Sinulla on asiakirja, verkkosivu, valokuva tai idea. Jokaisesta niistä voi tulla PDF:n luomisen lähtökohta. Jokaiseen tilanteeseen on oma nopein tapansa, ja useimmat niistä vievät alle minuutin. Menetelmä ei riipu käyttämästäsi laitteesta vaan siitä, mistä aloitat: asiakirjasta, verkkosivusta tai kuvista. Tästä oppaasta opit, miten PDF luodaan eri tilanteissa.
Valitse lähtötilanteeseesi sopiva menetelmä
Näin luot PDF:n eri tiedostoista ja muodoista, kuten Word-, Excel- ja PowerPoint-tiedostoista, tai jopa tyhjältä sivulta.
Mitä sinulla on | Word, Excel tai PowerPoint |
|---|---|
Mitä tehdä | Vie se suoraan PDF:ksi tai muunna asiakirjasi PDF:ksi verkossa. Yleensä siihen kuluu alle minuutti. |
Mitä sinulla on | Kuva tai skannattu asiakirja |
|---|---|
Mitä tehdä | Muunna tiedosto selaimessa. Prosessi kestää 1–2 minuuttia. |
Mitä sinulla on | Verkkosivu, kirje tai mikä tahansa tulostettava sisältö |
|---|---|
Mitä tehdä | Valitse Tulosta PDF:ksi -vaihtoehto, joka vie yleensä alle minuutin. |
Mitä sinulla on | Ei vielä asiakirjaa |
|---|---|
Mitä tehdä | Luo PDF selaimessa tyhjältä sivulta tai käytä mallipohjaa. Siihen voi kulua 5–15 minuuttia. |
Mitä sinulla on | Sama asiakirja, jota käytät joka viikko |
|---|---|
Mitä tehdä | Luo tiedosto ja tallenna se mallipohjaksi. Käytä sitä aina tarvittaessa. |
Jotta olet valmis erilaisiin asiakirjatilanteisiin, tarkastellaan jokaista menetelmää lähemmin erikseen.
Asiakirjan muuntaminen PDF:ksi
Jos haluat luoda PDF-asiakirjan tekstitiedostosta tai laskentataulukosta, valitse vienti. Et tarvitse lisätyökaluja.
Word, Excel ja PowerPoint
Prosessi on kaikissa tapauksissa samanlainen: Windowsin Wordissa Tiedosto > Tallenna nimellä > Tiedostomuoto: PDF tai Word Onlinessa Tulosta > Tallenna PDF:nä. Jos sinulla ei ole pääsyä tähän ohjelmistoon etkä voi käyttää tätä menetelmää, muunna Word PDF:ksi tai Excel PDF:ksi verkossa.
Google Docs ja Apple Pages
Jos haluat muuntaa Pages-asiakirjan PDF:ksi, avaa Pages ja valitse Tiedosto > Vie > PDF. Valitse Google Docsissa Tiedosto, Lataa ja PDF-asiakirja. Asettelun ominaisuuksineen, kuten sivukoon, välien, tekstin, muotoilun ja kuvien, pitäisi säilyä. Tarkista kuitenkin taulukoita, palstoja tai kuvia sisältävät sivut ennen tiedoston lähettämistä.
Valokuvat ja skannaukset
Jos haluat muuntaa esimerkiksi kuvan tai skannatun sivun PDF:ksi, käytä Kuva PDF:ksi -työkaluamme. Tällöin sivu säilyy kuvana etkä voi hakea tai muokata sen sisältöä, ennen kuin käytät OCR:ää. Kun muunnat tiedostosi OCR-työkalulla, saat valittavaa tekstiä, jota voit hakea ja kopioida. Jos haluat yhdistää useita jo PDF-muodossa olevia asiakirjoja, yhdistä PDF:t alustallamme. Valokuville on lyhyempi reitti: Yhdistä kuvat -työkalumme luo yhden PDF:n enintään 12 kuvasta kerralla, ja kunkin tiedoston kokoraja on 100 MB. Järjestä sivujen järjestys uudelleen tai poista kokonaisia lukuja saadaksesi juuri tarvitsemasi asiakirjaversion.
Yhdeksi monisivuiseksi PDF:ksi yhdistetyt valokuvat.
PDF alusta alkaen
Kun tiedät, miten luodaan monisivuinen PDF, voit laatia tutkimussivuja, raportteja, mainoksia ja muita asiakirjoja. Jos haluat lisätä sivun olemassa olevaan PDF:ään, avaa se PDF-editorissa, valitse Järjestä uudelleen (tai Hallinnoi sivuja käyttöliittymästä riippuen) ja valitse sitten vaihtoehto tyhjän sivun lisäämiseen tai sivujen tuomiseen toisesta tiedostosta. Luo PDF -työkalumme avaa tyhjän sivun. Paina Luo PDF ja valitse Luo PDF alusta alkaen. Kirjoita tai lisää olemassa oleva teksti, korosta huomionarvoiset tiedot, lisää kuvia, kommentoi, jätä huomautuksia, lisää hyperlinkki tai lisää kenttiä.
Muistiinpanot ja pelkkä teksti
Selvennetään nyt, miten muistiinpano, luonnos, luettelo tai osa pikaviestikeskustelua muunnetaan PDF:ksi. Voit muuntaa ne kaikki PDF:ksi, jotta niitä voi käyttää myös niiden luomiseen käytetyn ohjelmiston ulkopuolella. Tähän on kaksi vaihtoehtoa: liitä teksti uuden PDF:n tyhjälle sivulle tai kirjoita muistiinpano siihen.
Verkkosivut ja sähköpostit
Tallenna verkkosivut ja sähköpostit PDF:iksi Tulosta PDF:ksi -toiminnolla. Menetelmät voivat vaihdella selaimen ja sähköpostiohjelman mukaan. Näin tallennat PDF:nä suosituimmilla vaihtoehdoilla:
Chrome. Napsauta oikean yläkulman kolmen pisteen valikkoa ja valitse Tulosta. Voit myös painaa Windowsissa Ctrl + P tai Macissa Cmd + P. Määritä tulostusikkunassa Kohde-kohdaksi Tallenna PDF:nä ja napsauta sitten Tallenna.
Gmail. Napsauta sähköpostin oikean yläkulman kolmen pisteen valikkoa (Vastaa-painikkeen vieressä) ja valitse Tulosta. Määritä tulostusikkunassa Kohde-kohdaksi Tallenna PDF:nä ja napsauta sitten Tallenna.
Tarkista ensin esikatselu; ota Lisäasetuksista käyttöön Taustagrafiikka, jos värit puuttuvat. Voit tallentaa sen, tulostaa sen tai lähettää sen sähköpostin liitteenä.
PDF-mallipohja
Miten luot PDF:n, jonka voit täyttää ja käyttää uudelleen useita kertoja? Ratkaisuna voi olla Mallipohjien ja lomakkeiden luontityökalu, sillä sillä voi luoda mallipohjia olemassa olevista asiakirjoista. Lataa PDF ja muokkaa sitä tarpeidesi mukaan. Työkalulla voit lisätä uuden täytettävän kentän tai poistaa tarpeettomat kentät. Voit myös tehdä siitä vain luku -tilassa olevan ja lisätä allekirjoitusilmaisimen. Muuta tarvittaessa kentän väriä ja kokoa.