Bạn có một tài liệu, một trang web, một ảnh hoặc một ý tưởng. Mỗi thứ đều có thể là điểm khởi đầu để tạo PDF. Mỗi trường hợp có cách nhanh nhất riêng, và đa số chỉ mất chưa đến một phút. Phương pháp không phụ thuộc vào thiết bị bạn dùng mà vào nội dung ban đầu: tài liệu, trang web hay hình ảnh. Hãy tìm hiểu cách tạo PDF cho các tình huống khác nhau trong hướng dẫn này.
Chọn phương pháp phù hợp với nội dung ban đầu
Dưới đây là cách tạo PDF từ các tập tin và định dạng khác nhau, gồm Word, Excel, PowerPoint và cả một trang trống.
Nội dung bạn có | Word, Excel hoặc PowerPoint |
|---|---|
Cách thực hiện | Xuất trực tiếp sang PDF hoặc chuyển đổi tài liệu của bạn sang PDF trực tuyến. Thông thường, việc này mất chưa đến một phút. |
Nội dung bạn có | Hình ảnh hoặc tài liệu đã quét |
|---|---|
Cách thực hiện | Chuyển đổi tập tin trong trình duyệt. Quá trình mất 1-2 phút. |
Nội dung bạn có | Trang web, thư từ hoặc bất kỳ nội dung nào có thể in |
|---|---|
Cách thực hiện | Chọn tùy chọn In thành PDF, thường mất chưa đến một phút. |
Nội dung bạn có | Hiện chưa có tài liệu |
|---|---|
Cách thực hiện | Tạo PDF trong trình duyệt từ một trang trống hoặc dùng mẫu. Bạn có thể mất từ 5 đến 15 phút. |
Nội dung bạn có | Tài liệu giống nhau bạn dùng mỗi tuần |
|---|---|
Cách thực hiện | Tạo một tập tin và lưu dưới dạng mẫu. Dùng bất cứ khi nào cần. |
Để sẵn sàng cho các tình huống xử lý giấy tờ khác nhau, hãy xem kỹ từng phương pháp.
Cách chuyển tài liệu thành PDF
Nếu bạn muốn tạo tài liệu PDF từ tập tin văn bản hoặc bảng tính, hãy chọn xuất tệp. Không cần công cụ bổ sung.
Word, Excel và PowerPoint
Quy trình tương tự trong mọi trường hợp: với Word trên Windows, chọn Tệp > Lưu dưới dạng > Định dạng tập tin: PDF; hoặc In > Lưu dưới dạng PDF với Word Online. Nếu không có quyền truy cập phần mềm này và không thể dùng phương pháp trên, hãy chuyển đổi Word sang PDF hoặc Excel sang PDF trực tuyến.
Google Docs và Apple Pages
Nếu bạn muốn chuyển tài liệu Pages thành PDF, hãy mở Pages rồi chọn Tệp > Xuất sang > PDF. Trong Google Docs, nhấp vào Tệp, Tải xuống, rồi chọn Tài liệu PDF. Bố cục cùng các đặc điểm như kích thước trang, khoảng cách, văn bản, định dạng và hình ảnh sẽ được giữ nguyên. Tuy nhiên, hãy kiểm tra các trang có bảng, cột hoặc hình ảnh trước khi gửi tập tin.
Ảnh và bản quét
Nếu bạn muốn chuyển một nội dung như hình ảnh hoặc trang đã quét thành PDF, hãy dùng công cụ Hình ảnh sang PDF của chúng tôi. Trong trường hợp này, trang vẫn là hình ảnh và bạn không thể tìm kiếm hoặc chỉnh sửa nội dung trong đó cho đến khi dùng OCR. Nếu chuyển đổi tập tin bằng công cụ OCR, bạn sẽ có văn bản có thể chọn để tìm kiếm và sao chép. Để kết hợp nhiều tài liệu đã là PDF, hãy hợp nhất PDF trên nền tảng của chúng tôi. Với ảnh, có cách ngắn hơn: công cụ Hợp nhất hình ảnh tạo một PDF từ tối đa 12 hình ảnh trong một lần, với giới hạn kích thước tập tin tối đa 100 MB cho mỗi ảnh. Sắp xếp lại thứ tự trang hoặc xóa toàn bộ chương để có phiên bản tài liệu bạn thực sự cần.
Ảnh được kết hợp thành một PDF nhiều trang.
Tạo PDF từ đầu
Biết cách tạo PDF nhiều trang có thể giúp bạn soạn trang nghiên cứu, báo cáo, quảng cáo và các tài liệu khác. Để thêm trang vào PDF hiện có, hãy mở tệp trong Trình biên tập PDF, chọn Sắp xếp lại (hoặc Quản lý trang, tùy giao diện), rồi chọn tùy chọn thêm trang trống hoặc nhập trang từ tập tin khác. Công cụ Tạo PDF giúp bạn bắt đầu với một trang trống. Nhấn Tạo PDF rồi chọn Tạo PDF từ đầu. Nhập hoặc chèn văn bản có sẵn, bôi đậm thông tin cần làm nổi bật, thêm hình ảnh, nhận xét, để lại chú thích, chèn siêu liên kết hoặc thêm trường bổ sung.
Ghi chú và văn bản thuần túy
Bây giờ, hãy làm rõ cách chuyển ghi chú, bản nháp, danh sách hoặc đoạn chat trong ứng dụng nhắn tin thành PDF. Bạn có thể chuyển tất cả những nội dung này thành PDF để vẫn dùng được bên ngoài phần mềm đã tạo ra chúng. Có hai cách: dán văn bản vào trang trống của PDF mới hoặc nhập ghi chú trực tiếp tại đó.
Trang web và email
In thành PDF để lưu trang web và email dưới dạng PDF. Phương pháp có thể khác nhau tùy trình duyệt và ứng dụng email. Dưới đây là cách lưu thành PDF bằng các lựa chọn phổ biến nhất:
Chrome. Nhấp vào menu ba chấm ở góc trên bên phải rồi chọn In. Bạn cũng có thể nhấn Ctrl + P trên Windows hoặc Cmd + P trên Mac. Trong hộp thoại in, đặt Đích đến là Lưu dưới dạng PDF, rồi nhấp Lưu.
Gmail. Nhấp vào menu ba chấm ở góc trên bên phải của chính email (bên cạnh nút Trả lời), rồi chọn In. Trong hộp thoại in, đặt Đích đến là Lưu dưới dạng PDF, rồi nhấp Lưu.
Hãy kiểm tra bản xem trước trước; bật Đồ họa nền trong phần Cài đặt khác nếu thiếu màu sắc. Bạn có thể lưu trữ, in hoặc gửi dưới dạng tệp đính kèm qua email.
Mẫu PDF
Làm thế nào để tạo PDF có thể điền và tái sử dụng nhiều lần? Trình tạo Mẫu và Biểu mẫu có thể là giải pháp, vì công cụ này hỗ trợ tạo mẫu từ tài liệu hiện có. Tải lên một PDF và chỉnh sửa theo nhu cầu. Công cụ cho phép thêm Trường điền được mới hoặc xóa những trường không cần thiết. Bạn cũng có thể đặt ở chế độ chỉ đọc và thêm chỉ báo chữ ký. Nếu cần, hãy thay đổi màu sắc và kích thước trường.