PDF-tiedostoa ei voi muokata Google Docsissa, vaan voit muokata vain Google Driven työkaluilla muunnettua tiedostoa. Vaikka tämä on helppo tapa käsitellä asiakirjoja, muotoilu voi muuttua, ja sen korjaamiseen voi kulua enemmän aikaa kuin itse muokkaukseen. PDF:n muuntaminen DOCX-muotoon ennen sen lataamista Google Docsiin voi kuitenkin auttaa säilyttämään asettelun. Lue eteenpäin, niin opit muokkaamaan PDF-tiedostoja Google Docsissa ja säilyttämään niiden alkuperäisen ulkoasun mahdollisimman hyvin.
PDF:n muuntaminen Google Docs -asiakirjaksi Drivessa
Seuraavissa kolmessa vaiheessa käydään läpi muuntaminen ja muokkaaminen sekä mahdolliset muotoilumuutokset.
Vaihe 1: Lataa asiakirja Google Driveen
Lataa PDF Google Driveen, jotta voit aloittaa asiakirjan käsittelyn. Tarvitset Google-tilin, joten luo sellainen, jos sinulla ei vielä ole tiliä. Etsi sitten Oma Drive, valitse vasemmasta yläkulmasta Uusi ja valitse Tiedoston lataus. Laitteesi kansiot ja tiedostot sisältävä ikkuna avautuu, ja sinun on valittava PDF, jota aiot käsitellä.
Vaihe 2: Avaa Google Docsilla
Voit avata esikatselun kaksoisnapsauttamalla PDF:ää, mutta et voi muokata sitä. Jos haluat tehdä asiakirjaan muutoksia, valitse esikatselun yläreunasta Avaa sovelluksella Google Docs. Voit myös napsauttaa asiakirjaa hiiren kakkospainikkeella ja valita Avaa sovelluksella > Google Docs tai napsauttaa tiedostokuvakkeen kolmea pistettä ja valita tämän vaihtoehdon.
Vaihe 3: Muokkaa tiedostoa tarpeen mukaan
Sinulla on nyt muokattava asiakirja. PDF:n muuntamiseen Google Docsissa liittyy kuitenkin rajoituksia, kuten muutoksia muotoiluun ja alkuperäiseen ulkoasuun:
1. Sivujen määrä voi kasvaa fonttien korvautumisen vuoksi, kun Google Docs yrittää löytää vastaavia tekstityylejä, joiden koko voi kuitenkin olla erilainen.
2. Otsikot voivat päätyä eri sivuille kuin sisällysluettelossa ilmoitetaan.
3. Kuvatekstien sijainti muuttuu tai ne näkyvät virheellisesti.
Tiedoston lataaminen Omaan Driveen ja muokkaaminen siellä on helppo ja nopea ratkaisu. Google Docsilla voit kuitenkin viedä PDF:n, mutta viet samalla juuri ne muotoilut ja fontit, jotka näet. Muotoilun muokkaamiseen, fonttien upottamiseen ja muihin toimiin kuluu lisää aikaa.
PDF:n muokkaaminen Google Docsissa ilman muotoilun häviämistä
Jos muunnat asiakirjan ensin DOCX-muotoon, vältät muotoilun häviämisen. Muunna PDF ensin PDFAidin Muunna PDF DOCX-muotoon -työkalulla.
Vaihe 1: Lataa asiakirja muuntimeen
Napsauta Lataa muunnettavaksi ja valitse tiedosto laitteeltasi. Voit myös vetää sen latausalueelle. Tiedosto avautuu muokkaimessa, ja näyttöön tulee Muunna PDF -valintaikkuna. Sallittu PDF-koko on enintään 100 MB.
Vaihe 2: Valitse tulostiedoston muoto
Muunna PDF -valintaikkunassa DOCX on jo valittuna Word-tiedostojen kohdassa. Jätä se valituksi ja napsauta Lataa. Voit valita myös kolmesta muusta muodosta:
DOC – vanhemmalle Microsoft Word -muodolle.
PNG – PDF-tiedostoille, jotka eivät sisällä kuvia ja joiden koko halutaan pitää pienenä.
JPG – kuvia sisältäville tiedostoille, joiden kokoa halutaan pienentää.
Huomaa, että PNG ja JPG tuottavat sivusta kuvan, eivät muokattavaa tekstiä, joten ne eivät sovellu muokkaamiseen Google Docsissa.
Vaihe 3: Valitse muunnostapa
Valittavana on kaksi vaihtoehtoa tiedoston sisällön mukaan:
Ei OCR:ää – tämä toimii parhaiten, kun teksti on jo valittavissa ja muokattavissa.
OCR (tekstintunnistus) – valitse tämä vaihtoehto, jos kyseessä on skannattu asiakirja tai tekstiä sisältäviä kuvia ja haluat tehdä niistä täysin muokattavia.
Vaihe 4: Avaa uusi asiakirja Google Docsissa
Kun olet ladannut DOCX-tiedoston laitteellesi, voit ladata sen Google Driveen ja avata sen siellä. Voit myös luoda uuden Google Docs -asiakirjan ja valita vasemman yläkulman Tiedosto-valikosta Avaa. Valitse Lataa ja Selaa valitaksesi asiakirjan laitteeltasi. Voit myös vetää sen tähän ikkunaan.
Kun lataat DOCX-tiedostosi, huomaat, että alkuperäisen PDF:n muotoilu säilyy, mukaan lukien sivunvaihdot, rivivälit, kuvien sijoittelu ja palstat. Kun olet valmis muokkaamisen kanssa, valitse Tiedosto > Lataa ja valitse asiakirjan tallennusmuoto. Käytettävissä ovat muun muassa Microsoft Word, PDF, OpenDocument, pelkkä teksti ja useat muut muodot.
PDF:n muuntaminen Google Docs -asiakirjaksi puhelimella (sekä iPhone-, iPad- ja Mac-laitteilla)
Kun käytät verkkopohjaista muunninta, sinun ei tarvitse asentaa ohjelmistoja. Näin säästät laitteesi tallennustilaa ja käyttöönottoon kuluvaa aikaa. Kaikki tehdään selaimessa, joten asiakirjojen käsittely on helppoa, jos haluat tietää, miten PDF avataan Google Docsissa puhelimella. Voit itse asiassa ladata tiedoston Omaan Driveen millä tahansa laitteella tai muuntaa PDF:n ensin DOCX-muotoon verkkopohjaisella muuntimella:
iPhone- tai Android-älypuhelimet
iPad ja muut tablettimallit
Mac ja tietokoneet, joissa on Windows tai muu käyttöjärjestelmä.
Tiedostojen käsittelyyn tarvitset vain hyvän internetyhteyden. Saat samat ominaisuudet kaikilla laitteilla.
Yhteenveto
Google Drivessa voit muuntaa PDF:n Google Docs -asiakirjaksi, mutta tähän ratkaisuun voi kulua odottamattoman paljon aikaa, koska muotoilu ei säily. Tämä johtuu siitä, että asiakirjojen asettelut ovat erilaisia: PDF pitää jokaisen rivin kiinteässä kohdassa, kun taas Google Docs ei. Kun käytät PDFAidin verkkopohjaista muunninta PDF:n muuttamiseen DOCX-muotoon, suurin osa asettelusta säilyy, joten voit muokata sisältöä muotoilun uudelleenrakentamisen sijaan.
Voit ohittaa Google Docsin ja käsitellä PDF-tiedostojasi PDFAidin työkaluilla:
Muokkaa PDF – muokkaa PDF:ää ilman muuntamista.
Pakkaa PDF – pienennä tiedoston kokoa.
Allekirjoita PDF – lataa allekirjoituksesi, piirrä se tai kirjoita se käyttämällä mukautettuja tyylejä.
Yhdistä PDF – yhdistä useita PDF-tiedostoja yhdeksi asiakirjaksi.
Jaa PDF – jaa tiedosto useaksi PDF-tiedostoksi.
Rajaa PDF – leikkaa marginaaleja ja muuta mittoja.
Muokkaa PDF – poista nimet, numerot tai kokonaiset sivut pysyvästi.
Tee merkintöjä PDF:ään – lisää kommentteja ja merkintöjä PDF:ään.
Usein kysytyt kysymykset
Miksi asettelu siirtyy Google Docsissa?
PDF pitää jokaisen rivin lukittuna täsmälleen paikoillaan, mutta Google Docs toimii eri tavalla: se sovittaa sisällön sivulle sen sijaan, että lukitsisi sen yhteen kohtaan. Kyse ei ole virheestä, vaan siitä, miten nämä kaksi muotoa käsittelevät asettelua. Jonkinlainen siirtyminen on tavallista, kun muunnat niiden välillä.
Voiko Google Docs -asiakirjan PDF:ssä nähdä muokkaushistorian?
Ei. Muokkaushistoria on Google Docsissa, joten kun lataat tiedoston PDF-muodossa, kyseinen versiohistoria ei ole enää käytettävissä.
Näkyvätkö Google Docsin kommentit PDF:ssä?
Ei. Kommentit jäävät Google Docsiin eivätkä siirry ladattuun PDF:ään.