Cómo combinar varios archivos PDF en una Mac

Hay cuatro formas de combinar archivos PDF en una Mac, y ninguna es la mejor en todos los casos. La opción adecuada depende de cuántos archivos tenga, dónde estén guardados y si necesita reorganizar las páginas antes de guardar.

Cuatro formas de combinar archivos PDF en una Mac

Así se comparan en la práctica las cuatro principales herramientas para combinar documentos en un solo PDF en una Mac.

Lea sobre estos cuatro métodos a continuación para crear un PDF a partir de varios PDF con la mejor app.

Combinar archivos PDF con Vista previa

Hay dos formas de combinar archivos PDF en un solo documento en Vista previa, pero suelen confundirse. Esta confusión hace que las páginas terminen en el lugar equivocado.

Antes de combinar archivos, duplique cada PDF original que quiera conservar seleccionando Archivo > Duplicar. Vista previa guarda los cambios automáticamente, por lo que exportar como PDF después no protegerá sus archivos originales de los cambios realizados durante el proceso.

Combinar dos PDF completos

• Paso 1. Abra el documento en Vista previa y haga clic en Visualización > Miniaturas para abrir la barra lateral y ver todas las páginas como vistas previas pequeñas. Tome el segundo archivo desde Finder y suéltelo en la barra lateral de miniaturas.

• Paso 2. Haga clic en la miniatura que debe quedar justo antes del documento nuevo.

• Paso 3. Vaya a Edición > Insertar página desde archivo..., seleccione el segundo PDF y haga clic en Abrir.

Hay un detalle de Vista previa que sorprende a muchas personas. Las páginas nuevas que agrega desde otro archivo no van al final. Se colocan justo después de la página que haya seleccionado. Haga clic en la página 3, importe el archivo y se colocará entre la 3 y la 4. ¿Necesita que aparezcan al final? Desplácese hacia abajo, primero haga clic en la última miniatura y luego importe.

Agregar solo algunas páginas de otro PDF

Si desea agregar páginas específicas a un documento, use la segunda opción:

• Paso 1. Abra ambos archivos PDF en ventanas separadas de Vista previa.

• Paso 2. En cada ventana, haga clic en Visualización > Miniaturas para mostrar las barras laterales.

• Paso 3. Mantenga presionada la tecla Command y haga clic en cada miniatura de una página que quiera mover.

• Paso 4. Arrastre las páginas seleccionadas a la barra lateral del documento final y suéltelas donde aparezca la línea divisoria.

Observe la diferencia entre estos dos métodos. El método 1 importa un archivo completo sin abrirlo. El método 2 le permite extraer y mover páginas específicas entre dos ventanas activas.

Limitaciones

• Inserción manual de archivos: Insertar cada archivo manualmente lleva tiempo.

• Sin vista previa del orden final: No hay forma de ver el orden completo de las páginas en un solo diseño antes de guardar.

• El guardado estándar sobrescribe el archivo de origen: Al hacer clic en Guardar normalmente, se reemplaza permanentemente el documento inicial. Si olvida elegir "Exportar como PDF", el archivo original se perderá.

• Dos modos confusos: Es fácil confundir la inserción de archivos desde el disco con el arrastre de miniaturas entre ventanas. Esta confusión suele hacer que las páginas terminen en el lugar equivocado.

• Sin control sobre el tamaño ni la calidad: Vista previa no incluye herramientas para comprimir el archivo ni ajustar la configuración de exportación. No puede cambiar la configuración para equilibrar una calidad visual clara con un tamaño de archivo menor.

• Los elementos interactivos se dañan: Los campos de formularios rellenables, las firmas digitales, los enlaces web y los marcadores suelen dejar de funcionar después de una combinación. Pueden dejar de funcionar, por lo que debe probar el documento terminado.

Combinar archivos PDF directamente desde Finder

Finder es el administrador de archivos predeterminado de macOS y una app del sistema. Ya lo usa para organizar sus carpetas, pero también puede combinar documentos.

Cómo combinar archivos PDF con Finder

Si sabe cómo convertir varios archivos en un solo PDF en una Mac con Finder, no necesita abrir otro programa. Finder tiene un método rápido para combinar archivos si sus PDF ya están en una sola carpeta:

• Mantenga presionada la tecla Command

• Haga clic en cada archivo en el orden en que quiere que aparezcan las páginas. Finder crea el PDF según el orden en que hizo clic, no alfabéticamente

• Haga clic derecho, elija Acciones rápidas y seleccione Crear PDF.

El archivo combinado aparecerá en la misma carpeta y llevará el nombre del primer archivo que seleccionó. Recuerde cambiarle el nombre de inmediato, o se perderá entre los originales.

Limitaciones

• El orden de los clics es el orden de las páginas: Finder ignora los nombres de archivo y el orden alfabético. El primer archivo en el que haga clic se convierte en la primera página.

• Sin vista previa: No verá nada hasta que se genere el archivo. Si el orden es incorrecto, deberá eliminar el resultado y comenzar de nuevo.

• Solo archivos completos: Finder toma cada archivo tal como está, por lo que no puede omitir páginas ni seleccionar solo una sección.

• No puede ajustar el orden durante la combinación: Para reorganizarlo, debe abrir el PDF terminado en otra app.

• Todo en una carpeta: Los archivos deben estar en el mismo lugar de su Mac.

Combinar archivos PDF con Automator

Automator viene integrado en macOS, y la app Shortcuts más reciente de Apple también automatiza tareas con PDF. La función principal de ambas es realizar tareas repetitivas sin que tenga que escribir código. Es excesivo para una combinación ocasional, pero resulta útil para las combinaciones semanales.

Cómo combinar archivos PDF con Automator

No tiene que arrastrar páginas manualmente cada semana; invierta tiempo en configurar un flujo de trabajo y hágalo una sola vez. En Automator, inicie un flujo de trabajo nuevo y use la acción “Combinar páginas PDF”. Seleccione la carpeta de salida y guarde todo como una app o Acción rápida. Ahora puede combinar varios archivos en un solo PDF en su Mac con un clic.

Si desea profundizar, use AppleScript o comandos de shell. Por ejemplo, cree un script sencillo para agregar al archivo un sello con la fecha de hoy, ordenar las páginas cronológicamente o colocar el resultado en una carpeta compartida del equipo.

Limitaciones

• Tiempo inicial de configuración alto: Configurar y probar un flujo de trabajo toma de diez a quince minutos. Es una pérdida de tiempo para una combinación única.

• Interfaz poco práctica y errores desapercibidos: Automator muestra errores al ejecutar el flujo de trabajo en la app; una Acción rápida ejecutada desde Finder puede fallar sin mostrar ningún mensaje.

• Destino de salida rígido: El script siempre coloca el archivo nuevo en la carpeta que eligió durante la configuración. Si todos los días clasifica archivos en distintas carpetas de clientes, esto no le funcionará.

• Vinculado a una sola computadora: El script se encuentra en su biblioteca local. No se sincroniza por sí solo con otras Mac.

• Las actualizaciones pueden dañar su script: Las actualizaciones de macOS a veces cambian los permisos y las reglas de los scripts, lo que puede afectar su configuración.

• Falta de confirmación visual: Antes de guardar, no puede revisar el formato ni obtener una vista previa del orden de las páginas.

Combinar archivos PDF con la herramienta Combinar PDF

La herramienta en línea Combinar PDF de PDFAid funciona directamente en su navegador, así que no está limitado a su Mac. Las herramientas integradas del sistema solo combinan los archivos y después crean un archivo. Aquí, primero obtiene un lienzo visual. Puede ver todas las páginas antes de combinarlas y corregir el diseño en pantalla.

Cómo combinar archivos PDF con la herramienta Combinar PDF

¿Quiere controlar cada página? Así puede combinar documentos PDF en una Mac:

• Paso 1. Cargue sus archivos. Arrastre y suelte archivos desde su escritorio o unidad en la nube, hasta 12 a la vez, y después haga clic en Cargar para combinar. A continuación, elija Combinar archivos.

• Paso 2. Organice las páginas. Puede abrir Administrar páginas y luego arrastrar las miniaturas hasta colocarlas en su lugar. Antes de guardar, puede rotar o eliminar páginas.

• Paso 3. Guarde y descargue. Haga clic en Guardar. El archivo sigue abierto en el editor, por lo que aún puede firmarlo, comprimirlo o hacer ediciones rápidas. Después, haga clic en Listo, elija el tipo de archivo y asígnele un nombre.

Cuándo es la mejor opción

• Sus archivos están dispersos entre el almacenamiento en la nube y varias carpetas;

• El orden de las páginas es importante y quiere revisar cada página antes de guardar;

• Solo necesita ciertas páginas, no documentos completos;

• Usa una computadora de escritorio de oficina, una laptop prestada o su celular;

• Quiere firmar, comprimir o convertir el resultado a Word o JPG justo después de combinarlo.

Limitaciones

• Requiere internet. El procesamiento se realiza en línea, así que no puede usarla sin una conexión activa.

• 12 archivos por lote. Para agregar más, cárguelos en otro lote.

• Límite de 100 MB. Los escaneos grandes sin comprimir deben reducirse primero.

Escanear varias páginas en un solo PDF en una Mac

Tal vez esté trabajando con recibos en papel, notas manuscritas o escaneos de fotos sin editar. Así puede escanear varias páginas en un solo PDF en una Mac con la app Vista previa.

• Paso 1. Use un escáner o Captura de Imagen para obtener los escaneos.

• Paso 2. Seleccione las imágenes escaneadas en Finder, haga clic derecho y ábralas en Vista previa.

• Paso 3. En el menú superior, vaya a Visualización > Miniaturas para mostrar la barra lateral.

• Paso 4. Presione Command-P para abrir el cuadro de diálogo de impresión.

• Paso 5. En la parte inferior de la ventana, haga clic en el menú desplegable PDF y elija Guardar como PDF.

Una advertencia: los escaneos de varias páginas generan los PDF más pesados, por lo que el resultado puede ocupar mucho más espacio que un documento normal.

Qué revisar después de combinar archivos PDF

Antes de enviar o archivar el archivo recién combinado, revise 3 aspectos en los que suelen ocultarse los errores de combinación:

Campos, firmas y enlaces

Los elementos interactivos son los que más suelen dañarse durante una combinación. Es común que las firmas digitales, los marcadores, los formularios rellenables y los hipervínculos desaparezcan o queden inactivos. Los campos de formulario, enlaces y marcadores pueden dejar de funcionar o desaparecer después de una combinación, así que pruébelos. Además, los acuerdos siempre deben combinarse antes de firmarse. La combinación modifica la estructura del archivo, lo que rompe de inmediato los certificados digitales e invalida o elimina las firmas existentes.

Si necesita recopilar firmas electrónicas, puede configurarlas con nuestra herramienta Firmar PDF una vez que el diseño esté definido.

Tamaño y orientación de las páginas

Las páginas no siempre coincidirán. Una hoja A4 estándar, un recibo pequeño y una hoja de cálculo horizontal tienen distintos tamaños y orientaciones. Antes de compartir el archivo, revíselo y rote todo lo que esté de lado o al revés.

Aumento del tamaño del archivo

Como cada página es una imagen de resolución completa, los escaneos combinados pueden volverse muy grandes. La mayoría de los proveedores de correo electrónico rechazan archivos adjuntos que superan el límite de 25 MB. Si el archivo terminado es demasiado pesado para enviarlo, puede procesarlo con nuestra herramienta Comprimir PDF. Con ella, puede reducir el tamaño del archivo sin desenfocar el texto.