Como proteger um PDF com senha

Você sabe como criptografar um PDF, mas o método falha e você pensa: "Defini a senha, mas ela não funciona… o que faço agora?" Restringir o acesso ao arquivo e proibir ações não são a mesma coisa. Um PDF tem duas senhas, e a que impede a abertura é a senha de usuário (abertura). Elas têm finalidades diferentes, por isso este guia explica o que cada uma protege, como defini-las no Windows, no Mac e no Word e como enviar o arquivo com segurança.

O que a criptografia de PDF realmente protege

Há senhas de usuário e de proprietário, e você pode definir uma delas ou ambas. A seguir, descubra para que cada uma funciona melhor.

Senha de usuário x senha de proprietário

Para bloquear um PDF e impedir que outras pessoas o abram ou editem, lembre-se da diferença entre as duas:

• Senha de usuário. Também chamada de senha de abertura, ela bloqueia o documento para outras pessoas, impedindo que alguém veja o conteúdo. O PDF permanece criptografado, e ninguém pode acessá-lo sem a senha correta.

• Senha de proprietário. Também conhecida como senha de permissões. Aplique-a se o PDF precisar estar disponível para leitura, mas você quiser restringir a edição, a impressão ou a cópia.

Se alguém ainda consegue abrir seu PDF bloqueado, é provável que você tenha definido apenas uma senha de proprietário.

O que cada senha realmente bloqueia

Quando você precisa das duas

Você pode proteger seu PDF com ambas as senhas para manter o controle sobre o documento. Dessa forma, apenas pessoas com a senha de abertura podem lê-lo, e o aplicativo visualizador recusará imprimi-lo ou editá-lo. Lembre-se de que uma senha de proprietário sozinha é um método fraco para proteger as informações no arquivo, pois suas restrições dependem do software de PDF que as aplica. Se o conteúdo for privado, certifique-se de adicionar uma senha de usuário.

Como proteger um PDF com senha no Windows

Há duas maneiras de proteger um arquivo PDF com senha no Windows:

• Use um Editor de PDF para desktop. O Windows não tem um recurso integrado para proteger um PDF com senha, e você precisa baixar um.

• Defina uma senha no Microsoft Word. Você pode fazer isso se ainda não tiver convertido o documento em PDF. Ao salvá-lo como PDF, clique em Arquivo > Salvar como > escolha PDF > Opções... > marque "Criptografar o documento com uma senha" > OK > insira a senha duas vezes.

As pessoas geralmente esquecem essa opção, e ela é mais rápida do que abrir um Editor de PDF separado.

Como proteger um PDF com senha no Mac usando a Prévia

Para proteger um arquivo PDF com senha no Mac, use o aplicativo Prévia; não é necessário instalar nada adicional:

• Etapa 1. Abra seu documento.

• Etapa 2. Escolha Arquivo > Exportar….

• Etapa 3. Clique no botão Permissões.

• Etapa 4. Selecione Exigir senha para abrir o documento.

• Etapa 5. Insira uma senha e digite-a novamente para verificar.

• Etapa 6. Insira uma senha na seção Senha do proprietário e digite-a novamente para verificar.

• Etapa 7. Clique em Aplicar e depois em Salvar.

Há um detalhe importante: a Prévia cria apenas um novo arquivo criptografado, enquanto o original permanece desprotegido. Armazene a primeira versão separadamente e proteja-a ou exclua-a se precisar que ela seja um documento privado.

Como proteger um PDF com senha usando Word ou Google Docs

O Word e o Google Docs lidam com isso de forma diferente. No Word, você pode definir uma senha ao exportar para PDF. Essa opção não está integrada ao Google Docs, portanto, será necessário realizar uma etapa extra. Baixe seu arquivo como PDF e depois proteja-o com uma senha.

Escolha uma senha que realmente proteja o documento

Três fatores fazem valer a pena definir uma senha:

• Prefira uma combinação mais longa a símbolos especiais. É mais difícil adivinhar uma senha longa do que uma curta cheia de caracteres, então você pode juntar algumas palavras ou criar uma mistura de letras, números e símbolos.

• Crie uma senha totalmente nova. Evite usar uma combinação que você já utiliza em suas contas on-line, pois, se alguém a descobrir, também poderá aplicá-la ao seu arquivo.

• Não envie a senha na mesma mensagem que o arquivo. Mantenha-a separada do PDF e envie-a por um canal seguro para que ninguém mais que tenha acesso a esse e-mail possa abrir o PDF.

A exportação de PDF do Word usa criptografia AES de 128 bits por padrão, portanto, você não precisará ajustar configurações para aumentar o nível de proteção.

Envie um PDF protegido por e-mail

Dois hábitos mantêm protegido um PDF que você criptografa para enviar por e-mail.

Compartilhe a senha por outro canal

Você pode enviar um PDF para qualquer destinatário usando nossa ferramenta. Observe que nossa ferramenta funciona com arquivos desprotegidos, portanto, PDFs protegidos por senha devem ser enviados pelo seu próprio cliente de e-mail. Ao compartilhar seu arquivo por e-mail, não inclua a senha, pois isso equivale a não ter proteção. Envie-a separadamente em uma mensagem ou ligue para a pessoa e informe-a por telefone. Não mencione o nome de um PDF se ele contiver informações confidenciais: a linha de assunto não é criptografada, portanto, aparece nas prévias de notificações e para qualquer pessoa com acesso à caixa de e-mail.

Use um link em vez de um anexo

Se você estiver enviando um PDF grande ou conteúdo confidencial, considere enviar um link com prazo de validade em vez de um arquivo (configurações de expiração de link compartilhado do Google Drive para contas Workspace, OneDrive ou Dropbox). É mais seguro e prático porque você pode cancelar o acesso, e o arquivo não ficará armazenado na caixa de e-mail de alguém por muito tempo.

O que pode dar errado

Mesmo uma senha definida corretamente pode causar três problemas:

• Um destinatário não consegue abrir o arquivo. Isso acontece porque o visualizador de PDF dele está desatualizado e não é compatível com a criptografia moderna. Oriente a pessoa a atualizar o software ou abrir o documento em outro leitor mais recente.

• Você esqueceu uma senha. Ao proteger um PDF com senha, lembre-se de que não será possível acessá-lo sem a combinação correta e que não é possível recuperá-la. Para evitar essa situação, guarde-a em um local seguro.

• O arquivo é grande demais para enviar por e-mail. A criptografia não altera o tamanho. Compacte o PDF primeiro e depois adicione a senha. A criptografia não reduz o arquivo.

Remova a senha quando ela não for mais necessária

Quando o documento não for mais confidencial, remova a senha; caso contrário, você poderá esquecê-la e não conseguirá abrir o arquivo daqui a um ano ou mais. Se você souber a senha, poderá desbloquear um PDF usando nosso serviço diretamente no navegador. Lembre-se de que você só pode descriptografar seu próprio arquivo ou um arquivo com a permissão do proprietário.

Perguntas frequentes

Posso proteger um PDF com senha gratuitamente?

Sim. Você pode adicionar uma senha gratuitamente no Mac ou no Microsoft Word.

Qual é a diferença entre uma senha de abertura e uma senha de permissões?

Uma senha de abertura (também chamada de senha de usuário) controla quem pode abrir um PDF, enquanto uma senha de permissões (também chamada de senha de proprietário ou mestra) controla o que as pessoas podem fazer com o arquivo depois de aberto, como imprimir ou editar.

Um PDF protegido por senha pode ser aberto sem a senha?

Não se ele tiver uma senha de abertura. Sem ela, o arquivo não será aberto.

A proteção por senha funciona em celulares?

Sim. Ao abrir um PDF protegido no celular, o visualizador solicitará a senha.

Posso proteger um PDF no Google Docs?

Não. O Google Docs não tem essa opção, então você precisará adicionar uma senha em uma etapa separada após baixar o arquivo.