Como proteger um PDF com palavra-passe

Sabe como encriptar um PDF, mas o método falha e está a pensar: "Defini a palavra-passe, mas não funciona… o que devo fazer agora?" Restringir o acesso ao ficheiro e proibir ações não são a mesma coisa. Um PDF tem duas palavras-passe, e a que impede a abertura é a palavra-passe de utilizador (de abertura). Têm finalidades diferentes, por isso este guia explica o que cada uma protege, como as definir no Windows, no Mac e no Word e como enviar o ficheiro em segurança.

O que a encriptação de PDF realmente protege

Existem palavras-passe de utilizador e de proprietário, podendo definir uma delas ou ambas. Em seguida, verá para que serve melhor cada uma.

Palavra-passe de utilizador vs. palavra-passe de proprietário

Para bloquear um PDF e impedir que outras pessoas o abram ou editem, tenha em conta a diferença entre as duas:

• Palavra-passe de utilizador. Também chamada palavra-passe de abertura, bloqueia o documento para outras pessoas, impedindo que vejam o seu conteúdo. O PDF permanece encriptado e ninguém pode aceder-lhe sem a palavra-passe correta.

• Palavra-passe de proprietário. Também é conhecida como palavra-passe de permissões. Aplique-a se o PDF tiver de estar disponível para leitura, mas pretender restringir a edição, a impressão ou a cópia.

Se alguém ainda conseguir abrir o seu PDF bloqueado, é provável que tenha definido apenas uma palavra-passe de proprietário.

O que cada palavra-passe realmente bloqueia

Quando precisa de ambas

Pode proteger o seu PDF com ambas as palavras-passe para manter o controlo sobre o seu documento. Desta forma, apenas as pessoas com a palavra-passe de abertura podem lê-lo, e a aplicação de leitura recusará imprimi-lo ou editá-lo. Lembre-se de que uma palavra-passe de proprietário, por si só, é um método fraco de proteção das informações no ficheiro, porque as suas restrições dependem do software de PDF que as aplica. Se o conteúdo for privado, certifique-se de que adiciona uma palavra-passe de utilizador.

Proteger um PDF com palavra-passe no Windows

Existem duas formas de proteger um ficheiro PDF com palavra-passe no Windows:

• Utilize um Editor de PDF para computador. O Windows não tem uma forma integrada de proteger um PDF com palavra-passe, pelo que terá de transferir um.

• Defina uma palavra-passe no Microsoft Word. Pode fazê-lo se ainda não tiver convertido o documento em PDF. Ao guardá-lo como PDF, clique em Ficheiro > Guardar como > escolha PDF > Opções... > selecione "Encriptar o documento com uma palavra-passe" > OK > introduza a palavra-passe duas vezes.

Muitas pessoas esquecem-se desta opção, e é mais rápida do que abrir um Editor de PDF separado.

Proteger um PDF com palavra-passe no Mac com a Pré-visualização

Para proteger um ficheiro PDF com palavra-passe no Mac, utilize a aplicação Pré-visualização; não é necessário instalar mais nada:

• Passo 1. Abra o seu documento.

• Passo 2. Escolha Ficheiro > Exportar….

• Passo 3. Clique no botão Permissões.

• Passo 4. Selecione Exigir palavra-passe para abrir o documento.

• Passo 5. Introduza uma palavra-passe e volte a introduzi-la para verificar.

• Passo 6. Introduza uma palavra-passe na secção Palavra-passe do proprietário e volte a introduzi-la para verificar.

• Passo 7. Clique em Aplicar e, em seguida, em Guardar.

Há um detalhe importante a ter em conta: a Pré-visualização cria apenas um novo ficheiro encriptado, enquanto o original permanece desprotegido. Guarde a primeira versão separadamente e proteja-a ou elimine-a se precisar que seja um documento privado.

Proteger um PDF com palavra-passe a partir do Word ou Google Docs

O Word e o Google Docs tratam isto de forma diferente. No Word, pode definir uma palavra-passe ao exportar para PDF. Esta opção não está integrada no Google Docs, pelo que terá de realizar uma etapa adicional. Transfira o seu ficheiro como PDF e depois proteja-o com uma palavra-passe.

Escolha uma palavra-passe que realmente proteja o documento

Há três fatores que tornam a definição da palavra-passe vantajosa:

• Opte por uma combinação mais longa em vez de símbolos especiais. É mais difícil adivinhar uma palavra-passe longa do que uma curta repleta de caracteres, pelo que pode juntar algumas palavras ou criar uma combinação de letras, números e símbolos.

• Crie uma palavra-passe completamente nova. Evite utilizar uma combinação que já use nas suas contas online, porque, se alguém a descobrir, também a poderá aplicar ao seu ficheiro.

• Não envie a palavra-passe no mesmo e-mail que o ficheiro. Mantenha-a separada do PDF e envie-a através de um canal seguro, para que ninguém que tenha acesso a esse e-mail possa abrir o PDF.

A exportação de PDF do Word utiliza, por predefinição, encriptação AES de 128 bits, pelo que não terá de ajustar as definições para aumentar o nível de proteção.

Enviar um PDF protegido por e-mail

Dois hábitos mantêm protegido um PDF que encripta para enviar por e-mail.

Partilhe a palavra-passe através de outro canal

Pode enviar um PDF a qualquer destinatário com a nossa ferramenta. Tenha em conta que a nossa ferramenta funciona com ficheiros desprotegidos, pelo que os PDFs protegidos por palavra-passe têm de ser enviados através do seu próprio cliente de e-mail. Quando partilhar o seu ficheiro por e-mail, não inclua a palavra-passe, pois isso equivale a não ter proteção. Envie-a separadamente numa mensagem ou telefone para a comunicar. Não mencione o nome de um PDF se este contiver informações sensíveis: a linha de assunto não é encriptada, pelo que aparece nas pré-visualizações de notificações e para qualquer pessoa com acesso à caixa de correio.

Utilize uma ligação em vez de um anexo

Se estiver a enviar um PDF grande ou conteúdo sensível, considere enviar uma ligação com prazo de validade em vez de um ficheiro (definições de expiração de ligações partilhadas do Google Drive para contas Workspace, OneDrive ou Dropbox). É mais seguro e prático porque pode cancelar o acesso e o ficheiro não ficará guardado na caixa de correio de alguém durante muito tempo.

O que pode correr mal

Mesmo uma palavra-passe corretamente definida pode causar três problemas:

• Um destinatário não consegue abrir o ficheiro. Isto acontece porque o respetivo leitor de PDF está desatualizado e não suporta encriptação moderna. Aconselhe-o a atualizar o software ou a abrir o documento noutro leitor mais recente.

• Esqueceu-se de uma palavra-passe. Quando protege um PDF com palavra-passe, lembre-se de que não conseguirá aceder-lhe sem a combinação correta e de que não a poderá recuperar. Para evitar esta situação, guarde-a num local seguro.

• O ficheiro é demasiado grande para enviar por e-mail. A encriptação não altera o tamanho. Comprima o PDF primeiro e depois adicione a palavra-passe. A encriptação não torna o ficheiro mais pequeno.

Remova a palavra-passe quando deixar de ser necessária

Quando o documento deixar de ser sensível, remova a palavra-passe; caso contrário, acabará por esquecê-la e poderá não conseguir abrir o ficheiro dentro de um ano ou pouco mais. Se a souber, pode desbloquear um PDF através do nosso serviço diretamente no seu navegador. Lembre-se de que só pode desencriptar o seu ficheiro ou um ficheiro para o qual tenha autorização do proprietário.

Perguntas frequentes

Posso proteger um PDF com palavra-passe gratuitamente?

Sim. Pode adicionar uma palavra-passe gratuitamente num Mac ou no Microsoft Word.

Qual é a diferença entre uma palavra-passe de abertura e uma palavra-passe de permissões?

Uma palavra-passe de abertura (também chamada palavra-passe de utilizador) controla quem pode abrir um PDF, enquanto uma palavra-passe de permissões (também chamada palavra-passe de proprietário ou principal) controla o que as pessoas podem fazer com o ficheiro depois de aberto, como imprimir ou editar.

É possível abrir um PDF protegido por palavra-passe sem a palavra-passe?

Não, se tiver uma palavra-passe de abertura. Sem ela, o ficheiro não abre.

A proteção por palavra-passe funciona em telemóveis?

Sim. Quando abrir um PDF protegido no telemóvel, o leitor pedirá a palavra-passe.

Posso proteger um PDF no Google Docs?

Não. O Google Docs não tem esta opção, pelo que terá de adicionar uma palavra-passe numa etapa separada depois de transferir o ficheiro.