U weet dus hoe u een PDF versleutelt, maar uw methode werkt niet en u denkt: "Ik heb het wachtwoord ingesteld, maar het werkt niet… wat moet ik nu doen?" De toegang tot het bestand beperken en handelingen verbieden zijn niet hetzelfde. Een PDF heeft twee wachtwoorden, en het wachtwoord dat voorkomt dat het bestand wordt geopend, is het gebruikerswachtwoord (openwachtwoord). Ze hebben verschillende doelen, dus deze gids behandelt wat elk wachtwoord beschermt, hoe u ze instelt op Windows, Mac en in Word, en hoe u het bestand veilig verstuurt.
Wat PDF-versleuteling daadwerkelijk beschermt
Er zijn gebruikers- en eigenaarswachtwoorden, en u kunt een van beide of beide instellen. Hieronder leest u waarvoor elk wachtwoord het meest geschikt is.
Gebruikerswachtwoord versus eigenaarswachtwoord
Houd het verschil tussen beide in gedachten om een PDF zo te vergrendelen dat anderen deze niet kunnen openen of bewerken:
Gebruikerswachtwoord. Dit wordt ook een openwachtwoord genoemd en vergrendelt het document voor anderen, zodat niemand kan zien wat erin staat. De PDF blijft versleuteld en niemand kan deze openen zonder het juiste wachtwoord.
Eigenaarswachtwoord. Dit wordt ook een machtigingswachtwoord genoemd. Gebruik dit als de PDF leesbaar moet zijn, maar u bewerken, afdrukken of kopiëren wilt beperken.
Als iemand uw vergrendelde PDF nog steeds kan openen, hebt u waarschijnlijk alleen een eigenaarswachtwoord ingesteld.
Wat elk wachtwoord daadwerkelijk blokkeert
Handeling | Het bestand openen |
|---|---|
Met een gebruikerswachtwoord | Hiervoor is het wachtwoord vereist. |
Met een eigenaarswachtwoord | U kunt het openen zonder een wachtwoord in te voeren. |
Handeling | De tekst lezen |
|---|---|
Met een gebruikerswachtwoord | U hebt een wachtwoord nodig om de PDF te openen en te lezen. |
Met een eigenaarswachtwoord | Er is geen wachtwoord vereist om de inhoud te bekijken. |
Handeling | Afdrukken |
|---|---|
Met een gebruikerswachtwoord | U kunt het bestand afdrukken nadat u het hebt geopend. |
Met een eigenaarswachtwoord | De PDF is beveiligd tegen afdrukken. |
Handeling | Tekst kopiëren |
|---|---|
Met een gebruikerswachtwoord | Deze handeling is toegestaan nadat u het wachtwoord hebt ingevoerd. |
Met een eigenaarswachtwoord | Kopiëren is beperkt. |
Handeling | Pagina's bewerken |
|---|---|
Met een gebruikerswachtwoord | U kunt wijzigingen aan een document aanbrengen. |
Met een eigenaarswachtwoord | U kunt het niet bewerken. |
Handeling | Een formulier invullen |
|---|---|
Met een gebruikerswachtwoord | Formulieren invullen is mogelijk. |
Met een eigenaarswachtwoord | Het wachtwoord staat het invullen van formulieren niet toe. |
Handeling | Opmerkingen toevoegen |
|---|---|
Met een gebruikerswachtwoord | U kunt opmerkingen achterlaten. |
Met een eigenaarswachtwoord | Opmerkingen zijn beperkt voor het bestand. |
Wanneer u beide nodig hebt
U kunt uw PDF met beide wachtwoorden beveiligen om de controle over uw document te behouden. Zo kunnen alleen mensen met het openwachtwoord deze lezen en weigert de leesapp de PDF af te drukken of te bewerken. Houd er rekening mee dat een eigenaarswachtwoord alleen een zwakke methode is om informatie in het bestand te beschermen, omdat de beperkingen ervan afhankelijk zijn van de PDF-software die ze toepast. Voeg een gebruikerswachtwoord toe als de inhoud privé is.
Een PDF met een wachtwoord beveiligen op Windows
Er zijn twee manieren om een PDF-bestand op Windows met een wachtwoord te beveiligen:
Gebruik een desktop-PDF-editor. Windows heeft geen ingebouwde manier om een PDF met een wachtwoord te beveiligen, dus u moet een PDF-editor downloaden.
Stel een wachtwoord in Microsoft Word in. Dit kan als u uw document nog niet naar PDF hebt geconverteerd. Wanneer u het als PDF opslaat, klikt u op Bestand > Opslaan als > kiest u PDF > Opties... > vinkt u "Het document met een wachtwoord versleutelen" aan > OK > voert u het wachtwoord twee keer in.
Mensen vergeten deze optie vaak, terwijl deze sneller is dan een aparte PDF-editor openen.
Een PDF met een wachtwoord beveiligen op Mac met Voorbeeld
Gebruik de app Voorbeeld om een PDF-bestand op Mac met een wachtwoord te beveiligen; u hoeft niets extra's te installeren:
Stap 1. Open uw document.
Stap 2. Kies Archief > Exporteer….
Stap 3. Klik op de knop Machtigingen.
Stap 4. Selecteer Wachtwoord vereisen om document te openen.
Stap 5. Voer een wachtwoord in en voer het opnieuw in ter bevestiging.
Stap 6. Voer een wachtwoord in bij Eigenaarswachtwoord en voer het opnieuw in ter bevestiging.
Stap 7. Klik op Pas toe en klik vervolgens op Bewaar.
Er is een belangrijk detail om rekening mee te houden: Voorbeeld maakt alleen een nieuw versleuteld bestand, terwijl het origineel onbeveiligd blijft. Bewaar de eerste versie apart en beveilig of verwijder deze als het een privédocument moet zijn.
Een PDF met een wachtwoord beveiligen vanuit Word of Google Docs
Word en Google Docs behandelen dit verschillend. In Word kunt u een wachtwoord instellen wanneer u het bestand naar PDF exporteert. Deze optie is niet geïntegreerd in Google Docs, dus u moet een extra stap uitvoeren. Download uw bestand als PDF en beveilig het vervolgens met een wachtwoord.
Kies een wachtwoord dat het document daadwerkelijk beschermt
Drie zaken maken het de moeite waard om een wachtwoord in te stellen:
Kies een langere combinatie in plaats van speciale symbolen. Een lang wachtwoord is moeilijker te raden dan een kort wachtwoord vol tekens, dus u kunt een paar woorden combineren of letters, cijfers en symbolen mengen.
Maak een volledig nieuw wachtwoord. Gebruik geen combinatie die u al voor uw online accounts gebruikt, want als iemand deze ontdekt, kan die ook voor uw bestand worden gebruikt.
Stuur het wachtwoord niet in dezelfde e-mail als het bestand. Houd het apart van uw PDF en verstuur het via een beveiligd kanaal, zodat niemand anders die toegang heeft tot die e-mail de PDF kan openen.
De PDF-export van Word gebruikt standaard 128-bits AES-versleuteling, dus u hoeft de instellingen niet aan te passen om het beschermingsniveau te verhogen.
Een beveiligde PDF per e-mail versturen
Twee gewoonten zorgen ervoor dat een PDF die u voor e-mail versleutelt, beveiligd blijft.
Deel het wachtwoord via een ander kanaal
Met onze tool kunt u een PDF versturen naar elke ontvanger. Houd er rekening mee dat onze tool met onbeveiligde bestanden werkt, dus PDF's met een wachtwoord moeten via uw eigen e-mailclient worden verstuurd. Wanneer u uw bestand per e-mail deelt, vermeld dan niet het wachtwoord, want dat staat gelijk aan geen beveiliging. Stuur het afzonderlijk in een bericht of bel de ontvanger om het wachtwoord telefonisch door te geven. Noem de naam van een PDF niet als deze gevoelige informatie bevat: de onderwerpregel is niet versleuteld en verschijnt dus in notificatievoorbeelden en voor iedereen die toegang heeft tot de mailbox.
Gebruik een link in plaats van een bijlage
Als u een grote PDF of gevoelige inhoud verstuurt, overweeg dan een link met vervaldatum te versturen in plaats van een bestand (Google Drive voor Workspace-accounts, OneDrive of instellingen voor de vervaldatum van Dropbox-deellinks). Dit is veiliger en handiger, omdat u de toegang kunt intrekken en het bestand niet jarenlang in iemands mailbox wordt opgeslagen.
Wat er mis kan gaan
Zelfs een correct ingesteld wachtwoord kan drie problemen veroorzaken:
Een ontvanger kan het bestand niet openen. Dit gebeurt omdat hun PDF-lezer verouderd is en moderne versleuteling niet ondersteunt. Adviseer hen de software bij te werken of het document in een andere, nieuwere lezer te openen.
U bent een wachtwoord vergeten. Wanneer u een PDF met een wachtwoord beveiligt, moet u onthouden dat u zonder de juiste combinatie geen toegang hebt en dat u deze niet kunt herstellen. Bewaar het daarom op een veilige plek.
Het bestand is te groot om via e-mail te versturen. Versleuteling verandert de grootte niet. Comprimeer de PDF eerst en voeg daarna het wachtwoord toe. Versleuteling maakt het bestand niet kleiner.
Verwijder het wachtwoord wanneer het niet meer nodig is
Wanneer het document niet langer gevoelig is, verwijdert u het wachtwoord; anders vergeet u het mogelijk en kunt u het bestand over ongeveer een jaar niet meer openen. Als u het kent, kunt u met onze service rechtstreeks in uw browser een PDF ontgrendelen. Houd er rekening mee dat u alleen uw eigen bestand of een bestand met toestemming van de eigenaar mag ontsleutelen.
Veelgestelde vragen
Kan ik gratis een PDF met een wachtwoord beveiligen?
Ja. U kunt gratis een wachtwoord toevoegen op een Mac of in Microsoft Word.
Wat is het verschil tussen een openwachtwoord en een machtigingswachtwoord?
Een openwachtwoord (ook wel gebruikerswachtwoord genoemd) bepaalt wie een PDF kan openen, terwijl een machtigingswachtwoord (ook wel eigenaars- of hoofdwachtwoord genoemd) bepaalt wat mensen met het bestand kunnen doen nadat het is geopend, zoals afdrukken of bewerken.
Kan een met een wachtwoord beveiligde PDF zonder wachtwoord worden geopend?
Niet als deze een openwachtwoord heeft. Zonder dit wachtwoord kan het bestand niet worden geopend.
Werkt wachtwoordbeveiliging op telefoons?
Ja. Wanneer u een beveiligde PDF op uw telefoon opent, vraagt de lezer om het wachtwoord.
Kan ik een PDF beveiligen in Google Docs?
Nee. Google Docs heeft deze optie niet, dus u moet na het downloaden van het bestand afzonderlijk een wachtwoord toevoegen.