Giới hạn dung lượng PDF thường xuất hiện trong yêu cầu gửi email và tải tệp lên website. Tuy nhiên, những tài liệu này có thể chứa hình ảnh và đồ họa quan trọng mà bạn không thể xóa để giảm dung lượng. Vì vậy, nén là giải pháp phổ biến, vì mọi thứ, bao gồm nội dung và bố cục, đều được giữ nguyên. Tìm hiểu cách thay đổi dung lượng tập tin bằng công cụ PDFAid dưới đây.
Cách nén PDF
Bạn có thể nén PDF có dung lượng tối đa 100 MB ngay trên trình duyệt chỉ với 3 bước đơn giản. Công cụ cho phép bạn chọn tùy chọn nén mong muốn – Thấp (10%), Tiêu chuẩn (20%) hoặc Cực cao (40%) – so với dung lượng tập tin ước tính.
Bước 1: Tải tập tin PDF lên
Mở công cụ Nén PDF ngay trên trình duyệt của máy tính, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng. Tải lên tập tin bạn muốn giảm dung lượng hoặc thả vào khu vực kéo và thả. Mỗi lần bạn chỉ có thể thay đổi kích thước một tập tin.
Bước 2: Chọn mức nén
Chọn mức nén từ ba tùy chọn sau:
Cực cao — nhỏ hơn ~40%
Tiêu chuẩn — nhỏ hơn ~20%
Thấp — nhỏ hơn ~10%
Chọn mức nén dựa trên Kích thước ước tính và các giới hạn bạn cần đáp ứng. Nếu áp dụng mức Cực cao, một số hình ảnh có thể giảm chất lượng và khó đọc hơn. Khi đã chọn mức, nhấn Nén tập tin để thay đổi kích thước PDF.
Bước 3: Chọn định dạng tập tin đã nén
Sau khi nén tập tin, hãy chọn định dạng để tải xuống. Để sử dụng tài liệu cho các mục đích khác nhau, bạn có thể lưu dưới dạng:
DOC/DOCX — để mở và tiếp tục chỉnh sửa tập tin trong trình xử lý văn bản.
PPT/PPTX — nếu bạn làm việc với bài thuyết trình.
JPG/PNG — để lưu và chia sẻ tập tin dưới dạng hình ảnh.
TXT — dành cho văn bản thuần túy.
XLSX/XLS — dành cho bảng biểu và bảng tính.
Khi bạn chọn định dạng, tài liệu sẽ được tải xuống thiết bị của bạn.
Các giới hạn dung lượng PDF phổ biến và mẹo giảm dung lượng tập tin thêm nữa
Việc gửi và tải lên PDF dung lượng lớn thường gây khó khăn do các giới hạn dung lượng nghiêm ngặt. Hãy xem qua một số yêu cầu phổ biến và cách giảm dung lượng tập tin.
Ảnh thẻ, chữ ký quét, bản quét thẻ căn cước
Các website yêu cầu tải lên ảnh, bản quét thẻ căn cước và tài liệu đã ký có thể áp dụng giới hạn dung lượng tải lên cụ thể, khiến bạn cần nén PDF xuống 100 KB. Những khuyến nghị sau sẽ giúp bạn thay đổi kích thước tập tin mà vẫn giữ chất lượng tối ưu:
Ảnh. Công cụ nén sẽ thay đổi kích thước hình ảnh ngay lập tức, nhưng có thể làm giảm chất lượng. Vì vậy, hãy giữ tập tin trong giới hạn yêu cầu của website và không nén quá mức khi muốn giảm dung lượng. Nếu không, nền tảng có thể từ chối ảnh của bạn.
Bản quét thẻ căn cước. Nếu không yêu cầu màu sắc, chuyển ảnh thẻ căn cước sang thang độ xám có thể giảm khoảng một nửa dung lượng tập tin. Tài liệu của bạn vẫn sẽ dễ đọc.
Chữ ký trên giấy trắng. Trong trường hợp này, cắt bớt các lề không cần thiết sẽ giúp giảm dung lượng tập tin hiệu quả hơn. Bạn có thể cắt cúp tài liệu bằng công cụ Cắt cúp PDF ngay trên trình duyệt.
Chứng chỉ giáo dục, giấy khai sinh hoặc giấy chứng nhận kết hôn, biểu mẫu đăng ký nhiều trang
Trong trường hợp này, số trang, lề và độ phân giải cao hơn có thể ảnh hưởng đến tổng dung lượng. Khi có yêu cầu nén PDF xuống 200 KB cho một trong các tài liệu này, hãy làm theo các gợi ý dưới đây:
Giấy khai sinh hoặc giấy chứng nhận kết hôn. Loại tập tin này thường được quét ở độ phân giải cao hơn cần thiết, trong khi 300 DPI là đủ. Vì vậy, nén sẽ giúp giảm dung lượng mà không ảnh hưởng đến khả năng đọc.
Bằng tốt nghiệp và chứng chỉ học tập. Bạn có thể cắt cúp những tài liệu này nếu có lề trống lớn.
Biểu mẫu nhiều trang đã hoàn thành. Dung lượng tập tin phụ thuộc vào số trang, vì vậy bạn có thể chọn mức nén mạnh hơn để đạt giới hạn 200 KB.
Sao kê ngân hàng, tài liệu thu nhập hoặc thuế, hợp đồng bất động sản hoặc thuê
Để nén PDF xuống 500 KB mà vẫn giữ chất lượng và khả năng đọc tốt, hãy cân nhắc loại tập tin và nội dung của nó:
Hợp đồng. Tài liệu quét có văn bản và chữ ký được xem là PDF hỗn hợp. Nếu nén tập tin, công cụ chỉ giảm dung lượng các hình ảnh được chèn, đồng thời giữ văn bản dễ đọc.
Chứng nhận thu nhập hoặc thuế. Tránh nén quá nhiều vì hình ảnh quét có thể bị giảm chất lượng.
Sao kê ngân hàng trong vài tháng. PDF văn bản vốn đã có dung lượng nhỏ, nên công cụ nén sẽ không giúp được nhiều trong trường hợp này. Thay vào đó, bạn có thể dùng công cụ xóa trang PDF. Xóa các trang không cần thiết khỏi tập tin để đáp ứng giới hạn 500 KB.
Hợp đồng đã ký, tài liệu yêu cầu bồi thường bảo hiểm, báo cáo y tế
Nén và chia tài liệu có thể là cách phù hợp để thay đổi dung lượng khi cần nén PDF xuống 1 MB. Dưới đây là các lựa chọn tốt nhất cho những tập tin này:
Hợp đồng đã ký. Nếu tài liệu có chữ ký quét, hãy dùng công cụ nén để giảm dung lượng hình ảnh.
Báo cáo y tế có hình ảnh. Hình ảnh thường làm PDF tăng dung lượng nhiều hơn văn bản. Nén hình ảnh sẽ đặc biệt giúp bạn đáp ứng yêu cầu tệp đính kèm 1 MB.
Tài liệu yêu cầu bồi thường bảo hiểm. Vì tập tin này có thể chứa nhiều trang, bạn có thể dùng công cụ giảm dung lượng cùng với công cụ Chia PDF. Sau khi tách, bạn sẽ có vài tài liệu 1 MB hoặc nhỏ hơn và có thể tải lên hoặc gửi chúng.
Sơ yếu lý lịch kèm hồ sơ năng lực, tập sách hoặc tài liệu quảng cáo quét, bộ hồ sơ đăng ký đại học
Cài đặt upload_max_filesize mặc định của PHP là 2 MB, vì vậy nhiều website có thể yêu cầu bạn nén PDF xuống 2 MB. Bạn sẽ giữ được chất lượng nhiều nhất có thể nếu làm theo các khuyến nghị sau:
Sơ yếu lý lịch kèm hồ sơ năng lực. Hình ảnh làm tăng dung lượng tập tin, vì vậy nên nén chúng trước khi thêm vào. Khi rà soát sơ yếu lý lịch, hãy xóa các hình ảnh lặp lại hoặc không cần thiết. Nếu PDF vẫn lớn hơn giới hạn tải lên, hãy giảm dung lượng toàn bộ tập tin.
Tài liệu quảng cáo nhiều trang. DPI ảnh hưởng đến dung lượng tài liệu nhiều hơn số trang. Giảm độ phân giải của hình ảnh để giảm dung lượng tập tin.
Bộ hồ sơ đăng ký đại học. Trong trường hợp này thường có giới hạn cho từng tập tin. Nếu một PDF lớn hơn mức cần thiết, hãy dùng công cụ Chia PDF để có nhiều tài liệu riêng biệt.
Bộ slide thuyết trình, tệp đính kèm email
Máy chủ doanh nghiệp có thể chỉ chấp nhận tập tin 5 MB, nghĩa là gửi PDF dung lượng lớn có thể là một nhiệm vụ khó khăn:
Bài thuyết trình. Khi xuất bài thuyết trình PowerPoint, độ phân giải gốc thường cao. Tập tin đã nén sẽ đáp ứng giới hạn và vẫn giữ nội dung dễ đọc.
Tệp đính kèm email. Gmail cho phép tệp đính kèm tối đa 25 MB và ứng dụng Outlook trên máy tính để bàn mặc định giới hạn 20 MB cho tài khoản cá nhân. Máy chủ thư của công ty thường đặt giới hạn riêng thấp hơn, vì vậy nếu gửi đến địa chỉ doanh nghiệp, hãy giữ tập tin dưới 5 MB để an toàn.