วิธีทำให้ PDF เป็นแบบแบน

การทำให้ PDF เป็นแบบแบนจะรวมเลเยอร์โต้ตอบทั้งหมดของ PDF ซึ่งรวมถึงช่องที่กรอกเสร็จแล้ว คำอธิบายประกอบ และลายเซ็น เข้ากับหน้า เพื่อไม่ให้ลบหรือแก้ไขได้ ตัวเลือกนี้ช่วยให้รายละเอียดสำคัญคงอยู่โดยไม่เปลี่ยนแปลง แต่ไม่เหมือนกับการทำให้ไฟล์เป็นแบบอ่านอย่างเดียว ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีทำให้ PDF เป็นแบบแบน เวลาที่อาจจำเป็นต้องใช้ และว่าสามารถย้อนกลับได้หรือไม่ในคู่มือนี้

การทำให้ PDF เป็นแบบแบนทำอะไรบ้าง

เมื่อทำให้ PDF เป็นแบบแบน เลเยอร์ที่แยกกันจะถูกรวมเข้ากับตัวหน้าโดยตรง หากต้องการเข้าใจขั้นตอนนี้ ให้เริ่มจากสิ่งที่ไฟล์หนึ่งไฟล์มีได้ นอกจากข้อความและรูปภาพแล้ว เอกสารยังอาจมีองค์ประกอบอื่นที่เป็นเลเยอร์แยกต่างหาก ได้แก่ ช่องกรอกข้อมูล คำอธิบายประกอบ ความคิดเห็น ลายเซ็น แสตมป์ และปุ่ม เมื่อทำให้ PDF เป็นแบบแบน องค์ประกอบเหล่านี้จะถูกรวมเข้ากับหน้า

เมื่อเลเยอร์ที่เคยโต้ตอบได้กลายเป็นแบบคงที่แล้ว จะไม่สามารถคลิกช่องในแบบฟอร์มหรือลากคำอธิบายประกอบได้อีก PDF ที่ทำให้เป็นแบบแบนจะทำงานเหมือนหน้ากระดาษที่พิมพ์ออกมา ไม่มีสิ่งใดให้คลิกหรือย้ายได้อีก

สิ่งสำคัญที่ควรจำคือ การทำให้เป็นแบบแบนมีสองความหมายที่ต่างกัน:

• ความหมายแรกคือการทำให้ PDF เป็นแบบแบนเพื่อไม่ให้แก้ไขได้ รวมถึงเลเยอร์โต้ตอบที่แยกกัน นี่คือสิ่งที่บทความนี้กล่าวถึง และเป็นสิ่งที่คนส่วนใหญ่ต้องการเมื่อทำเอกสารให้เป็นแบบแบน

• ความหมายที่สองคือขั้นตอนก่อนพิมพ์ก่อนส่ง PDF ไปยังเครื่องพิมพ์ เมื่อร้านพิมพ์ขอ PDF ที่ทำให้เป็นแบบแบน โดยทั่วไปหมายถึงการจัดการความโปร่งใสและเปลี่ยนพื้นที่ดังกล่าวให้เป็นการผสมระหว่างแรสเตอร์และเวกเตอร์ ข้อความอาจถูกแปลงเป็นเส้นโครงร่าง ทำให้ไม่สามารถเลือกได้

ความแตกต่างระหว่าง PDF แบบเวกเตอร์กับ PDF ที่ทำให้เป็นแบบแบนอาจไม่ชัดเจนสำหรับทุกคน การทำให้ความโปร่งใสเป็นแบบแบนอาจเปลี่ยนบางพื้นที่เป็นพิกเซล ทำให้สูญเสียความคมชัดเมื่อซูม จึงควรถามร้านพิมพ์ว่าต้องการแบบใด

“อ่านอย่างเดียว”, “แก้ไขไม่ได้”, “ไม่สามารถแก้ไขได้”: สิ่งที่คนส่วนใหญ่มักหมายถึง

ทำให้ PDF เป็นแบบอ่านอย่างเดียว ล็อกข้อมูลที่กรอกไว้ ป้องกันไม่ให้ใครแก้ไขไฟล์ — ฟังดูเหมือนเป็นคำขอเดียวกัน แต่เป็นปัญหาสามแบบที่ต่างกันและมีวิธีแก้สามแบบที่ต่างกัน:

• “ฉันต้องการให้ข้อมูลที่กรอกแล้วไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้” ในกรณีนี้ การทำให้เป็นแบบแบนใช้ได้ เพราะจะรวมช่องข้อมูล คำอธิบายประกอบ และลายเซ็นเข้ากับเนื้อหาในหน้า

• “ฉันต้องการเอกสารที่แก้ไขไม่ได้อย่างสมบูรณ์” การทำให้เป็นแบบแบนไม่ใช่ทางออกที่เหมาะสมหากต้องการทำให้ PDF แก้ไขไม่ได้ เพราะจำเป็นต้องจำกัดสิทธิ์หรือป้องกันไฟล์ด้วยรหัสผ่าน PDF ที่ทำให้เป็นแบบแบนแล้วยังอาจถูกแก้ไขได้

• “ไฟล์เปิดเป็นแบบอ่านอย่างเดียว และฉันแก้ไขไม่ได้” หากไฟล์มีข้อจำกัด การทำให้เป็นแบบแบนจะใช้ไม่ได้ในกรณีนี้ สามารถลบข้อจำกัดได้ด้วยเครื่องมือ ปลดล็อก PDF ของเรา

ควรทำให้ PDF เป็นแบบแบนเมื่อใด

ไม่ว่าจะทำให้ PDF เป็นแบบแบนเพื่อพิมพ์หรือก่อนส่ง เหตุผลก็เหมือนกัน คือจำเป็นต้องตรึงเนื้อหาให้อยู่กับที่ สถานการณ์สี่แบบนี้พบได้บ่อยที่สุด:

• แบบฟอร์มที่กรอกข้อมูลแล้วและจำเป็นต้องยื่น ตัวอย่างเช่น ระบบยื่นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของศาลรัฐบาลกลางสหรัฐฯ (CM/ECF) แสดงข้อความว่า “ERROR: Fillable forms must be flattened before attaching.” ระบบอาจปฏิเสธหรืออัปโหลด PDF ที่ยังไม่ได้ทำให้เป็นแบบแบนไม่สำเร็จ โดยแสดงข้อผิดพลาดเนื่องจากมีองค์ประกอบแบบโต้ตอบ นี่เป็นหนึ่งในเหตุผลที่พบบ่อยที่สุดที่คนต้องทำให้เป็นแบบแบน เพราะช่วยให้ยื่นเอกสารได้สำเร็จ

• ไฟล์ที่เตรียมไว้สำหรับพิมพ์ การรวมองค์ประกอบแยกต่างหากเข้ากับทั้งหน้าจะช่วยให้เนื้อหาทำงานได้คาดการณ์ง่ายขึ้น และซอฟต์แวร์การพิมพ์ตีความได้อย่างถูกต้อง เมื่อร้านพิมพ์ขอ PDF ที่ทำให้เป็นแบบแบน ต้องตรวจสอบว่าให้ทำแบบแบนประเภทใด

• เอกสารที่ลงนามแล้ว การฝังลายเซ็นลงในหน้าเพื่อให้เป็นส่วนหนึ่งของหน้า แทนที่จะปล่อยให้เป็นองค์ประกอบแบบโต้ตอบ ลายเซ็นที่วาดและทำให้เป็นแบบแบนแล้วยังอาจถูกปิดทับหรือแก้ไขได้ และการทำให้ลายเซ็นดิจิทัลที่อิงใบรับรองเป็นแบบแบนจะลบการตรวจสอบความถูกต้องของลายเซ็น จำเป็นต้องทำเมื่อได้ลงนามในเอกสารและต้องส่งเอกสารนั้น

• ไฟล์เวอร์ชันสุดท้ายสำหรับแชร์ เอกสารอาจมีหมายเหตุ บุ๊กมาร์ก คำอธิบายประกอบ และความคิดเห็นที่เพิ่มไว้ระหว่างการตรวจทาน สิ่งเหล่านี้อาจมีประโยชน์ขณะทำงาน แต่ไม่ใช่สิ่งที่ผู้รับคนสุดท้ายควรเห็น ดังนั้น ให้ลบหมายเหตุการตรวจทานก่อน แล้วจึงทำให้เป็นแบบแบน เพื่อให้มีเพียงช่องที่กรอกและเนื้อหาที่ต้องการให้ผู้รับเห็นเท่านั้นที่กลายเป็นส่วนหนึ่งของหน้า

วิธีทำให้ไฟล์ PDF เป็นแบบแบน

สามารถใช้เครื่องมือ ทำให้ PDF เป็นแบบแบน ของเราได้โดยไม่ต้องติดตั้งซอฟต์แวร์เพิ่มเติม อัปโหลดไฟล์แล้วเลือกหนึ่งในตัวเลือกที่มี:

• ทำให้ทุกอย่างเป็นแบบแบน เพื่อให้เนื้อหาทั้งหมดคงที่และเปลี่ยนแปลงโดยไม่ตั้งใจได้ยากขึ้น

• ทำให้เฉพาะช่องในแบบฟอร์มเป็นแบบแบน เพื่อไม่ให้รายละเอียดที่เพิ่มไว้เปลี่ยนแปลงได้ โดยส่วนที่เหลือของเอกสารยังแก้ไขได้

เนื่องจากการทำให้เป็นแบบแบนไม่สามารถย้อนกลับได้ จึงควรเก็บ PDF ต้นฉบับไว้เผื่อต้องใช้ในอนาคต ตรวจสอบผลลัพธ์ก่อนแชร์เอกสาร

สิ่งที่การทำให้เป็นแบบแบนไม่สามารถทำได้

การทำให้เป็นแบบแบนมีหน้าที่เฉพาะอย่างหนึ่ง คือรวมองค์ประกอบแบบโต้ตอบไว้ในเลเยอร์คงที่ และนี่คือสิ่งที่ไม่สามารถทำได้:

• ไม่สามารถป้องกัน PDF จากการแก้ไขเพิ่มเติมได้ หากต้องการป้องกันไม่ให้ผู้อื่นพิมพ์หรือวาดทับเนื้อหา สามารถล็อกไฟล์ด้วยรหัสผ่านหรือเพิ่มข้อจำกัดได้

• ไม่สามารถซ่อนรายละเอียดใต้รูปร่างได้ แม้วางสี่เหลี่ยมสีดำทับข้อมูลละเอียดอ่อนแล้วทำให้ PDF เป็นแบบแบน ข้อความก็ยังคงเป็นส่วนหนึ่งของเนื้อหาในหน้าและสามารถดึงออกมาได้ คุณสามารถใช้เครื่องมือ Redact PDF เพื่อลบรายละเอียดเหล่านั้นอย่างถาวร

• ไม่สามารถบีบอัดไฟล์ได้ การบีบอัด PDF เหมือนกับการทำให้เป็นแบบแบนหรือไม่ ไม่เหมือน เมื่อทำให้เอกสารเป็นแบบแบน องค์ประกอบแบบโต้ตอบจะถูกลบออก และ PDF อาจมีขนาดเล็กลง แต่เป็นเพียงผลข้างเคียง ไม่ใช่การบีบอัดจริง เครื่องมือบีบอัดออนไลน์ของเราช่วยลดขนาดไฟล์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

• ไม่สามารถแก้ไขไฟล์ที่เปิดเป็นแบบอ่านอย่างเดียวได้

วิธีตรวจสอบว่า PDF ถูกทำให้เป็นแบบแบนแล้วหรือไม่

ใช้สามวิธีต่อไปนี้เพื่อตรวจสอบว่าไฟล์ถูกทำให้เป็นแบบแบนแล้วหรือไม่:

• คลิกช่องที่กรอกไว้หรือหมายเหตุ หากเคอร์เซอร์หรือสี่เหลี่ยมปรากฏขึ้นหลังจากนั้น แสดงว่า PDF ยังไม่ได้ทำให้เป็นแบบแบน แต่หากไม่มีอะไรเกิดขึ้น แสดงว่าทำให้เป็นแบบแบนแล้ว

• ดูว่ามีข้อความแจ้งเกี่ยวกับองค์ประกอบแบบโต้ตอบที่ด้านบนหรือไม่ หากมี แสดงว่าเป็นแบบฟอร์มที่กรอกข้อมูลได้และยังใช้งานต่อได้

• ลองเลือกข้อความ หากไฮไลท์ข้อความได้ แสดงว่าเป็นหน้าที่มีเนื้อหาซึ่งเลือกได้ แต่หากเลือกไม่ได้ หน้านั้นเป็นรูปภาพ โดยถูกพิมพ์เป็น PDF หรือสแกนมา จึงถูกแปลงเป็นแรสเตอร์

ควรตรวจดูเอกสารอีกครั้งเมื่อจะนำไปแชร์ องค์ประกอบแบบโต้ตอบจะใช้งานไม่ได้หลังจากทำให้ PDF เป็นแบบแบน

เลิกทำการทำให้เป็นแบบแบนได้หรือไม่

ไม่สามารถเลิกทำการทำให้เป็นแบบแบนได้ เนื่องจากเลเยอร์โต้ตอบกลายเป็นส่วนหนึ่งของเนื้อหาในหน้า และองค์ประกอบเหล่านั้นจะไม่สามารถเลือก กรอกข้อมูล หรือคลิกได้อีก อย่างไรก็ตาม สามารถลองทำดังนี้เพื่อใช้ PDF ในแบบที่เคยเป็น:

• กลับไปใช้เอกสารต้นฉบับหากได้บันทึกไว้

• กู้คืนเวอร์ชันก่อนหน้าหากมีอยู่ในที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์

• ขอให้ผู้ที่ส่งไฟล์ส่งสำเนาที่ยังไม่ได้ทำให้เป็นแบบแบนมาให้

กรณีที่ไฟล์ไม่อนุญาตให้เปลี่ยนแปลงอะไรเลยนั้นต่างออกไป หากต้องการแก้ไข PDF แบบอ่านอย่างเดียว ให้ตรวจสอบสิทธิ์ของไฟล์ก่อน โดยปกติข้อจำกัดนี้ต่างหากที่ขัดขวางการแก้ไข ไม่ใช่การทำให้เป็นแบบแบน แม้ทั้งสองอย่างจะสับสนได้ง่าย

หากต้องการข้อความที่ค้นหาและเลือกได้ ให้ใช้เครื่องมือ OCR เพื่อจดจำข้อความ หากไม่มีเอกสารต้นฉบับ