Bạn không thể chỉnh sửa PDF trực tiếp trong Google Docs; bạn chỉ có thể chỉnh sửa tập tin đã được chuyển đổi bằng các công cụ của Google Drive. Đây là cách đơn giản để làm việc với tài liệu, nhưng định dạng có thể bị thay đổi và việc chỉnh lại đôi khi mất nhiều thời gian hơn cả chỉnh sửa bạn cần thực hiện. Tuy nhiên, chuyển đổi PDF sang DOCX trước khi tải lên Google Docs có thể giúp giữ nguyên bố cục. Hãy đọc tiếp để tìm hiểu cách chỉnh sửa PDF trong Google Docs mà vẫn giữ được giao diện gốc nhiều nhất có thể.
Cách chuyển đổi PDF thành Google Doc trong Drive
Ba bước tiếp theo trình bày quy trình chuyển đổi và chỉnh sửa, bao gồm các thay đổi định dạng có thể xảy ra.
Bước 1: Tải tài liệu lên Google Drive
Tải PDF lên Google Drive để bắt đầu làm việc với tài liệu. Bạn cần có tài khoản Google, vì vậy hãy tạo một tài khoản nếu chưa có. Sau đó, tìm My Drive, nhấp vào Mới ở góc trên bên trái rồi chọn Tải tệp lên. Cửa sổ chứa các thư mục và tập tin trên thiết bị sẽ mở ra; bạn cần chọn PDF muốn làm việc.
Bước 2: Mở bằng Google Docs
Bạn có thể nhấp đúp vào PDF để xem trước, nhưng không thể chỉnh sửa. Để thay đổi tài liệu, hãy nhấn Mở bằng Google Docs ở đầu bản xem trước. Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào tài liệu và chọn Mở bằng > Google Docs, hoặc nhấp vào biểu tượng ba chấm trên biểu tượng tập tin rồi chọn tùy chọn này.
Bước 3: Chỉnh sửa tập tin theo nhu cầu
Bây giờ, bạn đã có một tài liệu có thể chỉnh sửa. Tuy nhiên, bạn có thể gặp các hạn chế khi chuyển đổi PDF sang Google Docs, chẳng hạn như thay đổi định dạng và giao diện gốc:
1. Số trang có thể tăng do thay thế phông chữ khi Google Docs cố tìm kiểu chữ tương tự, nhưng kích thước có thể khác nhau.
2. Tiêu đề có thể nằm trên các trang khác với những trang được liệt kê trong mục lục.
3. Chú thích hình ảnh thay đổi vị trí hoặc hiển thị không chính xác.
Tải tập tin lên My Drive và chỉnh sửa tại đó là giải pháp đơn giản, nhanh chóng. Tuy vậy, bạn có thể dùng Google Docs để xuất PDF, nhưng định dạng và phông chữ được xuất sẽ là những gì bạn thực sự thấy. Bạn sẽ cần dành thêm thời gian để chỉnh sửa định dạng, nhúng phông chữ, v.v.
Cách chỉnh sửa PDF trong Google Docs mà không mất định dạng
Nếu chuyển tài liệu sang DOCX trước, bạn sẽ tránh bị mất định dạng. Trước tiên, hãy chuyển đổi PDF bằng công cụ Chuyển đổi PDF sang DOCX của PDFAid.
Bước 1: Tải tài liệu lên trình chuyển đổi
Nhấp vào Tải lên để chuyển đổi và chọn một tập tin trên thiết bị. Bạn cũng có thể kéo tập tin vào khu vực tải lên. Tập tin sẽ mở trong trình chỉnh sửa và hộp thoại Chuyển đổi PDF xuất hiện. Kích thước PDF được phép tối đa là 100 MB.
Bước 2: Chọn định dạng tập tin đầu ra
Trong hộp thoại Chuyển đổi PDF, DOCX đã được chọn trong mục tập tin Word. Giữ nguyên lựa chọn này và nhấp vào Tải xuống. Ngoài ra còn có ba định dạng khác để chọn:
DOC – dành cho định dạng Microsoft Word cũ hơn.
PNG – dành cho PDF không chứa hình ảnh để giữ kích thước nhỏ.
JPG – dành cho tập tin có hình ảnh để giảm kích thước.
Lưu ý rằng PNG và JPG tạo ảnh của trang, không phải văn bản có thể chỉnh sửa, vì vậy chúng sẽ không phù hợp để chỉnh sửa trong Google Docs.
Bước 3: Chọn phương thức chuyển đổi
Có hai tùy chọn để chọn, tùy thuộc vào nội dung tập tin:
Không OCR – phù hợp nhất khi văn bản đã có thể chọn và bạn có thể chỉnh sửa.
OCR (nhận dạng văn bản) – chọn tùy chọn này nếu đó là tài liệu được quét hoặc hình ảnh có văn bản và bạn cần làm cho tài liệu có thể chỉnh sửa hoàn toàn.
Bước 4: Mở tài liệu mới trong Google Docs
Sau khi tải tập tin DOCX xuống thiết bị, bạn có thể tải tập tin lên Google Drive và mở tại đó. Hoặc tạo một Google Doc mới rồi nhấn Mở trong menu Tệp ở góc trên bên trái. Nhấp vào Tải lên và Duyệt qua để chọn tài liệu trên thiết bị. Bạn cũng có thể kéo tài liệu vào cửa sổ này.
Khi tải tập tin DOCX lên, bạn sẽ thấy định dạng PDF gốc được giữ nguyên, bao gồm ngắt trang, giãn dòng, vị trí hình ảnh và cột. Sau khi chỉnh sửa xong, nhấn Tệp > Tải xuống và chọn định dạng để lưu tài liệu. Các định dạng có sẵn gồm Microsoft Word, PDF, OpenDocument, Văn bản thuần túy và một số định dạng khác.
Cách chuyển đổi PDF thành Google Doc trên điện thoại (và iPhone, iPad, Mac)
Khi dùng trình chuyển đổi trực tuyến, bạn không cần cài đặt phần mềm, nhờ đó tiết kiệm dung lượng thiết bị và thời gian thiết lập. Mọi thao tác đều thực hiện trong trình duyệt, giúp bạn dễ dàng làm việc với tài liệu nếu muốn biết cách mở PDF trong Google Docs trên điện thoại. Thực tế, bạn có thể dùng bất kỳ thiết bị nào để tải tập tin lên My Drive hoặc chuyển PDF sang DOCX trước bằng trình chuyển đổi trực tuyến:
Điện thoại thông minh iPhone hoặc Android
iPad và các mẫu máy tính bảng khác
Mac và máy tính chạy Windows hoặc hệ điều hành khác.
Để làm việc với tập tin, bạn chỉ cần kết nối Internet tốt. Bạn có cùng các tính năng trên mọi thiết bị.
Tóm tắt
Google Drive cho phép bạn chuyển đổi PDF thành Google Docs, nhưng giải pháp này có thể tốn thời gian ngoài dự kiến vì định dạng không được giữ lại. Điều này xảy ra vì tài liệu có bố cục khác nhau: PDF giữ từng dòng ở vị trí cố định, còn Google Docs thì không. Nếu dùng trình chuyển đổi trực tuyến PDFAid để chuyển PDF sang DOCX, phần lớn bố cục vẫn được giữ lại, để bạn chỉnh sửa nội dung thay vì phải tạo lại định dạng.
Bạn có thể bỏ qua Google Docs và dùng Công cụ PDFAid để làm việc với PDF:
Chỉnh sửa PDF – chỉnh sửa PDF mà không cần chuyển đổi.
Nén PDF – giảm kích thước tập tin.
Ký PDF – tải chữ ký lên, vẽ hoặc nhập chữ ký bằng các kiểu tùy chỉnh.
Hợp nhất PDF – kết hợp nhiều PDF thành một tài liệu duy nhất.
Chia PDF – cắt một tập tin thành vài PDF.
Cắt cúp PDF – cắt lề và thay đổi kích thước.
Biên tập PDF – xóa vĩnh viễn tên, số hoặc toàn bộ trang.
Chú thích PDF – thêm nhận xét và chú thích PDF.
Câu hỏi thường gặp
Tại sao bố cục bị thay đổi trong Google Docs?
PDF giữ cố định từng dòng ở đúng vị trí, nhưng Google Docs hoạt động khác: công cụ này điều chỉnh nội dung để vừa với trang thay vì cố định ở một chỗ. Đây không phải là lỗi; chỉ là cách hai định dạng xử lý bố cục khác nhau. Một số thay đổi là bình thường khi chuyển đổi giữa chúng.
Có thể xem lịch sử chỉnh sửa trên PDF của Google Doc không?
Không. Lịch sử chỉnh sửa nằm trong chính Google Docs, nên sau khi tải tập tin xuống dưới dạng PDF, lịch sử phiên bản đó sẽ აღარ khả dụng.
Nhận xét trong Google Docs có hiển thị trong PDF không?
Không. Nhận xét vẫn nằm trong Google Docs và không được chuyển sang PDF đã tải xuống.