Vad är en PDF?

PDF står för Portable Document Format. Den här filtypen behåller sitt ursprungliga utseende, inklusive teckensnitt, text, layout och bilder, oavsett vilken skärm du öppnar den på. I den här guiden får du veta vad en PDF är, hur den fungerar, vad den används till samt vilka typer, fördelar och begränsningar den har jämfört med andra format.

Vad står PDF för

PDF står för Portable Document Format. Varje ord i namnet beskriver vad formatet gör. Portable innebär att en PDF kan öppnas på telefoner, surfplattor och datorer, oavsett vilket program den skapades i. Document innebär att den är utformad för att innehålla exempelvis avtal, formulär och rapporter. Format innebär att layouten är fast: teckensnitt, text och bilder stannar där du placerade dem, så mottagaren ser sidan precis som du sparade den.

Enkelt uttryckt är en PDF ett digitalt avtryck av ett pappersark, inte en uppsättning symboler som en webbläsare ordnar om i farten. Det är hela innebörden av PDF i en mening, och därför används förkortningen betydligt oftare än det fullständiga namnet i vardagligt och tekniskt språk.

Vad är en PDF-fil

En PDF är en enda fil som lagrar en sidas text, bilder och layout tillsammans, så att den ser likadan ut var den än öppnas. Här är vad en sådan fil innehåller och hur den fungerar.

Vad en PDF kan innehålla

Innehållet i en PDF-fil kan bestå av olika typer av innehåll, beroende på hur den har skapats. Det kan vara följande:

• Text

• Bild

• Vektorgrafik

• Inbäddade teckensnitt

• Interaktiva knappar

• Hyperlänkar

• Ifyllbara formulärfält

• Kommentarer

• Videor och andra medier

• Metadata

• Bifogade filer

En PDF är inte en bild av ett dokument, utan en behållare för olika interaktiva element. Den rymmer betydligt mer än statiska sidor och låter dig klicka på länkar, fylla i formulär och, i läsare som har stöd för det, spela upp video eller använda knappar. Tack vare de många innehållstyper som en PDF kan innehålla är det en mångsidig fil som du kan använda för administration och många olika uppgifter.

Så behåller en PDF samma layout överallt

Hur fungerar då en PDF när den innehåller olika element men behåller dem oförändrade? En PDF lagrar varje elements exakta position i stället för att förlita sig på att ett annat program eller en annan programvara ska ordna dem igen. Den fasta formateringen, som omfattar koordinater för varje element och inbäddade teckensnitt, har sitt ursprung i PostScript, föregångaren till PDF. PDF utvecklades ur PostScript, Adobes sidbeskrivningsspråk. Båda metoderna (fasta koordinater och inbäddade teckensnitt) gör en fil stabil; den är inte beroende av programvaran där den skapades, enheten eller operativsystemet. Till skillnad från en PDF kan en DOCX se annorlunda ut än originalet på en annan dator när det gäller teckensnitt eller struktur. En PDF innehåller exakta instruktioner för elementens positioner, vilket gör att de kan visas på samma sätt överallt.

Så känner du igen en PDF på datorn

Om du undrar vad en PDF är på en dator eller hur du hittar den, ska du leta efter filändelsen .pdf i slutet av dokumentnamnet. Systemet visar även ikonen för din standardläsare för PDF bredvid filnamnet. Om du dubbelklickar på filen kan du troligen inte redigera den, eftersom systemet öppnar den i en läsare. För att göra ändringar i dokumentet behöver du ett särskilt verktyg eller konvertera det till ett redigerbart format.

Vad används PDF-formatet till

När du förstår vad PDF-formatet är blir det lättare att förklara varför denna dokumenttyp är så populär. Med sin fasta layout och mångsidighet är den en lämplig lösning för att underteckna avtal, fylla i formulär och utföra andra uppgifter. Se de vanligaste användningsområdena för PDF nedan.

Avtal, fakturor och överenskommelser

Juridiska och ekonomiska dokument finns ofta i PDF-format eftersom det bevarar den överenskomna versionen. En PDF bevarar det överenskomna innehållet på sidan. När den har en certifikatbaserad digital signatur bryter varje senare ändring signaturen. Du kan använda verktyget underteckna PDF för att lägga till en elektronisk signatur och skicka dokumentet via e-post så att någon annan kan underteckna det.

Formulär som människor fyller i och skickar tillbaka

Jobbansökningar, skatteformulär och enkäter sparas som ifyllbara PDF-filer eftersom fälten är inbäddade i en fil. Mottagaren kan fylla i sina uppgifter och skicka tillbaka dokumentet utan att skriva om det eller ändra formatet. En PDF kan fungera som en återanvändbar formulärmall när flera personer behöver fylla i den. PDFAids verktyg fyll i PDF låter dig skriva i fälten i webbläsaren, spara det ifyllda formuläret och skapa PDF-mallar med interaktiva fält.

CV:n, rapporter, handböcker och e-böcker

PDF-formatet är ett bra val när dokument, som CV:n, rapporter, forskningsartiklar, instruktioner, broschyrer eller e-böcker, redan är avsedda att läsas snarare än redigeras. Anledningen är att författaren vill bevara den ursprungliga utformningen av filen. För att behålla layouten som den skapades när du delar den kan du konvertera DOCX till PDF med vårt verktyg. När en e-bok behöver fast formatering kan det också hjälpa att konvertera EPUB till PDF.

Tryckfärdiga filer för formgivare

Tryckerier ber ofta om en tryckfärdig PDF eftersom formatet bevarar alla detaljer som krävs för utskrift av hög kvalitet. Den tryckspecifika standarden är PDF/X och regleras av ISO 15930. Ett dokument kan innehålla högupplösta bilder, inbäddade teckensnitt och färgprofiler, och en PDF har stöd för allt detta. Layouten skrivs ut på det sätt som formgivaren skapade den, med alla visuella element på plats och utan ändringar.

Skanningar och arkiverade handlingar

Vi använder PDF-formatet när pappersdokument behöver omvandlas till digitala filer, till exempel avtal, kvitton och journaler. Du kan skapa en enda fil i stället för att skapa och spara flera foton. Resultatet ser ut som ett dokument på skärmen, men texten är fortfarande inte sökbar eller redigerbar. Sidorna förblir trots allt bilder.

Typer av PDF-filer

Skillnaden mellan olika typer av PDF avgör vad du kan göra med en fil och vilka verktyg som behövs. Om du till exempel försöker markera en fras på skärmen med musen och inget händer, betyder det att du har en skanning. Det finns även PDF Portfolio – en PDF som innehåller flera filer, till exempel ett avtal, ett kalkylblad och foton.

Digitala PDF-filer

Det här är filer som skapats digitalt i Word, Excel, en webbläsare eller designprogram. Texten i dokumentet är riktig text, så du kan söka och kopiera den i valfri läsare samt ändra den i en PDF-redigerare. Det är en av de vanliga PDF-typer som människor brukar arbeta med. Sådana filer är kompatibla med de flesta verktyg för redigering, konvertering och andra åtgärder.

Skannade PDF-filer

För att bättre förstå vad du kan göra med den här typen av fil behöver vi förklara vad en skannad PDF är. Det är en bild av en sida som sparats i PDF-format. Bilderna och texten du ser är en del av den här kopian, och du kan inte söka, markera, kopiera eller redigera dem. Tekniskt sett är de pixlarna som sidan består av, inte enskilda element. Den här typen av PDF kommer från en skanner eller är ett foto taget med en smartphone. Du kan dock konvertera en skannad PDF till ett redigerbart dokument på vår plattform och göra ändringar där.

Sökbara PDF-filer

Vad är då en sökbar PDF-fil, och hur arbetar du med den? När OCR används på ett skannat dokument får det ett sökbart textlager, även om det fortfarande ser ut som en bild. Det innehåller innehållet som identifierats i skanningen och du kan markera eller kopiera det. Det viktiga här är att OCR hämtar en ny fil. Det är inte en annan typ av dokument, utan samma skanning med ett tillagt textlager under. Du kan snabbt konvertera en skannad fil med verktyget OCR PDF och söka i en PDF i webbläsaren.

Fördelar och begränsningar med PDF

Det formatet gör bäst

Utöver att behålla den ursprungliga layouten, som nämnts ovan, har PDF flera fördelar. I ett sökbart dokument kan du snabbt hitta och redigera den text, de ord, siffror och andra uppgifter du behöver, utan att behöva gå igenom varje sida. PDF följer den öppna standarden ISO 32000, vilket gör formatet oberoende av en programvaruleverantör. Därför kan sådana filer delas och visas i flera olika program på olika enheter, oavsett operativsystem. PDF-filer har också säkerhetsalternativ, som lösenord och behörigheter för säker användning, särskilt för företagsavtal, ansökningar och andra dokument med viktiga uppgifter. Andra funktioner som stöds, exempelvis hyperlänkar, signaturer och ifyllbara formulär, gör PDF till ett av de mest praktiska formaten för privata, akademiska och arbetsrelaterade ändamål.

När formatet kan vara begränsande

Du bör känna till begränsningar med PDF som kan påverka arbetet. Eftersom formatet skapades för delning kräver redigering ett extra steg, vilket innebär att du behöver redigera filen direkt eller konvertera den till DOCX. Ett annat problem gäller skannade dokument, som förblir en bild i stället för text innan du använder OCR. En lång PDF kan också bli ett problem om du behöver skicka en bilaga via e-post på grund av storleksbegränsningar. Att dela upp eller komprimera en fil kan vara en lösning i det här fallet. Vanligtvis konverterar människor inte PDF-filer för konverteringens egen skull, utan för att få åtkomst till innehållet.

PDF jämfört med andra filformat

Filer i olika format passar olika behov och kan vara ett bättre alternativ för vissa uppgifter, så därför jämför vi PDF med Word och JPG. Skillnaden mellan PDF och Word beskrivs härnäst.

PDF jämfört med Word

DOCX fungerar bra som ett utkast som du kan redigera, medan en PDF är ett praktiskt val för en slutlig version. Om du behöver göra ändringar i en PDF kan du konvertera PDF till Word och sedan konvertera Word till PDF igen när du är klar. Tänk på att en konvertering till DOCX kan påverka den ursprungliga layouten, inklusive kolumner, bildtexter och andra element.

PDF jämfört med JPG

Till skillnad från ett PDF-dokument med flera sidor och sökbar text är en JPG en enskild bild utan textlager. Det är en användbar lösning om du inte vet om mottagaren har ett program som kan öppna en PDF. För att arbeta med båda filtyperna kan du konvertera PDF till JPG eller JPG till PDF online i webbläsaren.

Så öppnar du en PDF

Om du vill veta hur du öppnar en PDF-fil kan du använda vilken modern webbläsare som helst utan att installera programvara. Dra filen till en öppen flik i webbläsaren, eller högerklicka på den och välj Öppna med > Chrome, Edge eller Safari. Din PDF blir genast tillgänglig för visning. För att söka i text, redigera den, lämna en anteckning eller skriva ut den kan du använda ett onlineverktyg för PDF-läsare. Ladda upp filen från valfri enhet och använd de inbyggda verktygen vid behov. Du kan visa, zooma, växla mellan sidor, skriva ut, hämta och skicka en PDF via e-post samt öppna den i redigeraren om du behöver underteckna eller ändra den.

Så skapar du en PDF-fil

Det finns flera sätt att skapa en PDF-fil, bland annat genom att konvertera ett dokument, spara det som PDF i utskriftsfönstret eller hämta en webbsida.

Konvertera en Word-, Excel- eller PowerPoint-fil

Konvertering är den vanligaste metoden, särskilt för kontorsdokument när du vill behålla den ursprungliga layouten. Konvertera DOCX till PDF om du vill dela ett avtal eller en rapport, Excel till PDF för kalkylblad och PowerPoint till PDF för presentationer.

Skriv ut till PDF i stället för på papper

Du kan skriva ut till PDF i stället för att skriva ut ett dokument på papper genom att välja det alternativet i skrivarfönstret. Beroende på vilket system du använder gör du följande: Destination > Save as PDF (Chrome och Edge); Microsoft Print to PDF (Windows); PDF-menyn > Save as PDF (macOS). Du kan göra detta med nästan alla utskrivbara filer, från bilder till dokument.

Spara en webbsida som PDF

För att bevara layouten och innehållet i de filer du behöver kan du spara en webbsida som PDF. Med den här metoden kan du hämta biljetter, orderbekräftelser och artiklar. Använd ett onlineverktyg för HTML till PDF för att konvertera webbsidor till PDF-filer.

Gör om foton eller skanningar till PDF

Det är ett praktiskt alternativ eftersom du kan skapa en fil av en samling bilder eller skannade kopior och samtidigt behålla sidordningen. En PDF är enklare att lagra och dela än separata foton eller dokument. Hantera din fil med JPG till PDF, Skanna till PDF och sammanfoga bilder till en PDF.

Skapa en PDF från grunden

Även om det inte är det vanligaste behovet behöver du ibland skapa en PDF utan en ursprungsfil. Vanligtvis behöver människor börja från grunden när ett personligt brev, ett enkelt formulär eller något annat ensidigt dokument krävs. Använd verktyget Skapa en PDF för att börja med en tom sida.

Så redigerar du en PDF

Att redigera en PDF kräver mer än en åtgärd, eftersom det kan innebära att ändra text och bilder, sammanfoga eller dela upp filer eller ta ut innehållet du behöver.

Ändra text och bilder

Du kan ändra en siffra, byta ut en logotyp eller ta bort ett stycke direkt i vår PDF-redigerare. Du behöver inte skapa om dokumentet. Verktyget låter dig dessutom redigera text med det ursprungliga teckensnitt som användes för texten. Teckensnittet kan bara matchas när det är inbäddat i PDF:en, så vissa ändringar kommer att använda ett liknande teckensnitt. Funktionen PDF Text Editor är en användbar lösning när den korrigerade raden måste passa ihop med resten av stycket.

Sammanfoga, dela upp och ordna om sidor

Du kan arbeta med en PDF ungefär som med en kortlek och ordna om och sammanfoga sidorna. Sammanfoga separata filer till en enda med vår PDF Merger för att spara arkiverade dokument eller samla rapportdetaljer i en fil. Dela PDF om du behöver skicka en lång fil via e-post eller bara behöver ett kapitel. När du behöver organisera om filen kan du också ordna om sidor i vår arbetsyta.

Ta ut de sidor eller bilder du behöver

Om du har en fil på 60 sidor och bara behöver 3 av dem kan du extrahera sidor från en PDF. Ta ut innehållet du behöver och skicka det separat från hela dokumentet. Vårt verktyg Extract PDF hanterar filer på 100 MB. Du kan också extrahera bilder från en PDF när du behöver spara en viktig skärmbild med tjänsten Extract Images.

Lägg till en vattenstämpel innan du delar

Lägg till en vattenstämpel i en PDF när ett dokument lämnar dig innan det är klart eller ska märkas som konfidentiellt. Du kan till exempel använda etiketter som Utkast eller Konfidentiellt. Välj en anpassad mall för filen när du lägger till en vattenstämpel eller stämplar med PDFAids verktyg.

Gör filen mindre innan du skickar den

Stora PDF:er ryms sannolikt inte inom e-posttjänsters storleksbegränsningar, särskilt om de innehåller en flersidig skanning som skapats av mobilbilder – den kan bli tiotals megabyte stor. Komprimera en PDF för att göra filen mindre och skicka den via e-post på vår plattform. Komprimeringen kan bara påverka bildkvaliteten, inte texten i dokumentet.

Är en PDF säker

PDF har tre olika säkerhetsmekanismer och behörigheter (som kräver ett ägarlösenord), som du kan välja mellan beroende på dina syften och uppgifter. Lösenord (ett öppningslösenord och ett behörighetslösenord), signaturer samt redigering eller plattning beskrivs nedan. Ditt val beror på vad du behöver skydda.

Lösenord och kryptering

PDF-kryptering med lösenordsskydd hindrar andra från att öppna filen om de inte anger det nödvändiga lösenordet. Det är användbart när du vill att endast vissa mottagare ska få åtkomst till dokumentet. Du kan dock ha en fil som inte längre behöver skydd, och då kanske du vill ta bort krypteringen. När du känner till lösenordet för en PDF kan du låsa upp en PDF och göra den tillgänglig för visning, ändring och delning.

Digitala och elektroniska signaturer

Vad är då en certifierad PDF, och varför är det viktigt att känna till skillnaden mellan dessa signaturer? Många blandar ihop dem, trots att de inte är lika. En elektronisk signatur är en signatur som du kan skriva, infoga eller rita för att visa att du godkänner eller avser att göra det som anges. Du kan underteckna en PDF på detta sätt med vår tjänst. En digital signatur bygger på kryptografisk teknik och kan verifiera identiteten samt bevara dokumentets integritet efter undertecknandet. När författaren lägger till en certifieringssignatur blir PDF:en certifierad: läsarna kan se vem som certifierade den och om någon har gjort ändringar som författaren inte tillät.

Redigering och plattning

Redigering och plattning är två olika mekanismer som kan skydda ditt dokument. Redigering tar permanent bort den valda texten eller ytan från filen; en svart ruta som ritas ovanpå är inte redigering, eftersom texten ligger kvar under och kan kopieras ut. Plattning fungerar på ett annat sätt och gör det omöjligt att ändra signaturer och fält. Det här alternativet låser innehållslagren, så att andra inte kan redigera eller ta bort dessa element. Fälten och signaturerna blir en del av sidan, så ingen kan redigera eller ta bort dem som formulärelement. Redigera en PDF när du behöver dölja känsliga uppgifter och platta till en PDF för att göra den säker att dela.

En kort historia om PDF

1991 – Dr. John Warnock, som uppfann PDF, startar Camelot Project, som är känt som det tidiga stadiet i PDF-teknikens utveckling.

15 juni 1993 - Adobe lanserar officiellt Acrobat 1.0, den första PDF-versionen.

2008 – PDF 1.7 publiceras av International Organization for Standardization som standarden ISO 32000-1:2008.

2017/2020 – ISO publicerar PDF 2.0 som ISO 32000-2 år 2017, följt av en andra utgåva (ISO 32000-2:2020) i december 2020.

Camelot-projektet, 1991

Dr. John Warnock startar Camelot Project. Han beskriver idén om en fil som kan öppnas och skrivas ut med den ursprungliga layouten på vilken dator eller skrivare som helst. På den tiden var det ganska problematiskt att dela dokument, eftersom de kunde se olika ut på en kollegas skärm. Camelot-projektet utformades för att lösa detta problem.

Acrobat och PDF 1.0, 1993

Adobe presenterade den första Acrobat tillsammans med ett PDF-format den 15 juni 1993. Det gav människor möjlighet att dela dokument och samtidigt behålla deras ursprungliga utseende. PDF började dock användas långsamt, eftersom filerna var stora vid den tiden och Adobe Acrobat var betalprogramvara.

En öppen standard sedan 2008

Adobe överlämnade specifikationen för Adobe PDF till ISO 2008, vilket innebar att en PDF inte längre kontrolleras av en enda leverantör. Enligt den nuvarande ISO 32000-2 är det en öppen standard som kan användas oberoende av programvaruleverantör.

PDF-standarder du kan stöta på

Vad är en PDF när det gäller specifikationer? PDF är snarare en familj av olika standarder än en enda standard. De passar alla olika uppgifter, bland annat bevarande, tillgänglighet och organisering.

PDF/A för långtidsarkivering

PDF/A används för att arkivera filer och bevara dem under lång tid. Den här versionen kräver att alla nödvändiga element, inklusive teckensnitt och färgprofiler, är inbäddade i ett dokument. En PDF ska inte vara beroende av externa verktyg eller resurser. PDF/A används när filer måste lagras och kunna återskapas i flera år, vilket ofta krävs av domstolar, arkiv och myndigheter.

Taggade PDF-filer och PDF/UA för tillgänglighet

En taggad PDF behåller en dokumentstruktur som omfattar rubriker, listor, läsordning och bildtexter. Tack vare detta känns innehållet igen i stället för att behandlas som en samling element. PDF/UA (ISO 14289) anger de regler som en taggad PDF måste uppfylla för att skärmläsare ska kunna läsa den i rätt ordning. Tillgänglighet är grundprincipen för taggade PDF-filer.

Lineariserad PDF för snabb visning på webben

Först behöver frågan besvaras: vad är en lineariserad PDF? Det är en PDF som har omstrukturerats så att du kan se första sidan innan webbläsaren har laddat ned den färdigt. Ett sådant arbetssätt är användbart när du behöver hantera stora filer online, som långa kataloger eller forskningsartiklar. Du behöver inte vänta tills nedladdningen är klar utan kan börja läsa en lineariserad PDF direkt.

Vanliga frågor

Är PDF gratis?

Ja. PDF är ett öppet format, så det kostar inget att öppna, läsa och skapa PDF-filer.

Kan jag få min konverterade fil utan att betala?

Vårt verktyg låter dig konvertera en fil gratis, men det gäller bara ett dokument och bearbetningen tar några timmar innan filen är klar. Om du hellre vill slippa vänta får du resultatet direkt med en prenumeration.

Varför använder så många människor PDF-filer?

PDF, en förkortning för Portable Document Format, är fortsatt populärt eftersom det gör att ett dokument ser likadant ut och har samma formatering på alla enheter och operativsystem.

Vad är en PDF-läsare?

En PDF-läsare är programvara som är utformad för att öppna, visa och skriva ut filer i PDF-format, det vill säga Portable Document Format.

Hur vet jag om min PDF är en skanning?

Försök att markera eller kopiera text med musen. Om inget markeras är din PDF en skanning, i huvudsak en bild av en sida snarare än redigerbar text.

Ser en PDF likadan ut på alla enheter?

Ja. En PDF är utformad för att visas identiskt på alla skärmar och skrivare. Den låser layouten, teckensnitten och bilderna på plats så att inget förskjuts.