Kaip apsaugoti PDF slaptažodžiu

Taigi, žinote, kaip užšifruoti PDF, tačiau pasirinktas būdas neveikia ir galvojate: „Nustačiau slaptažodį, bet jis neveikia… ką dabar daryti?“ Failo prieigos ribojimas ir veiksmų uždraudimas nėra tas pats. PDF gali turėti du slaptažodžius, o tas, kuris neleidžia jo atidaryti, yra naudotojo (atidarymo) slaptažodis. Jie skirti skirtingiems tikslams, todėl šiame vadove paaiškinama, ką kiekvienas jų apsaugo, kaip juos nustatyti sistemoje Windows, Mac ir Word bei kaip saugiai išsiųsti failą.

Ką iš tiesų apsaugo PDF šifravimas

Yra naudotojo ir savininko slaptažodžiai, todėl galite nustatyti vieną iš jų arba abu. Toliau sužinosite, kam kiekvienas jų tinkamiausias.

Naudotojo slaptažodis ir savininko slaptažodis

Norėdami užrakinti PDF, kad kiti negalėtų jo atidaryti ar redaguoti, turėkite omenyje šių dviejų slaptažodžių skirtumą:

• Naudotojo slaptažodis. Dar vadinamas atidarymo slaptažodžiu, jis užrakina dokumentą, kad kiti negalėtų pamatyti jo turinio. PDF lieka užšifruotas ir niekas negali jo pasiekti be teisingo slaptažodžio.

• Savininko slaptažodis. Jis taip pat vadinamas leidimų slaptažodžiu. Nustatykite jį, jei PDF turėtų būti prieinamas skaityti, tačiau norite apriboti redagavimą, spausdinimą ar kopijavimą.

Jei kas nors vis tiek gali atidaryti jūsų užrakintą PDF, greičiausiai nustatėte tik savininko slaptažodį.

Ką iš tiesų blokuoja kiekvienas slaptažodis

Kada reikia abiejų

Galite apsaugoti PDF abiem slaptažodžiais, kad išlaikytumėte dokumento kontrolę. Tuomet jį skaityti galės tik asmenys, turintys atidarymo slaptažodį, o peržiūros programa neleis jo spausdinti ar redaguoti. Atminkite, kad vien savininko slaptažodis yra silpnas būdas apsaugoti faile esančią informaciją, nes jo apribojimai priklauso nuo juos taikančios PDF programinės įrangos. Jei turinys privatus, būtinai pridėkite naudotojo slaptažodį.

Kaip apsaugoti PDF slaptažodžiu sistemoje Windows

Yra du būdai apsaugoti PDF failą slaptažodžiu sistemoje Windows:

• Naudokite kompiuteriui skirtą PDF rengyklę. Windows neturi integruoto būdo apsaugoti PDF slaptažodžiu, todėl turite ją atsisiųsti.

• Nustatykite slaptažodį Microsoft Word. Tai galite padaryti, jei dokumento dar nekonvertavote į PDF. Įrašydami jį kaip PDF, spustelėkite Failas > Įrašyti kaip > pasirinkite PDF > Parinktys... > pažymėkite „Šifruoti dokumentą slaptažodžiu“ > Gerai > du kartus įveskite slaptažodį.

Žmonės dažnai pamiršta šią parinktį, nors ji greitesnė nei atidaryti atskirą PDF rengyklę.

Kaip apsaugoti PDF slaptažodžiu Mac kompiuteryje naudojant Peržiūrą

Norėdami apsaugoti PDF failą slaptažodžiu Mac kompiuteryje, naudokite programą Peržiūra; nieko papildomai diegti nereikia:

• 1 veiksmas. Atidarykite dokumentą.

• 2 veiksmas. Pasirinkite Failas > Eksportuoti….

• 3 veiksmas. Spustelėkite mygtuką Leidimai.

• 4 veiksmas. Pasirinkite Reikalauti slaptažodžio dokumentui atidaryti.

• 5 veiksmas. Įveskite slaptažodį, tada įveskite jį dar kartą, kad patvirtintumėte.

• 6 veiksmas. Skiltyje Savininko slaptažodis įveskite slaptažodį, tada įveskite jį dar kartą, kad patvirtintumėte.

• 7 veiksmas. Spustelėkite Taikyti, tada spustelėkite Įrašyti.

Reikia turėti omenyje svarbią detalę: Peržiūra sukuria tik naują užšifruotą failą, o originalas lieka neapsaugotas. Pirmąją versiją laikykite atskirai ir apsaugokite arba ištrinkite, jei ji turi būti privatus dokumentas.

Kaip apsaugoti PDF slaptažodžiu iš Word ar Google Docs

Word ir Google Docs tai tvarko skirtingai. Word programoje galite nustatyti slaptažodį eksportuodami į PDF. Ši parinktis nėra integruota į Google Docs, todėl turėsite atlikti papildomą veiksmą. Atsisiųskite failą kaip PDF ir tada apsaugokite jį slaptažodžiu.

Pasirinkite slaptažodį, kuris iš tiesų apsaugo dokumentą

Slaptažodį verta nustatyti dėl trijų dalykų:

• Rinkitės ilgesnį derinį, o ne specialiuosius simbolius. Ilgą slaptažodį sunkiau atspėti nei trumpą, prikimštą simbolių, todėl galite sujungti kelis žodžius arba naudoti raidžių, skaitmenų ir simbolių mišinį.

• Sukurkite visiškai naują slaptažodį. Venkite naudoti derinį, kurį jau naudojate savo internetinėse paskyrose, nes jei kas nors jį sužinos, galės pritaikyti ir jūsų failui.

• Nesiųskite slaptažodžio tame pačiame laiške kaip failo. Laikykite jį atskirai nuo PDF ir išsiųskite saugiu kanalu, kad niekas kitas, turintis prieigą prie to el. laiško, negalėtų atidaryti PDF.

Word PDF eksportavimo funkcija pagal numatytuosius nustatymus naudoja 128 bitų AES šifravimą, todėl norint padidinti apsaugos lygį nereikės koreguoti nustatymų.

Kaip el. paštu siųsti apsaugotą PDF

Du įpročiai padeda apsaugoti el. paštu siunčiamą užšifruotą PDF.

Bendrinkite slaptažodį kitu kanalu

Naudodami mūsų įrankį galite siųsti PDF bet kuriam gavėjui. Atkreipkite dėmesį, kad mūsų įrankis veikia su neapsaugotais failais, todėl slaptažodžiu apsaugotus PDF reikia siųsti naudojant savo el. pašto programą. Bendrindami failą el. paštu, neįtraukite slaptažodžio, nes tai prilygsta jokiai apsaugai. Atsiųskite jį atskira žinute arba paskambinkite ir pasakykite telefonu. Neminėkite PDF pavadinimo, jei jame yra neskelbtinos informacijos: temos eilutė nėra šifruojama, todėl ji rodoma pranešimų peržiūrose ir visiems, turintiems prieigą prie pašto dėžutės.

Vietoj priedo naudokite nuorodą

Jei siunčiate didelį PDF arba neskelbtiną turinį, apsvarstykite galimybę vietoj failo siųsti laikiną nuorodą (Google Drive, skirtą Workspace paskyroms, OneDrive arba Dropbox bendrinimo nuorodų galiojimo pabaigos nustatymai). Tai saugiau ir patogiau, nes galite atšaukti prieigą, o failas nebus ilgai saugomas kieno nors pašto dėžutėje.

Kas gali nepavykti

Net ir teisingai nustatytas slaptažodis gali sukelti tris problemas:

• Gavėjas negali atidaryti failo. Taip nutinka, nes jo PDF peržiūros programa yra pasenusi ir nepalaiko šiuolaikinio šifravimo. Patarkite atnaujinti programinę įrangą arba atidaryti dokumentą kita, naujesne skaitymo programa.

• Pamiršote slaptažodį. Apsaugodami PDF slaptažodžiu, atminkite, kad be teisingo derinio negalėsite jo pasiekti ir jo atkurti negalėsite. Kad to išvengtumėte, laikykite jį saugioje vietoje.

• Failas per didelis siųsti el. paštu. Šifravimas dydžio nekeičia. Pirmiausia suglaudinkite PDF, tada pridėkite slaptažodį. Šifravimas failo nesumažina.

Pašalinkite slaptažodį, kai jo nebereikia

Kai dokumentas nebėra jautrus, pašalinkite slaptažodį; kitaip maždaug po metų jį pamiršite ir nebegalėsite atidaryti failo. Jei jį žinote, galite atrakinti PDF naudodamiesi mūsų paslauga tiesiai naršyklėje. Atminkite, kad iššifruoti galite tik savo failą arba failą, kuriam savininkas suteikė leidimą.

DUK

Ar galima nemokamai apsaugoti PDF slaptažodžiu?

Taip. Slaptažodį galite pridėti nemokamai Mac kompiuteryje arba Microsoft Word.

Kuo skiriasi atidarymo slaptažodis ir leidimų slaptažodis?

Atidarymo slaptažodis (dar vadinamas naudotojo slaptažodžiu) nustato, kas gali atidaryti PDF, o leidimų slaptažodis (dar vadinamas savininko arba pagrindiniu slaptažodžiu) nustato, ką žmonės gali daryti su failu jį atidarę, pavyzdžiui, spausdinti ar redaguoti.

Ar slaptažodžiu apsaugotą PDF galima atidaryti be slaptažodžio?

Ne, jei jis turi atidarymo slaptažodį. Be jo failas neatsidarys.

Ar apsauga slaptažodžiu veikia telefonuose?

Taip. Atidarius apsaugotą PDF telefone, peržiūros programa paprašys įvesti slaptažodį.

Ar galiu apsaugoti PDF programoje Google Docs?

Ne. Google Docs neturi šios parinkties, todėl atsisiuntę failą turėsite atskiru veiksmu pridėti slaptažodį.