Ce este un PDF?

PDF înseamnă Portable Document Format. Acest tip de fișier își păstrează aspectul original, inclusiv fonturile, textul, structura și imaginile, identic pe orice ecran pe care îl deschideți. Aflați din acest ghid ce este un PDF, cum funcționează în practică, la ce se folosește, precum și ce tipuri, avantaje, limitări are și cum se compară cu alte formate.

Ce înseamnă PDF

PDF înseamnă Portable Document Format. Fiecare cuvânt din denumirea completă descrie ce face formatul. Portable înseamnă că un PDF se deschide pe telefoane, tablete și computere, indiferent de software-ul în care a fost creat. Document înseamnă că este conceput pentru a include elemente precum contracte, formulare și rapoarte. Format înseamnă că structura este fixă: fonturile, textul și imaginile rămân unde le-ați plasat, astfel încât destinatarul vede pagina exact cum ați salvat-o.

Pe scurt, un PDF este amprenta digitală a unei foi de hârtie, nu un set de simboluri pe care un browser le rearanjează din mers. Aceasta este semnificația PDF într-o singură propoziție și motivul pentru care abrevierea este folosită mult mai des decât denumirea completă în scrierea de zi cu zi și în cea tehnică.

Ce este un fișier PDF

Un PDF este un singur fișier care stochează împreună textul, imaginile și structura unei pagini, astfel încât să arate la fel oriunde este deschis. Iată ce conține și cum reușește acest lucru.

Ce poate conține un PDF

În funcție de modul în care a fost creat, un fișier PDF poate conține diferite tipuri de conținut. Acestea includ:

• Text

• Imagine

• Grafică vectorială

• Fonturi încorporate

• Butoane interactive

• Linkuri

• Câmpuri de formular completabile

• Comentarii

• Videoclipuri și alte materiale media

• Metadate

• Fișiere atașate

Un PDF nu este o imagine a unui document, ci un container pentru diferite elemente interactive. Acesta conține mult mai mult decât pagini statice, permițându-vă să accesați linkuri, să completați formulare și, în vizualizatoarele care le acceptă, să redați videoclipuri sau să utilizați butoane. Datorită numeroaselor tipuri de conținut pe care le poate include, un PDF este un fișier multifuncțional pe care îl puteți folosi pentru documente și pentru realizarea unei varietăți de sarcini.

Cum păstrează un PDF aceeași structură peste tot

Așadar, cum funcționează un PDF atunci când conține elemente diferite, dar le păstrează neschimbate? Un PDF stochează poziția exactă a fiecărui element, în loc să se bazeze pe alt program sau software pentru a le aranja din nou. Formatarea fixă, care include coordonatele fiecărui element și fonturile încorporate, este moștenirea PostScript, predecesorul PDF. PDF a evoluat din PostScript, limbajul Adobe de descriere a paginilor. Ambele abordări (coordonatele fixe și fonturile încorporate) fac un fișier stabil; acesta nu depinde de software-ul în care a fost creat, de dispozitiv sau de sistemul de operare. Spre deosebire de un PDF, un DOCX poate arăta diferit față de aspectul original pe alt computer, în ceea ce privește fonturile sau structura. Un PDF conține instrucțiuni precise pentru păstrarea pozițiilor elementelor, ceea ce permite afișarea lor identică peste tot.

Cum identificați un PDF pe computer

Dacă vă întrebați ce este un PDF pe computer sau cum îl găsiți, căutați extensia .pdf la finalul numelui documentului. Sistemul afișează și pictograma vizualizatorului PDF implicit lângă numele fișierului. Dacă faceți dublu clic pe acest fișier, cel mai probabil nu îl veți putea edita, deoarece sistemul îl deschide într-un vizualizator. Pentru a modifica documentul, veți avea nevoie de un instrument special sau de conversia lui într-un format editabil.

La ce se folosește formatul PDF

O înțelegere clară a formatului PDF facilitează explicarea motivului pentru care acest tip de document este atât de popular. Având în vedere structura fixă și natura sa multifuncțională, este o soluție potrivită pentru semnarea contractelor, completarea formularelor și realizarea altor sarcini. Consultați mai jos cele mai frecvente utilizări ale PDF.

Contracte, facturi și acorduri

Documentele juridice și financiare sunt adesea în format PDF, deoarece acesta păstrează versiunea convenită. Un PDF păstrează pe pagină conținutul convenit. După ce conține o semnătură digitală bazată pe certificat, orice modificare ulterioară invalidează semnătura. Puteți folosi un instrument pentru semnare PDF pentru a adăuga o semnătură electronică și a-l trimite prin e-mail pentru ca altcineva să îl semneze.

Formulare pe care oamenii le completează și le trimit înapoi

Cererile de angajare, formularele fiscale și chestionarele sunt salvate ca PDF-uri completabile, deoarece câmpurile sunt încorporate într-un fișier. Un destinatar își poate introduce informațiile și poate returna documentul fără să rescrie conținutul și să schimbe formatul. Un PDF poate fi un șablon de formular reutilizabil atunci când trebuie completat de persoane diferite. Instrumentul PDFAid completare PDF vă permite să introduceți text în câmpuri din browser, să salvați formularul completat și să creați șabloane PDF cu câmpuri interactive.

CV-uri, rapoarte, manuale și eBook-uri

Alegerea formatului PDF este decizia potrivită atunci când documentele, precum un CV, raport, lucrare de cercetare, instrucțiuni, broșură sau eBook, sunt destinate deja lecturii, nu editării. Motivul este că autorul dorește să păstreze designul fișierului original. Pentru a păstra structura așa cum a fost creată atunci când îl partajați, puteți converti DOCX în PDF cu instrumentul nostru. Când este necesară formatarea fixă pentru un eBook, conversia EPUB în PDF vă poate ajuta de asemenea.

Fișiere pregătite pentru tipar, pentru designeri

Tipografiile solicită adesea un PDF pregătit pentru tipar, deoarece formatul păstrează toate detaliile necesare pentru imprimarea de înaltă calitate. Standardul specific tiparului este PDF/X și este reglementat de ISO 15930. Un document poate include imagini de înaltă rezoluție, fonturi încorporate și profile de culoare, iar un PDF le acceptă pe toate. Structura va fi imprimată așa cum a creat-o designerul, cu toate elementele vizuale la locul lor și fără nicio modificare.

Scanări și documente arhivate

Folosim formatul PDF atunci când este necesară transformarea documentelor pe hârtie în fișiere digitale, precum contracte, chitanțe și dosare medicale. Puteți crea un singur fișier în loc să creați și să păstrați mai multe fotografii. Prin urmare, arată ca un document pe ecran, dar textul nu poate fi căutat sau editat. La urma urmei, paginile rămân imagini.

Tipuri de fișiere PDF

Diferența dintre tipurile de PDF determină ce puteți face cu un fișier și ce instrumente sunt necesare. De exemplu, dacă încercați să selectați cu mouse-ul o expresie de pe ecran și nu se întâmplă nimic, înseamnă că aveți o scanare. Există și PDF Portfolio – un PDF care include mai multe fișiere, precum un contract, un tabel și fotografii.

PDF-uri digitale

Acestea sunt fișiere create digital în Word, Excel, într-un browser sau într-un software de design. Textul din acest document este real, astfel încât îl puteți căuta și copia în orice vizualizator și îl puteți modifica într-un Editor PDF. Este unul dintre tipurile obișnuite de PDF cu care lucrează de regulă oamenii. Astfel de fișiere sunt compatibile cu majoritatea instrumentelor de editare, conversie și alte acțiuni.

PDF-uri scanate

Pentru a înțelege mai bine ce puteți face cu acest tip de fișier, este necesar să clarificăm ce este un PDF scanat. Este imaginea unei pagini salvată în format PDF. Imaginile și textul pe care le vedeți fac parte din această copie și nu le puteți căuta, selecta, copia sau edita. Din punct de vedere tehnic, acestea sunt pixelii din care este alcătuită o pagină, nu elemente individuale. Acest tip de PDF provine dintr-o pagină scanată sau dintr-o fotografie făcută cu un smartphone. Totuși, puteți converti un PDF în document editabil pe platforma noastră și puteți face modificări aici.

PDF-uri în care se poate căuta

Așadar, ce este un fișier PDF în care se poate căuta și cum lucrați cu el? După aplicarea OCR, un document scanat primește un strat de text în care se poate căuta, deși arată în continuare ca o imagine. Acesta conține conținutul recunoscut prin scanare, pe care îl puteți selecta sau copia. Important este că OCR descarcă un fișier nou. Nu este un tip diferit de document, ci aceeași scanare cu un strat de text adăugat dedesubt. Puteți converti rapid un fișier scanat cu instrumentul OCR PDF și puteți căuta într-un PDF în browser.

Avantajele și limitările PDF

La ce se descurcă cel mai bine formatul

PDF are mai multe avantaje, pe lângă păstrarea structurii originale, menționată mai sus. Într-un document în care se poate căuta, puteți găsi și edita rapid textul, cuvintele, cifrele și alte informații necesare, fără să fie nevoie să parcurgeți fiecare pagină. PDF respectă standardul deschis ISO 32000, ceea ce îl face independent de un furnizor de software. Prin urmare, astfel de fișiere pot fi partajate și vizualizate în diverse programe, pe diferite dispozitive, indiferent de sistemul de operare. De asemenea, PDF-urile oferă opțiuni de securitate, precum parole și permisiuni pentru utilizare în siguranță, mai ales pentru contracte corporative, cereri și alte documente cu date de identificare importante. Alte caracteristici acceptate, inclusiv linkurile, semnăturile și formularele completabile, fac din PDF unul dintre cele mai practice formate pentru scopuri personale, academice sau profesionale.

Când devine incomod

Ar trebui să cunoașteți limitările PDF care pot afecta activitatea. Deoarece acest format a fost creat pentru partajare, editarea necesită un pas suplimentar, ceea ce înseamnă că trebuie să îl editați direct sau să îl convertiți în DOCX. O altă problemă apare în cazul unui document scanat, care rămâne o imagine, nu text, înainte de a utiliza OCR. Un PDF lung poate deveni, de asemenea, o problemă dacă trebuie să trimiteți un atașament prin e-mail, din cauza limitărilor de dimensiune. Divizarea sau comprimarea unui fișier poate fi o soluție în acest caz. De obicei, oamenii convertesc PDF-uri nu pentru conversie în sine, ci pentru a accesa conținutul.

PDF vs. alte formate de fișiere

Fișierele în formate diferite răspund unor nevoi specifice și pot fi o opțiune mai bună pentru anumite sarcini, de aceea vom compara PDF cu Word și JPG. Diferența dintre PDF și Word este prezentată în continuare.

PDF vs. Word

DOCX funcționează bine ca schiță pe care o puteți edita, iar un PDF este o alegere practică pentru versiunea finală. Dacă trebuie să modificați un PDF, puteți converti PDF în Word, apoi puteți converti din nou Word în PDF când terminați. Rețineți că o conversie în DOCX poate afecta structura originală, inclusiv coloanele, legendele imaginilor și alte elemente.

PDF vs. JPG

Spre deosebire de un document PDF cu mai multe pagini, care conține text în care se poate căuta, un JPG este o singură imagine fără strat de text. Este o soluție utilă dacă nu știți dacă destinatarul are un program care deschide un PDF. Pentru a lucra cu ambele tipuri de fișiere, convertiți PDF în JPG sau JPG în PDF online, în browser.

Cum deschideți un PDF

Dacă doriți să știți cum să deschideți un fișier PDF, puteți folosi orice browser modern, fără să instalați software. Trageți fișierul într-o filă de browser deschisă sau faceți clic dreapta pe el și alegeți Deschidere cu > Chrome, Edge sau Safari. PDF-ul va fi disponibil imediat pentru vizualizare. Pentru a căuta text, a-l edita, a lăsa o adnotare sau a-l imprima, puteți folosi online un instrument de citire PDF. Încărcați fișierul de pe orice dispozitiv și utilizați instrumentele încorporate, dacă este necesar. Puteți vizualiza, mări, naviga între pagini, imprima, descărca și trimite prin e-mail un PDF, precum și să îl deschideți în editor dacă trebuie să îl semnați sau să îl modificați.

Cum creați un fișier PDF

Există mai multe metode de creare a unui fișier PDF, inclusiv conversia unui document, salvarea ca PDF dintr-o fereastră de imprimare sau descărcarea unei pagini web.

Convertiți un fișier Word, Excel sau PowerPoint

Conversia este cea mai populară metodă, mai ales pentru documente de birou, atunci când doriți să păstrați structura originală. Transformați DOCX în PDF dacă doriți să partajați un contract sau un raport, Excel în PDF pentru foi de calcul și convertiți PowerPoint în PDF pentru prezentări.

Imprimați în PDF în loc de hârtie

Puteți imprima în PDF în loc să imprimați un document pe hârtie dacă alegeți această opțiune în fereastra imprimantei. În funcție de sistemul pe care îl utilizați, procedați astfel: Destinație > Salvare ca PDF (Chrome și Edge); Microsoft Print to PDF (Windows); meniul PDF > Salvare ca PDF (macOS). Puteți face acest lucru cu aproape toate fișierele imprimabile, de la imagini la documente.

Salvați o pagină web ca PDF

Pentru a păstra structura și conținutul fișierelor de care aveți nevoie, salvați o pagină web ca PDF. Această metodă vă permite să descărcați bilete, confirmări de comandă și articole. Utilizați online un instrument HTML în PDF pentru a converti pagini web în PDF-uri.

Transformați fotografii sau scanări în PDF

Este o opțiune convenabilă, deoarece puteți crea un singur fișier dintr-o colecție de imagini sau copii scanate, păstrând ordinea paginilor. Un singur PDF este mai ușor de stocat și de partajat decât fotografii sau documente separate. Gestionați fișierul folosind JPG în PDF, Scanare în PDF și îmbinare imagini într-un singur PDF.

Creați un PDF de la zero

Deși nu este cea mai frecventă nevoie, uneori este necesar să creați un PDF fără un fișier original. De regulă, oamenii trebuie să înceapă de la zero atunci când este necesară o scrisoare de intenție, un formular simplu sau un alt document de o pagină. Utilizați instrumentul Creați un PDF pentru a începe cu o pagină goală.

Cum editați un PDF

Editarea unui PDF presupune mai multe acțiuni, deoarece poate include modificarea textului și a imaginilor, îmbinarea sau divizarea fișierelor ori extragerea conținutului de care aveți nevoie.

Modificați textul și imaginile

Puteți modifica o cifră, înlocui un logo sau elimina un paragraf direct în Editorul PDF. Nu va trebui să reconstruiți documentul. În plus, acest instrument vă permite să editați textul folosind fontul original. Fontul poate fi identificat doar dacă este încorporat în PDF, astfel că unele modificări vor utiliza un font similar. Caracteristica distinctivă Editor de text PDF este o soluție utilă atunci când linia corectată trebuie să se potrivească cu restul paragrafului.

Îmbinați, divizați și reordonați paginile

Puteți lucra cu un PDF ca și cu un pachet de cărți, rearanjând și îmbinând paginile. Uniți fișiere separate într-unul singur cu Instrumentul de îmbinare PDF, pentru a salva documente arhivate sau a păstra detaliile unui raport într-un singur fișier. Divizați PDF-ul dacă este necesar să trimiteți prin e-mail un fișier lung sau dacă aveți nevoie doar de un capitol. Dacă trebuie să reorganizați fișierul, puteți și reordona paginile în spațiul nostru de lucru.

Extrageți paginile sau imaginile de care aveți nevoie

Dacă aveți un fișier de 60 de pagini și aveți nevoie doar de 3 dintre ele, puteți extrage pagini dintr-un PDF. Extrageți conținutul necesar și trimiteți-l separat de întregul document. Instrumentul nostru Extragere PDF poate procesa fișiere de 100 MB. De asemenea, puteți extrage imagini dintr-un PDF atunci când trebuie să păstrați o captură de ecran importantă cu serviciul Extragere imagini.

Adăugați un filigran înainte de a distribui fișierul

Adăugați un filigran într-un PDF atunci când documentul nu este încă finalizat sau trebuie marcat drept Confidențial. De exemplu, puteți folosi etichete precum Ciornă sau Confidențial. Alegeți un șablon personalizat pentru fișier atunci când adăugați un filigran sau aplicați o ștampilă cu ajutorul instrumentelor PDFAid.

Reduceți dimensiunea fișierului înainte de a-l trimite

Este puțin probabil ca PDF-urile mari să se încadreze în limitele de dimensiune ale serviciilor de e-mail, mai ales dacă includ o scanare cu mai multe pagini realizată din fotografii făcute cu telefonul – aceasta poate ajunge la zeci de megabiți. Comprimați un PDF pentru a reduce dimensiunea fișierului și trimiteți-l prin e-mail pe platforma noastră. Comprimarea poate afecta doar calitatea imaginilor, nu și textul documentului.

Este un PDF sigur

PDF are trei mecanisme de securitate și permisiuni diferite (care necesită o parolă de proprietar), pe care le puteți alege în funcție de scopurile și sarcinile dumneavoastră. În continuare sunt descrise parolele (o parolă de deschidere și o parolă pentru permisiuni), semnăturile, precum și redactarea sau aplatizarea. Alegerea depinde de ceea ce trebuie să protejați.

Parole și criptare

Criptarea PDF cu protecție prin parolă împiedică alte persoane să deschidă fișierul, cu excepția cazului în care introduc parola necesară. Este utilă atunci când doriți ca doar anumiți destinatari să poată accesa documentul. Totuși, este posibil să aveți un fișier care nu mai necesită protecție și să doriți să eliminați criptarea. După ce cunoașteți parola unui PDF, puteți debloca un PDF și să îl puneți la dispoziție pentru vizualizare, modificare și distribuire.

Semnături digitale și electronice

Așadar, ce este un PDF certificat și de ce este important să cunoașteți diferența dintre aceste semnături? Mulți oameni le confundă, deși nu sunt asemănătoare. O semnătură electronică este una pe care o puteți tasta, insera sau desena pentru a arăta că aprobați sau intenționați să faceți ceea ce este menționat. Puteți semna un PDF în acest mod folosind serviciul nostru. O semnătură digitală se bazează pe tehnologie criptografică și poate verifica identitatea și menține integritatea documentului după semnare. Când autorul aplică o semnătură de certificare, PDF-ul devine certificat: cititorii pot vedea cine l-a certificat și dacă cineva a făcut modificări nepermise de autor.

Redactare și aplatizare

Redactarea și aplatizarea sunt două mecanisme diferite care vă pot proteja documentul. Redactarea șterge definitiv din fișier textul sau zona selectată; un dreptunghi negru desenat deasupra nu reprezintă redactare, deoarece textul rămâne dedesubt și poate fi copiat. Aplatizarea funcționează altfel, făcând imposibilă modificarea semnăturilor și a câmpurilor. Această opțiune fixează straturile de conținut, astfel încât alte persoane să nu poată edita sau elimina acele elemente. Câmpurile și semnăturile devin parte din pagină, astfel că nimeni nu le poate edita sau elimina ca elemente de formular. Redactați un PDF atunci când trebuie să ascundeți detalii sensibile și aplatizați un PDF pentru a-l face sigur de distribuit.

O scurtă istorie a PDF

1991 – Dr. John Warnock, inventatorul PDF, începe Proiectul Camelot, cunoscut drept etapa timpurie a tehnologiei PDF.

15 iunie 1993 - Adobe lansează oficial Acrobat 1.0, prima versiune PDF.

2008 – PDF 1.7 este publicat de Organizația Internațională de Standardizare ca standardul ISO 32000-1:2008.

2017/2020 – ISO publică PDF 2.0 ca ISO 32000-2 în 2017, urmat de o a doua ediție (ISO 32000-2:2020) în decembrie 2020.

Proiectul Camelot, 1991

Dr. John Warnock lansează Proiectul Camelot. El descrie ideea unui fișier care poate fi deschis și imprimat cu aspectul original pe orice computer sau imprimantă. La acea vreme, partajarea documentelor era destul de problematică, deoarece acestea puteau arăta diferit pe ecranul unui coleg. Proiectul Camelot a fost conceput pentru a rezolva această problemă.

Acrobat și PDF 1.0, 1993

Adobe a prezentat primul Acrobat împreună cu un format PDF la 15 iunie 1993. Acesta le-a oferit oamenilor posibilitatea de a partaja documente păstrându-le aspectul autentic. Totuși, adoptarea PDF a fost lentă, deoarece fișierele erau mari la acel moment, iar Adobe Acrobat era software cu plată.

Un standard deschis din 2008

Adobe a transferat specificația Adobe PDF către ISO în 2008, ceea ce a însemnat că un PDF nu mai este controlat de un singur furnizor. Conform actualului ISO 32000-2, acesta este un standard deschis care poate fi utilizat independent, indiferent de furnizorul de software.

Standarde PDF pe care le puteți întâlni

Ce este un PDF din perspectiva specificațiilor sale? PDF este mai degrabă o familie de standarde diferite decât un singur standard. Toate se potrivesc unor sarcini diferite, inclusiv conservării, accesibilității și organizării.

PDF/A pentru arhivare pe termen lung

PDF/A este destinat arhivării fișierelor și păstrării acestora pentru o perioadă lungă. Această versiune impune ca toate elementele necesare, inclusiv fonturile și profilele de culoare, să fie încorporate într-un document. Un PDF nu ar trebui să depindă de instrumente sau resurse externe. PDF/A este utilizat când fișierele trebuie stocate și să rămână reproductibile ani de zile, ceea ce este adesea necesar pentru instanțe, arhive și agenții guvernamentale.

PDF etichetat și PDF/UA pentru accesibilitate

Un PDF etichetat păstrează structura unui document, inclusiv titluri, liste, ordinea de citire și descrieri ale imaginilor. Datorită acestui lucru, conținutul este recunoscut, în loc să fie tratat ca o colecție de elemente. PDF/UA (ISO 14289) stabilește regulile pe care trebuie să le îndeplinească un PDF etichetat pentru ca cititoarele de ecran să îl poată citi în ordinea corectă. Accesibilitatea este principiul de bază al PDF-urilor etichetate.

PDF liniarizat pentru vizualizare rapidă pe web

Mai întâi, este necesar să răspundem la întrebarea: ce este un PDF liniarizat? Este un PDF restructurat astfel încât să puteți vedea prima pagină înainte ca browserul să termine descărcarea. Această abordare este utilă atunci când trebuie să gestionați online fișiere mari, precum cataloage lungi sau lucrări de cercetare. Nu trebuie să așteptați finalizarea descărcării și puteți începe imediat să citiți un PDF liniarizat.

Întrebări frecvente

PDF este gratuit?

Da. PDF este un format deschis, astfel că deschiderea, citirea și crearea PDF-urilor nu costă nimic.

Pot obține fișierul convertit fără să plătesc?

Instrumentul nostru vă permite să convertiți gratuit un fișier, însă acest lucru se aplică doar unui singur document, iar procesarea durează câteva ore înainte ca fișierul să fie gata. Dacă preferați să nu așteptați, un abonament vă oferă rezultatul imediat.

De ce folosesc atât de mulți oameni PDF-uri?

PDF, prescurtarea de la Portable Document Format, rămâne popular deoarece păstrează aspectul și formatarea unui document exact la fel pe orice dispozitiv sau sistem de operare.

Ce este un cititor PDF?

Un cititor PDF este un software conceput pentru deschiderea, vizualizarea și imprimarea fișierelor în format PDF sau Portable Document Format.

Cum știu dacă PDF-ul meu este o scanare?

Încercați să selectați sau să copiați text folosind mouse-ul. Dacă nu se evidențiază nimic, PDF-ul este o scanare, în esență imaginea unei pagini, nu text editabil.

Arată un PDF la fel pe orice dispozitiv?

Da. Un PDF este creat pentru a fi afișat identic pe orice ecran sau imprimantă. Acesta fixează aspectul, fonturile și imaginile, astfel încât nimic să nu își schimbe poziția.