Come proteggere un PDF con password

Quindi, sai come crittografare un PDF, ma il metodo non funziona e ti chiedi: "Ho impostato la password, ma non funziona… cosa devo fare ora?" Limitare l'accesso al file e vietare determinate azioni non sono la stessa cosa. Un PDF può avere due password e quella che ne impedisce l'apertura è la password utente (di apertura). Hanno scopi diversi, quindi questa guida spiega cosa protegge ciascuna, come impostarle su Windows, Mac e in Word e come inviare il file in modo sicuro.

Cosa protegge davvero la crittografia di un PDF

Esistono password utente e password proprietario e puoi impostarne una o entrambe. Qui sotto scoprirai per cosa è più adatta ciascuna.

Password utente e password proprietario

Per bloccare un PDF in modo che altri non possano aprirlo o modificarlo, tieni presente la differenza tra le due:

• Password utente. Chiamata anche password di apertura, blocca il documento impedendo ad altri di vederne il contenuto. Il PDF rimane crittografato e nessuno può accedervi senza la password corretta.

• Password proprietario. È nota anche come password delle autorizzazioni. Applicala se il PDF deve essere disponibile per la lettura, ma vuoi limitare la modifica, la stampa o la copia.

Se chiunque riesce ancora ad aprire il tuo PDF bloccato, probabilmente hai impostato solo una password proprietario.

Cosa blocca davvero ogni password

Quando servono entrambe

Puoi proteggere il tuo PDF con entrambe le password per mantenere il controllo sul documento. In questo modo, solo chi dispone della password di apertura può leggerlo e l'app di visualizzazione rifiuterà di stamparlo o modificarlo. Ricorda che una password proprietario da sola è un metodo debole per proteggere le informazioni nel file, perché le sue limitazioni dipendono dal software PDF che le applica. Se il contenuto è privato, assicurati di aggiungere una password utente.

Proteggere un PDF con password su Windows

Esistono due modi per proteggere con password un file PDF su Windows:

• Usa un Editor PDF desktop. Windows non offre una funzione integrata per proteggere con password un PDF, quindi devi scaricarne uno.

• Imposta una password in Microsoft Word. Puoi farlo se non hai ancora convertito il documento in PDF. Quando lo salvi come PDF, fai clic su File > Salva con nome > scegli PDF > Opzioni... > seleziona "Crittografa il documento con una password" > OK > inserisci la password due volte.

Spesso questa opzione viene dimenticata, ed è più rapida che aprire un Editor PDF separato.

Proteggere un PDF con password su Mac con Anteprima

Per proteggere con password un file PDF su Mac, usa l'app Anteprima; non devi installare altro:

• Passaggio 1. Apri il documento.

• Passaggio 2. Scegli File > Esporta….

• Passaggio 3. Fai clic sul pulsante Permessi.

• Passaggio 4. Seleziona Richiedi password per aprire il documento.

• Passaggio 5. Inserisci una password, quindi digitala di nuovo per verificarla.

• Passaggio 6. Inserisci una password nella sezione Password proprietario, quindi digitala di nuovo per verificarla.

• Passaggio 7. Fai clic su Applica, quindi su Salva.

C'è un dettaglio importante da tenere presente: Anteprima crea solo un nuovo file crittografato, mentre l'originale resta non protetto. Conserva la prima versione separatamente e proteggila o eliminala se deve rimanere un documento privato.

Proteggere un PDF con password da Word o Google Docs

Word e Google Docs gestiscono questa operazione in modo diverso. In Word, puoi impostare una password quando esporti in PDF. Questa opzione non è integrata in Google Docs, quindi dovrai compiere un passaggio aggiuntivo. Scarica il file come PDF, quindi proteggilo con una password.

Scegliere una password che protegga davvero il documento

Tre aspetti rendono utile impostare una password:

• Scegli una combinazione più lunga invece di simboli speciali. È più difficile indovinare una password lunga rispetto a una breve piena di caratteri, quindi puoi unire alcune parole oppure creare una combinazione di lettere, numeri e simboli.

• Crea una password completamente nuova. Evita di usare una combinazione già impiegata per i tuoi account online perché, se qualcuno la scopre, può usarla anche per il tuo file.

• Non inviare la password nella stessa email del file. Tienila separata dal PDF e inviala tramite un canale sicuro, in modo che nessun altro che possa accedere a quell'email riesca ad aprire il PDF.

L'esportazione in PDF di Word usa per impostazione predefinita la crittografia AES a 128 bit, quindi non dovrai modificare le impostazioni per aumentare il livello di protezione.

Inviare un PDF protetto via email

Due abitudini aiutano a mantenere protetto un PDF crittografato per l'invio via email.

Condividi la password tramite un canale diverso

Puoi inviare un PDF a qualsiasi destinatario usando il nostro strumento. Tieni presente che il nostro strumento funziona con file non protetti, quindi i PDF protetti da password devono essere inviati tramite il tuo client email. Quando condividi il file via email, non includere la password, poiché equivale a non avere alcuna protezione. Inviala separatamente in un messaggio o chiama il destinatario per comunicarla a voce. Non menzionare il nome di un PDF se contiene informazioni sensibili: l'oggetto non è crittografato, quindi appare nelle anteprime delle notifiche e a chiunque abbia accesso alla casella di posta.

Usa un link invece di un allegato

Se invii un PDF di grandi dimensioni o contenuti sensibili, valuta di inviare un link con scadenza invece di un file (impostazioni di scadenza dei link condivisi di Google Drive per gli account Workspace, OneDrive o Dropbox). È più sicuro e pratico perché puoi revocare l'accesso e il file non resterà per anni nella casella di posta di qualcuno.

Cosa può andare storto

Anche una password impostata correttamente può causare tre problemi:

• Un destinatario non riesce ad aprire il file. Succede perché il suo lettore PDF è obsoleto e non supporta la crittografia moderna. Consigliagli di aggiornare il software o di aprire il documento con un altro lettore più recente.

• Hai dimenticato una password. Quando proteggi un PDF con password, ricorda che non potrai accedervi senza la combinazione corretta e non potrai recuperarla. Per evitare questa situazione, conservala in un luogo sicuro.

• Il file è troppo grande per essere inviato via email. La crittografia non ne modifica le dimensioni. Comprimi il PDF prima, poi aggiungi la password. La crittografia non riduce le dimensioni del file.

Rimuovi la password quando non serve più

Quando il documento non è più sensibile, rimuovi la password; altrimenti potresti dimenticarla e non riuscire più ad aprire il file tra circa un anno. Se la conosci, puoi sbloccare un PDF usando il nostro servizio direttamente nel browser. Ricorda che puoi decrittografare solo il tuo file o uno per cui hai l'autorizzazione del proprietario.

FAQ

Posso proteggere un PDF con password gratuitamente?

Sì. Puoi aggiungere una password gratuitamente su Mac o in Microsoft Word.

Qual è la differenza tra una password di apertura e una password delle autorizzazioni?

Una password di apertura (detta anche password utente) controlla chi può aprire un PDF, mentre una password delle autorizzazioni (detta anche password del proprietario o master) controlla cosa si può fare con il file una volta aperto, ad esempio stamparlo o modificarlo.

Un PDF protetto da password può essere aperto senza password?

No, se ha una password di apertura. Senza di essa, il file non si apre.

La protezione con password funziona sui telefoni?

Sì. Quando apri un PDF protetto sul telefono, il lettore ti chiederà la password.

Posso proteggere un PDF in Google Docs?

No. Google Docs non offre questa opzione, quindi dovrai aggiungere una password in un passaggio separato dopo aver scaricato il file.