Как да защитите PDF с парола

Знаете как да шифровате PDF, но методът Ви не работи и се питате: „Зададох парола, но тя не работи… какво да направя сега?“ Ограничаването на достъпа до файла и забраняването на действия не са едно и също. PDF има две пароли, а тази, която не позволява отваряне, е потребителската парола (за отваряне). Те служат за различни цели, затова това ръководство обяснява какво защитава всяка от тях, как да ги зададете в Windows, Mac и Word и как да изпратите файла безопасно.

Какво всъщност защитава шифроването на PDF

Има потребителска парола и парола на собственика и можете да зададете едната или и двете. По-долу ще разберете за какво е най-подходяща всяка от тях.

Потребителска парола и парола на собственика

За да заключите PDF, така че други хора да не могат да го отварят или редактират, имайте предвид разликата между двете:

• Потребителска парола. Нарича се и парола за отваряне и заключва документа за други хора, като не позволява на никого да види съдържанието му. PDF остава шифрован и никой няма достъп до него без правилната парола.

• Парола на собственика. Тя е известна и като парола за разрешения. Задайте я, ако PDF трябва да е достъпен за четене, но искате да ограничите редактирането, печата или копирането.

Ако всеки все още може да отвори заключения Ви PDF, най-вероятно сте задали само парола на собственика.

Какво всъщност блокира всяка парола

Кога са Ви нужни и двете

Можете да защитите своя PDF и с двете пароли, за да запазите контрола върху документа си. Така само хората с паролата за отваряне могат да го четат, а приложението за преглед ще откаже да го отпечата или редактира. Имайте предвид, че само парола на собственика е слаб метод за защита на информацията във файла, защото ограниченията ѝ зависят от PDF софтуера, който ги прилага. Ако съдържанието е лично, не забравяйте да добавите потребителска парола.

Защита на PDF с парола в Windows

Има два начина да защитите PDF файл с парола в Windows:

• Използвайте настолен PDF редактор. Windows няма вграден начин за защита на PDF с парола, затова трябва да изтеглите такъв.

• Задайте парола в Microsoft Word. Можете да направите това, ако все още не сте конвертирали документа си в PDF. Когато го записвате като PDF, щракнете върху Файл > Запиши като > изберете PDF > Опции... > отметнете „Шифроване на документа с парола“ > OK > въведете паролата два пъти.

Хората често забравят за тази възможност, а тя е по-бърза от отварянето на отделен PDF редактор.

Защита на PDF с парола на Mac чрез Визуализация

За да защитите PDF файл с парола на Mac, използвайте приложението Визуализация; не е нужно да инсталирате нищо допълнително:

• Стъпка 1. Отворете документа си.

• Стъпка 2. Изберете Файл > Експортиране….

• Стъпка 3. Щракнете върху бутона Разрешения.

• Стъпка 4. Изберете Изискване на парола за отваряне на документа.

• Стъпка 5. Въведете парола, след което я въведете отново за потвърждение.

• Стъпка 6. Въведете парола в раздела Парола на собственика, след което я въведете отново за потвърждение.

• Стъпка 7. Щракнете върху Приложи, след което върху Запиши.

Има важна подробност, която трябва да имате предвид: Визуализация създава само нов шифрован файл, докато оригиналът остава незащитен. Съхранявайте първата версия отделно и я защитете или изтрийте, ако документът трябва да остане личен.

Защита на PDF с парола от Word или Google Docs

Word и Google Docs обработват това по различен начин. В Word можете да зададете парола при експортиране в PDF. Тази възможност не е вградена в Google Docs, затова трябва да направите допълнителна стъпка. Изтеглете файла си като PDF и след това го защитете с парола.

Изберете парола, която действително защитава документа

Три неща правят задаването на парола полезно:

• Изберете по-дълга комбинация вместо специални символи. Дългата парола се отгатва по-трудно от кратка, претрупана със знаци, затова можете да съчетаете няколко думи или да комбинирате букви, цифри и символи.

• Създайте напълно нова парола. Не използвайте комбинация, която вече ползвате за онлайн сметките си, защото ако някой я открие, може да я приложи и към файла Ви.

• Не изпращайте паролата в същото писмо като файла. Дръжте я отделно от PDF и я изпратете чрез защитен канал, така че никой друг с достъп до този имейл да не може да отвори PDF.

Експортирането на PDF от Word използва 128-битово AES шифроване по подразбиране, така че няма да се налага да променяте настройки, за да повишите нивото на защита.

Изпращане на защитен PDF по имейл

Два навика помагат PDF, който шифровате за изпращане по имейл, да остане защитен.

Споделете паролата чрез друг канал

Можете да изпратите PDF до всеки получател с нашия инструмент. Имайте предвид, че инструментът ни работи с незащитени файлове, затова PDF, защитени с парола, трябва да се изпращат чрез собствения Ви имейл клиент. Когато споделяте файла си по имейл, не включвайте паролата, тъй като това е равносилно на липса на защита. Изпратете я отделно в съобщение или се обадете, за да я кажете по телефона. Не посочвайте името на PDF, ако съдържа чувствителна информация: редът за тема не е шифрован, така че се вижда в предварителните известия и от всеки с достъп до пощенската кутия.

Използвайте връзка вместо прикачен файл

Ако изпращате голям PDF или чувствително съдържание, помислете дали да не изпратите връзка с изтичащ срок вместо файл (настройките за изтичане на връзки за споделяне в Google Drive за сметки в Workspace, OneDrive или Dropbox). Това е по-безопасно и по-удобно, защото можете да отмените достъпа и файлът няма да се съхранява в нечия пощенска кутия с години.

Какво може да се обърка

Дори правилно зададена парола може да създаде три проблема:

• Получателят не може да отвори файла. Това се случва, защото неговият PDF прегледач е остарял и не поддържа съвременно шифроване. Посъветвайте го да актуализира софтуера или да отвори документа с друг, по-нов четец.

• Забравили сте паролата. Когато защитавате PDF с парола, имайте предвид, че няма да имате достъп до него без правилната комбинация и не можете да я възстановите. За да избегнете тази ситуация, съхранявайте я на сигурно място.

• Файлът е твърде голям за изпращане по имейл. Шифроването не променя размера. Компресирайте PDF първо, след което добавете паролата. Шифроването не прави файла по-малък.

Премахнете паролата, когато вече не е необходима

Когато документът вече не съдържа чувствителна информация, премахнете паролата; в противен случай може да я забравите и след около година да не можете да отворите файла. Ако я знаете, можете да отключите PDF чрез нашата услуга директно в браузъра си. Имайте предвид, че можете да дешифровате само свой файл или файл с разрешението на собственика.

Често задавани въпроси

Мога ли безплатно да защитя PDF с парола?

Да. Можете безплатно да добавите парола на Mac или в Microsoft Word.

Каква е разликата между парола за отваряне и парола за разрешения?

Паролата за отваряне (наричана и потребителска парола) определя кой може да отвори PDF, докато паролата за разрешения (наричана и парола на собственика или главна парола) определя какво могат да правят хората с файла, след като го отворят, например да печатат или редактират.

Може ли PDF, защитен с парола, да се отвори без паролата?

Не и ако има парола за отваряне. Без нея файлът няма да се отвори.

Работи ли защитата с парола на телефони?

Да. Когато отворите защитен PDF на телефона си, приложението за преглед ще поиска паролата.

Мога ли да защитя PDF в Google Docs?

Не. Google Docs няма тази възможност, затова ще трябва да добавите парола като отделна стъпка, след като изтеглите файла.