Slik kombinerer du flere PDF-filer på Mac

Det finnes fire måter å slå sammen PDF-filer på Mac på, og ingen av dem er best hver gang. Hva som passer, avhenger av hvor mange filer du har, hvor de ligger, og om du må endre rekkefølgen på sidene før du lagrer.

Fire måter å slå sammen PDF-filer på Mac

Slik fungerer de fire viktigste verktøyene for å slå sammen dokumenter til én PDF på Mac i praksis.

Les om de fire metodene nedenfor, slik at du kan lage én PDF av flere PDF-filer med den beste appen.

Kombiner PDF-filer med Forhåndsvisning

Det finnes to måter å kombinere PDF-filer til ett dokument i Forhåndsvisning på, men disse blir ofte forvekslet. Det er denne forvekslingen som gjør at sider havner på feil sted.

Før du kombinerer filer, dupliserer du hver opprinnelige PDF-fil du vil beholde, ved å velge Arkiv > Dupliser. Forhåndsvisning lagrer endringer automatisk, så senere eksport som PDF beskytter ikke originalfilene mot endringer som gjøres underveis.

Slå sammen to hele PDF-filer

• Trinn 1. Åpne dokumentet i Forhåndsvisning, og klikk på Vis > Miniatyrbilder for å åpne sidepanelet slik at du ser alle sidene som små forhåndsvisninger. Ta den andre filen fra Finder, og slipp den i sidepanelet med miniatyrbilder.

• Trinn 2. Klikk på miniatyrbildet som skal ligge rett før det nye dokumentet.

• Trinn 3. Gå til Rediger > Sett inn side fra fil..., velg den andre PDF-filen og klikk på Åpne.

Én ting ved Forhåndsvisning overrasker mange. Nye sider du legger til fra en annen fil, havner ikke på slutten. De plasseres rett etter siden du har valgt. Klikk på side 3, importer filen, så settes den inn mellom 3 og 4. Vil du at sidene skal vises helt til slutt? Bla nedover, klikk først på det siste miniatyrbildet, og importer deretter.

Legg bare til enkelte sider fra en annen PDF

Hvis du vil legge til bestemte sider i et dokument, bruker du det andre alternativet:

• Trinn 1. Åpne begge PDF-filene i separate vinduer i Forhåndsvisning.

• Trinn 2. Klikk på Vis > Miniatyrbilder i hvert vindu for å vise sidepanelene.

• Trinn 3. Hold nede Kommando-tasten, og klikk på hvert miniatyrbilde for sidene du vil flytte.

• Trinn 4. Dra de valgte sidene til sidepanelet i det endelige dokumentet, og slipp dem der skillelinjen vises.

Se hvordan disse to metodene skiller seg fra hverandre. Metode 1 importerer en hel fil uten å åpne den. Med metode 2 kan du ekstrahere og flytte bestemte sider mellom to aktive vinduer.

Begrensninger

• Manuell innsetting av filer: Det tar tid å sette inn hver fil manuelt.

• Ingen forhåndsvisning av endelig rekkefølge: Det finnes ingen måte å se hele siderekkefølgen i én visning før lagring.

• Vanlig lagring overskriver kildefilen: Ved å klikke på vanlig lagring erstatter du startdokumentet permanent. Hvis du glemmer å velge «Eksporter som PDF», er originalfilen borte.

• To forvirrende moduser: Det er lett å forveksle innsetting av filer fra disk med å dra miniatyrbilder mellom vinduer. Denne forvirringen fører ofte til at sider havner på feil sted.

• Ingen kontroll over størrelse eller kvalitet: Forhåndsvisning har ikke verktøy for å komprimere filen eller justere eksportinnstillingene. Du kan ikke endre innstillinger for å balansere tydelig visuell kvalitet med mindre filstørrelse.

• Interaktive elementer slutter å fungere: Utfyllbare skjemafelt, digitale signaturer, nettkoblinger og bokmerker slutter vanligvis å fungere etter en sammenslåing. De kan slutte å fungere, så du må teste det ferdige dokumentet.

Kombiner PDF-filer direkte fra Finder

Finder er macOS' standard filbehandler og systemapp. Du bruker den allerede til å organisere mapper, men den kan også slå sammen dokumenter.

Slik kombinerer du PDF-filer med Finder

Hvis du vet hvordan du lager én PDF av flere filer på Mac i Finder, trenger du ikke å åpne et annet program. Finder har én rask metode for å kombinere filer hvis PDF-filene allerede ligger i én mappe:

• Hold nede Kommando

• Klikk på hver fil i den rekkefølgen du vil at sidene skal vises. Finder oppretter PDF-filen i rekkefølgen du klikker på filene, ikke alfabetisk

• Høyreklikk, velg Hurtighandlinger og klikk på Opprett PDF.

Den kombinerte filen vises i samme mappe og får navn etter den første filen du valgte. Husk å gi den nytt navn med én gang, ellers kan den forsvinne blant originalene.

Begrensninger

• Rekkefølgen du klikker i, blir siderekkefølgen: Finder ignorerer filnavn og alfabetisk rekkefølge. Den første filen du klikker på, blir side én.

• Ingen forhåndsvisning: Du ser ingenting før filen er opprettet. Hvis rekkefølgen er feil, må du slette resultatet og begynne på nytt.

• Kun hele filer: Finder tar med hver fil slik den er, så du kan ikke hoppe over sider eller bare hente én del.

• Rekkefølgen kan ikke justeres under sammenslåingen: For å endre rekkefølgen må du åpne den ferdige PDF-filen i en annen app.

• Alt i én mappe: Filene må ligge på Mac-en på samme sted.

Kombiner PDF-filer med Automator

Automator er innebygd i macOS, og Apples nyere Snarveier-app automatiserer også PDF-oppgaver. Hovedformålet med disse to er å håndtere gjentakende oppgaver uten at du må skrive kode. Det er unødvendig for en enkelt sammenslåing, men lønner seg for ukentlige oppgaver.

Slik kombinerer du PDF-filer med Automator

Du trenger ikke å dra sider manuelt hver uke; bruk litt tid på å sette opp en arbeidsflyt, så gjør du det bare én gang. Opprett en ny arbeidsflyt i Automator, og bruk handlingen «Combine PDF Pages». Velg utdatamappen, og lagre hele oppsettet som en app eller hurtighandling. Deretter kan du kombinere flere filer til én PDF på Mac med ett klikk.

Hvis du vil gå mer i dybden, kan du bruke AppleScript eller shell-kommandoer. Du kan for eksempel lage et enkelt skript som stempler filen med dagens dato, sorterer sidene kronologisk eller legger resultatet i en delt teammappe.

Begrensninger

• Lang oppstartstid: Det tar ti til femten minutter å sette opp og teste en arbeidsflyt. Det er bortkastet tid for en engangssammenslåing.

• Klumsete grensesnitt og feil som ikke oppdages: Automator viser feil når du kjører arbeidsflyten i appen; en hurtighandling som kjøres fra Finder, kan mislykkes uten en synlig melding.

• Fast utdataplassering: Skriptet legger alltid den nye filen i mappen du valgte under oppsettet. Hvis du sorterer filer i ulike kundemapper hver dag, fungerer ikke dette for deg.

• Knyttet til én datamaskin: Skriptet ligger i det lokale biblioteket. Det synkroniseres ikke automatisk til andre Mac-er.

• Oppdateringer kan ødelegge skriptet: MacOS-oppdateringer endrer av og til tillatelser og skriptregler, noe som kan ødelegge oppsettet.

• Manglende visuell kontroll: Før lagring kan du ikke kontrollere formateringen eller forhåndsvise siderekkefølgen.

Kombiner PDF-filer med verktøyet Slå sammen PDF

Det nettbaserte verktøyet Slå sammen PDF fra PDFAid kjører direkte i nettleseren, så du er ikke bundet til Mac-en. De innebygde systemverktøyene slår bare sammen filene og oppretter deretter en fil. Her får du først en visuell arbeidsflate. Du kan se alle sidene før sammenslåing og rette opp utformingen på skjermen.

Slik kombinerer du PDF-filer med verktøyet Slå sammen PDF

Vil du ha kontroll over hver side? Slik slår du sammen PDF-dokumenter på Mac:

• Trinn 1. Last opp filer. Dra og slipp filer fra skrivebordet eller skylagringen, opptil 12 om gangen, og klikk deretter på Last opp for å slå sammen. Velg deretter Slå sammen filer.

• Trinn 2. Ordne sidene. Du kan åpne Administrer sider og deretter dra miniatyrbildene på plass. Før lagring kan du rotere eller slette sider.

• Trinn 3. Lagre og last ned. Klikk på Lagre. Filen er fortsatt åpen i redigeringsprogrammet, så du kan fortsatt signere, komprimere eller gjøre raske redigeringer. Klikk deretter på Ferdig, velg filtypen og gi filen et navn.

Når dette er et bedre valg

• Filene dine er spredt mellom skylagring og flere mapper;

• Siderrekkefølgen er viktig, og du vil kontrollere hver side før lagring;

• Du trenger bare bestemte sider, ikke hele dokumenter;

• Du bruker en stasjonær kontormaskin, en lånt bærbar PC eller telefonen;

• Du vil signere, komprimere eller konvertere resultatet til Word eller JPG rett etter sammenslåingen.

Begrensninger

• Krever internett. Behandlingen skjer på nettet, så du kan ikke bruke det uten en aktiv tilkobling.

• 12 filer per gruppe. For å legge til flere må du laste dem opp i en ny gruppe.

• Grense på 100 MB. Svært store ukomprimerte skanninger må reduseres først.

Skann flere sider til én PDF på Mac

Kanskje du i stedet jobber med papirkvitteringer, håndskrevne notater eller ubehandlede fotoskanninger. Slik skanner du flere sider til én PDF på Mac med appen Forhåndsvisning.

• Trinn 1. Bruk en skanner eller Bildeopptak for å hente inn skanningene.

• Trinn 2. Velg de skannede bildene i Finder, høyreklikk og åpne dem i Forhåndsvisning.

• Trinn 3. Gå til Vis > Miniatyrbilder i toppmenyen for å vise sidepanelet.

• Trinn 4. Trykk på Kommando-P for å åpne utskriftsdialogen.

• Trinn 5. Klikk på PDF-rullegardinmenyen nederst i vinduet, og velg Lagre som PDF.

En advarsel: Skanninger med flere sider gir de tyngste PDF-filene, så resultatet kan ta opp mye mer plass enn et vanlig dokument.

Dette bør du kontrollere etter sammenslåing

Før du sender eller arkiverer den nylig sammenslåtte filen, bør du gå gjennom 3 områder der feil ved sammenslåing ofte skjuler seg:

Felt, signaturer og lenker

Interaktive elementer slutter oftest å fungere under en sammenslåing. Det er vanlig at digitale signaturer, bokmerker, utfyllbare skjemaer og hyperlenker forsvinner eller blir inaktive. Skjemafelt, lenker og bokmerker kan slutte å fungere eller forsvinne etter en sammenslåing, så test dem. Avtaler bør også alltid slås sammen før de signeres. Sammenslåing endrer filstrukturen, noe som umiddelbart bryter digitale sertifikater og ugyldiggjør eller sletter eksisterende signaturer.

Hvis du trenger å innhente elektroniske signaturer, kan du sette dem opp med vårt Signere PDF-verktøy når oppsettet er klart.

Sidestørrelse og retning

Sidene vil ikke alltid samsvare. Et vanlig A4-ark, en liten kvittering og et liggende regneark har alle ulike størrelser og retninger. Før du deler filen, bla gjennom den og roter alt som ligger sidelengs eller opp ned.

Kraftig økning i filstørrelse

Fordi hver side er et bilde i full oppløsning, kan sammenslåtte skanninger bli svært store. De fleste e-postleverandører avviser vedlegg over grensen på 25 MB. Hvis den ferdige filen er for stor til å sende, kan du kjøre den gjennom vårt Komprimer PDF-verktøy. Med det kan du redusere filstørrelsen uten å gjøre teksten uklar.