Як об’єднати кілька файлів PDF на Mac

Об’єднати PDF на Mac можна чотирма способами, але жоден із них не буде найкращим у кожній ситуації. Вибір залежить від кількості файлів, місця їх зберігання та потреби змінити порядок сторінок перед збереженням.

Чотири способи об’єднати PDF на Mac

Ось як чотири основні інструменти для об’єднання документів в один PDF на Mac працюють на практиці.

Нижче описано ці чотири способи, щоб Ви могли створити один PDF із кількох PDF за допомогою найкращої програми.

Об’єднання PDF у «Попередньому перегляді»

У «Попередньому перегляді» можна об’єднати PDF-файли в один документ двома способами, але їх часто плутають. Саме через це сторінки потрапляють не на свої місця.

Перед об’єднанням створіть копію кожного вихідного PDF, який хочете зберегти: виберіть File > Duplicate. «Попередній перегляд» автоматично зберігає зміни, тому подальше експортування у PDF не захистить вихідні файли від змін, внесених під час процесу.

Об’єднання двох PDF повністю

• Крок 1. Відкрийте документ у «Попередньому перегляді» та натисніть View > Thumbnails, щоб відкрити бічну панель і бачити всі сторінки як мініатюри. Візьміть другий файл із Finder і перетягніть його на бічну панель мініатюр.

• Крок 2. Натисніть мініатюру, яка має розташовуватися безпосередньо перед новим документом.

• Крок 3. Перейдіть до Edit > Insert Page from File..., виберіть другий PDF і натисніть Open.

Є одна особливість «Попереднього перегляду», яка дивує багатьох. Нові сторінки, додані з іншого файлу, не потрапляють наприкінці. Вони вставляються одразу після вибраної сторінки. Натисніть сторінку 3, імпортуйте файл — і його буде вставлено між 3 та 4. Потрібно, щоб сторінки з’явилися в самому кінці? Прокрутіть униз, спочатку виберіть останню мініатюру, а потім імпортуйте файл.

Додавання лише окремих сторінок з іншого PDF

Якщо потрібно додати до документа певні сторінки, скористайтеся другим способом:

• Крок 1. Відкрийте обидва PDF-файли в окремих вікнах «Попереднього перегляду».

• Крок 2. У кожному вікні натисніть View > Thumbnails, щоб показати бічні панелі.

• Крок 3. Натисніть і утримуйте клавішу Command, а потім клацніть кожну мініатюру сторінки, яку хочете перемістити.

• Крок 4. Перетягніть вибрані сторінки на бічну панель остаточного документа та відпустіть їх там, де з’явиться розділювальна лінія.

Зверніть увагу на різницю між цими двома способами. Спосіб 1 імпортує повний файл без його відкриття. Спосіб 2 дає змогу витягувати та переміщувати окремі сторінки між двома активними вікнами.

Недоліки

• Ручне вставлення файлів: Вставлення кожного файлу вручну займає багато часу.

• Немає попереднього перегляду остаточного порядку: Перед збереженням неможливо побачити повний порядок сторінок в одному макеті.

• Стандартне збереження перезаписує вихідний файл: Натискання звичайного збереження назавжди замінює початковий документ. Якщо Ви забудете вибрати «Export as PDF», вихідний файл буде втрачено.

• Два незрозумілі режими: Легко заплутатися, перемикаючись між вставленням файлів із диска та перетягуванням мініатюр між вікнами. Через це сторінки часто потрапляють не на свої місця.

• Немає контролю над розміром або якістю: «Попередній перегляд» не має інструментів для стиснення файлу чи налаштування параметрів експорту. Ви не можете змінити параметри, щоб збалансувати чітку візуальну якість і менший розмір файлу.

• Інтерактивні елементи порушуються: Заповнювані поля форм, цифрові підписи, вебпосилання та закладки зазвичай перестають працювати після об’єднання. Вони можуть не працювати, тому потрібно перевірити готовий документ.

Об’єднання PDF безпосередньо у Finder

Finder — це стандартний файловий менеджер macOS і системна програма. Ви вже використовуєте його для впорядкування папок, але він також може об’єднувати документи.

Як об’єднати PDF у Finder

Якщо Ви знаєте, як створити один PDF із кількох файлів на Mac у Finder, не потрібно відкривати іншу програму. Finder має один швидкий спосіб об’єднання файлів, якщо Ваші PDF уже знаходяться в одній папці:

• Утримуйте Command

• Клацніть кожен файл у порядку, у якому мають з’явитися сторінки. Finder створює PDF у порядку клацань, а не за алфавітом

• Клацніть правою кнопкою миші, виберіть Quick Actions і натисніть Create PDF.

Об’єднаний файл з’явиться в тій самій папці та матиме назву першого вибраного файлу. Не забудьте відразу перейменувати його, інакше він загубиться серед вихідних файлів.

Недоліки

• Порядок натискання визначає порядок сторінок: Finder ігнорує назви файлів та алфавітний порядок. Перший вибраний файл стає першою сторінкою.

• Без попереднього перегляду: Ви нічого не побачите, доки файл не буде створено. Якщо порядок неправильний, потрібно видалити результат і почати знову.

• Лише цілі файли: Finder бере кожен файл повністю, тому не можна пропустити сторінки чи взяти лише один розділ.

• Під час об’єднання не можна змінити порядок: Щоб переставити сторінки, потрібно відкрити готовий PDF в іншій програмі.

• Усі файли в одній папці: Файли мають бути в одному місці на Вашому Mac.

Об’єднання PDF за допомогою Automator

Automator вбудовано в macOS, а новіша програма Apple Shortcuts також автоматизує роботу з PDF. Основне призначення цих двох інструментів — виконувати повторювані завдання без написання коду. Для одноразового об’єднання це зайве, але для щотижневих операцій це може бути корисним.

Як об’єднати PDF за допомогою Automator

Не потрібно щотижня вручну перетягувати сторінки: витратьте час на налаштування робочого процесу один раз. В Automator створіть новий робочий процес і використайте дію «Combine PDF Pages». Виберіть папку для результату та збережіть усе як програму або Quick Action. Тоді Ви зможете об’єднувати кілька файлів в один PDF на Mac одним клацанням.

Щоб налаштувати більше, використовуйте AppleScript або команди оболонки. Наприклад, створіть простий сценарій, щоб додавати до файлу сьогоднішню дату, сортувати сторінки хронологічно або переміщувати результат до спільної папки команди.

Недоліки

• Тривале початкове налаштування: Налаштування та тестування робочого процесу займає від десяти до п’ятнадцяти хвилин. Для одноразового об’єднання це марна трата часу.

• Незручний інтерфейс і непомітні помилки: Automator показує помилки під час запуску робочого процесу в програмі; Quick Action, запущена з Finder, може завершитися невдало без видимого повідомлення.

• Фіксоване місце збереження: Сценарій завжди поміщає новий файл до папки, вибраної під час налаштування. Якщо Ви щодня сортуєте файли по різних папках клієнтів, цей спосіб Вам не підійде.

• Прив’язка до одного комп’ютера: Сценарій зберігається у Вашій локальній бібліотеці. Він не синхронізується з іншими Mac автоматично.

• Оновлення можуть порушити роботу сценарію: Оновлення MacOS іноді змінюють дозволи та правила для сценаріїв, через що налаштування може перестати працювати.

• Немає візуального підтвердження: Перед збереженням Ви не можете перевірити форматування або переглянути порядок сторінок.

Об’єднання PDF за допомогою інструмента «Об’єднати PDF»

Онлайн-інструмент «Об’єднати PDF» від PDFAid працює безпосередньо в браузері, тому Ви не прив’язані до свого Mac. Вбудовані системні інструменти лише об’єднують файли, а потім створюють файл. Тут спочатку Ви отримуєте візуальне полотно. Ви можете побачити всі сторінки перед об’єднанням і виправити макет на екрані.

Як об’єднати PDF за допомогою інструмента «Об’єднати PDF»

Потрібен контроль над кожною сторінкою? Ось як об’єднати PDF-документи на Mac:

• Крок 1. Додайте файли. Перетягніть файли з робочого столу або хмарного диска — до 12 за раз — а потім натисніть «Додати», щоб об’єднати їх. Далі виберіть «Об’єднати файли».

• Крок 2. Упорядкуйте сторінки. Відкрийте «Керувати сторінками», а потім перетягніть мініатюри на потрібні місця. Перед збереженням можна повернути або видалити сторінки.

• Крок 3. Збережіть і завантажте. Натисніть «Зберегти». Файл усе ще відкритий у редакторі, тому Ви можете підписати, стиснути його або швидко відредагувати. Потім натисніть «Готово», виберіть тип файлу та вкажіть його назву.

Коли цей варіант кращий

• Ваші файли розміщені в різних хмарних сховищах і кількох папках;

• важливий порядок сторінок, і Ви хочете перевірити кожну сторінку перед збереженням;

• Вам потрібні лише певні сторінки, а не цілі документи;

• Ви користуєтеся офісним комп’ютером, позиченим ноутбуком або телефоном;

• Ви хочете підписати, стиснути або конвертувати результат у Word чи JPG відразу після об’єднання.

Недоліки

• Потрібен інтернет. Обробка відбувається онлайн, тому без активного підключення скористатися інструментом не можна.

• 12 файлів за один пакет. Щоб додати більше, завантажте їх іншим пакетом.

• Обмеження 100 MB. Великі нестиснені скани потрібно спочатку зменшити.

Як відсканувати кілька сторінок в один PDF на Mac

Можливо, Ви працюєте з паперовими чеками, рукописними нотатками або необробленими фотосканами. Ось як відсканувати кілька сторінок в один PDF на Mac за допомогою програми «Попередній перегляд».

• Крок 1. Використайте сканер або Image Capture, щоб отримати скани.

• Крок 2. Виберіть відскановані зображення у Finder, клацніть правою кнопкою миші та відкрийте їх у «Попередньому перегляді».

• Крок 3. У верхньому меню перейдіть до View > Thumbnails, щоб показати бічну панель.

• Крок 4. Натисніть Command-P, щоб відкрити діалогове вікно друку.

• Крок 5. Унизу вікна клацніть розкривне меню PDF і виберіть Save as PDF.

Зверніть увагу: багатосторінкові скани створюють найважчі PDF, тому результат може займати значно більше місця, ніж звичайний документ.

Що перевірити після об’єднання

Перш ніж надсилати або архівувати щойно об’єднаний файл, перевірте 3 ділянки, де найчастіше трапляються помилки об’єднання:

Поля, підписи та посилання

Інтерактивні елементи найчастіше порушуються під час об’єднання. Цифрові підписи, закладки, заповнювані форми та гіперпосилання нерідко зникають або стають неактивними. Поля форм, посилання й закладки можуть перестати працювати або зникнути після об’єднання, тому перевірте їх. Крім того, угоди завжди слід об’єднувати до їх підписання. Об’єднання змінює структуру файлу, що одразу порушує цифрові сертифікати та робить наявні підписи недійсними або видаляє їх.

Якщо Вам потрібно зібрати електронні підписи, налаштуйте їх за допомогою нашого інструмента «Підпис PDF» після налаштування макета.

Розмір сторінки та орієнтація

Розміри Ваших сторінок не завжди збігатимуться. Стандартний аркуш A4, невеликий чек і електронна таблиця в альбомній орієнтації мають різні розміри та орієнтацію. Перш ніж надати доступ до файлу, прокрутіть його та поверніть усі сторінки, що розташовані боком або догори дриґом.

Різке збільшення розміру файлу

Оскільки кожна сторінка є зображенням із повною роздільною здатністю, об’єднані скани можуть стати дуже великими. Більшість постачальників електронної пошти відхиляють вкладення, що перевищують ліміт 25 MB. Якщо готовий файл надто великий для надсилання, Ви можете скористатися нашим інструментом «Стиснути PDF». З його допомогою можна зменшити розмір файлу, не розмиваючи текст.