Como combinar vários ficheiros PDF no Mac

Existem quatro formas de combinar PDFs num Mac, e nenhuma é sempre a melhor. A opção mais adequada depende de quantos ficheiros tem, onde estão guardados e se precisa de reorganizar as páginas antes de guardar.

Quatro formas de combinar PDFs num Mac

Veja como as quatro principais ferramentas para combinar documentos num único PDF no Mac se comparam na utilização real.

Leia sobre estes quatro métodos abaixo para criar um PDF a partir de vários PDFs com a melhor aplicação.

Combinar PDFs com a Pré-visualização

Existem duas formas de combinar ficheiros PDF num único documento na Pré-visualização, mas é frequente confundi-las. É essa confusão que faz com que as páginas fiquem no local errado.

Antes de combinar ficheiros, duplique cada PDF original que pretenda manter escolhendo Ficheiro > Duplicar. A Pré-visualização guarda as alterações automaticamente, pelo que a exportação posterior como PDF não protege os ficheiros originais das alterações feitas durante o processo.

Combinar dois PDFs completos

• Passo 1. Abra o documento na Pré-visualização e clique em Visualização > Miniaturas para abrir a barra lateral e ver todas as páginas como pequenas pré-visualizações. Pegue no segundo ficheiro no Finder e largue-o na barra lateral de miniaturas.

• Passo 2. Clique na miniatura que deve ficar imediatamente antes do novo documento.

• Passo 3. Aceda a Edição > Inserir página do ficheiro..., selecione o segundo PDF e clique em Abrir.

Há algo na Pré-visualização que surpreende muitas pessoas. As novas páginas adicionadas a partir de outro ficheiro não vão para o fim. São colocadas imediatamente a seguir à página que selecionou. Clique na página 3, importe o ficheiro, e este será inserido entre as páginas 3 e 4. Precisa que apareçam mesmo no fim? Desloque-se para baixo, clique primeiro na última miniatura e, em seguida, importe.

Adicionar apenas algumas páginas de outro PDF

Se pretender adicionar páginas específicas a um documento, utilize a segunda opção:

• Passo 1. Abra ambos os ficheiros PDF em janelas separadas da Pré-visualização.

• Passo 2. Em cada janela, clique em Visualização > Miniaturas para mostrar as barras laterais.

• Passo 3. Mantenha premida a tecla Command e clique em cada miniatura da página que pretende mover.

• Passo 4. Arraste as páginas selecionadas para a barra lateral do documento final e largue-as onde aparecer a linha divisória.

Veja como estes dois métodos são diferentes. O método 1 importa um ficheiro completo sem o abrir. O método 2 permite extrair e mover páginas específicas entre duas janelas ativas.

Limitações

• Inserção manual de ficheiros: inserir cada ficheiro manualmente demora tempo.

• Sem pré-visualização da ordem final: não há forma de ver a ordem completa das páginas numa única disposição antes de guardar.

• A gravação normal substitui o ficheiro de origem: clicar em guardar normalmente substitui permanentemente o documento inicial. Se se esquecer de escolher "Exportar como PDF", o ficheiro original desaparece.

• Dois modos confusos: é fácil confundir a inserção de ficheiros a partir do disco com o arrastamento de miniaturas entre janelas. Essa confusão leva frequentemente a que as páginas sejam colocadas no local errado.

• Sem controlo sobre o tamanho ou a qualidade: a Pré-visualização não inclui ferramentas para comprimir o ficheiro nem ajustar as definições de exportação. Não pode alterar definições para equilibrar uma qualidade visual nítida com um tamanho de ficheiro menor.

• Os elementos interativos deixam de funcionar: os campos de formulários preenchíveis, as assinaturas digitais, as ligações Web e os marcadores deixam normalmente de funcionar após uma combinação. Podem deixar de funcionar, pelo que tem de testar o documento concluído.

Combinar PDFs diretamente no Finder

O Finder é o gestor de ficheiros e aplicação de sistema predefinidos do macOS. Já o utiliza para organizar as suas pastas, mas também pode combinar documentos.

Como combinar PDFs com o Finder

Se souber criar um PDF a partir de vários ficheiros no Finder no Mac, não precisa de abrir outro programa. O Finder tem um método rápido para combinar ficheiros se os seus PDFs já estiverem numa única pasta:

• Mantenha premida a tecla Command

• Clique em cada ficheiro pela ordem em que pretende que as páginas apareçam. O Finder cria o PDF pela ordem em que clicou, e não por ordem alfabética

• Clique com o botão direito, escolha Ações rápidas e selecione Criar PDF.

O ficheiro combinado aparece na mesma pasta, com o nome do primeiro ficheiro selecionado. Lembre-se de o mudar de nome imediatamente, ou perder-se-á entre os originais.

Limitações

• A ordem de clique determina a ordem das páginas: o Finder ignora os nomes dos ficheiros e a ordem alfabética. O primeiro ficheiro em que clicar passa a ser a primeira página.

• Sem pré-visualização: não vê nada até o ficheiro ser criado. Se a ordem estiver errada, tem de eliminar o resultado e recomeçar.

• Apenas ficheiros completos: o Finder usa cada ficheiro tal como está, pelo que não pode ignorar páginas nem selecionar apenas uma secção.

• Não é possível ajustar a ordem durante a combinação: para reorganizar, tem de abrir o PDF concluído noutra aplicação.

• Tudo na mesma pasta: os ficheiros têm de estar no mesmo local do seu Mac.

Combinar PDFs com o Automator

O Automator vem integrado no macOS, e a aplicação Atalhos mais recente da Apple também automatiza tarefas com PDF. A principal função destas duas ferramentas é tratar tarefas repetitivas sem ser necessário escrever código. É excessivo para uma combinação pontual, mas compensa para combinações semanais.

Como combinar PDFs com o Automator

Não tem de arrastar páginas manualmente todas as semanas; invista algum tempo a configurar um fluxo de trabalho e faça-o apenas uma vez. No Automator, inicie um novo fluxo de trabalho e utilize a ação “Combinar páginas PDF”. Selecione a pasta de destino e guarde tudo como uma aplicação ou Ação rápida. Depois, pode combinar vários ficheiros num único PDF no seu Mac com um clique.

Se pretender ir mais longe, utilize AppleScript ou comandos de shell. Por exemplo, crie um script simples para adicionar ao ficheiro a data de hoje, ordenar as páginas cronologicamente ou colocar o resultado numa pasta partilhada da equipa.

Limitações

• Configuração inicial demorada: configurar e testar um fluxo de trabalho demora dez a quinze minutos. É uma perda de tempo para uma combinação única.

• Interface pouco prática e erros despercebidos: o Automator apresenta erros quando executa o fluxo de trabalho na aplicação; uma Ação rápida executada a partir do Finder pode falhar sem apresentar uma mensagem visível.

• Destino de saída rígido: o script coloca sempre o novo ficheiro na pasta escolhida durante a configuração. Se organizar ficheiros em pastas de clientes diferentes todos os dias, esta opção não será adequada.

• Associado a um único computador: o script fica na biblioteca local. Não é sincronizado automaticamente com outros Macs.

• As atualizações podem afetar o script: as atualizações do macOS por vezes alteram permissões e regras de scripts, o que pode afetar a configuração.

• Falta de confirmação visual: antes de guardar, não consegue verificar a formatação nem pré-visualizar a ordem das páginas.

Combinar PDFs com a ferramenta Combinar PDF

A ferramenta online Combinar PDF da PDFAid funciona diretamente no navegador, pelo que não fica limitado ao seu Mac. As ferramentas integradas do sistema limitam-se a combinar os ficheiros e a criar um ficheiro. Aqui, obtém primeiro uma área de trabalho visual. Pode ver todas as páginas antes de combinar e corrigir a disposição no ecrã.

Como combinar PDFs com a ferramenta Combinar PDF

Quer controlar cada página? Veja como combinar documentos PDF no Mac:

• Passo 1. Carregue os seus ficheiros. Arraste e largue ficheiros do seu ambiente de trabalho ou unidade na cloud, até 12 de cada vez, e depois clique em Carregar para combinar. Em seguida, escolha Combinar ficheiros.

• Passo 2. Organize as páginas. Pode abrir Gerir páginas e, em seguida, arrastar as miniaturas para a posição pretendida. Antes de guardar, pode rodar ou eliminar páginas.

• Passo 3. Guarde e transfira. Clique em Guardar. O ficheiro continua aberto no editor, pelo que ainda pode assinar, comprimir ou fazer edições rápidas. Depois, clique em Concluído, escolha o tipo de ficheiro e atribua-lhe um nome.

Quando esta é a melhor opção

• Os seus ficheiros estão distribuídos por armazenamento na cloud e várias pastas;

• A ordem das páginas é importante e pretende verificar todas as páginas antes de guardar;

• Precisa apenas de determinadas páginas, e não de documentos completos;

• Está a utilizar um computador de secretária do escritório, um portátil emprestado ou o telemóvel;

• Pretende assinar, comprimir ou converter o resultado em Word ou JPG imediatamente após a combinação.

Limitações

• Requer internet. O processamento é feito online, pelo que não pode utilizar a ferramenta sem uma ligação ativa.

• 12 ficheiros por lote. Para adicionar mais, carregue-os noutro lote.

• Limite de 100 MB. Digitalizações grandes não comprimidas têm de ser reduzidas primeiro.

Digitalizar várias páginas num único PDF num Mac

Talvez esteja a lidar com recibos em papel, notas manuscritas ou digitalizações de fotografias sem tratamento. Veja como digitalizar várias páginas num único PDF no Mac com a aplicação Pré-visualização.

• Passo 1. Utilize um scanner ou a Captura de imagem para obter as digitalizações.

• Passo 2. Selecione as imagens digitalizadas no Finder, clique com o botão direito e abra-as na Pré-visualização.

• Passo 3. No menu superior, aceda a Visualização > Miniaturas para mostrar a barra lateral.

• Passo 4. Prima Command-P para abrir a caixa de diálogo de impressão.

• Passo 5. Na parte inferior da janela, clique no menu pendente PDF e escolha Guardar como PDF.

Um aviso: as digitalizações com várias páginas criam os PDFs mais pesados, pelo que o resultado pode ocupar muito mais espaço do que um documento normal.

O que verificar depois de combinar

Antes de enviar ou arquivar o ficheiro que acabou de combinar, reveja 3 áreas onde os erros de combinação costumam passar despercebidos:

Campos, assinaturas e ligações

Os elementos interativos são os que falham mais frequentemente durante uma combinação. É comum as assinaturas digitais, os marcadores, os formulários preenchíveis e as hiperligações desaparecerem ou ficarem inativos. Os campos de formulário, as ligações e os marcadores podem deixar de funcionar ou desaparecer após uma combinação, por isso teste-os. Além disso, os acordos devem ser sempre combinados antes de serem assinados. A combinação altera a estrutura do ficheiro, o que invalida imediatamente os certificados digitais e invalida ou elimina as assinaturas existentes.

Se precisar de recolher assinaturas eletrónicas, pode configurá-las com a nossa ferramenta Assinar PDF quando a disposição estiver definida.

Tamanho e orientação das páginas

As suas páginas nem sempre terão o mesmo formato. Uma folha A4 normal, um recibo pequeno e uma folha de cálculo em orientação horizontal têm todos tamanhos e orientações diferentes. Antes de partilhar o ficheiro, percorra-o e rode tudo o que estiver de lado ou ao contrário.

Aumento do tamanho do ficheiro

Como cada página é uma imagem de resolução completa, as digitalizações combinadas podem ficar muito grandes. A maioria dos fornecedores de e-mail rejeita anexos acima do limite de 25 MB. Se o ficheiro concluído for demasiado pesado para enviar, pode utilizar a nossa ferramenta Comprimir PDF. Com ela, pode reduzir o tamanho do ficheiro sem desfocar o texto.