¿Qué es un PDF?

PDF significa Formato de Documento Portátil. Este tipo de archivo conserva su aspecto original, incluidas las fuentes, el texto, el diseño y las imágenes, igual en cualquier pantalla donde lo abra. En esta guía descubrirá qué es un PDF, cómo funciona realmente, para qué se usa, así como sus tipos, ventajas, limitaciones y comparaciones con otros formatos.

Qué significa PDF

PDF significa Formato de Documento Portátil. Cada palabra del nombre completo describe lo que hace el formato. Portátil significa que un PDF se abre en teléfonos, tabletas y computadoras, sin importar el software con el que se creó. Documento significa que está diseñado para contener elementos como contratos, formularios e informes. Formato significa que el diseño es fijo: las fuentes, el texto y las imágenes permanecen donde los colocó, por lo que el destinatario ve la página exactamente como la guardó.

En palabras simples, un PDF es una reproducción digital de una hoja de papel, no un conjunto de símbolos que un navegador reorganiza al instante. Eso resume el significado de PDF en una oración y explica por qué la abreviatura se usa mucho más que el nombre completo en la escritura cotidiana y técnica.

Qué es un archivo PDF

Un PDF es un solo archivo que almacena juntos el texto, las imágenes y el diseño de una página, de modo que se vea igual donde sea que se abra. Esto es lo que contiene y cómo lo logra.

Qué puede contener un PDF

En cuanto a lo que hay dentro de un archivo PDF, puede contener distintos tipos de contenido, según cómo se haya creado. Estos incluyen lo siguiente:

• Texto

• Imagen

• Gráficos vectoriales

• Fuentes incrustadas

• Botones interactivos

• Hipervínculos

• Campos de formulario rellenables

• Comentarios

• Videos y otros medios

• Metadatos

• Archivos adjuntos

Un PDF no es una imagen de un documento, sino un contenedor de distintos elementos interactivos. Contiene mucho más que páginas estáticas: permite hacer clic en enlaces, llenar formularios y, en visores compatibles, reproducir video o usar botones. Gracias a los numerosos tipos de contenido que puede incluir, un PDF es un archivo versátil que puede usar para trámites y para realizar diversas tareas.

Cómo un PDF conserva el mismo diseño en todas partes

Entonces, ¿cómo funciona un PDF cuando contiene diferentes elementos, pero los mantiene intactos? Un PDF almacena la posición exacta de cada elemento, en lugar de depender de otro programa o software para ordenarlos de nuevo. El formato fijo, que incluye las coordenadas de cada elemento y las fuentes incrustadas, es herencia de PostScript, el antecesor de PDF. PDF surgió de PostScript, el lenguaje de descripción de páginas de Adobe. Ambos enfoques (las coordenadas fijas y las fuentes incrustadas) hacen que un archivo sea estable; no depende del software con el que se creó, del dispositivo ni del sistema operativo. A diferencia de un PDF, un DOCX puede verse diferente de su aspecto original en otra computadora en cuanto a fuentes o estructura. Un PDF contiene instrucciones precisas para conservar las posiciones de los elementos, lo que permite mostrarlos igual en todas partes.

Cómo identificar un PDF en su computadora

Si se pregunta qué es un PDF en una computadora o cómo encontrarlo, busque la extensión de archivo .pdf al final del nombre del documento. Su sistema también muestra el ícono de su visor de PDF predeterminado junto al nombre del archivo. Si hace doble clic en este archivo, lo más probable es que no pueda editarlo porque el sistema lo abre en un visor. Para hacer cambios en el documento, necesitará una herramienta especial o convertirlo a un formato editable.

Para qué se usa el formato PDF

Comprender claramente qué es el formato PDF facilita explicar por qué este tipo de documento es tan popular. Por su diseño fijo y su naturaleza versátil, es una solución ideal para firmar contratos, llenar formularios y realizar otras tareas. Consulte a continuación los usos más comunes de PDF.

Contratos, facturas y acuerdos

Los documentos legales y financieros suelen estar en formato PDF porque conserva la versión acordada. Un PDF mantiene el contenido acordado en la página. Una vez que incluye una firma digital basada en certificado, cualquier cambio posterior invalida esa firma. Puede usar una herramienta para firmar PDF para agregar una firma electrónica y enviarlo por correo electrónico a otra persona para que lo firme.

Formularios que las personas llenan y devuelven

Las solicitudes de empleo, los formularios fiscales y los cuestionarios se guardan como PDF rellenables porque los campos están integrados en un archivo. El destinatario puede ingresar su información y devolver el documento sin volver a escribir ni cambiar el formato. Un PDF puede ser una plantilla de formulario reutilizable cuando distintas personas necesitan llenarlo. La herramienta de PDFAid para llenar PDF le permite escribir en los campos desde el navegador, guardar el formulario completado y crear plantillas de PDF con campos interactivos.

Currículums, informes, manuales y eBooks

Elegir el formato PDF es una buena decisión cuando los documentos, como un currículum, informe, trabajo de investigación, instructivo, folleto o eBook, ya están pensados para leerse en lugar de editarse. La razón es que el autor quiere conservar el diseño del archivo original. Para mantener el diseño tal como se creó al compartirlo, puede convertir DOCX a PDF con nuestra herramienta. Cuando se necesita un formato fijo para un eBook, convertir EPUB a PDF también ayudará.

Archivos listos para imprimir para diseñadores

Las imprentas suelen solicitar un PDF listo para imprimir porque el formato conserva todos los detalles necesarios para una impresión de alta calidad. El estándar específico para impresión es PDF/X y está regulado por ISO 15930. Un documento puede incluir imágenes de alta resolución, fuentes incrustadas y perfiles de color, y un PDF es compatible con todos ellos. El diseño se imprimirá como lo creó el diseñador, con todos los elementos visuales en su lugar y sin cambios.

Escaneos y documentos archivados

Usamos el formato PDF cuando es necesario convertir documentos en papel en archivos digitales, como contratos, recibos y expedientes médicos. Puede crear un solo archivo en lugar de tomar y guardar varias fotos. Como resultado, se ve como un documento en pantalla, pero sigue sin ser texto buscable ni editable. Al fin y al cabo, las páginas siguen siendo imágenes.

Tipos de archivos PDF

La diferencia entre los tipos de PDF determina qué puede hacer con un archivo y qué herramientas necesita. Por ejemplo, si intenta seleccionar una frase en la pantalla con el mouse y no sucede nada, significa que tiene un escaneo. También está el Portafolio PDF: un PDF que incluye varios archivos, como un contrato, una hoja de cálculo y fotos.

PDF digitales

Son archivos creados digitalmente en Word, Excel, un navegador o software de diseño. El texto de este documento es real, por lo que puede buscarlo y copiarlo en cualquier visor, así como modificarlo en un Editor de PDF. Es uno de los tipos de PDF más comunes con los que suelen trabajar las personas. Estos archivos son compatibles con la mayoría de las herramientas para editar, convertir y realizar otras acciones.

PDF escaneados

Para entender mejor qué puede hacer con este tipo de archivo, es necesario aclarar qué es un PDF escaneado. Es la imagen de una página guardada en formato PDF. Las imágenes y el texto que ve forman parte de esta copia, y no puede buscarlos, seleccionarlos, copiarlos ni editarlos. Técnicamente, son los píxeles que componen una página, no elementos individuales. Este tipo de PDF proviene de una página escaneada o de una foto tomada con un smartphone. Sin embargo, puede convertir un PDF en un documento editable en nuestra plataforma y hacer cambios aquí.

PDF con texto buscable

Entonces, ¿qué es un archivo PDF con texto buscable y cómo se trabaja con él? Un documento escaneado, después de aplicar OCR, obtiene una capa de texto buscable, aunque sigue pareciendo una imagen. Contiene el contenido reconocido por un escaneo y puede seleccionarlo o copiarlo. Lo principal es que OCR descarga un archivo nuevo. No es un tipo de documento diferente, sino el mismo escaneo con una capa de texto agregada debajo. Puede convertir rápidamente un archivo escaneado con la herramienta OCR PDF y buscar un PDF en un navegador.

Ventajas y limitaciones de PDF

En qué destaca el formato

Además de conservar el diseño original, como se mencionó antes, PDF tiene varias ventajas. En un documento con texto buscable puede encontrar y editar rápidamente el texto, las palabras, las cifras y otra información que necesite, sin tener que revisar todas las páginas. PDF cumple con el estándar abierto ISO 32000, por lo que no depende de un proveedor de software. Por ello, estos archivos se pueden compartir y ver en distintos programas y dispositivos, sin importar el sistema operativo. Además, los PDF cuentan con opciones de seguridad, como contraseñas y permisos para un uso seguro, especialmente en contratos corporativos, solicitudes y otros documentos con credenciales importantes. Otras funciones compatibles, como los hipervínculos, las firmas y los formularios rellenables, hacen del PDF uno de los formatos más prácticos para fines personales, académicos o laborales.

Cuándo puede dificultar el trabajo

Debe conocer las limitaciones de PDF que pueden afectar el trabajo. Como este formato se creó para compartir, editarlo requiere un paso adicional, lo que significa que es necesario editarlo directamente o convertirlo a DOCX. Otro inconveniente surge con un documento escaneado, que sigue siendo una imagen en lugar de texto antes de usar OCR. Un PDF extenso también puede convertirse en un problema si necesita enviar un archivo adjunto por correo electrónico debido a los límites de tamaño. Dividir o comprimir un archivo puede ser una solución en este caso. Por lo general, las personas convierten PDF no por la conversión en sí, sino para acceder al contenido.

PDF frente a otros formatos de archivo

Los archivos de distintos formatos se adaptan a necesidades específicas y pueden ser una mejor opción para algunas tareas; por eso compararemos PDF con Word y JPG. A continuación se explica la diferencia entre PDF y Word.

PDF frente a Word

DOCX funciona bien como un borrador que puede editar, y un PDF es una opción práctica para una versión final. Si necesita hacer cambios en un PDF, puede convertir PDF a Word y luego convertir Word a PDF de nuevo cuando termine. Tenga en cuenta que una conversión a DOCX puede afectar el diseño original, incluidas las columnas, los pies de imagen y otros elementos.

PDF frente a JPG

A diferencia de un documento PDF de varias páginas que contiene texto buscable, un JPG es una imagen única sin capa de texto. Es una solución útil si no sabe si el destinatario tiene un programa que abra un PDF. Para trabajar con ambos tipos de archivo, convierta PDF a JPG o JPG a PDF en línea desde su navegador.

Cómo abrir un PDF

Si quiere saber cómo abrir un archivo PDF, puede usar cualquier navegador moderno sin necesidad de instalar software. Arrastre el archivo a una pestaña abierta del navegador o haga clic derecho en él y elija Abrir con > Chrome, Edge o Safari. Su PDF estará disponible para verse de inmediato. Para buscar texto, editarlo, dejar una anotación o imprimirlo, puede usar una herramienta de lector de PDF en línea. Cargue el archivo desde cualquier dispositivo y use las herramientas integradas si es necesario. Puede ver, ampliar, navegar entre páginas, imprimir, descargar y enviar un PDF por correo electrónico, así como abrirlo en el editor si necesita firmarlo o modificarlo.

Cómo crear un archivo PDF

Hay varios métodos para crear un archivo PDF, incluida la conversión de documentos, guardarlo como PDF desde una ventana de impresión o al descargar una página web.

Convierta un archivo Word, Excel o PowerPoint

La conversión es el método más popular, especialmente para documentos de oficina cuando quiere conservar el diseño original. Convierta DOCX a PDF si quiere compartir un contrato o informe, Excel a PDF para hojas de cálculo y convierta PowerPoint a PDF para presentaciones.

Imprima en PDF en lugar de papel

Puede imprimir en PDF en lugar de imprimir un documento en papel si elige esta opción en la ventana de impresión. Según el sistema que use, haga lo siguiente: Destino > Guardar como PDF (Chrome y Edge); Microsoft Print to PDF (Windows); menú PDF > Guardar como PDF (macOS). Puede hacerlo con casi todos los archivos imprimibles, desde imágenes hasta documentos.

Guarde una página web como PDF

Para conservar el diseño y el contenido de los archivos que necesita, guarde una página web como PDF. Este método le permite descargar boletos, confirmaciones de pedido y artículos. Use una herramienta de HTML a PDF en línea para convertir páginas web a PDF.

Convierta fotos o escaneos en PDF

Es una opción práctica porque puede crear un solo archivo a partir de una colección de imágenes o copias escaneadas y conservar el orden de las páginas. Un PDF es más fácil de almacenar y compartir que fotos o documentos por separado. Trabaje con su archivo mediante JPG a PDF, Escanear a PDF y combinar imágenes en un PDF.

Crear un PDF desde cero

Aunque no es la necesidad más común, a veces es necesario crear un PDF sin un archivo original. Por lo general, las personas tienen que empezar desde cero cuando necesitan una carta de presentación, un formulario sencillo u otro documento de una página. Use la herramienta Crear un PDF para comenzar con una página en blanco.

Cómo editar un PDF

Editar un PDF requiere más de una acción, ya que puede implicar cambiar texto e imágenes, combinar o dividir archivos, o extraer el contenido que necesita.

Cambiar texto e imágenes

Puede cambiar una cifra, reemplazar un logotipo o eliminar un párrafo directamente en nuestro Editor de PDF. No tendrá que reconstruir su documento. Además, esta herramienta le permite editar texto con la fuente original usada en el texto. La fuente solo puede coincidir cuando está incrustada en el PDF, por lo que algunas ediciones usarán una fuente similar. La función distintiva Editor de texto PDF es una solución útil cuando la línea corregida debe coincidir con el resto del párrafo.

Combinar, dividir y reordenar páginas

Puede trabajar con un PDF como si fuera una baraja de cartas, reordenando y combinando las páginas. Una archivos separados en uno solo con nuestra herramienta Combinar PDF para guardar documentos archivados o mantener los detalles de un informe en un solo archivo. Dividir PDF si necesita enviar por correo electrónico un archivo extenso o si solo requiere un capítulo. Cuando necesite reorganizar su archivo, también puede reordenar páginas en nuestro espacio de trabajo.

Extraer las páginas o imágenes que necesita

Si tiene un archivo de 60 páginas y solo necesita 3, puede extraer páginas de un PDF. Extraiga el contenido necesario y envíelo por separado del documento completo. Nuestra herramienta Extraer PDF procesa archivos de 100 MB. También puede extraer imágenes de un PDF cuando necesite conservar una captura de pantalla importante con el servicio Extraer imágenes.

Agregue una marca de agua antes de compartir

Agregue una marca de agua a un PDF cuando un documento salga de sus manos antes de estar terminado o deba marcarse como Confidencial. Por ejemplo, puede usar etiquetas como Borrador o Confidencial. Elija una plantilla personalizada para su archivo cuando agregue una marca de agua o aplique un sello con las herramientas de PDFAid.

Reduzca el tamaño del archivo antes de enviarlo

Es poco probable que los PDF grandes cumplan con los límites de tamaño de los servicios de correo electrónico, especialmente si incluyen un escaneo de varias páginas creado con fotos del celular; puede alcanzar decenas de megabytes. Comprimir un PDF para reducir el tamaño de su archivo y enviarlo por correo electrónico en nuestra plataforma. La compresión puede afectar únicamente la calidad de las imágenes, no el texto de su documento.

¿Un PDF es seguro?

PDF cuenta con tres mecanismos de seguridad y permisos diferentes (que requieren una contraseña de propietario), que puede elegir según sus objetivos y tareas. A continuación se describen las contraseñas (una contraseña de apertura y una contraseña de permisos), las firmas y la censura o el aplanamiento. Su elección depende de lo que necesite proteger.

Contraseñas y cifrado

El cifrado de PDF con protección por contraseña impide que otras personas abran su archivo a menos que ingresen la contraseña necesaria. Es útil cuando desea que solo determinados destinatarios accedan al documento. Sin embargo, puede tener un archivo que ya no necesita protección y querer eliminar el cifrado. Cuando conoce la contraseña de un PDF, puede desbloquear un PDF y dejarlo disponible para visualizarlo, modificarlo y compartirlo.

Firmas digitales y electrónicas

Entonces, ¿qué es un PDF certificado y por qué es importante conocer la diferencia entre estas firmas? Muchas personas las confunden, aunque no son similares. Una firma electrónica es aquella que puede escribir, insertar o dibujar para demostrar que aprueba o tiene la intención de cumplir lo indicado. Puede firmar un PDF de esta forma con nuestro servicio. Una firma digital se basa en tecnología criptográfica y puede verificar la identidad y mantener la integridad del documento después de firmarlo. Cuando el autor aplica una firma de certificación, el PDF queda certificado: los lectores pueden ver quién lo certificó y si alguien realizó cambios que el autor no permitió.

Censura y aplanamiento

La censura y el aplanamiento son dos mecanismos diferentes que pueden proteger su documento. La censura elimina definitivamente del archivo el texto o área seleccionados; un recuadro negro dibujado encima no es censura, porque el texto permanece debajo y puede copiarse. El aplanamiento funciona de otra manera, ya que hace imposible modificar firmas y campos. Esta opción fija las capas de contenido, por lo que otras personas no pueden editar ni eliminar esos elementos. Los campos y las firmas pasan a formar parte de la página, por lo que nadie puede editarlos ni eliminarlos como elementos de formulario. Censurar un PDF cuando necesite ocultar información confidencial y aplanar un PDF para hacerlo seguro al compartirlo.

Breve historia del PDF

1991 – El Dr. John Warnock, quien inventó el PDF, inicia el Proyecto Camelot, conocido como la etapa inicial de la tecnología PDF.

15 de junio de 1993 - Adobe lanza oficialmente Acrobat 1.0, la primera versión de PDF.

2008 – La Organización Internacional de Normalización publica PDF 1.7 como la norma ISO 32000-1:2008.

2017/2020 – ISO publica PDF 2.0 como ISO 32000-2 en 2017, seguida de una segunda edición (ISO 32000-2:2020) en diciembre de 2020.

El Proyecto Camelot, 1991

El Dr. John Warnock lanza el Proyecto Camelot. Describe la idea de un archivo que puede abrirse e imprimirse con el diseño original en cualquier computadora o impresora. En ese entonces, compartir documentos era bastante problemático porque podían verse diferentes en la pantalla de un colega. El Proyecto Camelot se diseñó para resolver este problema.

Acrobat y PDF 1.0, 1993

Adobe presentó el primer Acrobat junto con un formato PDF el 15 de junio de 1993. Dio a las personas la oportunidad de compartir documentos conservando su apariencia auténtica. Sin embargo, la adopción de PDF fue lenta porque los archivos eran grandes en ese momento y Adobe Acrobat era software de pago.

Un estándar abierto desde 2008

Adobe transfirió la especificación Adobe PDF a ISO en 2008, lo que significó que un PDF ya no está controlado por un solo proveedor. Según la actual ISO 32000-2, es un estándar abierto que puede utilizarse de manera independiente, sin importar el proveedor de software.

Estándares PDF que encontrará

¿Qué es un PDF en términos de sus especificaciones? PDF es más una familia de diferentes estándares que un estándar único. Todos se adaptan a distintas tareas, incluidas la conservación, la accesibilidad y la organización.

PDF/A para archivado a largo plazo

PDF/A sirve para archivar archivos y conservarlos durante mucho tiempo. Esta versión requiere que todos los elementos necesarios, incluidas las fuentes y los perfiles de color, estén incrustados en un documento. Un PDF no debe depender de herramientas ni recursos externos. PDF/A se usa cuando los archivos deben almacenarse y seguir siendo reproducibles durante años, como suelen exigir los tribunales, los archivos y las agencias gubernamentales.

PDF etiquetado y PDF/UA para accesibilidad

Un PDF etiquetado conserva una estructura de documento que incluye encabezados, listas, orden de lectura y leyendas de imágenes. Gracias a esto, el contenido se reconoce en lugar de tratarse como una colección de elementos. PDF/UA (ISO 14289) establece las reglas que debe cumplir un PDF etiquetado para que los lectores de pantalla puedan leerlo en el orden correcto. La accesibilidad es el principio fundamental de los PDF etiquetados.

PDF linealizado para visualización web rápida

Primero, es necesario responder la pregunta: ¿qué es un PDF linealizado? Es un PDF que se reestructura para que pueda ver su primera página antes de que el navegador termine de descargarlo. Este enfoque es útil cuando debe trabajar con archivos grandes en línea, como catálogos extensos o trabajos de investigación. No tiene que esperar hasta que termine la descarga y puede comenzar a leer un PDF linealizado de inmediato.

Preguntas frecuentes

¿PDF es gratuito?

Sí. PDF es un formato abierto, por lo que abrir, leer y crear PDF no cuesta nada.

¿Puedo obtener mi archivo convertido sin pagar?

Nuestra herramienta le permite convertir un archivo gratis, pero solo se aplica a un documento y el procesamiento tarda unas horas antes de que su archivo esté listo. Si prefiere evitar la espera, una suscripción le da el resultado de inmediato.

¿Por qué tantas personas usan PDF?

PDF, abreviatura de Portable Document Format, sigue siendo popular porque conserva el aspecto y el formato de un documento exactamente iguales en cualquier dispositivo o sistema operativo.

¿Qué es un lector de PDF?

Un lector de PDF es un software diseñado para abrir, visualizar e imprimir archivos en formato PDF, o Portable Document Format.

¿Cómo sé si mi PDF es un escaneo?

Intente seleccionar o copiar texto con el mouse. Si no se resalta nada, su PDF es un escaneo, esencialmente una imagen de una página en lugar de texto editable.

¿Un PDF se ve igual en todos los dispositivos?

Sí. Un PDF está diseñado para mostrarse de forma idéntica en cualquier pantalla o impresora. Fija el diseño, las fuentes y las imágenes para que nada se desplace de su posición.