PDF:n suojaaminen salasanalla

Osaat siis salata PDF:n, mutta menetelmä ei toimi, ja mietit: "Asetin salasanan, mutta se ei toimi… mitä teen nyt?" Tiedoston käytön rajoittaminen ja toimintojen estäminen eivät ole sama asia. PDF:ssä voi olla kaksi salasanaa, ja avautumisen estää käyttäjän salasana (avaussalasana). Niillä on eri käyttötarkoitukset, joten tässä oppaassa kerrotaan, mitä kumpikin suojaa, miten ne asetetaan Windowsissa, Macissa ja Wordissa sekä miten tiedosto lähetetään turvallisesti.

Mitä PDF-salaus todella suojaa

PDF:ään voi asettaa käyttäjän salasanan, omistajan salasanan tai molemmat. Seuraavaksi kerrotaan, mihin kumpikin niistä sopii parhaiten.

Käyttäjän salasana ja omistajan salasana

Kun haluat lukita PDF:n niin, etteivät muut voi avata tai muokata sitä, pidä näiden kahden ero mielessä:

• Käyttäjän salasana. Tätä kutsutaan myös avaussalasanaksi, ja se lukitsee asiakirjan muilta estäen ketään näkemästä sen sisältöä. PDF pysyy salattuna, eikä kukaan voi käyttää sitä ilman oikeaa salasanaa.

• Omistajan salasana. Tätä kutsutaan myös käyttöoikeussalasanaksi. Käytä sitä, jos PDF:n pitää olla luettavissa, mutta haluat rajoittaa muokkaamista, tulostamista tai kopiointia.

Jos joku voi edelleen avata lukitsemasi PDF:n, olet todennäköisesti asettanut vain omistajan salasanan.

Minkä kukin salasana todella estää

Milloin tarvitset molemmat

Voit suojata PDF:si molemmilla salasanoilla säilyttääksesi asiakirjasi hallinnan. Tällöin vain avaussalasanan tietävät henkilöt voivat lukea sen, ja lukijasovellus estää sen tulostamisen tai muokkaamisen. Muista, että omistajan salasana yksinään on heikko tapa suojata tiedoston sisältämiä tietoja, sillä sen rajoitukset riippuvat niitä soveltavasta PDF-ohjelmistosta. Jos sisältö on yksityistä, varmista, että lisäät käyttäjän salasanan.

PDF:n suojaaminen salasanalla Windowsissa

PDF-tiedoston voi suojata salasanalla Windowsissa kahdella tavalla:

• Käytä työpöytäkäyttöön tarkoitettua PDF-editoria. Windowsissa ei ole sisäänrakennettua tapaa suojata PDF:ää salasanalla, joten sinun on ladattava PDF-editori.

• Aseta salasana Microsoft Wordissa. Voit tehdä tämän, jos et ole vielä muuntanut asiakirjaasi PDF:ksi. Kun tallennat sen PDF:nä, valitse Tiedosto > Tallenna nimellä > valitse PDF > Asetukset... > valitse "Salaa asiakirja salasanalla" > OK > syötä salasana kahdesti.

Tämä vaihtoehto unohtuu usein, ja se on nopeampi kuin erillisen PDF-editorin avaaminen.

PDF:n suojaaminen salasanalla Macissa Esikatselulla

Voit suojata PDF-tiedoston salasanalla Macissa Esikatselu-sovelluksella ilman lisäasennuksia:

• Vaihe 1. Avaa asiakirjasi.

• Vaihe 2. Valitse Tiedosto > Vie….

• Vaihe 3. Napsauta Käyttöoikeudet-painiketta.

• Vaihe 4. Valitse Vaadi salasana asiakirjan avaamiseen.

• Vaihe 5. Kirjoita salasana ja vahvista se kirjoittamalla se uudelleen.

• Vaihe 6. Kirjoita salasana Omistajan salasana -kohtaan ja vahvista se kirjoittamalla se uudelleen.

• Vaihe 7. Napsauta Käytä ja sitten Tallenna.

Muista yksi tärkeä yksityiskohta: Esikatselu luo vain uuden salatun tiedoston, kun taas alkuperäinen jää suojaamattomaksi. Säilytä alkuperäinen versio erillään ja suojaa tai poista se, jos sen täytyy olla yksityinen asiakirja.

PDF:n suojaaminen salasanalla Wordissa tai Google Docsissa

Word ja Google Docs käsittelevät tämän eri tavoin. Wordissa voit asettaa salasanan, kun viet tiedoston PDF:ksi. Tätä toimintoa ei ole integroitu Google Docsiin, joten sinun on tehtävä yksi lisävaihe. Lataa tiedostosi PDF:nä ja suojaa se sitten salasanalla.

Valitse salasana, joka todella suojaa asiakirjan

Kolme asiaa tekee salasanan asettamisesta kannattavaa:

• Valitse pitkä salasana erikoismerkkien sijaan. Pitkää salasanaa on vaikeampi arvata kuin lyhyttä, runsaasti merkkejä sisältävää salasanaa, joten voit yhdistää muutaman sanan tai käyttää kirjainten, numeroiden ja symbolien yhdistelmää.

• Luo täysin uusi salasana. Vältä käyttämästä salasanaa, joka on jo käytössä verkkotileilläsi, sillä jos joku saa sen selville, hän voi käyttää sitä myös tiedostosi avaamiseen.

• Älä lähetä salasanaa samassa viestissä tiedoston kanssa. Pidä se erillään PDF:stäsi ja lähetä se turvallista kanavaa pitkin, jotta kukaan muu sähköpostiviestiin pääsevä ei voi avata PDF:ää.

Wordin PDF-vienti käyttää oletusarvoisesti 128-bittistä AES-salausta, joten asetuksia ei tarvitse muuttaa suojaustason parantamiseksi.

Suojatun PDF:n lähettäminen sähköpostitse

Kaksi tapaa auttaa pitämään sähköpostitse lähetettävän salatun PDF:n suojattuna.

Jaa salasana eri kanavan kautta

Voit lähettää PDF:n kenelle tahansa vastaanottajalle työkalullamme. Huomaa, että työkalumme toimii suojaamattomien tiedostojen kanssa, joten salasanalla suojatut PDF:t on lähetettävä omalla sähköpostiohjelmalla. Kun jaat tiedostosi sähköpostitse, älä sisällytä salasanaa viestiin, sillä se vastaa sitä, ettei suojausta ole lainkaan. Lähetä salasana erikseen viestillä tai soita vastaanottajalle ja kerro se puhelimitse. Älä mainitse PDF:n nimeä, jos se sisältää arkaluonteisia tietoja: aiheriviä ei salata, joten se näkyy ilmoitusten esikatseluissa ja kaikille, joilla on pääsy postilaatikkoon.

Käytä liitteen sijaan linkkiä

Jos lähetät suuren PDF:n tai arkaluonteista sisältöä, harkitse vanhenevan linkin lähettämistä tiedoston sijaan (Google Drive Workspace-tileille, OneDrive tai Dropboxin jakolinkin vanhenemisasetukset). Se on turvallisempaa ja kätevämpää, koska voit peruuttaa käyttöoikeuden eikä tiedosto säily jonkun postilaatikossa ikuisesti.

Mikä voi mennä pieleen

Jopa oikein asetettu salasana voi aiheuttaa kolme ongelmaa:

• Vastaanottaja ei voi avata tiedostoa. Tämä johtuu siitä, että hänen PDF-lukijansa on vanhentunut eikä tue nykyaikaista salausta. Kehota häntä päivittämään ohjelmisto tai avaamaan asiakirja toisella, uudemmalla lukijalla.

• Unohdit salasanan. Kun suojaat PDF:n salasanalla, muista, ettet voi käyttää sitä ilman oikeaa salasanaa etkä voi palauttaa sitä. Välttääksesi tämän tilanteen säilytä salasana turvallisessa paikassa.

• Tiedosto on liian suuri lähetettäväksi sähköpostitse. Salaus ei muuta tiedostokokoa. Pakkaa PDF ensin ja lisää salasana vasta sitten. Salaus ei pienennä tiedostoa.

Poista salasana, kun sitä ei enää tarvita

Kun asiakirja ei enää sisällä arkaluonteisia tietoja, poista salasana. Muuten saatat unohtaa sen etkä ehkä pysty avaamaan tiedostoa noin vuoden kuluttua. Jos tiedät salasanan, voit poistaa PDF:n lukituksen palvelussamme suoraan selaimessa. Muista, että voit purkaa salauksen vain omasta tiedostostasi tai tiedostosta, jonka omistaja on antanut siihen luvan.

UKK

Voiko PDF:n suojata salasanalla maksutta?

Kyllä. Voit lisätä salasanan maksutta Macissa tai Microsoft Wordissa.

Mitä eroa on avaussalasanalla ja käyttöoikeussalasanalla?

Avaussalasana (jota kutsutaan myös käyttäjän salasanaksi) määrittää, kuka voi avata PDF:n, kun taas käyttöoikeussalasana (jota kutsutaan myös omistajan tai pääsalasanaksi) määrittää, mitä tiedostolle voi tehdä sen avaamisen jälkeen, kuten tulostaa tai muokata sitä.

Voiko salasanalla suojatun PDF:n avata ilman salasanaa?

Ei, jos siinä on avaussalasana. Ilman sitä tiedosto ei avaudu.

Toimiiko salasanasuojaus puhelimissa?

Kyllä. Kun avaat suojatun PDF:n puhelimellasi, lukijasovellus pyytää salasanaa.

Voiko PDF:n suojata Google Docsissa?

Ei. Google Docsissa ei ole tätä toimintoa, joten salasana täytyy lisätä erillisenä vaiheena tiedoston lataamisen jälkeen.