Cómo proteger un PDF con contraseña

Ya sabe cómo cifrar un PDF, pero el método falla y piensa: "He establecido la contraseña, pero no funciona… ¿qué debo hacer ahora?" Restringir el acceso al archivo y prohibir acciones no es lo mismo. Un PDF tiene dos contraseñas, y la que impide abrirlo es la contraseña de usuario (de apertura). Tienen finalidades distintas, por lo que esta guía explica qué protege cada una, cómo establecerlas en Windows, Mac y Word, y cómo enviar el archivo de forma segura.

Qué protege realmente el cifrado de un PDF

Existen contraseñas de usuario y de propietario, y puede establecer una u обе. A continuación, descubrirá para qué es más adecuada cada una.

Contraseña de usuario frente a contraseña de propietario

Para bloquear un PDF de modo que otras personas no puedan abrirlo ni editarlo, tenga presente la diferencia entre ambas:

• Contraseña de usuario. También llamada contraseña de apertura, bloquea el documento para otras personas e impide que vean su contenido. El PDF permanece cifrado y nadie puede acceder a él sin la contraseña correcta.

• Contraseña de propietario. También se conoce como contraseña de permisos. Aplíquela si el PDF debe estar disponible para su lectura, pero desea restringir la edición, la impresión o la copia.

Si alguien aún puede abrir su PDF bloqueado, lo más probable es que haya establecido solo una contraseña de propietario.

Qué bloquea realmente cada contraseña

Cuándo necesita ambas

Puede proteger su PDF con ambas contraseñas para mantener el control sobre el documento. De este modo, solo las personas con la contraseña de apertura podrán leerlo, y la aplicación de visualización impedirá imprimirlo o editarlo. Recuerde que una contraseña de propietario por sí sola es un método débil para proteger la información del archivo, porque sus restricciones dependen del software PDF que las aplica. Si el contenido es privado, asegúrese de añadir una contraseña de usuario.

Cómo proteger un PDF con contraseña en Windows

Hay dos formas de proteger un archivo PDF con contraseña en Windows:

• Utilice un Editor de PDF de escritorio. Windows no incluye ninguna forma integrada de proteger un PDF con contraseña, por lo que deberá descargar uno.

• Establezca una contraseña en Microsoft Word. Puede hacerlo si aún no ha convertido el documento a PDF. Al guardarlo como PDF, haga clic en Archivo > Guardar como > elija PDF > Opciones... > marque "Cifrar el documento con una contraseña" > Aceptar > introduzca la contraseña dos veces.

Esta opción suele olvidarse y es más rápida que abrir un Editor de PDF independiente.

Cómo proteger un PDF con contraseña en Mac con Vista previa

Para proteger un archivo PDF con contraseña en Mac, utilice la aplicación Vista previa; no necesita instalar nada más:

• Paso 1. Abra el documento.

• Paso 2. Elija Archivo > Exportar….

• Paso 3. Haga clic en el botón Permisos.

• Paso 4. Seleccione Solicitar contraseña para abrir el documento.

• Paso 5. Introduzca una contraseña y vuelva a escribirla para verificarla.

• Paso 6. Introduzca una contraseña en la sección Contraseña del propietario y vuelva a escribirla para verificarla.

• Paso 7. Haga clic en Aplicar y, después, en Guardar.

Hay un detalle importante que debe tener en cuenta: Vista previa solo crea un nuevo archivo cifrado, mientras que el original permanece desprotegido. Guarde la primera versión por separado y protéjala o elimínela si necesita que sea un documento privado.

Cómo proteger un PDF con contraseña desde Word o Google Docs

Word y Google Docs gestionan esta función de forma diferente. En Word, puede establecer una contraseña al exportar a PDF. Esta opción no está integrada en Google Docs, por lo que deberá realizar un paso adicional. Descargue el archivo como PDF y, después, protéjalo con una contraseña.

Elija una contraseña que realmente proteja el documento

Hay tres aspectos que hacen que merezca la pena establecer una contraseña:

• Opte por una combinación más larga en lugar de símbolos especiales. Es más difícil adivinar una contraseña larga que una corta repleta de caracteres, así que puede combinar varias palabras o crear una mezcla de letras, números y símbolos.

• Cree una contraseña completamente nueva. Evite usar una combinación que ya utilice en sus cuentas en línea porque, si alguien la descubre, también podrá aplicarla a su archivo.

• No envíe la contraseña en el mismo correo que el archivo. Manténgala separada del PDF y envíela mediante un canal seguro para que nadie más que pueda acceder a ese correo pueda abrir el PDF.

La exportación a PDF de Word utiliza cifrado AES de 128 bits de forma predeterminada, por lo que no tendrá que ajustar la configuración para aumentar el nivel de protección.

Enviar un PDF protegido por correo electrónico

Dos hábitos ayudan a mantener protegido un PDF cifrado para enviarlo por correo electrónico.

Comparta la contraseña a través de otro canal

Puede enviar un PDF a cualquier destinatario con nuestra herramienta. Tenga en cuenta que nuestra herramienta funciona con archivos sin protección, por lo que los PDF protegidos con contraseña deben enviarse mediante su propio cliente de correo electrónico. Al compartir el archivo por correo electrónico, no incluya la contraseña, ya que equivaldría a no tener protección. Envíela por separado en un mensaje o llame a la persona para comunicársela por teléfono. No mencione el nombre de un PDF si contiene información confidencial: el asunto no está cifrado, por lo que aparece en las vistas previas de notificaciones y para cualquiera que tenga acceso al buzón.

Use un enlace en lugar de un archivo adjunto

Si envía un PDF grande o contenido confidencial, considere enviar un enlace con caducidad en lugar de un archivo (Google Drive para cuentas Workspace, OneDrive o la configuración de caducidad de enlaces compartidos de Dropbox). Es más seguro y práctico porque puede cancelar el acceso y no quedará almacenado durante años en el buzón de alguien.

Qué puede salir mal

Incluso una contraseña configurada correctamente puede causar tres problemas:

• Un destinatario no puede abrir el archivo. Esto ocurre porque su visor de PDF está desactualizado y no admite el cifrado moderno. Aconséjele actualizar el software o abrir el documento en otro lector más reciente.

• Ha olvidado una contraseña. Cuando protege un PDF con contraseña, recuerde que no podrá acceder a él sin la combinación correcta y que no podrá recuperarla. Para evitar esta situación, guárdela en un lugar seguro.

• El archivo es demasiado grande para enviarlo por correo electrónico. El cifrado no cambia el tamaño. Comprima el PDF primero y, después, añada la contraseña. El cifrado no reduce el tamaño del archivo.

Elimine la contraseña cuando ya no la necesite

Cuando el documento deje de contener información confidencial, elimine la contraseña; de lo contrario, podría olvidarla y no podrá abrir el archivo dentro de un año aproximadamente. Si la conoce, puede desbloquear un PDF con nuestro servicio directamente desde el navegador. Recuerde que solo puede descifrar su propio archivo o uno para el que tenga permiso del propietario.

Preguntas frecuentes

¿Puedo proteger un PDF con contraseña gratis?

Sí. Puede añadir una contraseña gratis en un Mac o en Microsoft Word.

¿Cuál es la diferencia entre una contraseña de apertura y una contraseña de permisos?

Una contraseña de apertura (también llamada contraseña de usuario) controla quién puede abrir un PDF, mientras que una contraseña de permisos (también llamada contraseña de propietario o maestra) controla lo que las personas pueden hacer con el archivo una vez abierto, como imprimirlo o editarlo.

¿Se puede abrir un PDF protegido con contraseña sin la contraseña?

No si tiene una contraseña de apertura. Sin ella, el archivo no se abrirá.

¿Funciona la protección con contraseña en teléfonos?

Sí. Al abrir un PDF protegido en el teléfono, el visor solicitará la contraseña.

¿Puedo proteger un PDF en Google Docs?

No. Google Docs no tiene esta opción, por lo que deberá añadir una contraseña en un paso independiente después de descargar el archivo.