Як захистити PDF паролем

Отже, Ви знаєте, як зашифрувати PDF, але спосіб не спрацював, і Ви думаєте: «Пароль установлено, але він не працює… що тепер робити?» Обмеження доступу до файлу та заборона дій — не одне й те саме. PDF має два паролі, і той, що не дає відкрити документ, — це пароль користувача (пароль відкриття). Вони мають різне призначення, тому в цьому посібнику пояснено, що захищає кожен із них, як установити їх у Windows, Mac і Word та як безпечно надіслати файл.

Що насправді захищає шифрування PDF

Існують пароль користувача та пароль власника, і Ви можете встановити один із них або обидва. Нижче Ви дізнаєтеся, для чого найкраще підходить кожен із них.

Пароль користувача та пароль власника

Щоб заблокувати PDF, аби інші не могли його відкрити чи редагувати, пам’ятайте про різницю між цими двома паролями:

• Пароль користувача. Його також називають паролем відкриття; він блокує доступ до документа для інших і не дає нікому побачити його вміст. PDF залишається зашифрованим, і без правильного пароля ніхто не зможе отримати до нього доступ.

• Пароль власника. Його також називають паролем дозволів. Застосовуйте його, якщо PDF має бути доступним для читання, але Ви хочете обмежити редагування, друк або копіювання.

Якщо хтось усе ще може відкрити Ваш заблокований PDF, найімовірніше, Ви встановили лише пароль власника.

Що саме блокує кожен пароль

Коли потрібні обидва паролі

Ви можете захистити свій PDF обома паролями, щоб контролювати доступ до документа. Так його зможуть прочитати лише люди з паролем відкриття, а програма для перегляду не дозволить друкувати чи редагувати його. Пам’ятайте, що сам по собі пароль власника є слабким способом захисту інформації у файлі, оскільки його обмеження залежать від програми PDF, яка їх застосовує. Якщо вміст конфіденційний, обов’язково додайте пароль користувача.

Як захистити PDF паролем у Windows

Є два способи захистити PDF-файл паролем у Windows:

• Використати настільний редактор PDF. У Windows немає вбудованого способу захистити PDF паролем, тому потрібно завантажити відповідну програму.

• Установити пароль у Microsoft Word. Це можна зробити, якщо Ви ще не конвертували документ у PDF. Під час збереження у форматі PDF натисніть «Файл» > «Зберегти як» > виберіть PDF > «Параметри...» > поставте прапорець «Шифрувати документ за допомогою пароля» > «OK» > двічі введіть пароль.

Про цю можливість часто забувають, хоча це швидше, ніж відкривати окремий редактор PDF.

Як захистити PDF паролем на Mac за допомогою «Попереднього перегляду»

Щоб захистити PDF-файл паролем на Mac, скористайтеся програмою «Попередній перегляд» — нічого додатково встановлювати не потрібно:

• Крок 1. Відкрийте документ.

• Крок 2. Виберіть «Файл» > «Експортувати…».

• Крок 3. Натисніть кнопку «Дозволи».

• Крок 4. Виберіть «Вимагати пароль для відкриття документа».

• Крок 5. Введіть пароль, а потім введіть його ще раз для підтвердження.

• Крок 6. Введіть пароль у розділі «Пароль власника», а потім введіть його ще раз для підтвердження.

• Крок 7. Натисніть «Застосувати», а потім «Зберегти».

Важливо пам’ятати одну деталь: «Попередній перегляд» створює лише новий зашифрований файл, тоді як оригінал залишається незахищеним. Зберігайте першу версію окремо та захистіть або видаліть її, якщо документ має залишатися конфіденційним.

Як захистити PDF паролем із Word або Google Docs

Word і Google Docs працюють із цим по-різному. У Word можна встановити пароль під час експортування в PDF. У Google Docs ця опція не вбудована, тому потрібно виконати додаткову дію. Завантажте файл як PDF, а потім захистіть його паролем.

Як вибрати пароль, що справді захищає документ

Пароль варто встановлювати з трьох причин:

• Оберіть довшу комбінацію замість спеціальних символів. Довгий пароль важче вгадати, ніж короткий, переповнений символами, тож можна скласти його з кількох слів або поєднати літери, цифри та символи.

• Створіть абсолютно новий пароль. Не використовуйте комбінацію, яку вже застосовуєте для своїх онлайн-облікових записів: якщо хтось її дізнається, то зможе використати і для Вашого файлу.

• Не надсилайте пароль в одному листі з файлом. Зберігайте його окремо від PDF і надішліть через захищений канал, щоб ніхто інший, хто має доступ до цієї електронної пошти, не міг відкрити PDF.

За замовчуванням експорт PDF у Word використовує 128-бітове шифрування AES, тож Вам не потрібно змінювати налаштування, щоб підвищити рівень захисту.

Як надіслати захищений PDF електронною поштою

Дві звички допоможуть зберегти захист PDF, який Ви шифруєте для надсилання електронною поштою.

Передавайте пароль через інший канал

За допомогою нашого інструмента Ви можете надіслати PDF будь-якому одержувачу. Зверніть увагу: наш інструмент працює з незахищеними файлами, тому PDF, захищені паролем, потрібно надсилати через власний поштовий клієнт. Коли Ви надсилаєте файл електронною поштою, не вказуйте пароль, оскільки це рівнозначно відсутності захисту. Надішліть його окремим повідомленням або зателефонуйте й повідомте пароль телефоном. Не згадуйте назву PDF, якщо він містить конфіденційну інформацію: тема листа не шифрується, тому її видно в попередньому перегляді сповіщень і всім, хто має доступ до поштової скриньки.

Використовуйте посилання замість вкладення

Якщо Ви надсилаєте великий PDF або конфіденційний вміст, розгляньте можливість надсилання посилання з обмеженим строком дії замість файлу (налаштування строку дії посилання для спільного доступу в Google Drive для облікових записів Workspace, OneDrive або Dropbox). Це безпечніше й зручніше, оскільки Ви можете скасувати доступ, а файл не зберігатиметься роками в чиїйсь поштовій скриньці.

Що може піти не так

Навіть правильно встановлений пароль може спричинити три проблеми:

• Одержувач не може відкрити файл. Це трапляється, якщо його переглядач PDF застарів і не підтримує сучасне шифрування. Порадьте оновити програмне забезпечення або відкрити документ в іншій, новішій програмі для читання.

• Ви забули пароль. Захищаючи PDF паролем, пам’ятайте: без правильної комбінації Ви не зможете отримати до нього доступ, а відновити пароль неможливо. Щоб уникнути цього, зберігайте його в безпечному місці.

• Файл завеликий для надсилання електронною поштою. Шифрування не змінює розмір. Спочатку стисніть PDF, а потім додайте пароль. Шифрування не робить файл меншим.

Видаліть пароль, коли він більше не потрібен

Коли документ більше не містить конфіденційної інформації, видаліть пароль; інакше Ви можете забути його й приблизно через рік не зможете відкрити файл. Якщо Ви знаєте пароль, можете розблокувати PDF за допомогою нашого сервісу просто в браузері. Пам’ятайте, що Ви можете розшифрувати лише свій файл або файл за дозволом власника.

Поширені запитання

Чи можна безкоштовно захистити PDF паролем?

Так. Ви можете безкоштовно додати пароль на Mac або в Microsoft Word.

Яка різниця між паролем відкриття та паролем дозволів?

Пароль відкриття (також званий паролем користувача) визначає, хто може відкрити PDF, тоді як пароль дозволів (також званий паролем власника або головним паролем) визначає, що можна робити з файлом після його відкриття, наприклад друкувати чи редагувати.

Чи можна відкрити PDF, захищений паролем, без пароля?

Ні, якщо на ньому встановлено пароль відкриття. Без нього файл не відкриється.

Чи працює захист паролем на телефонах?

Так. Коли Ви відкриєте захищений PDF на телефоні, переглядач попросить ввести пароль.

Чи можна захистити PDF у Google Docs?

Ні. У Google Docs немає такої опції, тож після завантаження файлу потрібно буде окремо додати пароль.