PDF를 비밀번호로 보호하는 방법

PDF를 암호화하는 방법은 알지만 설정한 비밀번호가 작동하지 않아 "비밀번호를 설정했는데 작동하지 않습니다… 이제 어떻게 해야 하나요?"라고 생각하고 계신가요? 파일 접근을 제한하는 것과 작업을 금지하는 것은 다릅니다. PDF에는 두 가지 비밀번호가 있으며, 파일을 열지 못하게 하는 것은 사용자(열기) 비밀번호입니다. 두 비밀번호의 용도가 다르므로, 이 가이드에서는 각각 무엇을 보호하는지, Windows와 Mac, Word에서 설정하는 방법, 파일을 안전하게 보내는 방법을 다룹니다.

PDF 암호화로 실제 보호되는 항목

사용자 비밀번호와 소유자 비밀번호가 있으며, 둘 중 하나 또는 모두를 설정할 수 있습니다. 아래에서 각 비밀번호가 어떤 용도에 가장 적합한지 알아보세요.

사용자 비밀번호와 소유자 비밀번호의 차이

다른 사람이 PDF를 열거나 편집하지 못하도록 잠그려면 두 비밀번호의 차이를 알아두어야 합니다:

• 사용자 비밀번호. 열기 비밀번호라고도 하며, 다른 사람이 문서 내부를 보지 못하도록 문서를 잠급니다. PDF는 암호화된 상태로 유지되며, 올바른 비밀번호 없이는 누구도 접근할 수 없습니다.

• 소유자 비밀번호. 권한 비밀번호라고도 합니다. PDF를 읽을 수는 있게 하되 편집, 인쇄 또는 복사를 제한하려면 적용하세요.

잠긴 PDF를 다른 사람이 계속 열 수 있다면 소유자 비밀번호만 설정했을 가능성이 높습니다.

각 비밀번호가 실제로 차단하는 작업

두 비밀번호가 모두 필요한 경우

두 비밀번호를 모두 사용해 PDF를 보호하면 문서를 계속 제어할 수 있습니다. 이렇게 하면 열기 비밀번호가 있는 사람만 내용을 읽을 수 있고, 뷰어 앱은 인쇄나 편집을 허용하지 않습니다. 소유자 비밀번호만 사용하는 방식은 제한 사항이 이를 적용하는 PDF 소프트웨어에 따라 달라지므로 파일 내 정보를 보호하는 데 취약한 방법이라는 점을 기억하세요. 내용이 비공개라면 반드시 사용자 비밀번호를 추가하세요.

Windows에서 PDF를 비밀번호로 보호하는 방법

Windows에서 PDF 파일을 비밀번호로 보호하는 방법은 두 가지입니다.

• 데스크톱 PDF 편집기를 사용합니다. Windows에는 PDF를 비밀번호로 보호하는 기본 기능이 없으므로 PDF 편집기를 다운로드해야 합니다.

• Microsoft Word에서 비밀번호를 설정합니다. 아직 문서를 PDF로 변환하지 않았다면 이 방법을 사용할 수 있습니다. PDF로 저장할 때 파일 > 다른 이름으로 저장 > PDF 선택 > 옵션... > "암호로 문서 암호화" 선택 > 확인 > 비밀번호를 두 번 입력을 클릭합니다.

이 옵션을 잊는 경우가 많지만, 별도의 PDF 편집기를 여는 것보다 더 빠릅니다.

미리보기로 Mac에서 PDF를 비밀번호로 보호하는 방법

Mac에서 PDF 파일을 비밀번호로 보호하려면 추가 설치 없이 미리보기 앱을 사용하세요.

• 1단계. 문서를 엽니다.

• 2단계. 파일 > 내보내기… 항목을 선택합니다.

• 3단계. '권한' 버튼을 클릭합니다.

• 4단계. '문서를 열려면 암호 필요'를 선택합니다.

• 5단계. 비밀번호를 입력한 다음 확인을 위해 다시 입력합니다.

• 6단계. '소유자 암호' 섹션에 비밀번호를 입력한 다음 확인을 위해 다시 입력합니다.

• 7단계. '적용'을 클릭한 다음 '저장'을 클릭합니다.

유의해야 할 중요한 사항이 있습니다. 미리보기는 새 암호화 파일만 만들며 원본은 보호되지 않은 상태로 남습니다. 비공개 문서로 유지해야 한다면 원본은 별도로 보관하고 보호하거나 삭제하세요.

Word 또는 Google Docs에서 PDF를 비밀번호로 보호하는 방법

Word와 Google Docs에서는 이 작업을 다르게 처리합니다. Word에서는 PDF로 내보낼 때 비밀번호를 설정할 수 있습니다. 이 옵션은 Google Docs에 통합되어 있지 않으므로 추가 단계를 거쳐야 합니다. 파일을 PDF로 다운로드한 후 비밀번호로 보호하세요.

문서를 제대로 보호하는 비밀번호 선택하기

다음 세 가지가 비밀번호 설정의 가치를 높여 줍니다:

• 특수문자보다 긴 조합을 선택하세요. 문자가 많이 포함된 짧은 비밀번호보다 긴 비밀번호가 추측하기 더 어렵습니다. 몇 개의 단어를 조합하거나 문자, 숫자, 기호를 섞어 만들 수 있습니다.

• 완전히 새로운 비밀번호를 만드세요. 누군가 비밀번호를 알아내면 파일에도 사용할 수 있으므로, 온라인 계정에서 이미 사용하는 조합은 피하세요.

• 파일과 같은 이메일로 비밀번호를 보내지 마세요. PDF와 별도로 보관하고 안전한 채널을 통해 메시지로 보내야 이메일에 접근할 수 있는 다른 사람이 PDF를 열지 못합니다.

Word의 PDF 내보내기는 기본적으로 128비트 AES 암호화를 사용하므로 보호 수준을 높이기 위해 설정을 조정할 필요가 없습니다.

보호된 PDF를 이메일로 보내기

이메일로 보낼 PDF를 암호화할 때 다음 두 가지를 지키면 보호에 도움이 됩니다.

다른 채널로 비밀번호 공유하기

PDFAid 도구를 사용하면 모든 수신자에게 PDF를 보낼 수 있습니다. PDFAid 도구는 보호되지 않은 파일에서 작동하므로, 비밀번호로 보호된 PDF는 사용하는 이메일 클라이언트를 통해 보내야 합니다. 이메일로 파일을 공유할 때 비밀번호를 포함하면 보호하지 않는 것과 같으므로 포함하지 마세요. 별도의 메시지로 보내거나 전화로 알려주세요. 민감한 정보가 포함된 PDF라면 파일 이름을 언급하지 마세요. 제목 줄은 암호화되지 않으므로 알림 미리보기와 사서함에 접근할 수 있는 모든 사람에게 표시됩니다.

첨부 파일 대신 링크 사용하기

대용량 PDF나 민감한 콘텐츠를 보내는 경우 파일 대신 만료되는 링크를 보내는 방법을 고려하세요(Google Drive Workspace 계정, OneDrive 또는 Dropbox의 공유 링크 만료 설정). 접근을 취소할 수 있고 상대방의 사서함에 오랫동안 저장되지 않으므로 더 안전하고 편리합니다.

발생할 수 있는 문제

비밀번호를 올바르게 설정해도 다음 세 가지 문제가 생길 수 있습니다.

• 수신자가 파일을 열 수 없습니다. 사용 중인 PDF 뷰어가 오래되어 최신 암호화를 처리하지 못하기 때문입니다. 소프트웨어를 업데이트하거나 다른 최신 리더에서 문서를 열도록 안내하세요.

• 비밀번호를 잊었습니다. PDF를 비밀번호로 보호할 때는 올바른 조합 없이는 접근할 수 없고 복구할 수도 없다는 점을 기억해야 합니다. 이런 상황을 피하려면 안전한 곳에 보관하세요.

• 파일이 이메일로 보내기에는 너무 큽니다. 암호화해도 파일 크기는 바뀌지 않습니다. 먼저 PDF를 압축한 다음 비밀번호를 추가하세요. 암호화해도 파일 크기가 작아지지는 않습니다.

더 이상 필요하지 않을 때 비밀번호 제거하기

문서에 더 이상 민감한 내용이 없다면 비밀번호를 제거하세요. 그렇지 않으면 비밀번호를 잊어버려 한 해쯤 지나면 파일을 열지 못할 수 있습니다. 비밀번호를 알고 있다면 브라우저에서 바로 PDFAid 서비스를 사용해 PDF 잠금을 해제할 수 있습니다. 본인 파일이나 소유자의 허가를 받은 파일만 암호 해제할 수 있다는 점을 기억하세요.

FAQ

무료로 PDF를 비밀번호로 보호할 수 있나요?

예. Mac 또는 Microsoft Word에서 무료로 비밀번호를 추가할 수 있습니다.

열기 비밀번호와 권한 비밀번호의 차이는 무엇인가요?

열기 비밀번호(사용자 비밀번호라고도 함)는 PDF를 열 수 있는 사람을 제어하는 반면, 권한 비밀번호(소유자 비밀번호 또는 마스터 비밀번호라고도 함)는 PDF를 연 후 인쇄나 편집 등 파일에서 수행할 수 있는 작업을 제어합니다.

비밀번호로 보호된 PDF를 비밀번호 없이 열 수 있나요?

열기 비밀번호가 설정되어 있다면 불가능합니다. 비밀번호 없이는 파일이 열리지 않습니다.

비밀번호 보호는 휴대폰에서도 작동하나요?

예. 휴대폰에서 보호된 PDF를 열면 뷰어가 비밀번호를 요청합니다.

Google Docs에서 PDF를 보호할 수 있나요?

아니요. Google Docs에는 이 옵션이 없으므로 파일을 다운로드한 후 별도 단계로 비밀번호를 추가해야 합니다.