Cara membuka PDF di Word

Anda dapat membuka file PDF di Word, tetapi Word terlebih dahulu mengonversinya menjadi dokumen Word, sehingga yang Anda edit adalah salinannya, bukan PDF asli. Untuk surat atau kontrak yang hanya berisi teks, hasil salinannya biasanya cukup mirip. Untuk laporan dua kolom, formulir, atau hasil pindaian, Anda mungkin perlu memperbaiki sebagian secara manual. Panduan ini membahas cara membuka PDF di Word, bagian yang biasanya bermasalah, dan alternatif yang dapat dilakukan.

Apa yang sebenarnya terjadi saat Word membuka PDF

Word tidak membuka PDF itu sendiri. Word membuat salinan file dan mengonversinya, sementara file asli tetap tidak berubah. Microsoft menjelaskannya seperti ini: "Word membuat salinan PDF, mengonversinya menjadi dokumen Word, dan berupaya mencocokkan tata letak PDF asli." Kata yang penting adalah berupaya: tata letak dibuat ulang, bukan dipertahankan.

Hasilnya disimpan sebagai file .docx. Jika setelah itu Anda memerlukan PDF lagi, ada langkah terpisah untuk melakukannya, yang dibahas di akhir panduan ini.

Membuka PDF tidak sama dengan menyisipkannya

Banyak panduan tentang topik ini mencampuradukkan dua pekerjaan yang berbeda. Membuka PDF di Word akan mengonversinya agar Anda dapat mengedit teks. Menyisipkan PDF (Sisipkan, lalu Objek, kemudian Buat dari File) menempatkannya di dalam dokumen Word lain sebagai objek, dan Microsoft menjelaskan batasannya: "Anda dapat mengubah ukuran objek, tetapi tidak dapat mengeditnya setelah disisipkan." Jika ingin mengubah kata-katanya, Anda memerlukan cara pertama.

Cara membuka PDF di Word langkah demi langkah

Prosesnya sama di Word untuk Microsoft 365, Word 2024, 2021, 2019, dan 2016:

• Langkah 1. Buka Word.

• Langkah 2. Buka File, lalu Buka.

• Langkah 3. Pilih PDF dari komputer atau folder cloud Anda.

• Langkah 4. Klik OK pada pesan konversi.

• Langkah 5. Edit dokumen yang telah dikonversikan.

• Langkah 6. Simpan dokumen.

Konfirmasikan pesan konversi

Ini adalah langkah yang sering diklik banyak orang tanpa dibaca, padahal isinya menjelaskan dengan tepat apa yang dapat diharapkan. Pesan konversinya berbunyi: "Word sekarang akan mengonversi PDF Anda menjadi dokumen Word yang dapat diedit. Ini mungkin memerlukan waktu. Dokumen Word yang dihasilkan akan dioptimalkan agar Anda dapat mengedit teksnya, sehingga tampilannya mungkin tidak persis sama seperti PDF asli, terutama jika file asli berisi banyak grafik."

Sederhananya, peringatan konversi ini menyampaikan tiga hal: Word membuat salinan baru, salinan tersebut dibuat agar dapat diedit bukan agar tampilannya sama, dan halaman dengan banyak gambar paling mungkin berubah. Mengklik OK aman. PDF asli tidak diubah, jadi jika salinannya terlihat salah, tutup saja, dan tidak ada yang hilang.

Simpan hasil dalam format yang tepat

Saat Anda menekan Simpan, Word secara default menyimpan sebagai .docx, bukan PDF. Hal ini mengejutkan orang yang mengira file akan tetap seperti sebelumnya. Gunakan Simpan Sebagai dan beri nama salinan yang menjelaskan isinya, agar Anda dapat membedakan keduanya nanti: kini ada dua file di perangkat Anda, PDF asli dan dokumen Word yang dapat diedit.

Hal yang keliru dilakukan Word

Word tidak memindahkan PDF ke dalam dokumen; Word membuat ulang halaman dari awal. Jadi, semakin rumit halamannya, semakin besar pergeseran pada salinannya. Jika Anda berencana mengedit PDF di Word, berikut bagian yang perlu diperiksa terlebih dahulu.

PDF adalah hasil pindaian

PDF yang dibuat dari foto atau pemindai tidak berisi teks, hanya gambar halaman. Word tidak mengenali teks di dalamnya. Seperti yang dijelaskan oleh moderator sukarelawan Microsoft Q&A, "Word akan membuat file .docx yang berisi gambar yang sama, bukan teks yang dapat diedit," dan "Word tidak memiliki kemampuan OCR."

Jadi, jika Anda bertanya cara mengonversi gambar PDF menjadi teks di Word, jawabannya adalah lakukan pengenalan terlebih dahulu: jalankan OCR pada PDF, lalu buka atau konversikan hasilnya. Untuk memeriksa jenis PDF yang Anda miliki, gunakan uji pilih selama dua detik: coba sorot satu baris dengan kursor. Jika tidak ada yang tersorot, halaman tersebut kemungkinan besar adalah hasil pindaian atau gambar teks; jika bisa, Anda memiliki PDF berbasis teks dengan teks yang dapat dipilih.

Kolom, tabel, dan header bergeser

Tata letak multikolom sering kali berubah menjadi satu aliran teks panjang, tabel melebar atau terpecah, dan header serta footer bergeser ke isi dokumen. Penyebabnya adalah format itu sendiri. Panduan Microsoft untuk membuka PDF di Word menjelaskannya: "PDF menyimpan tabel sebagai kumpulan garis tanpa hubungan apa pun dengan konten di dalam sel tabel." Word harus menebak garis mana yang membentuk tabel dan kata mana yang termasuk dalam setiap kolom.

Jadi, jika Anda mencari cara membuka PDF di Word tanpa kehilangan format, tidak ada pengaturan untuk itu. Konversi tidak memiliki pengaturan yang dapat disesuaikan, dan daftar elemen Microsoft sendiri yang tidak dapat dikonversi dengan baik mencakup tabel dengan spasi sel, batas halaman, catatan kaki yang melintasi lebih dari satu halaman, penanda buku PDF, dan komentar PDF.

Font tergantikan

PDF biasanya menyertakan font tersemat di dalam file. Dokumen Word bergantung pada font yang terinstal di komputer. Jika font dalam PDF tidak terinstal, Word menggantinya dengan font serupa, dan panjang baris berubah.

Perbedaan kecil dapat menumpuk. Jika font pengganti 5% lebih lebar, baris dengan 60 karakter kini memerlukan lebar 63 karakter, sehingga beberapa karakter terakhir berpindah ke baris berikutnya, dan halaman yang memuat 40 baris dapat mendorong dua baris terakhir ke halaman berikutnya. Dalam laporan 12 halaman, hal itu menghasilkan pergeseran sekitar 24 baris, lebih dari setengah halaman. Dampaknya paling terlihat pada kop surat, templat bermerek, dan formulir yang teksnya harus berada pada satu garis.

Bidang formulir dan tanda tangan hilang

Bidang formulir yang dapat diisi biasanya berubah menjadi teks biasa atau hilang, alih-alih tetap menjadi bidang yang dapat diisi. Tanda tangan digital juga tidak bertahan. Tanda tangan tersebut mengesahkan satu file PDF tertentu, sedangkan dokumen Word adalah file baru, sehingga tidak ada yang dapat diverifikasi oleh tanda tangan itu. Gambar tanda tangan mungkin masih terlihat di halaman, tetapi tanda tangan kriptografis di baliknya hilang.

Aturan praktisnya: jangan buka dokumen yang telah ditandatangani di Word. Kelola dokumen tersebut sebagai PDF, dan jika perjanjian yang telah ditandatangani perlu diubah, perubahan harus dibuat dan ditandatangani kembali.

Edit PDF tanpa membukanya di Word

Jika perubahannya kecil, seperti angka yang salah pada faktur, baris yang kedaluwarsa pada kebijakan, atau kalimat yang hilang dalam surat lamaran, konversi justru menambah pekerjaan. Anda harus mengonversi seluruh file, memeriksa setiap halaman untuk melihat pergeseran tata letak, lalu mengekspornya kembali ke PDF, hanya untuk mengubah satu baris.

Lebih mudah untuk mengedit PDF secara online, langsung di browser. Di editor, Edit teks memungkinkan Anda mengubah kata yang ada di tempatnya, dan Teks menambahkan kotak teks baru. Hanya baris yang diedit yang berubah; bagian halaman lainnya tidak dibuat ulang.

Jika font asli hanya sebagian tersemat dalam PDF, karakter baru mungkin muncul dengan font pengganti, jadi periksa baris yang Anda ubah. Setelah selesai, masuk untuk mengunduh file, atau minta tautan unduhan dikirimkan melalui email. Gunakan Word untuk pekerjaan yang benar-benar memerlukan dokumen Word: menulis ulang bagian panjang atau menggunakan kembali konten dalam file baru.

Konversikan PDF ke Word dengan PDFAid

Jika Anda memang memerlukan dokumen Word yang dapat diedit, konverter mandiri menjadi alternatif untuk konversi bawaan Word: konversikan ke DOCX terlebih dahulu, lalu buka file tersebut di Word. Word membuka .docx sebagai formatnya sendiri, sehingga tidak ada pesan konversi dan tidak ada pembuatan ulang kedua (jika bilah Protected View berwarna kuning muncul pada file yang diunduh, klik Enable Editing). Konverter PDF ke Word bekerja seperti ini:

• Langkah 1. Klik Unggah untuk mengonversikan dan pilih PDF (hingga 100 MB). PDF akan terbuka terlebih dahulu di editor: untuk memperbaiki salah ketik sebelum mengonversikan, tutup dialog, lakukan perbaikan, lalu klik Selesai untuk membawanya kembali.

• Langkah 2. Di Konversikan PDF ke, pilih DOCX untuk versi Word saat ini atau DOC untuk versi lama, lalu beri nama file.

• Langkah 3. Klik Unduh, lalu pilih Metode konversi: Tanpa OCR jika teks sudah dapat dipilih, atau OCR (pengenalan teks) untuk hasil pindaian dan foto. Ini adalah langkah yang tidak tersedia di Word.

• Langkah 4. Klik Lanjutkan, tunggu file diproses, lalu masuk dengan Google, Apple, atau alamat email untuk mengunduhnya, atau minta tautan unduhan dikirimkan melalui email.

Ada beberapa kekurangan: file harus diunggah, Anda memerlukan koneksi internet, dan Anda memerlukan akun untuk mengunduhnya. Konversi bawaan Word menyimpan semuanya di komputer Anda. Selain itu, tidak ada konverter yang dapat menjanjikan salinan sempurna untuk setiap tata letak, jadi periksa dokumen yang telah dikonversi halaman demi halaman dibandingkan dengan dokumen asli, seperti yang Anda lakukan pada versi Word.

Mengubahnya kembali menjadi PDF

Setelah pengeditan selesai, Anda selalu dapat mengubah dokumen Word kembali menjadi PDF. Di Word, buka file, pilih File, lalu Simpan Salinan (atau Simpan Sebagai jika file belum disimpan), kemudian pilih PDF dalam daftar jenis file.

Beri nama agar tidak tertukar dengan file asli: bukan lease.pdf, yang dapat menimpa atau tertukar dengan file awal, melainkan lease_2026-10_signed-ready.pdf. Petunjuk Microsoft tersedia di Simpan atau konversikan ke PDF. Jika Anda menggunakan komputer tanpa Word, konverter Word ke PDF melakukan hal yang sama di browser.

Satu hal yang perlu diingat: PDF baru dibuat dari salinan Word yang telah diedit, bukan dari file asli. Apa pun yang hilang saat konversi awal, seperti bidang yang dapat diisi atau tanda tangan digital, tidak akan kembali saat dikonversi kembali.

Kesimpulan: Word mengedit salinan, jadi periksa salinannya

Membuka PDF di Word adalah proses konversi, dan setiap konversi merupakan perkiraan tata letak. Hasilnya baik untuk teks biasa dan tidak dapat diandalkan untuk hasil pindaian, kolom, formulir, dan file bertanda tangan.

Poin utama

• Word mengonversi salinan PDF; file asli tidak pernah diubah.

• Lakukan uji pilih terlebih dahulu: jika teks tidak dapat disorot, kemungkinan besar itu hasil pindaian, dan Word hanya akan menghasilkan gambar.

• Untuk perbaikan satu baris, edit PDF itu sendiri alih-alih mengonversinya.

• Pertahankan PDF bertanda tangan dan formulir yang dapat diisi sebagai PDF: tanda tangan digital tidak dapat bertahan saat dipindahkan ke Word, dan bidang formulir jarang kembali sebagai bidang.

Lain kali saat PDF perlu diubah, lakukan uji pilih pada satu baris sebelum membuka Word. Ini hanya membutuhkan dua detik dan membantu menentukan pendekatan yang tepat.

FAQ

Apakah membuka PDF di Word mengubah file asli?

Tidak. Word bekerja dengan salinan file Anda, sehingga PDF asli tetap persis seperti semula, apa pun perubahan yang Anda lakukan.

Mengapa PDF saya terlihat salah setelah dibuka di Word?

Word berupaya mengubah tata letak tetap PDF menjadi sesuatu yang dapat diedit, dan proses itu dapat mengubah format, font, serta tata letak yang rumit. Semakin kompleks desain aslinya, semakin besar kemungkinan ada bagian yang bergeser dari tempatnya.

Apakah Word dapat membuka PDF hasil pindaian?

Ya, tetapi teksnya tetap menjadi bagian dari gambar, bukan teks asli yang dapat diedit. Agar dapat dipilih dan diedit, jalankan terlebih dahulu melalui alat OCR kami.

Versi Word mana yang dapat membuka PDF?

Microsoft Word 2013 dan versi yang lebih baru dapat membuka dan mengedit file PDF secara langsung, tanpa memerlukan perangkat lunak tambahan.