Du vet alltså hur man krypterar en PDF, men metoden fungerar inte och du tänker: "Jag har angett lösenordet, men det fungerar inte … vad ska jag göra nu?" Att begränsa åtkomsten till filen och förbjuda åtgärder är inte samma sak. En PDF kan ha två lösenord, och det som förhindrar att den öppnas är användarlösenordet (öppningslösenordet). De har olika syften, så i den här guiden får du veta vad de skyddar, hur du ställer in dem i Windows, på Mac och i Word samt hur du skickar filen säkert.
Vad PDF-kryptering faktiskt skyddar
Det finns användarlösenord och ägarlösenord, och du kan ställa in antingen ett av dem eller båda. Nedan får du veta vad de fungerar bäst för.
Användarlösenord och ägarlösenord
För att låsa en PDF så att andra inte kan öppna eller redigera den behöver du känna till skillnaden mellan de två:
Användarlösenord. Kallas även öppningslösenord och låser dokumentet för andra, så att ingen kan se innehållet. PDF-filen förblir krypterad och ingen kan komma åt den utan rätt lösenord.
Ägarlösenord. Kallas även behörighetslösenord. Använd det om PDF-filen ska kunna läsas, men du vill begränsa redigering, utskrift eller kopiering.
Om någon fortfarande kan öppna din låsta PDF har du troligen endast angett ett ägarlösenord.
Vad varje lösenord faktiskt blockerar
Åtgärd | Öppna filen |
|---|---|
Med användarlösenord | Kräver lösenordet. |
Med ägarlösenord | Du kan öppna den utan att ange ett lösenord. |
Åtgärd | Läsa texten |
|---|---|
Med användarlösenord | Du behöver ett lösenord för att öppna och läsa PDF-filen. |
Med ägarlösenord | Det krävs inget lösenord för att visa innehållet. |
Åtgärd | Skriv ut |
|---|---|
Med användarlösenord | Du kan skriva ut filen efter att ha öppnat den. |
Med ägarlösenord | PDF-filen är skyddad mot utskrift. |
Åtgärd | Kopiera text |
|---|---|
Med användarlösenord | Den här åtgärden är tillåten när du har angett lösenordet. |
Med ägarlösenord | Kopiering är begränsad. |
Åtgärd | Redigera sidor |
|---|---|
Med användarlösenord | Du kan göra ändringar i ett dokument. |
Med ägarlösenord | Du kan inte redigera den. |
Åtgärd | Fylla i ett formulär |
|---|---|
Med användarlösenord | Det går att fylla i formulär. |
Med ägarlösenord | Lösenordet tillåter inte att formulär fylls i. |
Åtgärd | Lägga till kommentarer |
|---|---|
Med användarlösenord | Du kan lämna kommentarer. |
Med ägarlösenord | Filen är begränsad för kommentarer. |
När du behöver båda
Du kan skydda din PDF med båda lösenorden för att behålla kontrollen över dokumentet. Då kan endast personer med öppningslösenordet läsa den, och läsarappen vägrar att skriva ut eller redigera den. Kom ihåg att ett enbart ägarlösenord är en svag metod för att skydda informationen i filen, eftersom begränsningarna beror på PDF-programvaran som tillämpar dem. Om innehållet är privat bör du se till att lägga till ett användarlösenord.
Lösenordsskydda en PDF i Windows
Det finns två sätt att lösenordsskydda en PDF-fil i Windows:
Använd en PDF-redigerare för datorn. Windows har ingen inbyggd funktion för att lösenordsskydda en PDF, så du behöver ladda ned en sådan.
Ange ett lösenord i Microsoft Word. Det kan du göra om du ännu inte har konverterat dokumentet till PDF. När du sparar det som PDF klickar du på Arkiv > Spara som > väljer PDF > Alternativ... > markerar "Kryptera dokumentet med ett lösenord" > OK > anger lösenordet två gånger.
Många glömmer det här alternativet, och det går snabbare än att öppna en separat PDF-redigerare.
Lösenordsskydda en PDF på Mac med Förhandsgranskning
Om du vill lösenordsskydda en PDF-fil på Mac använder du appen Förhandsgranskning; du behöver inte installera något extra:
Steg 1. Öppna dokumentet.
Steg 2. Välj Arkiv > Exportera….
Steg 3. Klicka på knappen Behörigheter.
Steg 4. Välj Kräv lösenord för att öppna dokumentet.
Steg 5. Ange ett lösenord och skriv sedan in det igen för att bekräfta.
Steg 6. Ange ett lösenord i avsnittet Ägarlösenord och skriv sedan in det igen för att bekräfta.
Steg 7. Klicka på Använd och sedan på Spara.
Det finns en viktig detalj att tänka på: Förhandsgranskning skapar endast en ny krypterad fil, medan originalet förblir oskyddat. Förvara den första versionen separat och skydda eller radera den om dokumentet behöver vara privat.
Lösenordsskydda en PDF från Word eller Google Docs
Word och Google Docs hanterar detta på olika sätt. I Word kan du ange ett lösenord när du exporterar till PDF. Det här alternativet är inte integrerat i Google Docs, så du behöver ta ett extra steg. Ladda ned filen som PDF och skydda den sedan med ett lösenord.
Välj ett lösenord som faktiskt skyddar dokumentet
Tre saker gör det värt att ange lösenordet:
Välj en längre kombination i stället för specialtecken. Ett långt lösenord är svårare att gissa än ett kort lösenord med många tecken, så du kan använda några ord eller en blandning av bokstäver, siffror och symboler.
Skapa ett helt nytt lösenord. Undvik att använda en kombination som du redan har för dina onlinekonton, eftersom den som upptäcker den även kan använda den för din fil.
Skicka inte lösenordet i samma brev som filen. Håll det separat från PDF-filen och skicka det via en säker kanal så att ingen annan som har åtkomst till e-postmeddelandet kan öppna PDF-filen.
Words PDF-export använder 128-bitars AES-kryptering som standard, så du behöver inte justera inställningarna för att höja skyddsnivån.
Skicka en skyddad PDF via e-post
Två vanor hjälper till att skydda en PDF som du krypterar för e-post.
Dela lösenordet via en annan kanal
Du kan skicka en PDF till valfri mottagare med vårt verktyg. Observera att vårt verktyg fungerar med oskyddade filer, så lösenordsskyddade PDF:er måste skickas via din egen e-postklient. När du delar filen via e-post ska du inte inkludera lösenordet, eftersom det är likvärdigt med inget skydd alls. Skicka det separat i ett meddelande eller ring personen och uppge det per telefon. Nämn inte namnet på en PDF om den innehåller känslig information: ämnesraden är inte krypterad, så den visas i förhandsvisningar av aviseringar och för alla som har åtkomst till postlådan.
Använd en länk i stället för en bilaga
Om du skickar en stor PDF eller känsligt innehåll bör du överväga att skicka en länk som upphör att gälla i stället för en fil (inställningar för förfallodatum för delningslänkar i Google Drive för Workspace-konton, OneDrive eller Dropbox). Det är säkrare och smidigare eftersom du kan återkalla åtkomsten och filen inte sparas i någons postlåda i evigheter.
Vad som kan gå fel
Även ett korrekt angivet lösenord kan orsaka tre problem:
En mottagare kan inte öppna filen. Det beror på att mottagarens PDF-läsare är föråldrad och inte hanterar modern kryptering. Be personen att uppdatera programvaran eller öppna dokumentet i en annan, nyare läsare.
Du har glömt ett lösenord. När du lösenordsskyddar en PDF bör du komma ihåg att du inte kan komma åt den utan rätt kombination och att den inte kan återställas. För att undvika detta bör du förvara lösenordet på en säker plats.
Filen är för stor för att skickas via e-post. Kryptering ändrar inte storleken. Komprimera PDF:en först och lägg sedan till lösenordet. Kryptering gör inte filen mindre.
Ta bort lösenordet när det inte längre behövs
När dokumentet inte längre är känsligt bör du ta bort lösenordet, annars kan du glömma det och inte kunna öppna filen om ungefär ett år. Om du känner till lösenordet kan du låsa upp en PDF med vår tjänst direkt i webbläsaren. Kom ihåg att du endast får dekryptera din egen fil eller en fil med ägarens tillstånd.
Vanliga frågor
Kan jag lösenordsskydda en PDF gratis?
Ja. Du kan lägga till ett lösenord gratis på en Mac eller i Microsoft Word.
Vad är skillnaden mellan ett öppningslösenord och ett behörighetslösenord?
Ett öppningslösenord (även kallat användarlösenord) styr vem som kan öppna en PDF, medan ett behörighetslösenord (även kallat ägar- eller huvudlösenord) styr vad personer kan göra med filen när den har öppnats, till exempel skriva ut eller redigera.
Kan en lösenordsskyddad PDF öppnas utan lösenordet?
Inte om den har ett öppningslösenord. Utan det går filen inte att öppna.
Fungerar lösenordsskydd på telefoner?
Ja. När du öppnar en skyddad PDF på telefonen ber läsaren om lösenordet.
Kan jag skydda en PDF i Google Docs?
Nej. Google Docs har inte det här alternativet, så du behöver lägga till ett lösenord som ett separat steg efter att ha laddat ned filen.