¿Qué es un PDF?

PDF significa formato de documento portátil. Este tipo de archivo conserva el aspecto original, incluidas las fuentes, el texto, el diseño y las imágenes, en cualquier pantalla donde se abra. En esta guía descubrirá qué es un PDF, cómo funciona realmente, para qué se utiliza, sus tipos, ventajas, limitaciones y comparaciones con otros formatos.

Qué significa PDF

PDF significa formato de documento portátil. Cada palabra del nombre completo describe lo que hace el formato. Portátil significa que un PDF se abre en teléfonos, tabletas y ordenadores, independientemente del software con el que se haya creado. Documento significa que está diseñado para contener elementos como contratos, formularios e informes. Formato significa que el diseño es fijo: las fuentes, el texto y las imágenes permanecen donde se colocaron, de modo que el destinatario ve la página exactamente como se guardó.

En pocas palabras, un PDF es la reproducción digital de una hoja de papel, no un conjunto de símbolos que un navegador reorganiza sobre la marcha. Ese es el significado de PDF en una frase, y explica por qué la abreviatura se usa mucho más que el nombre completo en la escritura cotidiana y técnica.

Qué es un archivo PDF

Un PDF es un único archivo que almacena juntos el texto, las imágenes y el diseño de una página, para que tenga el mismo aspecto independientemente de dónde se abra. A continuación se explica qué contiene y cómo lo consigue.

Qué puede contener un PDF

Un archivo PDF puede contener distintos tipos de contenido, según cómo se haya creado. Entre ellos se incluyen los siguientes:

• Texto

• Imagen

• Gráficos vectoriales

• Fuentes incrustadas

• Botones interactivos

• Hipervínculos

• Campos de formulario rellenables

• Comentarios

• Vídeos y otros elementos multimedia

• Metadatos

• Archivos adjuntos

Un PDF no es una imagen de un documento, sino un contenedor de distintos elementos interactivos. Contiene mucho más que páginas estáticas: permite hacer clic en enlaces, rellenar formularios y, en los visores compatibles, reproducir vídeo o usar botones. Gracias a los muchos tipos de contenido que puede incluir un PDF, es un archivo versátil que puede utilizar para trámites y para realizar diversas tareas.

Cómo conserva un PDF el mismo diseño en cualquier lugar

Entonces, ¿cómo funciona un PDF cuando contiene distintos elementos pero los mantiene intactos? Un PDF almacena la posición exacta de cada elemento en lugar de depender de otro programa o software para volver a ordenarlos. El formato fijo, que incluye las coordenadas de cada elemento y las fuentes incrustadas, procede de PostScript, el antecesor de PDF. PDF surgió de PostScript, el lenguaje de descripción de páginas de Adobe. Ambos enfoques (coordenadas fijas y fuentes incrustadas) hacen que un archivo sea estable: no depende del software con el que se creó, del dispositivo ni del sistema operativo. A diferencia de un PDF, un DOCX puede diferir de su aspecto original en otro ordenador en cuanto a las fuentes o la estructura. Un PDF contiene instrucciones precisas para guardar las posiciones de los elementos, lo que permite mostrarlos igual en cualquier lugar.

Cómo identificar un PDF en el ordenador

Si se pregunta qué es un PDF en un ordenador o cómo encontrarlo, busque la extensión .pdf al final del nombre del documento. El sistema también muestra el icono de su visor de PDF predeterminado junto al nombre del archivo. Si hace doble clic en este archivo, lo más probable es que no pueda editarlo porque el sistema lo abre en un visor. Para modificar el documento, necesitará una herramienta especial o convertirlo a un formato editable.

Para qué se utiliza el formato PDF

Comprender claramente qué es el formato PDF facilita explicar por qué este tipo de documento es tan popular. Por su diseño fijo y su carácter versátil, es una solución adecuada para firmar contratos, rellenar formularios y realizar otras tareas. Consulte a continuación los usos más habituales del PDF.

Contratos, facturas y acuerdos

Los documentos legales y financieros suelen estar en formato PDF porque conserva la versión acordada. Un PDF mantiene el contenido acordado en la página. Una vez que incorpora una firma digital basada en certificado, cualquier cambio posterior invalida esa firma. Puede utilizar una herramienta para firmar PDF con el fin de añadir una firma electrónica y enviarlo por correo electrónico para que otra persona lo firme.

Formularios que se rellenan y se devuelven

Las solicitudes de empleo, los formularios fiscales y los cuestionarios se guardan como PDF rellenables porque los campos están incrustados en un archivo. El destinatario puede introducir su información y devolver el documento sin volver a escribirlo ni cambiar el formato. Un PDF puede ser una plantilla de formulario reutilizable cuando varias personas necesitan completarlo. La herramienta de PDFAid para rellenar PDF permite escribir en los campos desde el navegador, guardar el formulario completado y crear plantillas PDF con campos interactivos.

Currículums, informes, manuales y eBooks

Elegir el formato PDF es adecuado cuando documentos como un currículum, informe, trabajo de investigación, instrucción, folleto o eBook están destinados a leerse en lugar de editarse. El motivo es que el autor quiere conservar el diseño original del archivo. Para mantener el diseño tal como se creó al compartirlo, puede convertir DOCX a PDF con nuestra herramienta. Cuando se necesita un formato fijo para un eBook, convertir EPUB a PDF también ayudará.

Archivos listos para imprimir para diseñadores

Las imprentas suelen solicitar un PDF listo para imprimir porque el formato conserva todos los detalles necesarios para una impresión de alta calidad. La norma específica para impresión es PDF/X y está regulada por ISO 15930. Un documento puede incluir imágenes de alta resolución, fuentes incrustadas y perfiles de color, y un PDF admite todos estos elementos. El diseño se imprimirá tal como lo creó el diseñador, con todos los elementos visuales en su sitio y sin cambios.

Escaneos y documentos archivados

Se utiliza el formato PDF cuando es necesario convertir documentos en papel en archivos digitales, como contratos, recibos e historiales médicos. Puede crear un único archivo en lugar de hacer y conservar varias fotos. Como resultado, parece un documento en pantalla, pero sigue sin ser texto buscable ni editable. Al fin y al cabo, las páginas siguen siendo imágenes.

Tipos de archivos PDF

La diferencia entre los tipos de PDF determina qué puede hacer con un archivo y qué herramientas necesita. Por ejemplo, si intenta seleccionar una frase en la pantalla con el ratón y no sucede nada, significa que tiene un escaneo. También existe el portafolio PDF: un PDF que incluye varios archivos, como un contrato, una hoja de cálculo y fotos.

PDF digitales

Son archivos creados digitalmente en Word, Excel, un navegador o software de diseño. El texto de este documento es real, por lo que puede buscarlo y copiarlo en cualquier visor y modificarlo en un Editor de PDF. Es uno de los tipos de PDF habituales con los que suele trabajar la gente. Estos archivos son compatibles con la mayoría de las herramientas para editar, convertir y realizar otras acciones.

PDF escaneados

Para comprender mejor qué puede hacer con este tipo de archivo, es necesario aclarar qué es un PDF escaneado. Es una imagen de una página guardada en formato PDF. Las imágenes y el texto que ve forman parte de esta copia y no se pueden buscar, seleccionar, copiar ni editar. Técnicamente, son los píxeles que componen una página, no elementos individuales. Este tipo de PDF procede de un escáner o de una foto tomada con un smartphone. Sin embargo, puede convertir un PDF en editable en nuestra plataforma y realizar cambios aquí.

PDF con texto buscable

Entonces, ¿qué es un archivo PDF con texto buscable y cómo se trabaja con él? Un documento escaneado, tras aplicar OCR, obtiene una capa de texto buscable, aunque sigue pareciendo una imagen. Contiene el contenido reconocido por el escaneo, que se puede seleccionar o copiar. Lo principal es que OCR descarga un archivo nuevo. No es un tipo de documento distinto, sino el mismo escaneo con una capa de texto añadida debajo. Puede convertir rápidamente un archivo escaneado con la herramienta OCR PDF y buscar en un PDF desde un navegador.

Ventajas y limitaciones del PDF

En qué destaca el formato

Los PDF ofrecen varias ventajas, además de conservar el diseño original, como se ha mencionado anteriormente. Puede encontrar rápidamente el texto, las palabras, las cifras y otra información que necesite en un documento con texto buscable y editarlo, sin tener que revisar todas las páginas. PDF cumple la norma abierta ISO 32000, por lo que es independiente de un proveedor de software. Por tanto, estos archivos se pueden compartir y visualizar en distintos programas y dispositivos, independientemente del sistema operativo. Además, los PDF incluyen opciones de seguridad, como contraseñas y permisos para un uso seguro, especialmente en contratos corporativos, solicitudes y otros documentos con credenciales importantes. Otras funciones compatibles, incluidos los hipervínculos, las firmas y los formularios rellenables, convierten el PDF en uno de los formatos más prácticos para fines sociales, académicos o laborales.

Cuándo puede resultar limitante

Conviene conocer las limitaciones del PDF que pueden afectar al trabajo. Como este formato se creó para compartir, editarlo requiere un paso adicional, lo que significa que debe editarse directamente o convertirse a DOCX. Otro problema surge con un documento escaneado que sigue siendo una imagen en lugar de texto antes de usar OCR. Un PDF extenso también puede convertirse en un problema si necesita enviar un archivo adjunto por correo electrónico debido a los límites de tamaño. Dividir o comprimir un archivo puede ser una solución en este caso. Por lo general, las personas convierten PDF no por la conversión en sí, sino para acceder al contenido.

PDF frente a otros formatos de archivo

Los archivos de distintos formatos se adaptan a necesidades específicas y pueden ser una mejor opción para algunas tareas; por eso se compararán PDF, Word y JPG. A continuación se explica la diferencia entre PDF y Word.

PDF frente a Word

DOCX funciona bien como borrador que se puede editar, y un PDF es una opción práctica para una versión final. Si necesita modificar un PDF, puede convertir PDF a Word y, cuando termine, volver a convertir Word a PDF. Tenga en cuenta que la conversión a DOCX puede afectar al diseño original, incluidas las columnas, los pies de imagen y otros elementos.

PDF frente a JPG

A diferencia de un documento PDF de varias páginas que contiene texto buscable, un JPG es una sola imagen sin capa de texto. Es una solución útil si no sabe si el destinatario dispone de un programa que abra un PDF. Para trabajar con ambos tipos de archivo, convierta PDF a JPG o JPG a PDF en línea desde el navegador.

Cómo abrir un PDF

Si quiere saber cómo abrir un archivo PDF, puede usar cualquier navegador moderno sin necesidad de instalar software. Arrastre el archivo a una pestaña abierta del navegador o haga clic con el botón derecho y elija Abrir con > Chrome, Edge o Safari. El PDF estará disponible para visualizarse de inmediato. Para buscar texto, editarlo, dejar una anotación o imprimirlo, puede utilizar una herramienta de lector de PDF en línea. Cargue el archivo desde cualquier dispositivo y aplique las herramientas integradas si es necesario. Puede visualizar, ampliar, desplazarse entre páginas, imprimir, descargar y enviar un PDF por correo electrónico, así como abrirlo en el editor si necesita firmarlo o modificarlo.

Cómo crear un archivo PDF

Existen varios métodos para crear un archivo PDF, como convertir un documento, guardarlo como PDF desde una ventana de impresión o descargar una página web.

Convertir un archivo Word, Excel o PowerPoint

La conversión es el método más popular, especialmente para documentos de oficina cuando se desea conservar el diseño original. Convierta DOCX a PDF si quiere compartir un contrato o informe, Excel a PDF para hojas de cálculo y PowerPoint a PDF para presentaciones.

Imprimir en PDF en lugar de en papel

Puede imprimir en PDF en lugar de imprimir un documento en papel si elige esta opción en la ventana de impresión. Según el sistema que utilice, haga lo siguiente: Destino > Guardar como PDF (Chrome y Edge); Microsoft Print to PDF (Windows); menú PDF > Guardar como PDF (macOS). Puede hacerlo con casi todos los archivos imprimibles, desde imágenes hasta documentos.

Guardar una página web como PDF

Para conservar el diseño y el contenido de los archivos que necesita, guarde una página web como PDF. Este método permite descargar entradas, confirmaciones de pedidos y artículos. Utilice una herramienta de HTML a PDF en línea para convertir páginas web en PDF.

Convertir fotos o escaneos en PDF

Es una opción práctica porque permite crear un archivo a partir de una colección de imágenes o copias escaneadas conservando el orden de las páginas. Un PDF es más fácil de almacenar y compartir que fotos o documentos separados. Gestione el archivo con JPG a PDF, Escanear a PDF y combinar imágenes en un PDF.

Crear un PDF desde cero

Aunque no es la necesidad más habitual, a veces es necesario crear un PDF sin un archivo original. Normalmente, es necesario empezar desde cero cuando se requiere una carta de presentación, un formulario sencillo u otro documento de una página. Utilice la herramienta Crear un PDF para empezar con una página en blanco.

Cómo editar un PDF

Editar un PDF requiere más de una acción, ya que puede implicar cambiar texto e imágenes, combinar o dividir archivos, o extraer el contenido que necesite.

Cambiar texto e imágenes

Puede cambiar una cifra, sustituir un logotipo o eliminar un párrafo directamente en nuestro Editor de PDF. No tendrá que reconstruir el documento. Además, esta herramienta le permite editar texto con la fuente original utilizada en el texto. La fuente solo puede coincidir cuando está incrustada en el PDF, por lo que algunas ediciones usarán una fuente similar. La característica distintiva de Editor de texto de PDF es una solución útil cuando la línea corregida debe coincidir con el resto del párrafo.

Combinar, dividir y reordenar páginas

Puede trabajar con un PDF como si fuera una baraja de cartas, reordenando y combinando sus páginas. Una archivos independientes en uno solo con nuestro Combinador de PDF para guardar documentos archivados o mantener los detalles de un informe en un único archivo. Dividir PDF si necesita enviar por correo electrónico un archivo extenso o si solo necesita un capítulo. Si necesita reorganizar el archivo, también puede reordenar páginas en nuestro espacio de trabajo.

Extraer las páginas o imágenes que necesita

Si tiene un archivo de 60 páginas y solo necesita 3, puede extraer páginas de un PDF. Extraiga el contenido necesario y envíelo por separado del documento completo. Nuestra herramienta Extraer PDF admite archivos de 100 MB. También puede extraer imágenes de un PDF cuando necesite conservar una captura de pantalla importante con el servicio Extraer imágenes.

Añadir una marca de agua antes de compartir

Añada una marca de agua a un PDF cuando un documento salga de sus manos antes de estar terminado o deba marcarse como confidencial. Por ejemplo, puede usar etiquetas como «Borrador» o «Confidencial». Elija una plantilla personalizada para su archivo al añadir una marca de agua o estampar con las herramientas de PDFAid.

Reducir el tamaño del archivo antes de enviarlo

Es poco probable que los PDF grandes superen las limitaciones de tamaño de los servicios de correo electrónico, especialmente si incluyen un escaneo de varias páginas creado a partir de fotos tomadas con el teléfono, que puede alcanzar decenas de megabytes. Comprima un PDF para reducir el tamaño de su archivo y envíelo por correo electrónico en nuestra plataforma. La compresión puede afectar solo a la calidad de las imágenes, no al texto del documento.

Cómo saber si un PDF es seguro

PDF cuenta con tres mecanismos de seguridad y permisos diferentes (que requieren una contraseña de propietario), que puede elegir según sus fines y tareas. A continuación se describen las contraseñas (una contraseña de apertura y una contraseña de permisos), las firmas y la modificación o el aplanado. La elección depende de lo que necesite proteger.

Contraseñas y cifrado

El cifrado de PDF con protección mediante contraseña impide que otras personas abran su archivo a menos que introduzcan la contraseña necesaria. Resulta útil cuando quiere que solo determinados destinatarios accedan al documento. Sin embargo, puede tener un archivo que ya no necesite protección y querer eliminar el cifrado. Cuando conozca una contraseña de PDF, puede desbloquear un PDF y dejarlo disponible para visualizarlo, modificarlo y compartirlo.

Firmas digitales y electrónicas

Entonces, ¿qué es un PDF certificado y por qué es importante conocer la diferencia entre estas firmas? Muchas personas las confunden, aunque no son parecidas. Una firma electrónica es la que puede escribir, insertar o dibujar para demostrar que aprueba o tiene la intención de hacer lo que se indica. Puede firmar un PDF de esta forma con nuestro servicio. Una firma digital se basa en tecnología criptográfica y puede verificar la identidad y mantener la integridad del documento después de firmarlo. Cuando el autor aplica una firma de certificación, el PDF queda certificado: los lectores pueden ver quién lo certificó y si alguien hizo cambios que el autor no permitió.

Modificación y aplanado

La modificación y el aplanado son dos mecanismos diferentes que pueden proteger su documento. La modificación elimina para siempre del archivo el texto o área seleccionados; un rectángulo negro dibujado encima no es una modificación, porque el texto permanece debajo y se puede copiar. El aplanado funciona de otra forma e imposibilita realizar cambios en las firmas y los campos. Esta opción fija las capas de contenido, por lo que otras personas no pueden editar ni eliminar esos elementos. Los campos y las firmas pasan a formar parte de la página, de modo que nadie puede editarlos ni eliminarlos como elementos de formulario. Modifique un PDF cuando necesite ocultar datos confidenciales y aplane un PDF para protegerlo al compartirlo.

Breve historia del PDF

1991 – El Dr. John Warnock, inventor del PDF, inicia el Proyecto Camelot, conocido como la etapa temprana de la tecnología PDF.

15 de junio de 1993 - Adobe lanza oficialmente Acrobat 1.0, la primera versión de PDF.

2008 – La Organización Internacional de Normalización publica PDF 1.7 como norma ISO 32000-1:2008.

2017/2020 – ISO publica PDF 2.0 como ISO 32000-2 en 2017, seguido de una segunda edición (ISO 32000-2:2020) en diciembre de 2020.

El Proyecto Camelot, 1991

El Dr. John Warnock pone en marcha el Proyecto Camelot. Describe la idea de un archivo que puede abrirse e imprimirse con el diseño original en cualquier ordenador o impresora. En aquella época, compartir documentos era bastante problemático porque podían verse de forma diferente en la pantalla de un compañero. El Proyecto Camelot se diseñó para resolver este problema.

Acrobat y PDF 1.0, 1993

Adobe presentó el primer Acrobat junto con un formato PDF el 15 de junio de 1993. Dio a las personas la posibilidad de compartir documentos manteniendo su aspecto original. Sin embargo, la adopción del PDF fue lenta porque los archivos eran grandes en aquella época y Adobe Acrobat era un software de pago.

Un estándar abierto desde 2008

Adobe transfirió la especificación Adobe PDF a ISO en 2008, lo que significó que un PDF ya no está controlado por un único proveedor. Según la actual ISO 32000-2, es un estándar abierto que puede utilizarse de forma independiente, independientemente del proveedor de software.

Estándares PDF que encontrará

¿Qué es un PDF en cuanto a sus especificaciones? PDF es más bien una familia de estándares diferentes que un único estándar. Todos se adaptan a distintas tareas, como la conservación, la accesibilidad y la organización.

PDF/A para el archivado a largo plazo

PDF/A sirve para archivar archivos y conservarlos durante mucho tiempo. Esta versión exige que todos los elementos necesarios, incluidas las fuentes y los perfiles de color, estén incrustados en un documento. Un PDF no debe depender de herramientas ni recursos externos. PDF/A se utiliza cuando los archivos deben almacenarse y seguir siendo reproducibles durante años, algo que suelen exigir los tribunales, los archivos y los organismos gubernamentales.

PDF etiquetado y PDF/UA para la accesibilidad

Un PDF etiquetado conserva una estructura de documento que incluye encabezados, listas, orden de lectura y pies de imagen. Gracias a ello, el contenido se reconoce en lugar de tratarse como una colección de elementos. PDF/UA (ISO 14289) establece las reglas que debe cumplir un PDF etiquetado para que los lectores de pantalla puedan leerlo en el orden correcto. La accesibilidad es el principio fundamental de los PDF etiquetados.

PDF linealizado para una visualización web rápida

Primero es necesario responder a la pregunta: ¿qué es un PDF linealizado? Es un PDF que se reestructura para que pueda ver su primera página antes de que el navegador termine de descargarlo. Este enfoque resulta útil cuando debe trabajar en línea con archivos grandes, como catálogos extensos o artículos de investigación. No tiene que esperar a que termine la descarga y puede empezar a leer un PDF linealizado de inmediato.

Preguntas frecuentes

¿Es gratuito el PDF?

Sí. PDF es un formato abierto, por lo que abrir, leer y crear PDF no cuesta nada.

¿Puedo obtener mi archivo convertido sin pagar?

Nuestra herramienta le permite convertir un archivo gratis, pero solo se aplica a un documento y el procesamiento tarda unas horas antes de que su archivo esté listo. Si prefiere no esperar, una suscripción le proporciona el resultado de inmediato.

¿Por qué tanta gente usa PDF?

PDF, abreviatura de Portable Document Format, sigue siendo popular porque mantiene un documento con el mismo aspecto y formato en cualquier dispositivo o sistema operativo.

¿Qué es un lector de PDF?

Un lector de PDF es un software diseñado para abrir, visualizar e imprimir archivos en formato PDF, o Portable Document Format.

¿Cómo sé si mi PDF es un escaneo?

Pruebe a seleccionar o copiar texto con el ratón. Si no se resalta nada, su PDF es un escaneo, esencialmente una imagen de una página en lugar de texto editable.

¿Un PDF se ve igual en todos los dispositivos?

Sí. Un PDF está diseñado para mostrarse de forma idéntica en cualquier pantalla o impresora. Fija el diseño, las fuentes y las imágenes para que nada se desplace de su posición.