Slik passordbeskytter du en PDF

Du vet altså hvordan du krypterer en PDF, men metoden fungerer ikke, og du tenker: "Jeg har angitt passordet, men det virker ikke … hva gjør jeg nå?" Å begrense tilgang til filen og å forby handlinger er ikke det samme. En PDF har to passord, og det som hindrer åpning, er brukerpassordet (åpningspassordet). De har ulike formål, så denne veiledningen forklarer hva hvert av dem beskytter, hvordan du angir dem i Windows, på Mac og i Word, og hvordan du sender filen på en trygg måte.

Hva PDF-kryptering faktisk beskytter

Det finnes brukerpassord og eierpassord, og du kan angi enten ett av dem eller begge. Nedenfor får du vite hva hvert av dem egner seg best til.

Brukerpassord kontra eierpassord

For å låse en PDF slik at andre ikke kan åpne eller redigere den, må du ha forskjellen mellom de to i mente:

• Brukerpassord. Dette kalles også et åpningspassord og låser dokumentet for andre, slik at ingen kan se innholdet. PDF-en forblir kryptert, og ingen får tilgang uten riktig passord.

• Eierpassord. Dette kalles også et tillatelsespassord. Bruk det hvis PDF-en skal være tilgjengelig for lesing, men du vil begrense redigering, utskrift eller kopiering.

Hvis noen fortsatt kan åpne den låste PDF-en, har du sannsynligvis bare angitt et eierpassord.

Hva hvert passord faktisk blokkerer

Når du trenger begge

Du kan sikre PDF-en med begge passordene for å beholde kontrollen over dokumentet. Da kan bare personer med åpningspassordet lese den, og leseappen vil nekte å skrive den ut eller redigere den. Husk at et eierpassord alene er en svak metode for å beskytte informasjon i filen, fordi begrensningene avhenger av PDF-programvaren som bruker dem. Hvis innholdet er privat, må du sørge for å legge til et brukerpassord.

Passordbeskytt en PDF i Windows

Det finnes to måter å passordbeskytte en PDF-fil i Windows på:

• Bruk et PDF-redigeringsprogram på skrivebordet. Windows har ingen innebygd måte å passordbeskytte en PDF på, så du må laste ned et program.

• Angi et passord i Microsoft Word. Du kan gjøre dette hvis du ennå ikke har konvertert dokumentet til PDF. Når du lagrer det som PDF, klikker du på Fil > Lagre som > velger PDF > Alternativer... > huker av for "Krypter dokumentet med et passord" > OK > angir passordet to ganger.

Folk glemmer ofte dette alternativet, og det går raskere enn å åpne et eget PDF-redigeringsprogram.

Passordbeskytt en PDF på Mac med Forhåndsvisning

For å passordbeskytte en PDF-fil på Mac bruker du appen Forhåndsvisning. Du trenger ikke å installere noe ekstra:

• Trinn 1. Åpne dokumentet.

• Trinn 2. Velg Arkiv > Eksporter….

• Trinn 3. Klikk på knappen Tillatelser.

• Trinn 4. Velg Krev passord for å åpne dokumentet.

• Trinn 5. Skriv inn et passord, og skriv det deretter inn på nytt for å bekrefte.

• Trinn 6. Skriv inn et passord i delen Eierpassord, og skriv det deretter inn på nytt for å bekrefte.

• Trinn 7. Klikk på Bruk, og klikk deretter på Lagre.

Det er en viktig detalj å huske på: Forhåndsvisning oppretter bare en ny kryptert fil, mens originalen forblir ubeskyttet. Oppbevar den første versjonen separat, og sikre eller slett den hvis du trenger at den er et privat dokument.

Passordbeskytt en PDF fra Word eller Google Docs

Word og Google Docs håndterer dette forskjellig. I Word kan du angi et passord når du eksporterer dokumentet til PDF. Dette alternativet er ikke integrert i Google Docs, så du må gjøre et ekstra trinn. Last ned filen som PDF, og sikre den deretter med et passord.

Velg et passord som faktisk beskytter dokumentet

Tre ting gjør det verdt å angi passordet:

• Velg en lengre kombinasjon fremfor spesialtegn. Det er vanskeligere å gjette et langt passord enn et kort passord fullt av tegn, så du kan sette sammen noen ord eller lage en blanding av bokstaver, tall og symboler.

• Lag et helt nytt passord. Unngå å bruke en kombinasjon du allerede har på nettkontoene dine, for hvis noen oppdager den, kan de også bruke den på filen din.

• Ikke send passordet i samme e-post som filen. Hold det adskilt fra PDF-en, og send det via en sikker kanal slik at ingen andre som har tilgang til e-posten, kan åpne PDF-en.

PDF-eksporten i Word bruker 128-biters AES-kryptering som standard, så du trenger ikke å justere innstillingene for å øke beskyttelsesnivået.

Send en beskyttet PDF på e-post

To vaner bidrar til å holde en PDF du krypterer for e-post, beskyttet.

Del passordet via en annen kanal

Du kan sende en PDF til enhver mottaker med verktøyet vårt. Merk at verktøyet vårt fungerer med ubeskyttede filer, så passordbeskyttede PDF-er må sendes via din egen e-postklient. Når du deler filen på e-post, må du ikke inkludere passordet, siden det tilsvarer ingen beskyttelse. Send det separat i en melding, eller ring mottakeren og oppgi det over telefon. Ikke nevn navnet på en PDF hvis den inneholder sensitiv informasjon: Emnefeltet er ikke kryptert, så det vises i forhåndsvisninger av varsler og for alle som har tilgang til postkassen.

Bruk en lenke i stedet for et vedlegg

Hvis du sender en stor PDF eller sensitivt innhold, bør du vurdere å sende en lenke som utløper, i stedet for en fil (Google Drive for Workspace-kontoer, OneDrive eller innstillinger for utløp av delingslenker i Dropbox). Det er tryggere og mer praktisk fordi du kan tilbakekalle tilgangen, og filen blir ikke lagret i noens postkasse i lang tid.

Hva som kan gå galt

Selv et riktig angitt passord kan føre til tre problemer:

• En mottaker kan ikke åpne filen. Det skjer fordi PDF-leseren deres er utdatert og ikke håndterer moderne kryptering. Be dem oppdatere programvaren eller åpne dokumentet i en annen, nyere leser.

• Du har glemt et passord. Når du passordbeskytter en PDF, må du huske at du ikke får tilgang til den uten riktig kombinasjon, og at du ikke kan gjenopprette den. For å unngå denne situasjonen bør du oppbevare det et sikkert sted.

• Filen er for stor til å sendes via e-post. Kryptering endrer ikke størrelsen. Komprimer PDF-en først, og legg deretter til passordet. Kryptering gjør ikke filen mindre.

Fjern passordet når du ikke lenger trenger det

Når dokumentet ikke lenger er sensitivt, bør du fjerne passordet. Ellers kan du glemme det og ikke kunne åpne filen om et år eller så. Hvis du kjenner det, kan du låse opp en PDF med tjenesten vår direkte i nettleseren. Husk at du bare kan dekryptere din egen fil eller en fil du har eierens tillatelse til å dekryptere.

Vanlige spørsmål

Kan jeg passordbeskytte en PDF gratis?

Ja. Du kan legge til et passord gratis på Mac eller i Microsoft Word.

Hva er forskjellen mellom et åpningspassord og et tillatelsespassord?

Et åpningspassord (også kalt brukerpassord) styrer hvem som kan åpne en PDF, mens et tillatelsespassord (også kalt eierpassord eller hovedpassord) styrer hva folk kan gjøre med filen etter at den er åpnet, for eksempel skrive ut eller redigere.

Kan en passordbeskyttet PDF åpnes uten passordet?

Ikke hvis den har et åpningspassord. Uten det åpnes ikke filen.

Fungerer passordbeskyttelse på telefoner?

Ja. Når du åpner en beskyttet PDF på telefonen, ber leseren om passordet.

Kan jeg beskytte en PDF i Google Docs?

Nei. Google Docs har ikke dette alternativet, så du må legge til et passord som et eget trinn etter at du har lastet ned filen.