Qu’est-ce qu’un PDF ?

PDF signifie Portable Document Format. Ce type de fichier conserve son apparence d’origine, y compris les polices, le texte, la mise en page et les images, de la même manière sur tous les écrans où vous l’ouvrez. Découvrez dans ce guide ce qu’est un PDF, comment il fonctionne réellement, à quoi il sert, ainsi que ses types, ses avantages, ses limites et sa comparaison avec d’autres formats.

Que signifie PDF

PDF signifie Portable Document Format. Chaque mot de ce nom complet décrit la fonction du format. Portable signifie qu’un PDF s’ouvre sur les téléphones, tablettes et ordinateurs, quel que soit le logiciel avec lequel il a été créé. Document signifie qu’il est conçu pour contenir des éléments tels que des contrats, des formulaires et des rapports. Format signifie que la mise en page est fixe : les polices, le texte et les images restent là où vous les avez placés, afin que le destinataire voie la page exactement comme vous l’avez enregistrée.

En termes simples, un PDF est l’empreinte numérique d’une feuille de papier, et non un ensemble de symboles qu’un navigateur réorganise à la volée. C’est toute la signification de PDF en une phrase, et c’est pourquoi l’abréviation est bien plus souvent utilisée que le nom complet dans les écrits courants et techniques.

Qu’est-ce qu’un fichier PDF

Un PDF est un fichier unique qui stocke ensemble le texte, les images et la mise en page d’une page, afin qu’elle conserve la même apparence où qu’elle soit ouverte. Voici ce qu’il contient et comment il y parvient.

Ce qu’un PDF peut contenir

Selon la manière dont il a été créé, un fichier PDF peut contenir différents types de contenu, notamment :

• Texte

• Image

• Graphiques vectoriels

• Polices incorporées

• Boutons interactifs

• Liens hypertextes

• Champs de formulaire à remplir

• Commentaires

• Vidéos et autres médias

• Métadonnées

• Fichiers joints

Un PDF n’est pas une image de document, mais un conteneur de différents éléments interactifs. Il contient bien plus que des pages statiques : vous pouvez cliquer sur des liens, remplir des formulaires et, dans les lecteurs qui les prennent en charge, lire des vidéos ou utiliser des boutons. Grâce aux nombreux types de contenu qu’un PDF peut inclure, c’est un fichier polyvalent que vous pouvez utiliser pour vos démarches administratives et pour accomplir diverses tâches.

Comment un PDF conserve la même mise en page partout

Comment un PDF fonctionne-t-il lorsqu’il contient différents éléments tout en les conservant intacts ? Un PDF enregistre la position exacte de chaque élément, au lieu de s’appuyer sur un autre programme ou logiciel pour les réorganiser. La mise en forme fixe, qui comprend les coordonnées de chaque élément et les polices incorporées, est héritée de PostScript, l’ancêtre du PDF. Le PDF est issu de PostScript, le langage de description de pages d’Adobe. Ces deux approches (les coordonnées fixes et les polices incorporées) rendent un fichier stable : il ne dépend ni du logiciel avec lequel il a été créé, ni de l’appareil, ni du système d’exploitation. Contrairement à un PDF, un DOCX peut différer de son apparence d’origine sur un autre ordinateur, notamment pour les polices ou la structure. Un PDF contient des instructions précises pour enregistrer la position des éléments, ce qui permet de les afficher de la même façon partout.

Comment reconnaître un PDF sur votre ordinateur

Si vous vous demandez ce qu’est un PDF sur un ordinateur ou comment le trouver, recherchez l’extension de fichier .pdf à la fin du nom du document. Votre système affiche également l’icône de votre lecteur PDF par défaut à côté du nom du fichier. Si vous double-cliquez sur ce fichier, vous ne pourrez probablement pas le modifier, car le système l’ouvre dans un lecteur. Pour apporter des modifications au document, vous aurez besoin d’un outil spécial ou devrez le convertir dans un format modifiable.

À quoi sert le format PDF

Bien comprendre ce qu’est le format PDF permet d’expliquer pourquoi ce type de document est si populaire. Grâce à sa mise en page fixe et à sa polyvalence, c’est une solution idéale pour signer des contrats, remplir des formulaires et accomplir d’autres tâches. Découvrez ci-dessous les utilisations les plus courantes du PDF.

Contrats, factures et accords

Les documents juridiques et financiers sont souvent au format PDF, car celui-ci conserve la version convenue. Un PDF préserve le contenu convenu sur la page. Lorsqu’il comporte une signature numérique fondée sur un certificat, toute modification ultérieure invalide cette signature. Vous pouvez utiliser un outil Signer un PDF pour ajouter une signature électronique et l’envoyer par e-mail à une autre personne pour signature.

Formulaires à remplir et à renvoyer

Les candidatures, formulaires fiscaux et questionnaires sont enregistrés sous forme de PDF à remplir, car les champs sont intégrés au fichier. Le destinataire peut saisir ses informations et renvoyer le document sans devoir le retaper ni en modifier le format. Un PDF peut servir de modèle de formulaire réutilisable lorsque différentes personnes doivent le remplir. L’outil Remplir un PDF de PDFAid vous permet de saisir du texte dans les champs depuis votre navigateur, d’enregistrer le formulaire rempli et de créer des modèles PDF avec des champs interactifs.

CV, rapports, manuels et eBooks

Choisir le format PDF est judicieux lorsque des documents, comme un CV, un rapport, un travail de recherche, des instructions, une brochure ou un eBook, sont déjà destinés à être lus plutôt qu’à être modifiés. Cela s’explique par le fait que l’auteur souhaite préserver la conception du fichier d’origine. Pour conserver la mise en page telle qu’elle a été créée lors du partage, vous pouvez convertir DOCX en PDF avec notre outil. Lorsqu’une mise en forme fixe est nécessaire pour un eBook, convertir EPUB en PDF peut également être utile.

Fichiers prêts à imprimer pour les designers

Les imprimeries demandent souvent un PDF prêt à imprimer, car ce format préserve tous les détails nécessaires à une impression de haute qualité. La norme spécifique à l’impression est PDF/X, réglementée par ISO 15930. Un document peut contenir des images haute résolution, des polices incorporées et des profils colorimétriques, et un PDF prend en charge tous ces éléments. La mise en page sera imprimée telle qu’un designer l’a créée, avec tous les éléments visuels à leur place et sans aucune modification.

Numérisations et documents archivés

Nous utilisons le format PDF lorsqu’il est nécessaire de transformer des documents papier en fichiers numériques, tels que des contrats, des reçus et des dossiers médicaux. Vous pouvez créer un seul fichier au lieu de créer et conserver plusieurs photos. Le résultat ressemble à un document à l’écran, mais il ne s’agit toujours pas de texte recherchable ou modifiable. Les pages restent des images.

Types de fichiers PDF

La différence entre les types de PDF détermine ce que vous pouvez faire avec un fichier et les outils nécessaires. Par exemple, si vous essayez de sélectionner une phrase à l’écran avec la souris et que rien ne se passe, cela signifie que vous avez une numérisation. Il existe également le PDF Portfolio : un PDF qui comprend plusieurs fichiers, tels qu’un contrat, une feuille de calcul et des photos.

PDF numériques

Il s’agit de fichiers créés numériquement dans Word, Excel, un navigateur ou un logiciel de conception. Le texte de ce document est réel : vous pouvez donc le rechercher et le copier dans n’importe quel lecteur, ainsi que le modifier dans un Éditeur PDF. C’est l’un des types de PDF les plus courants avec lesquels les utilisateurs travaillent habituellement. Ces fichiers sont compatibles avec la plupart des outils de modification, de conversion et d’autres actions.

PDF numérisés

Pour mieux comprendre ce que vous pouvez faire avec ce type de fichier, il faut préciser ce qu’est un PDF numérisé. Il s’agit de l’image d’une page enregistrée au format PDF. Les images et le texte que vous voyez font partie de cette copie ; vous ne pouvez ni les rechercher, ni les sélectionner, ni les copier, ni les modifier. Techniquement, il s’agit des pixels qui composent une page, et non d’éléments individuels. Ce type de PDF provient d’une page numérisée ou d’une photo prise avec un smartphone. Vous pouvez toutefois convertir un PDF en document modifiable sur notre plateforme et y apporter des modifications.

PDF avec texte recherchable

Qu’est-ce donc qu’un fichier PDF avec texte recherchable et comment l’utiliser ? Après l’application de l’OCR, un document numérisé reçoit un calque de texte recherchable, même s’il conserve l’apparence d’une image. Il contient le contenu reconnu lors de la numérisation, que vous pouvez sélectionner ou copier. L’essentiel est que l’OCR télécharge un nouveau fichier. Il ne s’agit pas d’un autre type de document, mais de la même numérisation avec un calque de texte ajouté en dessous. Vous pouvez rapidement convertir un fichier numérisé avec l’outil OCR PDF et rechercher dans un PDF depuis un navigateur.

Avantages et limites du PDF

Les principaux avantages du format

Le PDF présente plusieurs avantages, outre la conservation de la mise en page d’origine mentionnée ci-dessus. Dans un document avec texte recherchable, vous pouvez trouver rapidement le texte, les mots, les chiffres et les autres informations nécessaires, puis les modifier, sans devoir consulter chaque page. Le PDF respecte la norme ouverte ISO 32000, ce qui le rend indépendant d’un éditeur de logiciels. Ces fichiers peuvent donc être partagés et consultés dans différents programmes, sur divers appareils, quel que soit le système d’exploitation. Les PDF disposent également d’options de sécurité, telles que des mots de passe et des autorisations, pour une utilisation sûre, en particulier pour les contrats d’entreprise, les demandes et les autres documents contenant des informations importantes. D’autres fonctionnalités prises en charge, notamment les liens hypertextes, les signatures et les formulaires à remplir, font du PDF l’un des formats les plus pratiques pour les usages personnels, universitaires ou professionnels.

Ses limites

Vous devez connaître les limites du PDF susceptibles d’avoir une incidence sur votre travail. Comme ce format a été créé pour le partage, sa modification nécessite une étape supplémentaire : il faut le modifier directement ou le convertir en DOCX. Un autre problème concerne les documents numérisés, qui restent des images plutôt que du texte avant l’utilisation de l’OCR. Un PDF volumineux peut également poser problème si vous devez l’envoyer en pièce jointe par e-mail, en raison des limites de taille. Dans ce cas, diviser ou compresser un fichier peut être une solution. En règle générale, les utilisateurs convertissent des PDF non pas pour la conversion elle-même, mais pour accéder au contenu.

PDF et autres formats de fichiers

Les fichiers de différents formats répondent à des besoins spécifiques et peuvent être mieux adaptés à certaines tâches ; nous allons donc comparer le PDF à Word et JPG. La différence entre PDF et Word est présentée ci-dessous.

PDF ou Word

DOCX convient bien à un brouillon que vous pouvez modifier, tandis qu’un PDF est un choix pratique pour une version finale. Si vous devez apporter des modifications à un PDF, vous pouvez convertir un PDF en Word, puis reconvertir Word en PDF lorsque vous avez terminé. Gardez à l’esprit qu’une conversion en DOCX peut affecter la mise en page d’origine, y compris les colonnes, les légendes d’images et d’autres éléments.

PDF ou JPG

Contrairement à un document PDF de plusieurs pages contenant du texte recherchable, un JPG est une image unique sans calque de texte. C’est une solution utile si vous ne savez pas si le destinataire dispose d’un programme permettant d’ouvrir un PDF. Pour travailler avec ces deux types de fichiers, convertissez PDF en JPG ou JPG en PDF en ligne depuis votre navigateur.

Comment ouvrir un PDF

Si vous souhaitez savoir comment ouvrir un fichier PDF, vous pouvez utiliser n’importe quel navigateur moderne sans installer de logiciel. Faites glisser le fichier sur un onglet ouvert du navigateur, ou cliquez dessus avec le bouton droit et choisissez Ouvrir avec > Chrome, Edge ou Safari. Votre PDF sera immédiatement disponible à la consultation. Pour rechercher du texte, le modifier, ajouter une annotation ou l’imprimer, vous pouvez utiliser un outil de lecteur PDF en ligne. Téléversez le fichier depuis n’importe quel appareil et utilisez les outils intégrés si nécessaire. Vous pouvez consulter, zoomer, passer d’une page à l’autre, imprimer, télécharger et envoyer un PDF par e-mail, puis l’ouvrir dans l’éditeur si vous devez le signer ou le modifier.

Comment créer un fichier PDF

Il existe plusieurs méthodes pour créer un fichier PDF, notamment convertir un document, l’enregistrer au format PDF depuis une fenêtre d’impression ou télécharger une page web.

Convertir un fichier Word, Excel ou PowerPoint

La conversion est la méthode la plus répandue, en particulier pour les documents de bureau lorsque vous souhaitez conserver la mise en page d’origine. Convertissez DOCX en PDF si vous souhaitez partager un contrat ou un rapport, Excel en PDF pour des feuilles de calcul et convertissez PowerPoint en PDF pour des présentations.

Imprimer en PDF plutôt que sur papier

Vous pouvez imprimer au format PDF au lieu d’imprimer un document sur papier en choisissant cette option dans la fenêtre d’impression. Selon le système que vous utilisez, procédez comme suit : Destination > Enregistrer au format PDF (Chrome et Edge) ; Microsoft Print to PDF (Windows) ; menu PDF > Enregistrer au format PDF (macOS). Vous pouvez le faire avec presque tous les fichiers imprimables, des images aux documents.

Enregistrer une page web au format PDF

Pour préserver la mise en page et le contenu des fichiers dont vous avez besoin, enregistrez une page web au format PDF. Cette méthode vous permet de télécharger des billets, des confirmations de commande et des articles. Utilisez un outil HTML en PDF en ligne pour convertir des pages web en PDF.

Transformer des photos ou des numérisations en PDF

C’est une option pratique, car vous pouvez créer un seul fichier à partir d’une collection d’images ou de copies numérisées tout en préservant l’ordre des pages. Un PDF est plus facile à stocker et à partager que des photos ou documents séparés. Traitez votre fichier avec les outils JPG en PDF, Scan en PDF et fusionner des images en un seul PDF.

Créer un PDF à partir de zéro

Bien que ce ne soit pas le besoin le plus fréquent, il est parfois nécessaire de créer un PDF sans fichier d’origine. Il faut généralement partir de zéro lorsqu’une lettre de motivation, un formulaire simple ou un autre document d’une page est requis. Utilisez l’outil Créer un PDF pour partir d’une page vierge.

Comment modifier un PDF

Modifier un PDF nécessite plus d'une action, car cela peut impliquer de modifier du texte et des images, de fusionner ou de diviser des fichiers, ou d'extraire le contenu dont vous avez besoin.

Modifier du texte et des images

Vous pouvez modifier un chiffre, remplacer un logo ou supprimer un paragraphe directement dans notre Éditeur PDF. Vous n'aurez pas à recréer votre document. Cet outil vous permet également de modifier le texte avec la police d'origine utilisée. La police ne peut être reproduite que si elle est intégrée au PDF. Certaines modifications utiliseront donc une police similaire. La fonctionnalité distinctive Éditeur de texte PDF est utile lorsque la ligne corrigée doit correspondre au reste du paragraphe.

Fusionner, diviser et réorganiser des pages

Vous pouvez manipuler un PDF comme un jeu de cartes, en réorganisant et en combinant ses pages. Réunissez des fichiers distincts en un seul avec notre outil de fusion de PDF afin d'archiver des documents ou de conserver les détails d'un rapport dans un même fichier. Scinder un PDF s'il est nécessaire d'envoyer un fichier volumineux par e-mail ou si vous n'avez besoin que d'un chapitre. Lorsque vous devez réorganiser votre fichier, vous pouvez aussi réorganiser les pages dans notre espace de travail.

Extraire les pages ou images dont vous avez besoin

Si vous avez un fichier de 60 pages et que vous n'en avez besoin que de 3, vous pouvez extraire des pages d'un PDF. Extrayez le contenu nécessaire et envoyez-le séparément du document complet. Notre outil Extraire un PDF prend en charge les fichiers de 100 MB. Vous pouvez également extraire des images d'un PDF lorsque vous devez conserver une capture d'écran importante avec le service Extraire des images.

Ajouter un filigrane avant de partager

Ajoutez un filigrane à un PDF lorsqu'un document sort de vos mains avant d'être finalisé ou qu'il doit être marqué Confidentiel. Vous pouvez par exemple utiliser des mentions telles que Brouillon ou Confidentiel. Choisissez un modèle personnalisé pour votre fichier lorsque vous ajoutez un filigrane ou apposez un timbre à l'aide des outils PDFAid.

Réduire la taille du fichier avant de l'envoyer

Les PDF volumineux risquent de dépasser les limites de taille des services de messagerie, surtout s'ils contiennent un scan de plusieurs pages créé à partir de photos prises avec un téléphone, ce qui peut atteindre plusieurs dizaines de mégaoctets. Compresser un PDF pour réduire la taille de votre fichier et l'envoyer par e-mail sur notre plateforme. La compression peut affecter uniquement la qualité des images, pas le texte de votre document.

Un PDF est-il sécurisé

PDF dispose de trois mécanismes de sécurité et autorisations distincts (nécessitant un mot de passe propriétaire), que vous pouvez choisir selon vos objectifs et vos tâches. Les mots de passe (un mot de passe d'ouverture et un mot de passe d'autorisations), les signatures, ainsi que le caviardage ou l'aplatissement sont décrits ci-dessous. Votre choix dépend de ce que vous devez protéger.

Mots de passe et chiffrement

Le chiffrement PDF avec protection par mot de passe empêche les autres d'ouvrir votre fichier sans saisir le mot de passe requis. Il est utile lorsque vous souhaitez que seuls certains destinataires accèdent au document. Toutefois, vous pouvez avoir un fichier qui n'a plus besoin d'être protégé et dont vous souhaitez supprimer le chiffrement. Une fois que vous connaissez le mot de passe d'un PDF, vous pouvez déverrouiller un PDF et le rendre accessible à la consultation, à la modification et au partage.

Signatures numériques et électroniques

Alors, qu'est-ce qu'un PDF certifié, et pourquoi est-il important de connaître la différence entre ces signatures ? Beaucoup de personnes les confondent, bien qu'elles ne soient pas semblables. Une signature électronique peut être saisie, insérée ou dessinée pour indiquer que vous approuvez ou avez l'intention de faire ce qui est indiqué. Vous pouvez signer un PDF de cette manière à l'aide de notre service. Une signature numérique repose sur la technologie cryptographique et peut vérifier l'identité ainsi que préserver l'intégrité du document après sa signature. Lorsque l'auteur applique une signature de certification, le PDF devient certifié : les lecteurs peuvent voir qui l'a certifié et si quelqu'un a apporté des modifications non autorisées par l'auteur.

Caviardage et aplatissement

Le caviardage et l'aplatissement sont deux mécanismes différents qui peuvent protéger votre document. Le caviardage supprime définitivement le texte ou la zone sélectionnée du fichier ; un rectangle noir dessiné par-dessus n'est pas un caviardage, car le texte reste en dessous et peut être copié. L'aplatissement fonctionne autrement et empêche toute modification des signatures et des champs. Cette option fixe les calques de contenu afin que les autres ne puissent pas modifier ou supprimer ces éléments. Les champs et les signatures font alors partie de la page, de sorte que personne ne peut les modifier ou les supprimer en tant qu'éléments de formulaire. Caviarder un PDF lorsque vous devez masquer des informations sensibles, et aplatir un PDF pour le sécuriser avant de le partager.

Brève histoire du PDF

1991 – Le Dr John Warnock, inventeur du PDF, lance le projet Camelot, considéré comme les débuts de la technologie PDF.

15 juin 1993 - Adobe lance officiellement Acrobat 1.0, la première version de PDF.

2008 – PDF 1.7 est publié par l'Organisation internationale de normalisation sous la norme ISO 32000-1:2008.

2017/2020 – L'ISO publie PDF 2.0 sous la référence ISO 32000-2 en 2017, suivi d'une deuxième édition (ISO 32000-2:2020) en décembre 2020.

Le projet Camelot, 1991

Le Dr John Warnock lance le projet Camelot. Il décrit l'idée d'un fichier pouvant être ouvert et imprimé avec sa mise en page d'origine sur n'importe quel ordinateur ou imprimante. À l'époque, le partage de documents était plutôt problématique, car ils pouvaient s'afficher différemment sur l'écran d'un collègue. Le projet Camelot a été conçu pour résoudre ce problème.

Acrobat et PDF 1.0, 1993

Adobe présente le premier Acrobat avec un format PDF le 15 juin 1993. Il permet aux utilisateurs de partager des documents tout en préservant leur apparence d'origine. Cependant, l'adoption du PDF a été lente, car les fichiers étaient volumineux à cette époque et Adobe Acrobat était un logiciel payant.

Une norme ouverte depuis 2008

Adobe a transféré la spécification Adobe PDF à l'ISO en 2008, ce qui signifie qu'un PDF n'est plus contrôlé par un seul fournisseur. Selon la norme ISO 32000-2 actuelle, il s'agit d'une norme ouverte qui peut être utilisée indépendamment, quel que soit le fournisseur de logiciels.

Les normes PDF que vous rencontrerez

Qu'est-ce qu'un PDF du point de vue de ses spécifications ? PDF est davantage une famille de normes différentes qu'une norme unique. Elles répondent toutes à des besoins distincts, notamment la conservation, l'accessibilité et l'organisation.

PDF/A pour l'archivage à long terme

PDF/A sert à archiver des fichiers et à les conserver longtemps. Cette version exige que tous les éléments nécessaires, y compris les polices et les profils colorimétriques, soient intégrés dans un document. Un PDF ne doit pas dépendre d'outils ou de ressources externes. PDF/A est utilisé lorsque les fichiers doivent être stockés et rester reproductibles pendant des années, ce qui est souvent exigé par les tribunaux, les archives et les administrations publiques.

PDF balisé et PDF/UA pour l'accessibilité

Un PDF balisé conserve une structure de document comprenant des titres, des listes, l'ordre de lecture et des légendes d'images. Grâce à cela, le contenu est reconnu au lieu d'être traité comme un ensemble d'éléments. PDF/UA (ISO 14289) définit les règles qu'un PDF balisé doit respecter afin que les lecteurs d'écran puissent le lire dans le bon ordre. L'accessibilité est le principe fondamental des PDF balisés.

PDF linéarisé pour un affichage web rapide

Il faut d'abord répondre à la question : qu'est-ce qu'un PDF linéarisé ? C'est un PDF restructuré afin que vous puissiez voir sa première page avant que le navigateur ait fini de le télécharger. Cette approche est utile lorsque vous devez consulter de gros fichiers en ligne, tels que de longs catalogues ou des articles de recherche. Vous n'avez pas à attendre la fin du téléchargement et pouvez commencer à lire un PDF linéarisé immédiatement.

FAQ

PDF est-il gratuit ?

Oui. PDF est un format ouvert, donc ouvrir, lire et créer des PDF ne coûte rien.

Puis-je récupérer mon fichier converti sans payer ?

Notre outil vous permet de convertir un fichier gratuitement, mais cela ne s'applique qu'à un seul document et le traitement prend quelques heures avant que votre fichier soit prêt. Si vous préférez éviter l'attente, un abonnement vous permet d'obtenir le résultat immédiatement.

Pourquoi tant de personnes utilisent-elles les PDF ?

PDF, abréviation de Portable Document Format, reste populaire parce qu'il conserve exactement la même apparence et la même mise en forme d'un document sur n'importe quel appareil ou système d'exploitation.

Qu'est-ce qu'un lecteur PDF ?

Un lecteur PDF est un logiciel conçu pour ouvrir, afficher et imprimer des fichiers au format PDF, ou Portable Document Format.

Comment savoir si mon PDF est un scan ?

Essayez de sélectionner ou de copier du texte avec votre souris. Si rien n'est surligné, votre PDF est un scan, c'est-à-dire essentiellement une image de page plutôt que du texte modifiable.

Un PDF s'affiche-t-il de la même façon sur tous les appareils ?

Oui. Un PDF est conçu pour s'afficher de manière identique sur tout écran ou toute imprimante. Il fixe la mise en page, les polices et les images afin que rien ne se décale.