Cara melindungi PDF dengan kata laluan

Jadi, anda tahu cara menyulitkan PDF, tetapi kaedah anda tidak berjaya dan anda berfikir, "Saya sudah menetapkan kata laluan, tetapi ia tidak berfungsi… apakah yang perlu saya lakukan sekarang?" Mengehadkan akses kepada fail dan melarang tindakan bukan perkara yang sama. PDF mempunyai dua kata laluan, dan kata laluan yang menghalang pembukaan ialah kata laluan pengguna (buka). Kedua-duanya mempunyai tujuan berbeza, jadi panduan ini menerangkan perkara yang dilindungi oleh setiap satu, cara menetapkannya pada Windows, Mac dan dalam Word, serta cara menghantar fail dengan selamat.

Perkara yang sebenarnya dilindungi oleh penyulitan PDF

Terdapat kata laluan pengguna dan kata laluan pemilik, dan anda boleh menetapkan salah satu atau kedua-duanya. Di bawah, anda akan mengetahui kegunaan terbaik setiap satu.

Kata laluan pengguna berbanding kata laluan pemilik

Untuk mengunci PDF supaya orang lain tidak dapat membukanya atau mengeditnya, ingat perbezaan antara kedua-duanya:

• Kata laluan pengguna. Juga dikenali sebagai kata laluan buka, kata laluan ini mengunci dokumen daripada orang lain dan menghalang sesiapa daripada melihat kandungannya. PDF kekal disulitkan dan tiada sesiapa boleh mengaksesnya tanpa kata laluan yang betul.

• Kata laluan pemilik. Kata laluan ini juga dikenali sebagai kata laluan kebenaran. Gunakannya jika PDF perlu tersedia untuk dibaca, tetapi anda mahu mengehadkan pengeditan, pencetakan atau penyalinan.

Jika sesiapa masih boleh membuka PDF yang anda kunci, kemungkinan besar anda hanya menetapkan kata laluan pemilik.

Perkara yang sebenarnya dihalang oleh setiap kata laluan

Apabila anda memerlukan kedua-duanya

Anda boleh melindungi PDF anda dengan kedua-dua kata laluan untuk mengekalkan kawalan terhadap dokumen anda. Dengan cara ini, hanya orang yang mempunyai kata laluan buka boleh membacanya, dan aplikasi pemapar akan menolak untuk mencetak atau mengeditnya. Ingat bahawa kata laluan pemilik sahaja ialah kaedah yang lemah untuk melindungi maklumat dalam fail kerana sekatannya bergantung pada perisian PDF yang menerapkannya. Jika kandungannya peribadi, pastikan anda menambah kata laluan pengguna.

Cara melindungi PDF dengan kata laluan pada Windows

Terdapat dua cara untuk melindungi fail PDF dengan kata laluan pada Windows:

• Gunakan Editor PDF desktop. Windows tidak mempunyai cara terbina dalam untuk melindungi PDF dengan kata laluan, dan anda perlu memuat turun satu.

• Tetapkan kata laluan dalam Microsoft Word. Anda boleh melakukannya jika dokumen anda belum ditukar kepada PDF. Semasa menyimpannya sebagai PDF, klik Fail > Simpan Sebagai > pilih PDF > Pilihan... > tandakan "Sulitkan dokumen dengan kata laluan" > OK > masukkan kata laluan dua kali.

Orang sering terlupa pilihan ini, sedangkan ia lebih cepat daripada membuka Editor PDF yang berasingan.

Cara melindungi PDF dengan kata laluan pada Mac menggunakan Pratonton

Untuk melindungi fail PDF dengan kata laluan pada Mac, gunakan aplikasi Pratonton; tiada apa-apa tambahan perlu dipasang:

• Langkah 1. Buka dokumen anda.

• Langkah 2. Pilih Fail > Eksport….

• Langkah 3. Klik butang Kebenaran.

• Langkah 4. Pilih Perlu Kata Laluan untuk Membuka Dokumen.

• Langkah 5. Masukkan kata laluan, kemudian masukkannya semula untuk pengesahan.

• Langkah 6. Masukkan kata laluan dalam bahagian Kata Laluan Pemilik, kemudian masukkannya semula untuk pengesahan.

• Langkah 7. Klik Guna, kemudian klik Simpan.

Terdapat satu butiran penting yang perlu diingat: Pratonton hanya mencipta fail disulitkan yang baharu, manakala fail asal kekal tidak dilindungi. Simpan versi pertama secara berasingan dan lindungi atau Padamkannya jika anda memerlukannya sebagai dokumen peribadi.

Cara melindungi PDF dengan kata laluan daripada Word atau Google Docs

Word dan Google Docs mengendalikan perkara ini secara berbeza. Dalam Word, anda boleh menetapkan kata laluan semasa mengeksportnya ke PDF. Pilihan ini tidak disepadukan dalam Google Docs, jadi anda perlu melakukan langkah tambahan. Muat turun fail anda sebagai PDF, kemudian lindunginya dengan kata laluan.

Pilih kata laluan yang benar-benar melindungi dokumen

Tiga perkara menjadikan kata laluan berbaloi untuk ditetapkan:

• Pilih gabungan yang lebih panjang berbanding simbol khas. Kata laluan yang panjang lebih sukar diteka berbanding kata laluan pendek yang penuh dengan aksara, jadi anda boleh menggabungkan beberapa perkataan atau mencampurkan huruf, angka dan simbol.

• Cipta kata laluan yang benar-benar baharu. Elakkan menggunakan gabungan yang sudah digunakan pada Akaun dalam talian anda kerana jika seseorang menemuinya, mereka juga boleh menggunakannya pada fail anda.

• Jangan hantar kata laluan dalam e-mel yang sama dengan fail. Asingkannya daripada PDF anda dan hantar melalui saluran selamat supaya orang lain yang boleh mengakses e-mel itu tidak dapat membuka PDF.

Eksport PDF Word menggunakan penyulitan AES 128-bit secara lalai, jadi anda tidak perlu melaraskan tetapan untuk meningkatkan tahap perlindungan.

Hantar PDF yang dilindungi melalui e-mel

Dua amalan membantu memastikan PDF yang anda sulitkan untuk e-mel kekal dilindungi.

Kongsi kata laluan melalui saluran lain

Anda boleh menghantar PDF kepada mana-mana penerima menggunakan alat kami. Perhatikan bahawa alat kami berfungsi dengan fail yang tidak dilindungi, jadi PDF yang dilindungi kata laluan mesti dihantar melalui klien e-mel anda sendiri. Apabila berkongsi fail melalui e-mel, jangan sertakan kata laluan kerana itu sama seperti tiada perlindungan. Hantarkannya secara berasingan dalam mesej atau hubungi mereka untuk menyebutnya melalui telefon. Jangan nyatakan nama PDF jika ia mengandungi maklumat sensitif: baris subjek tidak disulitkan, jadi ia muncul dalam pratonton pemberitahuan dan kepada sesiapa yang mempunyai akses kepada peti mel.

Gunakan pautan dan bukannya lampiran

Jika anda menghantar PDF yang besar atau kandungan sensitif, pertimbangkan untuk menghantar pautan yang tamat tempoh dan bukannya fail (Google Drive untuk Akaun Workspace, OneDrive atau tetapan tamat tempoh pautan perkongsian Dropbox). Ia lebih selamat dan lebih mudah kerana anda boleh membatalkan akses, dan fail itu tidak akan disimpan dalam peti mel seseorang untuk tempoh yang lama.

Masalah yang mungkin berlaku

Malah kata laluan yang ditetapkan dengan betul boleh menyebabkan tiga masalah:

• Penerima tidak dapat membuka fail. Hal ini berlaku kerana pemapar PDF mereka sudah lapuk dan tidak menyokong penyulitan moden. Nasihatkan mereka agar mengemas kini perisian atau membuka dokumen dalam pembaca lain yang lebih baharu.

• Anda terlupa kata laluan. Apabila anda melindungi PDF dengan kata laluan, ingat bahawa anda tidak akan dapat mengaksesnya tanpa gabungan yang betul dan anda tidak boleh memulihkannya. Untuk mengelakkan keadaan ini, simpan kata laluan itu di tempat yang selamat.

• Fail terlalu besar untuk dihantar melalui e-mel. Penyulitan tidak mengubah saiznya. Mampatkan PDF terlebih dahulu, kemudian tambahkan kata laluan. Penyulitan tidak menjadikan fail lebih kecil.

Buang kata laluan apabila tidak lagi diperlukan

Apabila dokumen tidak lagi sensitif, buang kata laluan; jika tidak, anda mungkin terlupanya dan tidak dapat membuka fail itu dalam masa setahun atau lebih. Jika anda mengetahuinya, anda boleh membuka kunci PDF menggunakan perkhidmatan kami terus dalam pelayar anda. Ingat bahawa anda hanya boleh menyahsulit fail anda sendiri atau fail yang mendapat kebenaran pemiliknya.

Soalan Lazim

Bolehkah saya melindungi PDF dengan kata laluan secara percuma?

Ya. Anda boleh menambah kata laluan secara percuma pada Mac atau dalam Microsoft Word.

Apakah perbezaan antara kata laluan buka dan kata laluan kebenaran?

Kata laluan buka (juga dikenali sebagai kata laluan pengguna) mengawal siapa yang boleh membuka PDF, manakala kata laluan kebenaran (juga dikenali sebagai kata laluan pemilik atau induk) mengawal perkara yang boleh dilakukan pada fail selepas dibuka, seperti mencetak atau mengedit.

Bolehkah PDF yang dilindungi kata laluan dibuka tanpa kata laluan?

Tidak jika ia mempunyai kata laluan buka. Tanpanya, fail tidak akan terbuka.

Adakah perlindungan kata laluan berfungsi pada telefon?

Ya. Apabila anda membuka PDF yang dilindungi pada telefon anda, pemapar akan meminta kata laluan.

Bolehkah saya melindungi PDF dalam Google Docs?

Tidak. Google Docs tidak mempunyai pilihan ini, jadi anda perlu menambah kata laluan sebagai langkah berasingan selepas memuat turun fail.