您知道如何加密 PDF，但设置后却发现不起作用，心想：“我明明设置了密码，怎么不生效……现在该怎么办？”限制访问文件与禁止操作并不是一回事。PDF 有两种密码，其中能阻止他人打开文件的是用户（打开）密码。两者用途不同，本指南将说明它们分别保护什么、如何在 Windows、Mac 和 Word 中设置，以及如何安全发送文件。
PDF 加密实际保护什么
PDF 有用户密码和所有者密码，您可以设置其中一种，也可以同时设置。下面将介绍每种密码最适合用于什么场景。
用户密码与所有者密码的区别
若要锁定 PDF，防止他人打开或编辑，请注意两者之间的区别：
用户密码。也称为打开密码，可将文档锁定，防止他人查看其中内容。PDF 会保持加密状态，没有正确密码，任何人都无法访问。
所有者密码。也称为权限密码。如果 PDF 应可供阅读，但您想限制编辑、打印或复制，请使用此密码。
如果其他人仍能打开您锁定的 PDF，很可能是因为您只设置了所有者密码。
每种密码实际会阻止什么操作
操作 | 打开文件 |
|---|---|
使用用户密码 | 需要输入密码。 |
使用所有者密码 | 无需输入密码即可打开。 |
操作 | 阅读文本 |
|---|---|
使用用户密码 | 需要输入密码才能打开和阅读 PDF。 |
使用所有者密码 | 查看内容无需密码。 |
操作 | 打印 |
|---|---|
使用用户密码 | 打开文件后即可打印。 |
使用所有者密码 | PDF 已禁止打印。 |
操作 | 复制文本 |
|---|---|
使用用户密码 | 输入密码后允许执行此操作。 |
使用所有者密码 | 禁止复制。 |
操作 | 编辑页面 |
|---|---|
使用用户密码 | 可以修改文档。 |
使用所有者密码 | 无法编辑。 |
操作 | 填写表单 |
|---|---|
使用用户密码 | 可以填写表单。 |
使用所有者密码 | 该密码不允许填写表单。 |
操作 | 添加评论 |
|---|---|
使用用户密码 | 可以添加评论。 |
使用所有者密码 | 文件已限制添加评论。 |
何时需要同时设置两种密码
您可以同时使用两种密码保护 PDF，以保持对文档的控制。这样一来，只有知道打开密码的人才能阅读，阅读器应用也会拒绝打印或编辑。请注意，单独使用所有者密码是保护文件中信息的一种较弱方式，因为其限制取决于实施这些限制的 PDF 软件。如果内容属于私密信息，请务必添加用户密码。
如何在 Windows 上为 PDF 设置密码保护
在 Windows 上为 PDF 文件设置密码保护有两种方法：
使用桌面 PDF 编辑器。Windows 没有内置的 PDF 密码保护功能，您需要下载一个 PDF 编辑器。
在 Microsoft Word 中设置密码。如果您尚未将文档转换为 PDF，可以这样做。将其另存为 PDF 时，点击“文件”>“另存为”>选择 PDF >“选项...”>勾选“使用密码加密文档”>“确定”>输入两次密码。
许多人会忽略此选项，而且它比打开单独的 PDF 编辑器更快捷。
如何使用 Mac“预览”为 PDF 设置密码保护
要在 Mac 上为 PDF 文件设置密码保护，请使用“预览”应用，无需安装其他软件：
第 1 步：打开文档。
第 2 步：选择“文件”>“导出…”。
第 3 步：点击“权限”按钮。
第 4 步：选择“要求输入密码才能打开文稿”。
第 5 步：输入密码，然后再次输入以验证。
第 6 步：在“所有者密码”部分输入密码，然后再次输入以验证。
第 7 步：点击“应用”，然后点击“存储”。
有一个重要细节需要注意：“预览”只会创建新的加密文件，原始文件仍不受保护。如果您需要将其作为私密文档，请将原始版本单独存放，并对其进行保护或删除。
如何从 Word 或 Google Docs 为 PDF 设置密码保护
Word 和 Google Docs 的处理方式不同。在 Word 中，您可以在导出为 PDF 时设置密码。Google Docs 未集成此选项，因此需要多执行一步：将文件下载为 PDF，然后使用密码进行保护。
选择真正能保护文档的密码
以下三点能让设置的密码更有价值：
选择更长的组合，而不是只使用特殊符号。相比由大量字符组成的短密码，长密码更难猜测，因此您可以组合几个单词，或混合使用字母、数字和符号。
创建一个全新的密码。避免使用您已用于在线帐户的密码组合，因为一旦有人发现该密码，也能将其用于您的文件。
不要在发送文件的同一封邮件中发送密码。请将密码与 PDF 分开，并通过安全渠道发送，以免任何能访问该邮件的人都能打开 PDF。
Word 的 PDF 导出默认使用 128 位 AES 加密，因此您无需调整设置来提高保护级别。
通过电子邮件发送受保护的 PDF
以下两种习惯有助于保护您通过电子邮件发送的加密 PDF。
通过其他渠道分享密码
您可以使用我们的工具向任何收件人发送 PDF。请注意，我们的工具仅适用于未受保护的文件，因此受密码保护的 PDF 必须通过您自己的电子邮件客户端发送。通过电子邮件分享文件时，请勿附上密码，否则等同于没有保护。请通过另一条消息单独发送密码，或致电对方口头告知。如果 PDF 包含敏感信息，也不要提及其名称：邮件主题行未经加密，会显示在通知预览中，且任何有权访问该邮箱的人都能看到。
使用链接而非附件
如果您要发送大型 PDF 或敏感内容，请考虑发送会过期的链接，而不是直接发送文件（Google Drive Workspace 帐户、OneDrive 或 Dropbox 的共享链接过期设置）。这样更安全也更方便，因为您可以取消访问权限，文件也不会长期存放在对方的邮箱中。
可能出现的问题
即使密码设置正确，也可能出现以下三种问题：
收件人无法打开文件。这通常是因为其 PDF 阅读器版本过旧，无法处理现代加密方式。建议对方更新软件，或使用其他更新的阅读器打开文档。
您忘记了密码。为 PDF 设置密码保护时，请记住：没有正确的密码组合，您也无法访问文件，而且密码无法找回。为避免这种情况，请将密码保存在安全的地方。
文件太大，无法通过电子邮件发送。加密不会改变文件大小。请先压缩 PDF，然后再添加密码。加密不会让文件变小。
不再需要时移除密码
当文档不再包含敏感内容时，请移除密码；否则，过一年左右您可能会忘记密码，无法打开文件。如果您知道密码，可以直接在浏览器中使用我们的服务解锁 PDF。请注意，您只能解密自己的文件，或已获得所有者许可的文件。
常见问题
可以免费为 PDF 设置密码保护吗？
可以。您可以在 Mac 或 Microsoft Word 中免费添加密码。
打开密码和权限密码有什么区别？
打开密码（也称为用户密码）用于控制谁可以打开 PDF；权限密码（也称为所有者密码或主密码）则用于控制文件打开后可执行的操作，例如打印或编辑。
受密码保护的 PDF 可以在没有密码的情况下打开吗？
如果设置的是打开密码，则不可以。没有该密码，文件无法打开。
密码保护在手机上有效吗？
有效。在手机上打开受保护的 PDF 时，阅读器会要求输入密码。
可以在 Google Docs 中保护 PDF 吗？
不可以。Google Docs 没有此选项，因此您需要在下载文件后另行添加密码。