Useiden PDF-tiedostojen yhdistäminen Macilla

PDF-tiedostoja voi yhdistää Macilla neljällä tavalla, eikä yksikään niistä ole aina paras. Sopiva tapa riippuu tiedostojen määrästä, niiden sijainnista ja siitä, pitääkö sivujen järjestystä muuttaa ennen tallennusta.

Neljä tapaa yhdistää PDF-tiedostoja Macilla

Näin neljä yleisintä tapaa yhdistää asiakirjoja yhdeksi PDF-tiedostoksi Macilla toimivat käytännössä.

Lue alla näistä neljästä tavasta, jotta voit luoda useista PDF-tiedostoista yhden PDF-tiedoston parhaalla sovelluksella.

Yhdistä PDF-tiedostoja Esikatselulla

Esikatselussa on kaksi tapaa yhdistää PDF-tiedostoja yhdeksi asiakirjaksi, mutta ne menevät usein sekaisin. Siksi sivut päätyvät väärään kohtaan.

Ennen tiedostojen yhdistämistä kopioi jokainen säilytettävä alkuperäinen PDF valitsemalla Tiedosto > Monista. Esikatselu tallentaa muutokset automaattisesti, joten myöhempi PDF-vienti ei suojaa alkuperäisiä tiedostojasi prosessin aikana tehdyiltä muutoksilta.

Yhdistä kaksi kokonaista PDF-tiedostoa

• Vaihe 1. Avaa asiakirja Esikatselussa ja avaa sivupalkki valitsemalla Näytä > Pienkuvat, jotta näet kaikki sivut pieninä esikatseluina. Ota toinen tiedosto Finderista ja pudota se pienkuvien sivupalkkiin.

• Vaihe 2. Napsauta pienkuvaa, jonka jälkeen uuden asiakirjan tulee sijoittua.

• Vaihe 3. Valitse Muokkaa > Lisää sivu tiedostosta..., valitse toinen PDF-tiedosto ja napsauta Avaa.

Esikatselussa on yksi asia, joka yllättää monet. Toisesta tiedostosta lisätyt uudet sivut eivät siirry loppuun. Ne sijoitetaan heti valitsemasi sivun jälkeen. Napsauta sivua 3, tuo tiedostosi, ja se sijoittuu sivujen 3 ja 4 väliin. Haluatko sivujen näkyvän aivan lopussa? Vieritä alas, napsauta ensin viimeistä pienkuvaa ja tuo tiedosto sitten.

Lisää toisesta PDF-tiedostosta vain tietyt sivut

Jos haluat lisätä asiakirjaan tiettyjä sivuja, käytä toista vaihtoehtoa:

• Vaihe 1. Avaa molemmat PDF-tiedostot erillisissä Esikatselu-ikkunoissa.

• Vaihe 2. Näytä sivupalkit kummassakin ikkunassa valitsemalla Näytä > Pienkuvat.

• Vaihe 3. Pidä Komento-näppäintä painettuna ja napsauta jokaista siirrettävän sivun pienkuvaa.

• Vaihe 4. Vedä valitut sivut lopullisen asiakirjan sivupalkkiin ja pudota ne kohtaan, jossa jakoviiva näkyy.

Huomaa, miten nämä kaksi tapaa eroavat toisistaan. Tapa 1 tuo kokonaisen tiedoston avaamatta sitä. Tapa 2 mahdollistaa tiettyjen sivujen poimimisen ja siirtämisen kahden avoimen ikkunan välillä.

Rajoitukset

• Tiedostojen lisääminen käsin: Jokaisen tiedoston lisääminen käsin vie aikaa.

• Ei esikatselua lopullisesta järjestyksestä: Koko sivujärjestystä ei voi nähdä yhdessä näkymässä ennen tallennusta.

• Tavallinen tallennus korvaa lähdetiedoston: Tavallisen tallennuksen napsauttaminen korvaa alkuperäisen asiakirjan pysyvästi. Jos unohdat valita "Vie PDF:nä", alkuperäinen tiedostosi katoaa.

• Kaksi hämmentävää tilaa: Levyltä tuotavien tiedostojen lisääminen ja pienkuvien vetäminen ikkunoiden välillä menevät helposti sekaisin. Tämä aiheuttaa usein sen, että sivut päätyvät väärään kohtaan.

• Ei hallintaa kokoon tai laatuun: Esikatselu ei sisällä työkaluja tiedoston pakkaamiseen tai vientiasetusten säätämiseen. Et voi muuttaa asetuksia tasapainottaaksesi selkeää kuvanlaatua ja pienempää tiedostokokoa.

• Interaktiiviset elementit rikkoutuvat: Täytettävät lomakekentät, digitaaliset allekirjoitukset, verkkolinkit ja kirjanmerkit lakkaavat yleensä toimimasta yhdistämisen jälkeen. Ne voivat lakata toimimasta, joten valmis asiakirja on testattava.

Yhdistä PDF-tiedostoja suoraan Finderissa

Finder on macOS:n oletustiedostonhallinta ja järjestelmäsovellus. Käytät sitä jo kansioiden järjestämiseen, mutta sillä voi myös yhdistää asiakirjoja.

PDF-tiedostojen yhdistäminen Finderilla

Kun osaat yhdistää Finderissa useita tiedostoja yhdeksi PDF-tiedostoksi Macilla, sinun ei tarvitse avata toista ohjelmaa. Finderissa on yksi nopea tapa yhdistää tiedostoja, jos PDF-tiedostosi ovat jo samassa kansiossa:

• Pidä Komento-näppäintä painettuna

• Napsauta jokaista tiedostoa siinä järjestyksessä, jossa haluat sivujen näkyvän. Finder luo PDF-tiedoston napsautusjärjestyksessä, ei aakkosjärjestyksessä

• Napsauta hiiren kakkospainikkeella, valitse Pikatoiminnot ja napsauta Luo PDF.

Yhdistetty tiedosto ilmestyy samaan kansioon, ja sen nimi määräytyy ensimmäisenä valitsemasi tiedoston mukaan. Muista nimetä se heti uudelleen, ettei se huku alkuperäisten tiedostojen joukkoon.

Rajoitukset

• Napsautusjärjestys on sivujärjestys: Finder ei huomioi tiedostonimiä eikä aakkosjärjestystä. Ensimmäiseksi napsauttamastasi tiedostosta tulee ensimmäinen sivu.

• Ei esikatselua: Et näe mitään, ennen kuin tiedosto on luotu. Jos järjestys on väärä, sinun on poistettava tulos ja aloitettava alusta.

• Vain kokonaiset tiedostot: Finder käyttää jokaista tiedostoa sellaisenaan, joten sivuja ei voi ohittaa tai valita vain yhtä osiota.

• Järjestystä ei voi muuttaa yhdistämisen aikana: Uudelleenjärjestely edellyttää valmiin PDF-tiedoston avaamista toisessa sovelluksessa.

• Kaikki samassa kansiossa: Tiedostojen on oltava Macilla samassa sijainnissa.

Yhdistä PDF-tiedostoja Automatorilla

Automator sisältyy macOS:ään, ja myös Applen uudemmalla Pikakomennot-sovelluksella voi automatisoida PDF-tehtäviä. Näiden kahden päätehtävä on hoitaa toistuvat rutiinit ilman koodin kirjoittamista. Ne ovat liioittelua kertaluonteiseen yhdistämiseen, mutta hyödyllisiä viikoittain toistuviin tehtäviin.

PDF-tiedostojen yhdistäminen Automatorilla

Sivuja ei tarvitse vetää käsin joka viikko: käytä hetki työnkulun määrittämiseen ja tee se vain kerran. Luo Automatorissa uusi työnkulku ja käytä toimintoa “Combine PDF Pages”. Valitse tuloskansio ja tallenna kokonaisuus sovelluksena tai Pikatoimintona. Sen jälkeen voit yhdistää Macilla useita tiedostoja yhdeksi PDF-tiedostoksi yhdellä napsautuksella.

Jos haluat tehdä enemmän, käytä AppleScriptiä tai komentotulkkikomentoja. Voit esimerkiksi luoda yksinkertaisen komentosarjan, joka leimaa tiedostoon tämän päivän päivämäärän, lajittelee sivut aikajärjestykseen tai tallentaa tuloksen jaettuun tiimikansioon.

Rajoitukset

• Pitkä alkuasennus: Työnkulun määrittäminen ja testaaminen vie kymmenestä viiteentoista minuuttia. Se on ajanhukkaa kertaluonteisessa yhdistämisessä.

• Kankea käyttöliittymä ja huomaamattomat virheet: Automator näyttää virheet, kun ajat työnkulun sovelluksessa. Finderista ajettava Pikatoiminto voi epäonnistua ilman näkyvää ilmoitusta.

• Jäykkä tulossijainti: Komentosarja tallentaa uuden tiedoston aina määrityksen aikana valitsemaasi kansioon. Jos lajittelet tiedostoja päivittäin eri asiakaskansioihin, tämä ei sovi sinulle.

• Sidottu yhteen tietokoneeseen: Komentosarja sijaitsee paikallisessa kirjastossasi. Se ei synkronoidu automaattisesti muihin Maceihin.

• Päivitykset voivat rikkoa komentosarjan: MacOS-päivitykset muuttavat joskus käyttöoikeuksia ja komentosarjasääntöjä, mikä voi rikkoa määrityksesi.

• Ei visuaalista tarkistusta: Et voi tarkistaa muotoilua tai esikatsella sivujärjestystä ennen tallennusta.

Yhdistä PDF-tiedostoja Yhdistä PDF -työkalulla

PDFAidin verkossa toimiva Yhdistä PDF -työkalu toimii suoraan selaimessa, joten et ole sidottu Maciisi. Järjestelmän omat työkalut vain yhdistävät tiedostot ja luovat sitten tiedoston. Tässä näet ensin visuaalisen työtilan. Voit tarkastella kaikkia sivuja ennen yhdistämistä ja korjata asettelun näytöllä.

PDF-tiedostojen yhdistäminen Yhdistä PDF -työkalulla

Haluatko hallita jokaista sivua? Näin yhdistät PDF-asiakirjoja Macilla:

• Vaihe 1. Lataa tiedostoja. Vedä ja pudota tiedostoja työpöydältä tai pilvitallennuksesta, enintään 12 kerrallaan, ja napsauta sitten Lataa yhdistääksesi ne. Valitse seuraavaksi Yhdistä tiedostot.

• Vaihe 2. Järjestä sivut. Voit avata Hallinnoi sivuja -toiminnon ja vetää pienkuvat haluamaasi järjestykseen. Voit kiertää tai poistaa sivuja ennen tallennusta.

• Vaihe 3. Tallenna ja lataa. Napsauta Tallenna. Tiedosto on edelleen avoinna muokkaimessa, joten voit vielä allekirjoittaa, pakata tai tehdä nopeita muokkauksia. Napsauta sitten Valmis, valitse tiedostotyyppi ja nimeä tiedosto.

Milloin tämä on parempi vaihtoehto

• Tiedostosi ovat hajallaan pilvitallennuksessa ja useissa kansioissa;

• Sivujärjestyksellä on merkitystä ja haluat tarkistaa jokaisen sivun ennen tallennusta;

• Tarvitset vain tietyt sivut etkä kokonaisia asiakirjoja;

• Käytät toimiston pöytätietokonetta, lainattua kannettavaa tai puhelinta;

• Haluat allekirjoittaa, pakata tai muuntaa tuloksen Word- tai JPG-muotoon heti yhdistämisen jälkeen.

Rajoitukset

• Vaatii internetyhteyden. Käsittely tapahtuu verkossa, joten työkalua ei voi käyttää ilman aktiivista yhteyttä.

• 12 tiedostoa erää kohden. Jos haluat lisätä enemmän, lataa ne toisessa erässä.

• 100 MB:n raja. Suuret pakkaamattomat skannaukset on pienennettävä ensin.

Skannaa useita sivuja yhdeksi PDF-tiedostoksi Macilla

Ehkä käsittelet sen sijaan paperikuitteja, käsinkirjoitettuja muistiinpanoja tai käsittelemättömiä valokuvaskannauksia. Näin skannaat useita sivuja yhdeksi PDF-tiedostoksi Macilla Esikatselu-sovelluksella.

• Vaihe 1. Skannaa asiakirjat skannerilla tai Kuvansiirto-sovelluksella.

• Vaihe 2. Valitse skannatut kuvat Finderissa, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja avaa ne Esikatselu-sovelluksessa.

• Vaihe 3. Valitse ylävalikosta Näytä > Pienkuvat, jotta sivupalkki tulee näkyviin.

• Vaihe 4. Avaa tulostusikkuna painamalla Komento-P.

• Vaihe 5. Napsauta ikkunan alareunassa PDF-avattavaa valikkoa ja valitse Tallenna PDF:nä.

Yksi varoitus: monisivuiset skannaukset tuottavat raskaimmat PDF-tiedostot, joten tulos voi viedä huomattavasti enemmän tilaa kuin tavallinen asiakirja.

Mitä tarkistaa yhdistämisen jälkeen

Tarkista ennen uuden yhdistetyn tiedoston lähettämistä tai arkistointia 3 aluetta, joihin yhdistämisvirheet yleensä piiloutuvat:

Kentät, allekirjoitukset ja linkit

Interaktiiviset elementit rikkoutuvat useimmiten yhdistämisen aikana. Digitaaliset allekirjoitukset, kirjanmerkit, täytettävät lomakkeet ja hyperlinkit katoavat tai muuttuvat usein toimimattomiksi. Lomakekentät, linkit ja kirjanmerkit voivat lakata toimimasta tai kadota yhdistämisen jälkeen, joten testaa ne. Sopimukset on myös aina yhdistettävä ennen niiden allekirjoittamista. Yhdistäminen muuttaa tiedostorakennetta, mikä rikkoo digitaaliset varmenteet välittömästi ja mitätöi tai poistaa olemassa olevat allekirjoitukset.

Jos tarvitset sähköisiä allekirjoituksia, voit määrittää ne Allekirjoita PDF -työkalullamme, kun asettelu on valmis.

Sivukoko ja suunta

Sivusi eivät aina ole samanlaisia. Tavallinen A4-arkki, pieni kuitti ja vaakasuuntainen laskentataulukko ovat kaikki erikokoisia ja -suuntaisia. Selaa tiedosto läpi ennen sen jakamista ja kierrä kaikki sivuttain tai ylösalaisin olevat sivut.

Tiedostokoko kasvaa voimakkaasti

Koska jokainen sivu on täyden resoluution kuva, yhdistetyistä skannauksista voi tulla hyvin suuria. Useimmat sähköpostipalvelut hylkäävät liitteet, jotka ylittävät 25 MB:n rajan. Jos valmis tiedostosi on liian suuri lähetettäväksi, voit käsitellä sen Pakkaa PDF -työkalullamme. Sen avulla voit pienentää tiedostokokoa sumentamatta tekstiä.