什么是 PDF？

PDF 是 Portable Document Format 的缩写，即“便携式文档格式”。无论在何种屏幕上打开，这种文件类型都能保持原始外观不变，包括字体、文本、布局和图片。本指南将介绍 PDF 是什么、实际工作原理、用途，以及其类型、优势、局限性和与其他格式的对比。

PDF 的全称是什么

PDF 是 Portable Document Format 的缩写，即“便携式文档格式”。全称中的每个词都说明了这种格式的作用。Portable 即“便携式”，表示无论 PDF 是通过何种软件创建的，都可以在手机、平板电脑和计算机上打开。Document 即“文档”，表示它用于承载合同、表单和报告等内容。Format 即“格式”，表示其布局是固定的：字体、文本和图片会保留在您放置的位置，因此收件人看到的页面与您保存时完全一致。

简单来说，PDF 是纸张页面的数字化印记，而不是由浏览器即时重新排布的一组符号。这一句话就概括了 PDF 的含义，也正因如此，在日常写作和技术写作中，人们使用这个缩写远多于全称。

什么是 PDF 文件

PDF 是一种将页面的文本、图片和布局一并存储的单个文件，因此无论在哪里打开，外观都保持一致。以下介绍 PDF 包含哪些内容以及它如何做到这一点。

PDF 可以包含哪些内容

PDF 文件中可以包含不同类型的内容，具体取决于其创建方式，包括：

• 文本

• 图片

• 矢量图形

• 嵌入字体

• 交互式按钮

• 超链接

• 可填写表单字段

• 评论

• 视频和其他媒体

• 元数据

• 附件

PDF 不只是文档的图片，而是可容纳不同交互元素的容器。它包含的内容远不止静态页面，您可以点击链接、填写表单，并在支持的查看器中播放视频或使用按钮。PDF 可包含多种内容类型，因此是一种多用途文件，您可以用它处理文书工作和完成各种任务。

PDF 如何在所有设备上保持相同布局

那么，PDF 包含不同元素时，为何仍能保持它们不变？PDF 会固定存储每个元素的精确位置，而不是依靠其他程序或软件重新排列它们。包含每个元素坐标和嵌入字体的固定格式，源自 PDF 的前身 PostScript。PDF 是从 Adobe 的页面描述语言 PostScript 发展而来的。这两种做法（固定坐标和嵌入字体）都让文件保持稳定；它不依赖创建它的软件、设备或操作系统。与 PDF 不同，DOCX 在另一台计算机上打开时，其字体或结构可能与原始外观不同。PDF 包含用于存储元素位置的精确指令，因此能够在任何地方以相同方式显示。

如何在计算机上识别 PDF

如果您想知道计算机上的 PDF 是什么或如何找到它，请查看文档名称末尾是否有 .pdf 文件扩展名。系统还会在文件名旁显示您的默认 PDF 查看器图标。双击该文件后，您很可能无法编辑它，因为系统会在查看器中打开它。若要修改文档，您需要使用专用工具，或将其转换为可编辑格式。

PDF 格式有什么用途

了解 PDF 格式是什么，更容易理解为什么这种文档类型如此受欢迎。鉴于其固定布局和多用途特性，它很适合用于签署合同、填写表单和完成其他任务。以下是 PDF 最常见的用途。

合同、发票和协议

法律和财务文档常采用 PDF 格式，因为它能保留双方约定的版本。PDF 会将约定的内容保留在页面上。一旦文档带有基于证书的数字签名，之后的任何修改都会使该签名失效。您可以使用签署 PDF工具添加电子签名，并通过电子邮件发送给他人签署。

供人填写并回传的表单

求职申请、税务表单和问卷通常会保存为可填写的 PDF，因为文件中嵌入了字段。收件人可以输入自己的信息并回传文档，无需重新输入或更改格式。当不同人员需要填写时，PDF 还可以作为可重复使用的表单模板。PDFAid 的填写 PDF工具可让您在浏览器中输入字段内容、保存已填写的表单，并创建 PDF 模板及交互式字段。

简历、报告、手册和电子书

当简历、报告、研究论文、说明书、宣传册或电子书等文档本就用于阅读而非编辑时，选择 PDF 格式是合适的。原因在于作者希望保留原始文件设计。若要在共享时保持创建时的布局，您可以使用我们的工具将DOCX 转 PDF。当电子书需要固定格式时，将EPUB 转 PDF也会有所帮助。

适合设计师的印刷就绪文件

印刷店通常要求提供印刷就绪的 PDF，因为该格式能保留高质量印刷所需的全部细节。印刷专用标准为 PDF/X，受 ISO 15930 规范约束。文档可以包含高分辨率图片、嵌入字体和色彩配置文件，而 PDF 支持所有这些内容。布局会按照设计师创建时的样子印刷，所有视觉元素均保持原位，不会发生任何更改。

扫描件和归档文书

当需要将纸质文档转换为数字文件时，例如合同、收据和医疗记录，我们会使用 PDF 格式。您可以创建单个文件，而不必制作和保存多张照片。结果是在屏幕上看起来像一份文档，但其中仍不是可搜索或可编辑的文本。毕竟，页面依然是图片。

PDF 文件的类型

不同类型的 PDF 决定了您能对文件执行哪些操作以及需要哪些工具。例如，如果您尝试用鼠标选择屏幕上的一段文字却没有反应，这意味着您使用的是扫描件。还有 PDF Portfolio，即一个包含多个文件的 PDF，例如合同、电子表格和照片。

数字版 PDF

这类文件是在 Word、Excel、浏览器或设计软件中以数字方式创建的。文档中的文本是真实文本，因此您可以在任何查看器中搜索和复制，也可以在 PDF 编辑器中修改。这是人们通常使用的常见 PDF 类型之一。这类文件兼容大多数用于编辑、转换和执行其他操作的工具。

扫描版 PDF

为了更好地了解这类文件能做什么，有必要先说明什么是扫描版 PDF。它是以 PDF 格式保存的页面图片。您看到的图片和文本都是这份副本的一部分，无法搜索、选择、复制或编辑。从技术上讲，它们是构成页面的像素，而不是独立元素。这类 PDF 通常来自扫描仪扫描的页面或用智能手机拍摄的照片。不过，您可以在我们的平台上将扫描版 PDF 转换为可编辑文档，并在此进行修改。

可搜索 PDF

那么，什么是可搜索 PDF 文件，又该如何使用？扫描文档应用 OCR 后会获得可搜索的文本层，尽管它看起来仍像一张图片。该文本层包含扫描识别出的内容，您可以选择或复制这些内容。关键在于，OCR 会下载一个新文件。它并不是另一种文档类型，而是同一份扫描件，只是在其下方添加了文本层。您可以使用OCR PDF工具快速转换扫描文件，并在浏览器中搜索 PDF。

PDF 的优势与局限性

该格式最擅长什么

除了如上所述保留原始布局外，PDF 还有多项优势。您可以在可搜索文档中快速找到并编辑所需的文本、词语、数字和其他信息，无需逐页查看。PDF 符合开放的 ISO 32000 标准，因此不依赖任何软件供应商。此类文件可在不同设备上的多种程序中共享和查看，不受操作系统限制。此外，PDF 还提供密码和权限等安全选项，便于安全使用，尤其适合包含重要凭据的企业合同、申请表和其他文档。超链接、签名和可填写表单等其他受支持功能，使 PDF 成为适用于社交、学术或工作场景的实用格式之一。

它在哪些方面会带来不便

您应了解可能影响工作的 PDF 局限性。由于这种格式是为共享而创建的，编辑需要额外步骤，也就是说，您需要直接编辑它或将其转换为 DOCX。另一个问题是，扫描文档在使用 OCR 前仍是图片而非文本。如果您因大小限制需要通过电子邮件发送附件，较长的 PDF 也可能带来问题。在这种情况下，拆分或压缩文件可以作为解决方案。通常，人们转换 PDF 并非为了转换本身，而是为了访问其中的内容。

PDF 与其他文件格式的对比

不同格式的文件适合特定需求，对于某些任务可能是更好的选择，因此下面将比较 PDF、Word 和 JPG。接下来将介绍 PDF 与 Word 的区别。

PDF 与 Word 对比

DOCX 适合作为可编辑的草稿，PDF 则是最终版本的实用选择。如果您需要修改 PDF，可以先将PDF 转 Word，完成后再将Word 转 PDF。请注意，转换为 DOCX 可能影响原始布局，包括分栏、图片说明和其他元素。

PDF 与 JPG 对比

不同于包含可搜索文本的多页 PDF 文档，JPG 是没有文本层的单张图片。如果您不确定收件人是否有能打开 PDF 的程序，这会是一个有用的解决方案。若要处理这两类文件，您可以在浏览器中在线将PDF 转 JPG或将JPG 转 PDF。

如何打开 PDF

如果您想知道如何打开 PDF 文件，可以使用任何现代浏览器，无需安装软件。将文件拖到打开的浏览器标签页中，或右键单击文件并选择“打开方式”> Chrome、Edge 或 Safari。您的 PDF 将立即可供查看。如需搜索文本、编辑、添加注释或打印，您可以使用在线PDF 阅读器工具。从任何设备上传文件，并在需要时使用内置工具。您可以查看、缩放、在页面间跳转、打印、下载和通过电子邮件发送 PDF；如需签署或修改，也可以在编辑器中打开它。

如何创建 PDF 文件

创建 PDF 文件有多种方法，包括转换文档、在打印窗口中将其保存为 PDF，或下载网页时生成 PDF。

转换 Word、Excel 或 PowerPoint 文件

转换是最常用的方法，尤其适用于希望保留原始布局的办公文档。若要共享合同或报告，可将DOCX 转 PDF；对于电子表格，可将Excel 转 PDF；对于演示文稿，可将PowerPoint 转 PDF。

打印为 PDF，而不是纸质文件

如果您在打印机窗口中选择此选项，可以将文档打印为 PDF，而不是打印成纸质文件。根据您使用的系统，请执行以下操作：目标位置 > 另存为 PDF（Chrome 和 Edge）；Microsoft Print to PDF（Windows）；PDF 菜单 > 另存为 PDF（macOS）。几乎所有可打印文件都可以这样操作，从图片到文档均可。

将网页保存为 PDF

若要保留所需文件的布局和内容，请将网页保存为 PDF。此方法可让您下载票据、订单确认信息和文章。使用在线HTML 转 PDF工具将网页转换为 PDF。

将照片或扫描件转换为 PDF

这是一个便捷的选项，因为您可以将多张图片或扫描副本创建为一个文件，同时保留页面顺序。一个 PDF 比单独的照片或文档更易于存储和共享。您可以使用JPG 转 PDF、扫描转 PDF和将图片合并为一个 PDF处理您的文件。

从头开始创建 PDF

尽管这并非最常见的需求，但有时需要在没有原始文件的情况下创建 PDF。通常，在需要求职信、简单表单或其他单页文档时，人们必须从头开始。使用创建 PDF工具，从空白页面开始。

如何编辑 PDF

编辑 PDF 不止一项操作，可能涉及修改文本和图片、合并或拆分文件，或者提取所需内容。

修改文本和图片

您可以直接在我们的 PDF 编辑器中修改数字、更换徽标或删除段落，无需重新制作文档。此外，该工具支持使用文本原先的字体编辑内容。只有当字体嵌入 PDF 时才能匹配该字体，因此部分编辑可能会改用相近字体。当修改后的行需要与段落其余部分保持一致时，特色 PDF 文本编辑器功能可提供帮助。

合并、拆分和重新排序页面

您可以像整理一副扑克牌一样处理 PDF，重新排列和组合页面。使用我们的 PDF 合并工具将多个文件合并为一个，以便保存归档文档或将报告详情保留在同一文件中。如果需要通过电子邮件发送较长的文件，或只需要其中一个章节，请拆分 PDF。需要重新组织文件时，您也可以在我们的工作区中重新排序页面。

提取所需页面或图片

如果您有一个 60 页的文件，却只需要其中 3 页，可以从 PDF 中提取页面。提取所需内容，并将其与完整文档分开发送。我们的 提取 PDF工具可处理 100 MB 的文件。此外，当您需要保留重要截图时，也可以使用提取图片服务从 PDF 中提取图片。

分享前添加水印

当文档在定稿前需要交给他人，或应标记为“机密”时，请为 PDF 添加水印。例如，您可以使用“草稿”或“机密”等标签。使用 PDFAid 的工具添加水印或添加图章时，可为您的文件选择自定义模板。

发送前缩小文件

大型 PDF 可能无法通过电子邮件服务的大小限制，尤其是包含由手机照片生成的多页扫描件时，文件大小可达数十 MB。压缩 PDF以缩小文件，然后在我们的平台上通过电子邮件发送。压缩可能只会影响图片质量，不会影响文档中的文本。

PDF 安全吗

PDF 提供三种不同的安全机制和权限设置（需要所有者密码），您可根据用途和任务进行选择。下文将介绍密码（打开密码和权限密码）、签名、隐去和扁平化。具体选择取决于您需要保护的内容。

密码和加密

采用密码保护的 PDF 加密可防止他人打开您的文件，除非其输入所需密码。当您只希望特定收件人访问文档时，这项功能很有用。不过，您可能有不再需要保护的文件，并希望移除加密。知道 PDF 密码后，您可以解锁 PDF，使其可供查看、修改和共享。

数字签名和电子签名

那么，什么是经过认证的 PDF，为什么了解这些签名之间的区别很重要？许多人会将它们混淆，但二者并不相同。电子签名是指您可以键入、插入或绘制的签名，用于表明您同意或打算履行文中所述事项。您可以通过我们的服务以这种方式签署 PDF。数字签名基于加密技术，能够验证身份并维护文档在签署后的完整性。当作者应用认证签名后，PDF 即成为经过认证的 PDF：读者可以查看认证者是谁，以及是否有人进行了作者未允许的更改。

隐去和扁平化

隐去和扁平化是两种可保护文档的不同机制。隐去会永久删除文件中选定的文本或区域；在上方绘制黑色矩形不属于隐去，因为底层文本仍然存在且可以复制出来。扁平化的工作方式不同，它会使签名和字段无法被修改。此选项会固定内容图层，因此其他人无法编辑或删除这些元素。字段和签名会成为页面的一部分，因此任何人都无法将其作为表单元素进行编辑或删除。需要隐藏敏感信息时，请隐去 PDF 内容；若要使 PDF 可安全共享，请将其扁平化。

PDF 简史

1991 年——PDF 发明者 John Warnock 博士启动 Camelot 项目，该项目被视为 PDF 技术的早期阶段。

1993 年 6 月 15 日——Adobe 正式发布 Acrobat 1.0，这是首个 PDF 版本。

2008 年——国际标准化组织将 PDF 1.7 发布为 ISO 32000-1:2008 标准。

2017/2020 年——ISO 于 2017 年发布 ISO 32000-2，即 PDF 2.0；随后于 2020 年 12 月发布第二版（ISO 32000-2:2020）。

1991 年的 Camelot 项目

John Warnock 博士启动 Camelot 项目。他提出了一种文件构想：可在任何计算机或打印机上以原始版式打开和打印。当时，共享文档颇具难度，因为文档在同事的屏幕上可能显示不同。Camelot 项目旨在解决这一问题。

Acrobat 和 PDF 1.0，1993 年

Adobe 于 1993 年 6 月 15 日推出首个 Acrobat 和 PDF 格式。它让人们能够在保持文档原始外观的同时共享文档。不过，PDF 的普及速度较慢，因为当时文件较大，且 Adobe Acrobat 是付费软件。

自 2008 年起成为开放标准

Adobe 于 2008 年将 Adobe PDF 规范移交给 ISO，这意味着 PDF 不再由单一供应商控制。根据现行 ISO 32000-2，PDF 是一种开放标准，可独立于软件提供商使用。

常见的 PDF 标准

从规范角度来看，PDF 是什么？PDF 与其说是一项单一标准，不如说是一系列不同标准。它们分别适用于不同任务，包括长期保存、无障碍访问和组织管理。

用于长期归档的 PDF/A

PDF/A 用于归档文件和长期保存文件。该版本要求将包括字体和颜色配置文件在内的所有必要元素嵌入文档。PDF 不应依赖外部工具或资源。当文件必须存储多年并保持可再现时，会使用 PDF/A，这通常是法院、档案馆和政府机构的要求。

用于无障碍访问的标记 PDF 和 PDF/UA

标记 PDF 保留文档结构，包括标题、列表、阅读顺序和图片说明。因此，内容会被识别，而不会被当作元素的集合。PDF/UA（ISO 14289）规定了标记 PDF 必须满足的规则，以便屏幕阅读器能以正确顺序读取内容。无障碍访问是标记 PDF 的核心原则。

用于快速网页查看的线性化 PDF

首先，有必要回答一个问题：什么是线性化 PDF？它是经过重新构建的 PDF，让您在浏览器完成下载之前即可看到第一页。当您需要在线处理大型文件，如较长的目录或研究论文时，这种方式很有用。您无需等待下载完成，即可立即开始阅读线性化 PDF。

常见问题

PDF 是免费的吗？

是。PDF 是开放格式，因此打开、阅读和创建 PDF 均无需付费。

我可以免费获取转换后的文件吗？

我们的工具支持免费转换一个文件，但仅适用于一份文档，并且需要等待几小时才能处理完成。如果您希望跳过等待时间，订阅后即可立即获得结果。

为什么这么多人使用 PDF？

PDF 是 Portable Document Format 的缩写，它之所以一直广受欢迎，是因为无论在任何设备或操作系统上，都能使文档的外观和格式保持完全一致。

什么是 PDF 阅读器？

PDF 阅读器是专为打开、查看和打印 PDF 文件而设计的软件；PDF 的全称是 Portable Document Format。

如何判断我的 PDF 是否为扫描件？

请尝试用鼠标选择或复制部分文本。如果没有任何内容高亮显示，您的 PDF 就是扫描件，本质上是页面图片，而不是可编辑文本。

PDF 在每台设备上的显示都一样吗？

是。PDF 旨在任何屏幕或打印机上以相同方式显示。它会固定版式、字体和图片的位置，确保不会发生错位。