Cách bảo vệ PDF bằng mật khẩu

Vậy là bạn đã biết cách mã hóa PDF, nhưng cách làm lại không hiệu quả và bạn đang nghĩ: "Tôi đã đặt mật khẩu, nhưng nó không hoạt động… giờ phải làm gì?" Hạn chế quyền truy cập tập tin và cấm các thao tác là hai việc khác nhau. PDF có hai loại mật khẩu, và loại ngăn người khác mở tài liệu là mật khẩu người dùng (mở). Chúng phục vụ các mục đích khác nhau, vì vậy hướng dẫn này sẽ trình bày từng loại bảo vệ điều gì, cách đặt chúng trên Windows, Mac và trong Word, cũng như cách gửi tập tin an toàn.

Mã hóa PDF thực sự bảo vệ điều gì

Có mật khẩu người dùng và mật khẩu chủ sở hữu; bạn có thể đặt một trong hai hoặc cả hai. Dưới đây là cách sử dụng phù hợp nhất cho từng loại.

Mật khẩu người dùng và mật khẩu chủ sở hữu khác nhau thế nào

Để khóa PDF nhằm ngăn người khác mở hoặc chỉnh sửa, hãy lưu ý sự khác biệt giữa hai loại:

• Mật khẩu người dùng. Còn được gọi là mật khẩu mở, loại này khóa tài liệu đối với người khác, ngăn mọi người xem nội dung bên trong. PDF vẫn được mã hóa và không ai có thể truy cập nếu không có mật khẩu chính xác.

• Mật khẩu chủ sở hữu. Loại này cũng được gọi là mật khẩu quyền. Hãy áp dụng khi PDF vẫn cần cho phép đọc, nhưng bạn muốn hạn chế chỉnh sửa, in hoặc sao chép.

Nếu bất kỳ ai vẫn có thể mở PDF đã khóa của bạn, rất có thể bạn chỉ đặt mật khẩu chủ sở hữu.

Mỗi loại mật khẩu thực sự chặn những gì

Khi cần cả hai loại mật khẩu

Bạn có thể bảo mật PDF bằng cả hai loại mật khẩu để duy trì quyền kiểm soát tài liệu. Theo cách này, chỉ những người có mật khẩu mở mới có thể đọc tài liệu, và ứng dụng xem sẽ từ chối in hoặc chỉnh sửa tài liệu đó. Hãy nhớ rằng chỉ dùng mật khẩu chủ sở hữu là phương pháp yếu để bảo vệ thông tin trong tập tin, vì các hạn chế của nó phụ thuộc vào phần mềm PDF áp dụng chúng. Nếu nội dung là riêng tư, hãy đảm bảo thêm mật khẩu người dùng.

Cách bảo vệ PDF bằng mật khẩu trên Windows

Có hai cách để bảo vệ tập tin PDF bằng mật khẩu trên Windows:

• Dùng Trình biên tập PDF trên máy tính. Windows không có sẵn cách bảo vệ PDF bằng mật khẩu, nên bạn cần tải một ứng dụng.

• Đặt mật khẩu trong Microsoft Word. Bạn có thể làm điều này nếu chưa Chuyển đổi tài liệu sang PDF. Khi lưu dưới dạng PDF, hãy nhấp Tệp > Lưu dưới dạng > chọn PDF > Tùy chọn... > chọn "Mã hóa tài liệu bằng mật khẩu" > OK > nhập mật khẩu hai lần.

Nhiều người thường quên tùy chọn này, dù nó nhanh hơn việc mở một Trình biên tập PDF riêng.

Cách bảo vệ PDF bằng mật khẩu trên Mac với Xem trước

Để bảo vệ tập tin PDF bằng mật khẩu trên Mac, hãy dùng ứng dụng Xem trước; không cần cài đặt thêm bất cứ gì:

• Bước 1. Mở tài liệu.

• Bước 2. Chọn Tệp > Xuất….

• Bước 3. Nhấp nút Quyền.

• Bước 4. Chọn Yêu cầu mật khẩu để mở tài liệu.

• Bước 5. Nhập mật khẩu, rồi nhập lại để xác minh.

• Bước 6. Nhập mật khẩu trong phần Mật khẩu chủ sở hữu, rồi nhập lại để xác minh.

• Bước 7. Nhấp Áp dụng, rồi nhấp Lưu.

Có một chi tiết quan trọng cần lưu ý: Xem trước chỉ tạo một tập tin mã hóa mới, trong khi bản gốc vẫn không được bảo vệ. Hãy lưu riêng phiên bản đầu tiên và bảo mật hoặc Xóa phiên bản đó nếu cần giữ tài liệu ở chế độ riêng tư.

Cách bảo vệ PDF bằng mật khẩu từ Word hoặc Google Docs

Word và Google Docs xử lý việc này theo cách khác nhau. Trong Word, bạn có thể đặt mật khẩu khi xuất sang PDF. Tùy chọn này không được tích hợp trong Google Docs, vì vậy bạn cần thực hiện thêm một bước. Hãy tải tập tin xuống dưới dạng PDF, rồi bảo mật bằng mật khẩu.

Chọn mật khẩu thực sự bảo vệ tài liệu

Có ba yếu tố giúp việc đặt mật khẩu trở nên hữu ích:

• Ưu tiên tổ hợp dài hơn thay vì ký hiệu đặc biệt. Mật khẩu dài khó đoán hơn mật khẩu ngắn chứa nhiều ký tự, vì vậy bạn có thể ghép vài từ hoặc kết hợp chữ cái, chữ số và ký hiệu.

• Tạo một mật khẩu hoàn toàn mới. Tránh dùng tổ hợp bạn đã dùng cho các Tài khoản trực tuyến, vì nếu ai đó phát hiện ra, họ cũng có thể dùng nó cho tập tin của bạn.

• Không gửi mật khẩu trong cùng thư với tập tin. Hãy giữ mật khẩu tách riêng khỏi PDF và gửi qua một kênh an toàn để không ai khác có quyền truy cập email đó có thể mở PDF.

Tính năng xuất PDF của Word mặc định dùng mã hóa AES 128-bit, vì vậy bạn không cần điều chỉnh cài đặt để tăng mức độ bảo vệ.

Gửi PDF được bảo vệ qua email

Hai thói quen giúp PDF bạn mã hóa để gửi email luôn được bảo vệ.

Chia sẻ mật khẩu qua một kênh khác

Bạn có thể gửi PDF cho bất kỳ người nhận nào bằng công cụ của chúng tôi. Lưu ý rằng công cụ của chúng tôi hoạt động với các tập tin không được bảo vệ, vì vậy PDF được bảo vệ bằng mật khẩu phải được gửi qua ứng dụng email của riêng bạn. Khi chia sẻ tập tin qua email, không đưa kèm mật khẩu vì điều đó tương đương không có bảo vệ. Hãy gửi mật khẩu riêng trong một tin nhắn hoặc gọi điện để đọc mật khẩu qua điện thoại. Không đề cập tên PDF nếu tài liệu chứa thông tin nhạy cảm: dòng chủ đề không được mã hóa, nên sẽ xuất hiện trong bản xem trước thông báo và với bất kỳ ai có quyền truy cập hộp thư.

Dùng liên kết thay vì tệp đính kèm

Nếu gửi PDF lớn hoặc nội dung nhạy cảm, hãy cân nhắc gửi liên kết có thời hạn thay vì tập tin (Google Drive dành cho Tài khoản Workspace, OneDrive hoặc cài đặt hết hạn liên kết chia sẻ của Dropbox). Cách này an toàn và thuận tiện hơn vì bạn có thể hủy quyền truy cập, đồng thời tập tin sẽ không nằm trong hộp thư của người khác quá lâu.

Những vấn đề có thể xảy ra

Ngay cả mật khẩu được đặt đúng cũng có thể gây ra ba vấn đề:

• Người nhận không thể mở tập tin. Điều này xảy ra vì trình xem PDF của họ đã lỗi thời và không hỗ trợ mã hóa hiện đại. Hãy khuyên họ cập nhật phần mềm hoặc mở tài liệu bằng một trình đọc khác, mới hơn.

• Bạn quên mật khẩu. Khi bảo vệ PDF bằng mật khẩu, hãy nhớ rằng bạn sẽ không thể truy cập nếu không có tổ hợp chính xác và không thể khôi phục mật khẩu. Để tránh tình huống này, hãy lưu mật khẩu ở nơi an toàn.

• Tập tin quá lớn để gửi qua email. Mã hóa không thay đổi kích thước. Hãy Nén PDF trước, rồi thêm mật khẩu. Mã hóa không làm tập tin nhỏ hơn.

Xóa mật khẩu khi không còn cần thiết

Khi tài liệu không còn nhạy cảm, hãy xóa mật khẩu; nếu không, bạn có thể quên mật khẩu và không thể mở tập tin sau khoảng một năm. Nếu biết mật khẩu, bạn có thể mở khóa PDF bằng dịch vụ của chúng tôi ngay trên trình duyệt. Hãy nhớ rằng bạn chỉ được giải mã tập tin của mình hoặc tập tin có sự cho phép của chủ sở hữu.

Câu hỏi thường gặp

Có thể bảo vệ PDF bằng mật khẩu miễn phí không?

Có. Bạn có thể thêm mật khẩu miễn phí trên Mac hoặc trong Microsoft Word.

Mật khẩu mở và mật khẩu quyền khác nhau thế nào?

Mật khẩu mở (còn gọi là mật khẩu người dùng) kiểm soát ai có thể mở PDF, trong khi mật khẩu quyền (còn gọi là mật khẩu chủ sở hữu hoặc mật khẩu chính) kiểm soát những gì mọi người có thể làm với tập tin sau khi mở, chẳng hạn như in hoặc chỉnh sửa.

Có thể mở PDF được bảo vệ bằng mật khẩu mà không cần mật khẩu không?

Không, nếu PDF có mật khẩu mở. Không có mật khẩu này, tập tin sẽ không mở được.

Bảo vệ bằng mật khẩu có hoạt động trên điện thoại không

Có. Khi mở PDF được bảo vệ trên điện thoại, trình xem sẽ yêu cầu mật khẩu.

Có thể bảo vệ PDF trong Google Docs không

Không. Google Docs không có tùy chọn này, vì vậy bạn cần thêm mật khẩu ở một bước riêng sau khi tải tập tin xuống.