Cum protejați un PDF cu parolă

Așadar, știți cum să criptați un PDF, însă metoda nu funcționează și vă gândiți: „Am setat parola, dar nu funcționează… ce fac acum?” Restricționarea accesului la fișier și interzicerea anumitor acțiuni nu sunt același lucru. Un PDF poate avea două parole, iar cea care împiedică deschiderea este parola de utilizator (de deschidere). Acestea au scopuri diferite, astfel că acest ghid explică ce protejează fiecare, cum le setați pe Windows, Mac și în Word și cum trimiteți fișierul în siguranță.

Ce protejează de fapt criptarea unui PDF

Există parole de utilizator și parole de proprietar și puteți seta una dintre ele sau ambele. Mai jos aflați pentru ce este potrivită fiecare.

Parola de utilizator vs. parola de proprietar

Pentru a bloca un PDF astfel încât alte persoane să nu îl poată deschide sau edita, rețineți diferența dintre cele două:

• Parola de utilizator. Numită și parolă de deschidere, aceasta blochează accesul altor persoane la document, împiedicându-le să vadă ce conține. PDF-ul rămâne criptat și nimeni nu îl poate accesa fără parola corectă.

• Parola de proprietar. Aceasta mai este cunoscută și drept parolă de permisiuni. Aplicați-o dacă PDF-ul trebuie să poată fi citit, dar doriți să restricționați editarea, imprimarea sau copierea.

Dacă oricine poate încă deschide PDF-ul blocat, cel mai probabil ați setat doar o parolă de proprietar.

Ce blochează de fapt fiecare parolă

Când aveți nevoie de ambele

Puteți securiza PDF-ul cu ambele parole pentru a păstra controlul asupra documentului. Astfel, doar persoanele care au parola de deschidere îl pot citi, iar aplicația de vizualizare va refuza imprimarea sau editarea acestuia. Rețineți că o parolă de proprietar singură este o metodă slabă de protejare a informațiilor din fișier, deoarece restricțiile sale depind de software-ul PDF care le aplică. Dacă conținutul este privat, asigurați-vă că adăugați o parolă de utilizator.

Protejarea cu parolă a unui PDF pe Windows

Există două modalități de a proteja cu parolă un fișier PDF pe Windows:

• Folosiți un Editor PDF pentru desktop. Windows nu are o funcție integrată de protejare cu parolă a unui PDF, așa că trebuie să descărcați unul.

• Setați o parolă în Microsoft Word. Puteți face acest lucru dacă nu ați convertit încă documentul în PDF. Când îl salvați ca PDF, faceți clic pe Fișier > Salvare ca > alegeți PDF > Opțiuni... > bifați „Criptați documentul cu o parolă” > OK > introduceți parola de două ori.

Mulți uită de această opțiune, deși este mai rapidă decât deschiderea unui Editor PDF separat.

Protejarea cu parolă a unui PDF pe Mac cu Previzualizare

Pentru a proteja cu parolă un fișier PDF pe Mac, folosiți aplicația Previzualizare; nu trebuie să instalați nimic în plus:

• Pasul 1. Deschideți documentul.

• Pasul 2. Alegeți Fișier > Exportă….

• Pasul 3. Faceți clic pe butonul Permisiuni.

• Pasul 4. Selectați Solicită parolă pentru deschiderea documentului.

• Pasul 5. Introduceți o parolă, apoi reintroduceți-o pentru verificare.

• Pasul 6. Introduceți o parolă în secțiunea Parolă proprietar, apoi reintroduceți-o pentru verificare.

• Pasul 7. Faceți clic pe Aplică, apoi pe Salvează.

Există un detaliu important de reținut: Previzualizare creează doar un nou fișier criptat, în timp ce originalul rămâne neprotejat. Păstrați prima versiune separat și securizați-o sau ștergeți-o dacă doriți ca documentul să rămână privat.

Protejarea cu parolă a unui PDF din Word sau Google Docs

Word și Google Docs gestionează acest lucru diferit. În Word, puteți seta o parolă atunci când exportați documentul în PDF. Această opțiune nu este integrată în Google Docs, așa că va trebui să faceți un pas suplimentar. Descărcați fișierul ca PDF, apoi securizați-l cu o parolă.

Alegeți o parolă care protejează cu adevărat documentul

Trei lucruri fac ca parola să merite setată:

• Alegeți o combinație mai lungă în locul simbolurilor speciale. O parolă lungă este mai greu de ghicit decât una scurtă, plină de caractere, așa că puteți combina câteva cuvinte sau puteți folosi un amestec de litere, cifre și simboluri.

• Creați o parolă complet nouă. Evitați să folosiți o combinație pe care o utilizați deja pentru conturile online, deoarece, dacă cineva o descoperă, o poate aplica și fișierului dumneavoastră.

• Nu trimiteți parola în același e-mail cu fișierul. Păstrați-o separat de PDF și transmiteți-o printr-un canal securizat, astfel încât nimeni altcineva care are acces la acel e-mail să nu poată deschide PDF-ul.

Exportul PDF din Word utilizează implicit criptare AES pe 128 de biți, astfel că nu va trebui să ajustați setările pentru a crește nivelul de protecție.

Trimiteți prin e-mail un PDF protejat

Două obiceiuri ajută la păstrarea protecției unui PDF criptat pentru trimiterea prin e-mail.

Partajați parola printr-un canal diferit

Puteți trimite un PDF oricărui destinatar folosind instrumentul nostru. Rețineți că instrumentul nostru funcționează cu fișiere neprotejate, astfel că PDF-urile protejate cu parolă trebuie trimise prin propriul client de e-mail. Când partajați fișierul prin e-mail, nu includeți parola, deoarece ar fi echivalent cu lipsa oricărei protecții. Trimiteți-o separat într-un mesaj sau sunați persoana pentru a i-o comunica la telefon. Nu menționați numele unui PDF dacă acesta conține informații sensibile: subiectul e-mailului nu este criptat, așadar apare în previzualizările notificărilor și pentru oricine are acces la căsuța poștală.

Folosiți un link în locul unui atașament

Dacă trimiteți un PDF mare sau conținut sensibil, luați în considerare trimiterea unui link cu expirare în locul unui fișier (setările de expirare a linkurilor de partajare din Google Drive pentru conturile Workspace, OneDrive sau Dropbox). Este mai sigur și mai convenabil, deoarece puteți anula accesul, iar fișierul nu va rămâne stocat ani de zile în căsuța poștală a cuiva.

Ce poate merge prost

Chiar și o parolă setată corect poate cauza trei probleme:

• Un destinatar nu poate deschide fișierul. Acest lucru se întâmplă deoarece vizualizatorul său PDF este învechit și nu acceptă criptarea modernă. Recomandați-i să actualizeze software-ul sau să deschidă documentul într-un alt cititor mai nou.

• Ați uitat o parolă. Când protejați un PDF cu parolă, rețineți că nu îl veți putea accesa fără combinația corectă și că nu o puteți recupera. Pentru a evita această situație, păstrați-o într-un loc sigur.

• Fișierul este prea mare pentru a fi trimis prin e-mail. Criptarea nu îi modifică dimensiunea. Comprimați PDF-ul mai întâi, apoi adăugați parola. Criptarea nu micșorează fișierul.

Eliminați parola când nu mai este necesară

Când documentul nu mai conține informații sensibile, eliminați parola; altfel, o veți uita și nu veți mai putea deschide fișierul peste aproximativ un an. Dacă o cunoașteți, puteți debloca un PDF folosind serviciul nostru direct în browser. Rețineți că puteți decripta doar propriul fișier sau unul pentru care aveți permisiunea proprietarului.

Întrebări frecvente

Pot proteja gratuit un PDF cu parolă?

Da. Puteți adăuga gratuit o parolă pe un Mac sau în Microsoft Word.

Care este diferența dintre o parolă de deschidere și o parolă de permisiuni?

O parolă de deschidere (numită și parolă de utilizator) controlează cine poate deschide un PDF, în timp ce o parolă de permisiuni (numită și parolă de proprietar sau parolă principală) controlează ce pot face persoanele cu fișierul după ce îl deschid, de exemplu să îl imprime sau să îl editeze.

Poate fi deschis un PDF protejat cu parolă fără parolă?

Nu, dacă are o parolă de deschidere. Fără aceasta, fișierul nu se va deschide.

Funcționează protecția prin parolă pe telefoane?

Da. Când deschideți un PDF protejat pe telefon, vizualizatorul vă va cere parola.

Pot proteja un PDF în Google Docs?

Nu. Google Docs nu are această opțiune, deci va trebui să adăugați o parolă într-un pas separat după descărcarea fișierului.