Làm phẳng sẽ hợp nhất tất cả các lớp tương tác trong PDF, bao gồm các trường đã điền, chú thích và chữ ký, vào trang để không thể xóa hoặc chỉnh sửa chúng. Tùy chọn này giúp giữ nguyên các chi tiết thiết yếu, nhưng không giống với việc đặt tập tin ở chế độ chỉ đọc. Hãy tìm hiểu thêm trong hướng dẫn của chúng tôi về cách làm phẳng PDF, khi nào bạn có thể cần dùng và liệu có thể hoàn tác hay không.
Thực chất việc làm phẳng có tác dụng gì
Khi làm phẳng PDF, bạn hợp nhất các lớp riêng biệt của tài liệu vào chính trang đó. Để hiểu điều này bao gồm những gì, hãy bắt đầu từ những thành phần mà một tập tin có thể chứa. Ngoài văn bản và hình ảnh, tài liệu còn có thể bao gồm các thành phần khác nằm trên những lớp riêng biệt, như trường điền được, chú thích, bình luận, chữ ký, con dấu và nút bấm. Khi làm phẳng PDF, bạn sẽ hợp nhất chúng vào trang.
Khi một lớp từng tương tác trở thành tĩnh, bạn sẽ không thể nhấp vào trường biểu mẫu hoặc kéo chú thích nữa. PDF đã được làm phẳng hoạt động như một trang đã in. Không còn gì để nhấp hoặc di chuyển.
Một điều quan trọng cần nhớ là có hai khái niệm khác nhau đều được gọi là làm phẳng:
Khái niệm thứ nhất là làm phẳng PDF để không thể chỉnh sửa, bao gồm cả các lớp tương tác riêng biệt. Đây là nội dung bài viết này đề cập và cũng là điều hầu hết mọi người cần khi làm phẳng tài liệu.
Khái niệm thứ hai là một bước tiền in trước khi gửi PDF đến máy in. Khi cơ sở in yêu cầu PDF đã được làm phẳng, điều này thường có nghĩa là xử lý độ trong suốt và chuyển các vùng đó thành sự kết hợp giữa raster và vector. Văn bản có thể được chuyển thành đường viền, khiến không thể chọn được.
Không phải ai cũng dễ nhận ra sự khác biệt giữa PDF vector và PDF đã được làm phẳng. Việc làm phẳng độ trong suốt có thể biến các vùng thành điểm ảnh, khiến chúng mất độ sắc nét khi phóng to; tốt hơn hết là hỏi cơ sở in xem họ cần loại nào.
“Chỉ đọc”, “không thể chỉnh sửa”, “không chỉnh sửa được”: mọi người thường muốn nói gì
Đặt PDF ở chế độ chỉ đọc, khóa nội dung đã nhập, ngăn bất kỳ ai chỉnh sửa tập tin — nghe có vẻ là cùng một yêu cầu, nhưng thực ra đây là ba vấn đề khác nhau với ba cách giải quyết khác nhau:
“Tôi cần làm cho thông tin đã điền không thể thay đổi.” Trong trường hợp này, làm phẳng sẽ phù hợp vì nó hợp nhất các trường, chú thích và chữ ký của bạn vào nội dung trang.
“Tôi muốn có một tài liệu hoàn toàn không thể chỉnh sửa.” Làm phẳng không phải là giải pháp phù hợp nếu bạn đang tìm cách khiến PDF không thể chỉnh sửa, vì cần hạn chế quyền hoặc bảo vệ tập tin bằng mật khẩu. Ai đó vẫn có thể thay đổi PDF đã được làm phẳng.
“Tập tin mở ở chế độ chỉ đọc và tôi không thể chỉnh sửa.” Nếu tập tin có hạn chế, việc làm phẳng sẽ không có tác dụng. Bạn có thể xóa các hạn chế đó bằng công cụ Mở khóa PDF của chúng tôi.
Khi nào nên làm phẳng PDF
Dù làm phẳng PDF để in hay trước khi gửi, lý do đều như nhau: bạn cần cố định nội dung tại chỗ. Bốn trường hợp sau thường gặp nhất:
Một biểu mẫu đã điền cần nộp. Ví dụ: hệ thống nộp hồ sơ điện tử của tòa án liên bang Hoa Kỳ (CM/ECF) hiển thị “ERROR: Fillable forms must be flattened before attaching.” Hệ thống có thể từ chối hoặc không tải lên được PDF chưa làm phẳng, đồng thời hiển thị lỗi vì chúng chứa các thành phần tương tác. Đây là một trong những lý do phổ biến nhất khiến mọi người cần làm phẳng, vì nó giúp nộp tài liệu thành công.
Một tập tin được chuẩn bị để in. Việc hợp nhất các thành phần riêng biệt với toàn bộ trang sẽ giúp nội dung hoạt động ổn định hơn và được phần mềm in diễn giải chính xác. Khi cơ sở in yêu cầu PDF đã được làm phẳng, hãy xác nhận loại làm phẳng nào được yêu cầu.
Một tài liệu đã ký. Nhúng chữ ký vào trang, biến nó thành một phần của trang thay vì để là thành phần tương tác. Chữ ký vẽ tay đã làm phẳng vẫn có thể bị che phủ hoặc chỉnh sửa, và việc làm phẳng chữ ký số dựa trên chứng chỉ sẽ xóa xác thực của chữ ký đó. Điều này cần thiết khi bạn ký tài liệu và cần gửi đi.
Phiên bản cuối cùng của tập tin để chia sẻ. Tài liệu có thể chứa ghi chú, dấu trang, chú thích và bình luận được thêm trong quá trình rà soát. Chúng có thể hữu ích khi làm việc, nhưng không phải là nội dung người nhận cuối cùng nên thấy. Vì vậy, hãy xóa ghi chú rà soát trước, rồi làm phẳng để chỉ các trường đã điền và nội dung bạn muốn người nhận thấy trở thành một phần của trang.
Cách làm phẳng tập tin PDF
Bạn có thể dùng công cụ Làm phẳng PDF của chúng tôi mà không cần cài đặt thêm phần mềm. Tải tập tin lên và chọn một trong các tùy chọn có sẵn:
Làm phẳng mọi thứ để toàn bộ nội dung trở thành tĩnh và khó bị thay đổi vô tình hơn.
Chỉ làm phẳng các trường biểu mẫu để không thể thay đổi chi tiết đã thêm, đồng thời giữ phần còn lại của tài liệu có thể chỉnh sửa.
Vì việc làm phẳng không thể đảo ngược, bạn nên lưu PDF gốc phòng khi cần trong tương lai. Hãy kiểm tra kết quả trước khi chia sẻ tài liệu.
Việc làm phẳng không có tác dụng gì
Làm phẳng thực hiện một nhiệm vụ cụ thể là gộp các thành phần tương tác thành một lớp tĩnh, và đây là những điều nó không làm:
Không bảo vệ PDF khỏi các thay đổi tiếp theo. Để ngăn người khác nhập hoặc vẽ nội dung lên trên, bạn có thể khóa tập tin bằng mật khẩu hoặc thêm hạn chế.
Không che giấu chi tiết bên dưới một hình dạng. Ngay cả khi bạn đặt hình chữ nhật màu đen lên trên thông tin nhạy cảm và làm phẳng PDF, văn bản vẫn là một phần của nội dung trang và có thể được trích xuất. Bạn có thể biên tập PDF để xóa vĩnh viễn các chi tiết đó.
Không nén tập tin. Nén PDF có giống với làm phẳng không? Không. Khi làm phẳng tài liệu, bạn xóa các thành phần tương tác và PDF có thể giảm kích thước, nhưng đó chỉ là tác dụng phụ chứ không phải nén thực sự. Công cụ nén trực tuyến của chúng tôi có thể giúp bạn giảm đáng kể kích thước tập tin.
Không khắc phục tập tin mở ở chế độ chỉ đọc.
Cách kiểm tra PDF đã được làm phẳng hay chưa
Dùng ba cách sau để kiểm tra xem tập tin đã được làm phẳng chưa:
Nhấp vào một trường đã điền hoặc ghi chú. Nếu con trỏ hoặc một khung xuất hiện sau đó, PDF chưa được làm phẳng; nếu không có gì xảy ra, PDF đã được làm phẳng.
Tìm thông báo về các thành phần tương tác ở phía trên. Nếu có, đây là biểu mẫu có thể điền và bạn vẫn có thể thao tác với biểu mẫu đó.
Thử chọn văn bản. Nếu có thể bôi chọn văn bản, đó là trang có nội dung có thể chọn; còn nếu không thể, trang là hình ảnh: nó đã được in thành PDF hoặc quét, nên đã được raster hóa.
Bạn nên kiểm tra tài liệu một lần trước khi chia sẻ. Các thành phần tương tác sẽ không hoạt động sau khi bạn làm phẳng PDF.
Có thể hoàn tác việc làm phẳng không?
Bạn không thể hoàn tác việc làm phẳng vì các lớp tương tác đã trở thành một phần của nội dung trang, đồng thời các thành phần của chúng không còn có thể chọn, điền hoặc nhấp. Tuy nhiên, bạn có thể thử các cách sau để sử dụng PDF như trước đây:
Quay lại tài liệu gốc nếu bạn đã lưu.
Khôi phục phiên bản trước nếu có trong bộ nhớ đám mây.
Yêu cầu người đã gửi tập tin gửi cho bạn một bản chưa được làm phẳng.
Tập tin không cho phép bạn thay đổi bất cứ nội dung nào là một trường hợp khác. Để chỉnh sửa PDF chỉ đọc, trước tiên hãy xem quyền của tập tin — hạn chế này thường chặn việc chỉnh sửa, chứ không phải việc làm phẳng, dù hai việc này dễ bị nhầm lẫn.
Để có văn bản có thể tìm kiếm và chọn, hãy dùng công cụ OCR để nhận dạng văn bản nếu bạn không có tài liệu gốc.