Bạn thường cần xử lý giấy tờ gấp khi không ở bàn làm việc, chẳng hạn như phê duyệt hóa đơn, ký hợp đồng thuê nhà hoặc gửi lại thư mời làm việc. Chờ đến khi về nhà để in giấy tờ hoặc ngồi trước máy tính chỉ khiến mọi việc chậm hơn. Cách nhanh nhất là ký PDF trực tiếp trên iPhone, giúp bạn hoàn tất thỏa thuận và gửi lại chỉ trong vài phút ở bất cứ đâu.
Cách 1: Dùng công cụ trực tuyến tiện lợi để ký điện tử
Một công cụ ký PDF trực tuyến giúp toàn bộ quy trình diễn ra nhanh chóng vì hoạt động ngay trong trình duyệt web. Bạn không cần cài thêm phần mềm hoặc tốn dung lượng lưu trữ trên thiết bị. Chỉ cần có kết nối internet, bạn có thể dễ dàng tạo chữ ký trên iPhone, iPad hoặc Mac. Chỉ cần mở trang, thêm chữ ký vào tập tin và hoàn tất công việc ngay tại chỗ.
Bước 1: Tải lên tài liệu
Trước tiên, hãy chọn PDF cần ký. Chọn tập tin từ thiết bị của bạn. Nhờ đó, việc tạo chữ ký điện tử trên iPhone hoặc Mac trở nên dễ dàng vì tài liệu sẽ mở ngay trên thiết bị.
Bước 2: Ai sẽ ký tài liệu này?
Sau khi tập tin được tải, bạn sẽ được hỏi ai cần ký tài liệu. Có hai lựa chọn:
Chỉ mình tôi: Chọn mục này nếu bạn là người duy nhất ký.
Người khác cần ký: Chọn mục này nếu bạn cần người khác thêm chữ ký. Bạn có thể thu thập chữ ký bằng cách gửi tập tin trực tiếp đến địa chỉ email của họ.
Thiết lập này cho phép bạn xử lý chữ ký điện tử đơn giản trên iPhone hoặc quản lý chữ ký của cả một nhóm.
Bước 3: Vẽ, nhập hoặc dùng hình ảnh làm chữ ký điện tử
Tiếp theo, tạo chữ ký bằng một trong ba cách:
Vẽ: Vẽ chữ ký bằng ngón tay hoặc bút cảm ứng.
Nhập: Nhập tên, sau đó chọn phông chữ và màu bạn thích.
Tải lên hình ảnh: Thêm ảnh hoặc bản quét rõ nét của chữ ký viết tay.
Bước 4: Chọn vị trí đặt chữ ký
Khi chữ ký đã sẵn sàng, hãy đặt vào tài liệu. Kéo khối chữ ký đến dòng hoặc ô phù hợp. Bạn cũng có thể thay đổi kích thước để chữ ký vừa tự nhiên với khoảng trống.
Bước 5: Tải lên tài liệu đã ký hoặc gửi qua email
Khi mọi thứ đã đúng, hãy hoàn tất tập tin:
Nếu bạn là người ký duy nhất, hãy nhấn Xong để tải PDF xuống thiết bị hoặc chọn tùy chọn gửi trực tiếp đến một địa chỉ email.
Nếu người khác cũng cần ký, hãy nhập địa chỉ email của họ và gửi tài liệu để họ xem xét và ký.
Cách 2: Dùng công cụ Đánh dấu trên iPhone
Apple tích hợp sẵn tính năng Đánh dấu trên iOS, vì vậy bạn có thể ký tập tin mà không cần tải phần mềm của bên thứ ba. Tính năng này hoạt động trực tiếp trong các ứng dụng hệ thống như Tệp, Mail và Ảnh, cho phép bạn vẽ chữ ký bằng ngón tay và lưu thẳng vào tài liệu.
Bước 1: Mở tài liệu trên thiết bị Apple và dùng công cụ Đánh dấu
Mở tập tin PDF trên iPhone hoặc iPad trong ứng dụng Tệp hoặc từ tệp đính kèm email. Chạm vào màn hình để hiển thị menu, rồi chạm biểu tượng Đánh dấu (trông như đầu bút trong một vòng tròn nhỏ) để mở thanh công cụ chỉnh sửa.
Bước 2: Thêm chữ ký
Khi thanh Đánh dấu xuất hiện ở cuối màn hình, hãy chạm dấu cộng (+) ở góc dưới bên phải. Trong danh sách công cụ bật lên, chọn Thêm chữ ký. Nếu đã lưu chữ ký trước đó, hãy chạm vào chữ ký để thêm ngay. Nếu chưa, chọn Thêm hoặc xóa chữ ký để tạo chữ ký mới.
Bước 3: Vẽ chữ ký
Dùng ngón tay hoặc Apple Pencil (nếu bạn dùng iPad) để vẽ chữ ký trực tiếp trên màn hình. Nếu mắc lỗi, hãy chạm Xóa để xóa và thử lại. Khi đã hài lòng với chữ ký, hãy chạm Xong ở góc trên để lưu lại.
Bước 4: Chọn vị trí đặt chữ ký
Chữ ký mới sẽ xuất hiện trong một khung trên PDF. Nhấn giữ và kéo khung đến đúng dòng hoặc vị trí bạn cần ký. Bạn cũng có thể kéo các chấm xanh dương ở góc khung để phóng to hoặc thu nhỏ chữ ký cho phù hợp với văn bản xung quanh.
Bước 5: Tải lên tài liệu đã ký hoặc gửi qua email
Sau khi đặt chữ ký, hãy chạm Xong để lưu thay đổi vào thiết bị. Tiếp theo, chạm nút Chia sẻ để gửi PDF đã ký bằng Mail, AirDrop hoặc bất kỳ ứng dụng nào khác đã cài trên iPhone hoặc iPad.
Công cụ eSign của PDFAid so với công cụ Đánh dấu
Cả hai công cụ đều thêm chữ ký điện tử vào tài liệu trên iPhone, nhưng phù hợp với những nhu cầu khác nhau. Bạn có thể nhanh chóng thêm chữ ký viết tay trên iPhone bằng Đánh dấu của Apple, nhưng PDFAid cung cấp nhiều tùy chọn hơn và hoạt động trên mọi thiết bị.
Nhiều cách tạo chữ ký
Nếu dùng ngón tay để viết chữ ký trên iPhone, chữ ký thường trông run và khó đọc. Đánh dấu chỉ cho phép bạn vẽ trên màn hình, điều này có thể gây bất tiện khi cần kết quả trang trọng, chỉn chu.
Với PDFAid, bạn có thể nhập tên và chọn phông chữ rõ ràng, tải lên hình ảnh sắc nét của chữ ký thực tế hoặc vẽ chữ ký trên màn hình. Các tùy chọn này thực sự hữu ích khi bạn cần ký một thỏa thuận chính thức. Chúng cũng giúp dễ dàng hướng dẫn người khác cách ký biểu mẫu trên iPhone với kết quả gọn gàng.
Làm việc trên mọi thiết bị, không chỉ Apple
Đánh dấu bị giới hạn hoàn toàn trên các thiết bị Apple. Giả sử bạn bắt đầu một tài liệu trên iPhone. Nếu sau đó chuyển sang máy tính xách tay Windows hoặc máy tính bảng Android, Đánh dấu sẽ không hoạt động ở đó. PDFAid chạy ngay trong trình duyệt web. Bạn có thể mở, xem lại và ký PDF trên mọi thiết bị mà không gặp vấn đề tương thích.
Dễ dàng chia sẻ và thu thập chữ ký từ người khác
Đánh dấu chỉ hoạt động nếu bạn là người duy nhất ký trên thiết bị đó. Nếu một hợp đồng cần được đồng nghiệp, khách hàng hoặc đối tác kinh doanh phê duyệt, Đánh dấu không thể điều phối các bước này. Nếu dùng PDFAid, bạn có thể gửi tài liệu trực tiếp qua email cho người khác để mọi người đều có thể ký mà không phải gửi và nhận tập tin qua lại.