我們的合併 PDF將個別檔案合併為單一檔案，以儲存封存文件，或將報告詳細資料保留在同一個檔案中。若需透過電子郵件傳送冗長檔案，或只需要其中一個章節，可使用分割 PDF。需要重新整理檔案時，也可以在我們的工作區中重新排序頁面。

擷取所需頁面或影像

如果您有一份 60 頁的檔案，卻只需要其中 3 頁，可以從 PDF 擷取頁面。擷取所需內容，與整份文件分開傳送。我們的擷取 PDF工具可處理 100 MB 的檔案。此外，當您需要保留重要螢幕截圖時，可透過擷取影像服務從 PDF 擷取影像。

分享前新增浮水印

當文件在定稿前需交給他人，或應標示為機密時，可為 PDF 新增浮水印。例如，您可以使用「草稿」或「機密」等標籤。使用 PDFAid 的工具新增浮水印或加入印章時，可為您的檔案選擇自訂範本。

傳送前縮小檔案大小

大型 PDF 不太可能符合電子郵件服務的大小限制，尤其是包含由手機照片建立的多頁掃描檔時，檔案可能達數十 MB。壓縮 PDF以縮小檔案，並在我們的平台上透過電子郵件傳送。壓縮可能只會影響影像品質，不會影響文件中的文字。

PDF 安全嗎

PDF 有三種不同的安全機制與權限設定（需要擁有者密碼），您可依用途和工作選擇。以下將說明密碼（開啟密碼與權限密碼）、簽名，以及遮蔽或扁平化處理。您的選擇取決於需要保護的內容。

密碼與加密

使用密碼保護的 PDF 加密會禁止他人開啟您的檔案，除非輸入必要的密碼。當您只希望特定收件者存取文件時，這項功能很實用。不過，您可能有一份已不再需要保護的檔案，並想移除加密。得知 PDF 密碼後，您可以解除鎖定 PDF，讓檔案可供檢視、修改與分享。

數位簽章與電子簽名

那麼，什麼是已認證的 PDF？為什麼了解這些簽名之間的差異很重要？許多人會混淆兩者，但它們並不相同。電子簽名是您可以輸入、插入或繪製的簽名，用以表明您同意或有意執行所述事項。您可以透過我們的服務以此方式簽署 PDF。數位簽章以加密技術為基礎，可驗證身分並在簽署後維持文件完整性。作者套用認證簽名後，PDF 即成為已認證的 PDF：讀者可看見認證者身分，以及是否有人進行作者未允許的變更。

遮蔽與扁平化

遮蔽與扁平化是兩種不同的文件保護機制。遮蔽會永久從檔案中刪除選取的文字或區域；在文字上方繪製黑色矩形並不是遮蔽，因為文字仍保留在下方，且可被複製出來。扁平化的運作方式不同，會使簽名和欄位無法再修改。此選項會固定內容圖層，因此其他人無法編輯或移除這些元素。欄位和簽名會成為頁面的一部分，因此沒有人能以表單元素的方式編輯或移除它們。需要隱藏敏感詳細資料時，可遮蔽 PDF；如要讓 PDF 更適合安全分享，可扁平化 PDF。

PDF 簡史

1991 年－發明 PDF 的 John Warnock 博士啟動 Camelot 計畫，這項計畫被視為 PDF 技術的早期階段。

1993 年六月 15 日－Adobe 正式推出首個 PDF 版本 Acrobat 1.0。

2008 年－國際標準化組織將 PDF 1.7 發布為 ISO 32000-1:2008 標準。

2017/2020 年－ISO 於 2017 年發布 PDF 2.0，即 ISO 32000-2，並於 2020 年十二月發布第二版（ISO 32000-2:2020）。

Camelot 計畫，1991 年

John Warnock 博士啟動 Camelot 計畫。他提出一種檔案構想：可在任何電腦或印表機上以原始版面開啟和列印。當時，分享文件相當困難，因為文件在同事螢幕上的顯示可能不同。Camelot 計畫正是為解決此問題而設計。

Acrobat 與 PDF 1.0，1993 年

Adobe 於 1993 年六月 15 日推出首個 Acrobat 與 PDF 格式。它讓人們能在保留原始外觀的同時分享文件。然而，PDF 的普及速度緩慢，因為當時檔案很大，且 Adobe Acrobat 是付費軟體。

自 2008 年起成為開放標準

Adobe 於 2008 年將 Adobe PDF 規格移交給 ISO，這表示 PDF 不再由單一供應商控制。根據現行 ISO 32000-2，PDF 是可獨立使用、不受軟體供應商限制的開放標準。

常見的 PDF 標準

從規格的角度來看，什麼是 PDF？PDF 與其說是單一標準，不如說是由多種標準組成的系列。這些標準分別適用於保存、無障礙存取及組織等不同工作。

用於長期封存的 PDF/A

PDF/A 用於封存檔案並長期保存。此版本要求將所有必要元素，包括字型和色彩設定檔，內嵌於文件中。PDF 不應依賴外部工具或資源。當檔案必須儲存並在多年後仍可重現時，便會使用 PDF/A，法院、檔案館及政府機關經常有此要求。

用於無障礙存取的標記 PDF 與 PDF/UA

標記 PDF 會保留文件結構，包括標題、清單、閱讀順序和影像說明。因此，內容會被辨識，而不是被視為一組元素。PDF/UA（ISO 14289）規定標記 PDF 必須符合的規則，讓螢幕閱讀器能以正確順序讀取內容。無障礙存取是標記 PDF 的核心原則。

可快速在線上檢視的線性化 PDF

首先，必須回答一個問題：什麼是線性化 PDF？這是一種重新組織的 PDF，讓您可在瀏覽器完成下載前看到第一頁。當您需要在線上處理大型檔案，例如篇幅較長的型錄或研究論文時，這種做法很有用。您不必等到下載完成，即可立即開始閱讀線性化 PDF。

常見問題

PDF 是免費的嗎？

是。PDF 是開放格式，因此開啟、閱讀及建立 PDF 都不需付費。

我可以免費取得轉換後的檔案嗎？

我們的工具可讓您免費轉換檔案，但僅限一份文件，且需經過數小時處理後檔案才會完成。如果您想略過等待時間，訂閱後即可立即取得結果。

為什麼這麼多人使用 PDF？

PDF 是 Portable Document Format 的縮寫，之所以持續受歡迎，是因為它能讓文件在任何裝置或作業系統上保持完全相同的外觀與格式。

什麼是 PDF 閱讀器？

PDF 閱讀器是專為開啟、檢視及列印 PDF 檔案而設計的軟體，也就是 Portable Document Format 檔案。

如何判斷我的 PDF 是否為掃描檔？

嘗試使用滑鼠選取或複製部分文字。若沒有任何文字反白，您的 PDF 就是掃描檔，本質上是頁面的影像，而非可編輯文字。

PDF 在每部裝置上的外觀都一樣嗎？

是。PDF 的設計宗旨是在任何螢幕或印表機上以相同方式顯示。它會固定版面配置、字型和影像，讓所有內容維持在原有位置。