PDF jelszavas védelme

Tehát tudja, hogyan kell titkosítani egy PDF-et, de a módszer nem működik, és arra gondol: „Beállítottam a jelszót, de nem működik… mit tegyek most?” A fájlhoz való hozzáférés korlátozása és a műveletek tiltása nem ugyanaz. Egy PDF-hez két jelszó tartozhat, és a megnyitást megakadályozó a felhasználói (megnyitási) jelszó. Ezek eltérő célokat szolgálnak, ezért ez az útmutató bemutatja, mit véd mindegyik, hogyan állíthatja be őket Windows rendszeren, Macen és Wordben, valamint hogyan küldheti el biztonságosan a fájlt.

Mit véd valójában a PDF-titkosítás

Felhasználói és tulajdonosi jelszó is létezik, és bármelyiket vagy mindkettőt beállíthatja. Az alábbiakban megtudhatja, melyik mire használható a legjobban.

Felhasználói jelszó és tulajdonosi jelszó

Ha úgy szeretné zárolni a PDF-et, hogy mások ne tudják megnyitni vagy szerkeszteni, tartsa szem előtt a kettő közötti különbséget:

• Felhasználói jelszó. Megnyitási jelszónak is nevezik; lezárja a dokumentumot mások elől, így senki sem láthatja a tartalmát. A PDF titkosítva marad, és a helyes jelszó nélkül senki sem férhet hozzá.

• Tulajdonosi jelszó. Engedélyjelszónak is nevezik. Akkor alkalmazza, ha a PDF olvasásra elérhető legyen, de korlátozni szeretné a szerkesztést, a nyomtatást vagy a másolást.

Ha bárki továbbra is meg tudja nyitni a zárolt PDF-et, akkor valószínűleg csak tulajdonosi jelszót állított be.

Mit tilt le valójában az egyes jelszó

Amikor mindkettőre szüksége van

Mindkét jelszóval biztonságossá teheti PDF-jét, hogy megőrizze az irányítást a dokumentum felett. Így csak a megnyitási jelszóval rendelkezők olvashatják el, a megtekintő alkalmazás pedig nem engedi kinyomtatni vagy szerkeszteni. Ne feledje, hogy a tulajdonosi jelszó önmagában gyenge módszer a fájlban lévő információk védelmére, mert a korlátozásai az azokat alkalmazó PDF-szoftvertől függenek. Ha a tartalom bizalmas, mindenképpen adjon meg felhasználói jelszót.

PDF jelszavas védelme Windows rendszeren

Windows rendszeren kétféleképpen védhet jelszóval egy PDF-fájlt:

• Használjon asztali PDF szerkesztőt. A Windows nem kínál beépített lehetőséget PDF-ek jelszavas védelmére, ezért le kell töltenie egyet.

• Állítson be jelszót a Microsoft Wordben. Ezt akkor teheti meg, ha még nem konvertálta dokumentumát PDF-fé. PDF-ként való mentéskor kattintson a Fájl > Mentés másként > válassza a PDF-et > Beállítások... > jelölje be a „Dokumentum titkosítása jelszóval” lehetőséget > OK > adja meg kétszer a jelszót.

Sokan megfeledkeznek erről a lehetőségről, pedig gyorsabb, mint külön PDF szerkesztőt megnyitni.

PDF jelszavas védelme Macen az Előnézet alkalmazással

PDF-fájl Macen történő jelszavas védelméhez használja az Előnézet alkalmazást; semmit sem kell külön telepítenie:

• 1. lépés: Nyissa meg a dokumentumot.

• 2. lépés: Válassza a Fájl > Exportálás… lehetőséget.

• 3. lépés: Kattintson az Engedélyek gombra.

• 4. lépés: Válassza a Jelszó kérése a dokumentum megnyitásához lehetőséget.

• 5. lépés: Adjon meg egy jelszót, majd az ellenőrzéshez írja be újra.

• 6. lépés: Adjon meg egy jelszót a Tulajdonosi jelszó szakaszban, majd az ellenőrzéshez írja be újra.

• 7. lépés: Kattintson az Alkalmaz, majd a Mentés gombra.

Van egy fontos részlet, amelyet érdemes észben tartani: az Előnézet csak egy új, titkosított fájlt hoz létre, míg az eredeti védtelen marad. Az első változatot külön tárolja, és védje vagy törölje, ha a dokumentumnak bizalmasnak kell maradnia.

PDF jelszavas védelme Wordből vagy Google Docsból

A Word és a Google Docs ezt eltérően kezeli. Wordben PDF-be exportáláskor állíthat be jelszót. Ez a lehetőség nincs beépítve a Google Docsba, ezért egy további lépést kell tennie. Töltse le a fájlt PDF-ként, majd védje jelszóval.

Olyan jelszót válasszon, amely valóban védi a dokumentumot

Három dolog teszi érdemessé a jelszó beállítását:

• A speciális karakterek helyett válasszon hosszabb jelszót. Egy hosszú jelszót nehezebb kitalálni, mint egy rövid, karakterekkel telezsúfoltat, ezért használhat néhány szót, vagy betűk, számok és szimbólumok kombinációját.

• Hozzon létre teljesen új jelszót. Ne használjon olyan kombinációt, amelyet már online fiókjaihoz használ, mert ha valaki megtudja, azt a fájljához is felhasználhatja.

• Ne küldje el a jelszót ugyanabban a levélben, mint a fájlt. Tartsa külön a PDF-től, és biztonságos csatornán küldje el, hogy az e-mailhez hozzáférő más személyek ne tudják megnyitni a PDF-et.

A Word PDF-exportálása alapértelmezés szerint 128 bites AES-titkosítást használ, ezért a védelmi szint növeléséhez nem kell módosítania a beállításokat.

Védett PDF küldése e-mailben

Két szokás segít abban, hogy az e-mailhez titkosított PDF védett maradjon.

Ossza meg a jelszót másik csatornán

Eszközünkkel PDF-et küldhet bármely címzettnek. Vegye figyelembe, hogy eszközünk védetlen fájlokkal működik, ezért a jelszóval védett PDF-eket saját e-mail-kliensén keresztül kell elküldenie. Amikor e-mailben megosztja a fájlt, ne írja bele a jelszót, mert ez egyenértékű a védelem hiányával. Küldje el külön üzenetben, vagy hívja fel a címzettet, és mondja el telefonon. Ne említse a PDF nevét, ha érzékeny információkat tartalmaz: a tárgysor nincs titkosítva, ezért megjelenik az értesítések előnézetében és mindenki számára, aki hozzáfér a postafiókhoz.

Csatolmány helyett használjon hivatkozást

Ha nagy PDF-et vagy érzékeny tartalmat küld, fontolja meg egy lejáró hivatkozás küldését fájl helyett (Google Drive Workspace-fiókokhoz, OneDrive vagy Dropbox megosztási hivatkozás lejárati beállításai). Ez biztonságosabb és kényelmesebb, mert visszavonhatja a hozzáférést, és a fájl nem marad örökké valaki postafiókjában.

Mi hibázhat el

Még a helyesen beállított jelszó is három problémát okozhat:

• A címzett nem tudja megnyitni a fájlt. Ez azért fordulhat elő, mert a PDF-megtekintője elavult, és nem kezeli a modern titkosítást. Javasolja neki, hogy frissítse a szoftvert, vagy nyissa meg a dokumentumot egy másik, újabb olvasóval.

• Elfelejtette a jelszót. Amikor jelszóval védi a PDF-et, ne feledje, hogy a helyes jelszó nélkül Ön sem fog hozzáférni, és nem lehet visszaállítani. Ennek elkerülésére tárolja biztonságos helyen.

• A fájl túl nagy ahhoz, hogy e-mailben elküldje. A titkosítás nem változtatja meg a méretét. Először tömörítse a PDF-et, majd adja hozzá a jelszót. A titkosítás nem teszi kisebbé a fájlt.

Távolítsa el a jelszót, amikor már nincs rá szükség

Amikor a dokumentum már nem bizalmas, távolítsa el a jelszót; különben egy év múlva elfelejtheti, és nem tudja megnyitni a fájlt. Ha ismeri a jelszót, szolgáltatásunkkal közvetlenül a böngészőben feloldhat egy PDF-et. Ne feledje, hogy csak a saját fájlját vagy a tulajdonos engedélyével rendelkező fájlt fejtheti vissza.

GYIK

Ingyenesen védhetek jelszóval egy PDF-et?

Igen. Macen vagy Microsoft Wordben ingyenesen hozzáadhat jelszót.

Mi a különbség a megnyitási jelszó és az engedélyjelszó között?

A megnyitási jelszó (más néven felhasználói jelszó) azt szabályozza, ki nyithat meg egy PDF-et, míg az engedélyjelszó (más néven tulajdonosi vagy főjelszó) azt, hogy a megnyitás után mit tehetnek az emberek a fájllal, például nyomtathatnak vagy szerkeszthetnek-e.

Megnyitható jelszóval védett PDF a jelszó nélkül?

Nem, ha megnyitási jelszóval van védve. Enélkül a fájl nem nyílik meg.

Működik a jelszavas védelem telefonon is?

Igen. Amikor telefonon megnyit egy védett PDF-et, a megtekintő jelszót kér.

Védhetek PDF-et a Google Docsban?

Nem. A Google Docs nem rendelkezik ezzel a lehetőséggel, ezért a fájl letöltése után külön lépésben kell jelszót hozzáadnia.