איך להגן על PDF באמצעות סיסמה

אתם יודעים איך להצפין PDF, אבל השיטה לא עובדת ואתם חושבים: "הגדרתי סיסמה, אבל היא לא עובדת… מה עושים עכשיו?" הגבלת הגישה לקובץ ואיסור על פעולות אינם אותו דבר. ל-PDF יש שתי סיסמאות, והסיסמה שמונעת את פתיחתו היא סיסמת המשתמש (פתיחה). לכל אחת מהן מטרה שונה, לכן מדריך זה מסביר על מה כל אחת מגינה, איך להגדיר אותן ב-Windows, ב-Mac וב-Word, ואיך לשלוח את הקובץ בבטחה.

על מה הצפנת PDF מגינה בפועל

יש סיסמת משתמש וסיסמת בעלים, ואפשר להגדיר אחת מהן או את שתיהן. בהמשך תגלו למה כל אחת מהן מתאימה במיוחד.

סיסמת משתמש לעומת סיסמת בעלים

כדי לנעול PDF כך שאחרים לא יוכלו לפתוח או לערוך אותו, חשוב להכיר את ההבדל בין השתיים:

• סיסמת משתמש. נקראת גם סיסמת פתיחה, והיא נועלת את המסמך בפני אחרים ומונעת מכל אדם לראות מה יש בו. ה-PDF נשאר מוצפן, ואיש אינו יכול לגשת אליו ללא הסיסמה הנכונה.

• סיסמת בעלים. נקראת גם סיסמת הרשאות. הגדירו אותה אם ה-PDF אמור להיות זמין לקריאה, אך ברצונכם להגביל עריכה, הדפסה או העתקה.

אם מישהו עדיין יכול לפתוח את ה-PDF הנעול שלכם, סביר להניח שהגדרתם רק סיסמת בעלים.

מה כל סיסמה חוסמת בפועל

מתי נדרשות שתי הסיסמאות

אפשר לאבטח את ה-PDF באמצעות שתי הסיסמאות כדי לשמור על שליטה במסמך שלכם. כך, רק אנשים שיש להם את סיסמת הפתיחה יוכלו לקרוא אותו, ואפליקציית הצפייה תסרב להדפיס או לערוך אותו. זכרו שסיסמת בעלים לבדה היא שיטה חלשה להגנה על מידע בקובץ, משום שההגבלות שלה תלויות בתוכנת ה-PDF שמחילה אותן. אם התוכן פרטי, הקפידו להוסיף סיסמת משתמש.

הגנה על PDF באמצעות סיסמה ב-Windows

יש שתי דרכים להגן על קובץ PDF באמצעות סיסמה ב-Windows:

• השתמשו בעורך PDF למחשב. ב-Windows אין דרך מובנית להגן על PDF באמצעות סיסמה, ויש להוריד תוכנה לשם כך.

• הגדירו סיסמה ב-Microsoft Word. אפשר לעשות זאת אם עדיין לא המרתם את המסמך ל-PDF. בעת שמירתו כ-PDF, לחצו על קובץ > שמירה בשם > בחרו PDF > אפשרויות... > סמנו את "הצפנת המסמך באמצעות סיסמה" > אישור > הזינו את הסיסמה פעמיים.

לעיתים קרובות שוכחים אפשרות זו, והיא מהירה יותר מפתיחת עורך PDF נפרד.

הגנה על PDF באמצעות סיסמה ב-Mac עם תצוגה מקדימה

כדי להגן על קובץ PDF באמצעות סיסמה ב-Mac, השתמשו באפליקציית תצוגה מקדימה; אין צורך להתקין דבר נוסף:

• שלב 1. פתחו את המסמך.

• שלב 2. בחרו קובץ > ייצוא….

• שלב 3. לחצו על הלחצן "הרשאות".

• שלב 4. בחרו "דרישת סיסמה לפתיחת המסמך".

• שלב 5. הזינו סיסמה, ולאחר מכן הקלידו אותה שוב לאימות.

• שלב 6. הזינו סיסמה בקטע "סיסמת בעלים", ולאחר מכן הקלידו אותה שוב לאימות.

• שלב 7. לחצו על "החלה", ולאחר מכן לחצו על "שמירה".

יש פרט חשוב שכדאי לזכור: תצוגה מקדימה יוצרת רק קובץ מוצפן חדש, ואילו הקובץ המקורי נשאר ללא הגנה. אחסנו את הגרסה הראשונה בנפרד ואבטחו או מחקו אותה אם אתם זקוקים לכך שהמסמך יישאר פרטי.

הגנה על PDF באמצעות סיסמה מ-Word או מ-Google Docs

Word ו-Google Docs מטפלים בכך באופן שונה. ב-Word אפשר להגדיר סיסמה בעת ייצוא ל-PDF. אפשרות זו אינה משולבת ב-Google Docs, לכן יש לבצע שלב נוסף. הורידו את הקובץ כ-PDF, ולאחר מכן אבטחו אותו באמצעות סיסמה.

בחירת סיסמה שמגינה על המסמך בפועל

שלושה דברים הופכים את הגדרת הסיסמה לכדאית:

• העדיפו צירוף ארוך על פני סמלים מיוחדים. קשה יותר לנחש סיסמה ארוכה מאשר סיסמה קצרה העמוסה בתווים, לכן אפשר להרכיב כמה מילים או ליצור שילוב של אותיות, ספרות וסמלים.

• צרו סיסמה חדשה לגמרי. הימנעו משימוש בצירוף שכבר קיים בחשבונות המקוונים שלכם, משום שאם מישהו יגלה אותו, הוא יוכל להשתמש בו גם עבור הקובץ שלכם.

• אל תשלחו את הסיסמה באותו מייל עם הקובץ. שמרו אותה בנפרד מה-PDF ושלחו אותה בהודעה בערוץ מאובטח, כדי שאיש אחר שיש לו גישה לאותו אימייל לא יוכל לפתוח את ה-PDF.

ייצוא PDF מ-Word משתמש כברירת מחדל בהצפנת AES של 128 סיביות, כך שאין צורך לשנות הגדרות כדי להעלות את רמת ההגנה.

שליחת PDF מוגן באימייל

שני הרגלים שומרים על PDF שאתם מצפינים לצורך שליחה באימייל.

שיתוף הסיסמה בערוץ אחר

אפשר לשלוח PDF לכל נמען באמצעות הכלי שלנו. שימו לב שהכלי שלנו פועל עם קבצים שאינם מוגנים, לכן יש לשלוח קובצי PDF המוגנים בסיסמה דרך תוכנת האימייל שלכם. כשאתם משתפים את הקובץ באימייל, אל תכללו את הסיסמה, שכן זה שקול להיעדר הגנה. שלחו אותה בנפרד בהודעה או התקשרו כדי למסור אותה בטלפון. אל תציינו את השם של PDF אם הוא מכיל מידע רגיש: שורת הנושא אינה מוצפנת, ולכן היא מופיעה בתצוגות מקדימות של התראות ולכל מי שיש לו גישה לתיבת הדואר.

שימוש בקישור במקום בקובץ מצורף

אם אתם שולחים PDF גדול או תוכן רגיש, שקלו לשלוח קישור שתוקפו פג במקום קובץ (הגדרות תפוגת קישורי שיתוף של Google Drive לחשבונות Workspace, ‏OneDrive או Dropbox). אפשרות זו בטוחה ונוחה יותר, משום שאפשר לבטל את הגישה והקובץ לא יישמר בתיבת הדואר של מישהו במשך זמן רב.

מה עלול להשתבש

גם סיסמה שהוגדרה כראוי עלולה לגרום לשלוש בעיות:

• נמען אינו יכול לפתוח את הקובץ. זה קורה משום שמציג ה-PDF שלו מיושן ואינו תומך בהצפנה מודרנית. המליצו לו לעדכן את התוכנה או לפתוח את המסמך בקורא אחר וחדש יותר.

• שכחתם סיסמה. כשאתם מגנים על PDF באמצעות סיסמה, זכרו שלא תוכלו לגשת אליו ללא הצירוף הנכון, ולא ניתן לשחזר אותו. כדי להימנע ממצב זה, שמרו אותה במקום מאובטח.

• הקובץ גדול מדי לשליחה באימייל. ההצפנה אינה משנה את הגודל. דחסו את ה-PDF תחילה, ולאחר מכן הוסיפו סיסמה. ההצפנה אינה מקטינה את הקובץ.

הסרת הסיסמה כשהיא כבר אינה נחוצה

כאשר המסמך כבר אינו רגיש, הסירו את הסיסמה; אחרת אתם עלולים לשכוח אותה ולא תוכלו לפתוח את הקובץ בעוד שנה בערך. אם אתם יודעים אותה, תוכלו לפתוח נעילה של PDF באמצעות השירות שלנו ישירות בדפדפן. זכרו שמותר לפענח רק קובץ שלכם או קובץ שהתקבלה הסכמת בעליו.

שאלות נפוצות

האם אפשר להגן על PDF באמצעות סיסמה בחינם?

כן. אפשר להוסיף סיסמה בחינם ב-Mac או ב-Microsoft Word.

מה ההבדל בין סיסמת פתיחה לסיסמת הרשאות?

סיסמת פתיחה (המכונה גם סיסמת משתמש) קובעת מי יכול לפתוח PDF, ואילו סיסמת הרשאות (המכונה גם סיסמת בעלים או סיסמת אב) קובעת מה אנשים יכולים לעשות עם הקובץ לאחר פתיחתו, למשל הדפסה או עריכה.

האם אפשר לפתוח PDF המוגן בסיסמה ללא הסיסמה?

לא, אם יש לו סיסמת פתיחה. בלעדיה הקובץ לא ייפתח.

האם הגנה באמצעות סיסמה פועלת בטלפונים?

כן. כשפותחים PDF מוגן בטלפון, המציג יבקש את הסיסמה.

האם אפשר להגן על PDF ב-Google Docs?

לא. ל-Google Docs אין אפשרות זו, לכן יש להוסיף סיסמה כשלב נפרד לאחר הורדת הקובץ.