Viete teda, ako zašifrovať PDF, no zvolený postup nefunguje a premýšľate: "Heslo mám nastavené, ale nefunguje… čo mám teraz robiť?" Obmedzenie prístupu k súboru a zakázanie určitých činností nie je to isté. PDF môže mať dve heslá a tomu, ktoré zabráni jeho otvoreniu, sa hovorí používateľské (otváracie) heslo. Slúžia na rôzne účely, preto táto príručka vysvetľuje, čo každé z nich chráni, ako ich nastaviť vo Windowse, na Macu a vo Worde a ako súbor bezpečne odoslať.
Čo šifrovanie PDF skutočne chráni
Existujú používateľské heslá a heslá vlastníka. Môžete nastaviť jedno z nich alebo obe. Nižšie sa dozviete, na čo sa každé z nich hodí najlepšie.
Používateľské heslo a heslo vlastníka
Ak chcete PDF uzamknúť, aby ho ostatní nemohli otvoriť ani upravovať, pamätajte na rozdiel medzi týmito dvoma heslami:
Používateľské heslo. Nazýva sa aj otváracie heslo a uzamkne dokument pred ostatnými, takže nikto neuvidí jeho obsah. PDF zostane zašifrované a bez správneho hesla k nemu nikto nezíska prístup.
Heslo vlastníka. Označuje sa aj ako heslo povolení. Použite ho, ak má byť PDF dostupné na čítanie, ale chcete obmedziť úpravy, tlač alebo kopírovanie.
Ak niekto stále môže otvoriť vaše uzamknuté PDF, pravdepodobne ste nastavili iba heslo vlastníka.
Čo jednotlivé heslá skutočne blokujú
Činnosť | Otvoriť súbor |
|---|---|
S používateľským heslom | Vyžaduje sa heslo. |
S heslom vlastníka | Môžete ho otvoriť bez zadania hesla. |
Činnosť | Čítať text |
|---|---|
S používateľským heslom | Na otvorenie a čítanie PDF potrebujete heslo. |
S heslom vlastníka | Na zobrazenie obsahu sa heslo nevyžaduje. |
Činnosť | Tlač |
|---|---|
S používateľským heslom | Po otvorení môžete súbor vytlačiť. |
S heslom vlastníka | PDF je chránené pred tlačou. |
Činnosť | Kopírovať text |
|---|---|
S používateľským heslom | Táto činnosť je po zadaní hesla povolená. |
S heslom vlastníka | Kopírovanie je obmedzené. |
Činnosť | Upravovať strany |
|---|---|
S používateľským heslom | Dokument môžete meniť. |
S heslom vlastníka | Nemôžete ho upravovať. |
Činnosť | Vyplniť formulár |
|---|---|
S používateľským heslom | Formuláre je možné vyplniť. |
S heslom vlastníka | Heslo neumožňuje vyplňovanie formulárov. |
Činnosť | Pridávať komentáre |
|---|---|
S používateľským heslom | Môžete pridávať komentáre. |
S heslom vlastníka | Pridávanie komentárov je v súbore obmedzené. |
Kedy potrebujete obe heslá
PDF môžete zabezpečiť oboma heslami, aby ste si zachovali kontrolu nad dokumentom. Takto ho budú môcť čítať iba ľudia s otváracím heslom a aplikácia na zobrazenie odmietne jeho tlač alebo úpravy. Pamätajte, že samotné heslo vlastníka je slabý spôsob ochrany informácií v súbore, pretože jeho obmedzenia závisia od softvéru PDF, ktorý ich uplatňuje. Ak je obsah súkromný, nezabudnite pridať používateľské heslo.
Ako chrániť PDF heslom vo Windowse
Existujú dva spôsoby, ako chrániť súbor PDF heslom vo Windowse:
Použite desktopový PDF editor. Windows nemá vstavanú možnosť chrániť PDF heslom, preto si ho musíte stiahnuť.
Nastavte heslo v Microsoft Worde. Môžete to urobiť, ak ste dokument ešte nekonvertovali do PDF. Pri ukladaní vo formáte PDF kliknite na Súbor > Uložiť ako > vyberte PDF > Možnosti... > zaškrtnite "Zašifrovať dokument heslom" > OK > dvakrát zadajte heslo.
Ľudia na túto možnosť často zabúdajú, pritom je rýchlejšia než otváranie samostatného PDF editora.
Ako chrániť PDF heslom na Macu pomocou aplikácie Ukážka
Na ochranu súboru PDF heslom na Macu použite aplikáciu Ukážka; nemusíte nič ďalšie inštalovať:
Krok 1. Otvorte dokument.
Krok 2. Vyberte Súbor > Exportovať….
Krok 3. Kliknite na tlačidlo Povolenia.
Krok 4. Vyberte Vyžadovať heslo na otvorenie dokumentu.
Krok 5. Zadajte heslo a potom ho pre overenie zadajte znova.
Krok 6. Zadajte heslo do časti Heslo vlastníka a potom ho pre overenie zadajte znova.
Krok 7. Kliknite na Použiť a potom na Uložiť.
Nezabudnite na dôležitý detail: Ukážka vytvorí iba nový zašifrovaný súbor, zatiaľ čo pôvodný zostane nechránený. Pôvodnú verziu uložte oddelene a ak má ísť o súkromný dokument, zabezpečte ju alebo ju vymažte.
Ako chrániť PDF heslom vo Worde alebo Google Docs
Word a Google Docs to riešia odlišne. Vo Worde môžete pri exportovaní do PDF nastaviť heslo. Táto možnosť nie je integrovaná v Google Docs, preto budete musieť vykonať ďalší krok. Stiahnite si súbor ako PDF a potom ho zabezpečte heslom.
Vyberte heslo, ktoré dokument skutočne ochráni
Heslo sa oplatí nastaviť z troch dôvodov:
Uprednostnite dlhšiu kombináciu pred špeciálnymi znakmi. Dlhé heslo je ťažšie uhádnuť než krátke heslo plné znakov, preto môžete spojiť niekoľko slov alebo vytvoriť kombináciu písmen, číslic a symbolov.
Vytvorte úplne nové heslo. Nepoužívajte kombináciu, ktorú už používate vo svojich online účtoch, pretože ak ju niekto zistí, môže ju použiť aj pre váš súbor.
Neposielajte heslo v tom istom e-maile ako súbor. Udržujte ho oddelene od PDF a pošlite ho cez bezpečný kanál, aby PDF nemohol otvoriť nikto iný, kto má prístup k danému e-mailu.
Export PDF vo Worde predvolene používa 128-bitové šifrovanie AES, takže na zvýšenie úrovne ochrany nemusíte upravovať nastavenia.
Ako odoslať chránené PDF e-mailom
Dva návyky pomôžu ochrániť PDF, ktoré šifrujete na odoslanie e-mailom.
Zdieľajte heslo cez iný kanál
Pomocou nášho nástroja môžete odoslať PDF ktorémukoľvek príjemcovi. Upozorňujeme, že náš nástroj funguje s nechránenými súbormi, preto musíte PDF chránené heslom odoslať cez vlastného e-mailového klienta. Keď súbor zdieľate e-mailom, nepridávajte heslo, pretože by to bolo rovnocenné so žiadnou ochranou. Pošlite ho samostatne v správe alebo príjemcovi zavolajte a povedzte mu ho telefonicky. Ak PDF obsahuje citlivé informácie, neuvádzajte jeho názov: predmet správy nie je šifrovaný, takže sa zobrazí v náhľadoch oznámení aj každému, kto má prístup k poštovej schránke.
Použite odkaz namiesto prílohy
Ak posielate veľké PDF alebo citlivý obsah, zvážte odoslanie odkazu s obmedzenou platnosťou namiesto súboru (nastavenia vypršania platnosti zdieľaných odkazov v službách Google Drive pre účty Workspace, OneDrive alebo Dropbox). Je to bezpečnejšie a pohodlnejšie, pretože môžete zrušiť prístup a súbor nebude roky uložený v niečej poštovej schránke.
Čo sa môže pokaziť
Aj správne nastavené heslo môže spôsobiť tri problémy:
Príjemca nemôže otvoriť súbor. Stáva sa to, keď je jeho prehliadač PDF zastaraný a nepodporuje moderné šifrovanie. Odporučte mu aktualizovať softvér alebo otvoriť dokument v inom, novšom prehliadači.
Zabudli ste heslo. Pri ochrane PDF heslom pamätajte, že bez správnej kombinácie k nemu nebudete mať prístup a heslo nie je možné obnoviť. Aby ste sa tejto situácii vyhli, uložte si ho na bezpečné miesto.
Súbor je príliš veľký na odoslanie e-mailom. Šifrovanie jeho veľkosť nezmení. Najprv skomprimujte PDF a potom pridajte heslo. Šifrovanie súbor nezmenší.
Odstráňte heslo, keď ho už nepotrebujete
Keď dokument už neobsahuje citlivé údaje, odstráňte heslo. Inak ho o rok či neskôr môžete zabudnúť a súbor neotvoríte. Ak ho poznáte, môžete pomocou našej služby priamo v prehliadači odomknúť PDF. Nezabudnite, že dešifrovať môžete iba vlastný súbor alebo súbor so súhlasom vlastníka.
Časté otázky
Môžem PDF chrániť heslom zadarmo?
Áno. Heslo môžete bezplatne pridať na Macu alebo v Microsoft Worde.
Aký je rozdiel medzi otváracím heslom a heslom povolení?
Otváracie heslo (nazývané aj používateľské heslo) určuje, kto môže otvoriť PDF, zatiaľ čo heslo povolení (nazývané aj heslo vlastníka alebo hlavné heslo) určuje, čo môžu ľudia so súborom po jeho otvorení robiť, napríklad tlačiť alebo upravovať.
Možno PDF chránené heslom otvoriť bez hesla?
Nie, ak má otváracie heslo. Bez neho sa súbor neotvorí.
Funguje ochrana heslom aj na telefónoch?
Áno. Keď v telefóne otvoríte chránené PDF, prehliadač vás požiada o heslo.
Môžem PDF chrániť v Google Docs?
Nie. Google Docs túto možnosť nemá, preto budete musieť po stiahnutí súboru pridať heslo samostatne.