Có bốn cách để hợp nhất PDF trên Mac, và không cách nào luôn là lựa chọn tốt nhất. Cách phù hợp phụ thuộc vào số lượng tập tin, vị trí lưu trữ và việc bạn có cần sắp xếp lại các trang trước khi lưu hay không.
Bốn cách gộp PDF trên Mac
Dưới đây là so sánh thực tế giữa bốn công cụ chính để gộp tài liệu thành một PDF trên Mac.
Phương pháp | Xem trước |
|---|---|
Phù hợp nhất cho | Gộp hai hoặc ba tập tin trên Mac |
Thời gian thực hiện | Dưới một phút |
Hạn chế | Cần kéo thả thủ công. Không hiển thị thứ tự cuối cùng cho đến khi lưu. Lưu thông thường sẽ ghi đè tập tin gốc. |
Phương pháp | Finder |
|---|---|
Phù hợp nhất cho | Nhiều tập tin hoàn chỉnh nằm trong cùng một thư mục |
Thời gian thực hiện | Vài giây |
Hạn chế | Lấy toàn bộ tập tin mà không cho chọn trang. Thứ tự trang theo thứ tự bạn chọn. Bạn chỉ thấy kết quả sau khi lưu. |
Phương pháp | Automator |
|---|---|
Phù hợp nhất cho | Các quy trình giống hệt nhau được lặp lại hằng tuần |
Thời gian thực hiện | Mất mười phút để tạo; chạy ngay lập tức |
Hạn chế | Thiết lập mất nhiều thời gian hơn một lần hợp nhất duy nhất. Tập lệnh chỉ gắn với một Mac. |
Phương pháp | Công cụ Hợp nhất PDF |
|---|---|
Phù hợp nhất cho | Sắp xếp lại và xem trước thứ tự trang trước khi lưu |
Thời gian thực hiện | Dưới một phút |
Hạn chế | Cần có kết nối internet. Giới hạn tải lên 12 tập tin mỗi phiên. |
Hãy tìm hiểu bốn phương pháp dưới đây để tạo một PDF từ nhiều PDF bằng ứng dụng phù hợp nhất.
Gộp PDF bằng Xem trước
Có hai cách để gộp các tập tin PDF thành một tài liệu trong Xem trước, nhưng mọi người thường nhầm lẫn chúng. Sự nhầm lẫn này khiến các trang bị chèn sai vị trí.
Trước khi gộp tập tin, hãy sao chép từng PDF gốc mà bạn muốn giữ bằng cách chọn File > Duplicate. Xem trước tự động lưu thay đổi, vì vậy xuất PDF sau đó sẽ không bảo vệ tập tin gốc khỏi các thay đổi trong quá trình thực hiện.
Hợp nhất hai PDF hoàn chỉnh
Bước 1. Mở tài liệu trong Xem trước và nhấp View > Thumbnails để mở thanh bên, giúp bạn xem tất cả trang dưới dạng ảnh xem trước nhỏ. Lấy tập tin thứ hai từ Finder và thả vào thanh bên ảnh thu nhỏ.
Bước 2. Nhấp ảnh thu nhỏ nằm ngay trước tài liệu mới.
Bước 3. Vào Edit > Insert Page from File..., chọn PDF thứ hai rồi nhấp Open.
Có một điều trong Xem trước khiến nhiều người ngạc nhiên. Các trang mới thêm từ tập tin khác không được đưa xuống cuối. Chúng nằm ngay sau trang bạn đã chọn. Nhấp trang 3, nhập tập tin và nó sẽ được chèn giữa trang 3 và 4. Muốn chúng xuất hiện ở cuối? Cuộn xuống, nhấp ảnh thu nhỏ cuối cùng trước, rồi nhập tập tin.
Chỉ thêm một số trang từ PDF khác
Nếu muốn thêm một số trang cụ thể vào tài liệu, hãy dùng tùy chọn thứ hai:
Bước 1. Mở cả hai tập tin PDF trong các cửa sổ Xem trước riêng biệt.
Bước 2. Trong mỗi cửa sổ, nhấp View > Thumbnails để hiển thị thanh bên.
Bước 3. Nhấn giữ phím Command và nhấp từng ảnh thu nhỏ của trang bạn muốn di chuyển.
Bước 4. Kéo các trang đã chọn vào thanh bên của tài liệu cuối cùng, rồi thả chúng tại vị trí xuất hiện Đường kẻ phân cách.
Hãy xem hai phương pháp này khác nhau thế nào. Phương pháp 1 nhập toàn bộ tập tin mà không cần mở nó. Phương pháp 2 cho phép bạn trích xuất và di chuyển các trang cụ thể giữa hai cửa sổ đang mở.
Hạn chế
Chèn tập tin thủ công: Chèn từng tập tin bằng tay tốn nhiều thời gian.
Không xem trước thứ tự cuối cùng: Không có cách nào xem toàn bộ thứ tự trang trong một bố cục trước khi lưu.
Lưu thông thường sẽ ghi đè tập tin nguồn: Nhấp lưu thông thường sẽ thay thế vĩnh viễn tài liệu ban đầu. Nếu quên chọn "Export as PDF," tập tin gốc sẽ mất.
Hai chế độ dễ nhầm lẫn: Dễ nhầm giữa việc chèn tập tin từ ổ đĩa và kéo ảnh thu nhỏ giữa các cửa sổ. Sự nhầm lẫn này thường khiến trang bị đặt sai vị trí.
Không kiểm soát được dung lượng hoặc chất lượng: Xem trước không có Công cụ để nén tập tin hoặc điều chỉnh cài đặt xuất. Bạn không thể thay đổi cài đặt để cân bằng chất lượng hiển thị rõ nét với dung lượng tập tin nhỏ hơn.
Các thành phần tương tác bị lỗi: Trường biểu mẫu có thể điền, chữ ký số, liên kết web và dấu trang thường ngừng hoạt động sau khi hợp nhất. Chúng có thể ngừng hoạt động, vì vậy bạn cần kiểm tra tài liệu đã hoàn tất.
Gộp PDF trực tiếp từ Finder
Finder là trình quản lý tập tin mặc định và ứng dụng hệ thống của macOS. Bạn đã dùng nó để sắp xếp thư mục, nhưng nó cũng có thể hợp nhất tài liệu.
Cách gộp PDF bằng Finder
Nếu biết cách tạo một PDF từ nhiều tập tin trên Mac bằng Finder, bạn không cần mở chương trình khác. Finder có một phương pháp nhanh để gộp tập tin nếu các PDF đã ở cùng một thư mục:
Nhấn giữ Command
Nhấp từng tập tin theo thứ tự bạn muốn các trang xuất hiện. Finder tạo PDF theo thứ tự bạn đã nhấp, không theo bảng chữ cái
Nhấp chuột phải, chọn Quick Actions, rồi chọn Create PDF.
Tập tin đã gộp xuất hiện trong cùng thư mục, với tên theo tập tin đầu tiên bạn chọn. Hãy nhớ đổi tên ngay, nếu không nó sẽ bị lẫn giữa các tập tin gốc.
Hạn chế
Thứ tự nhấp là thứ tự trang: Finder không dựa vào tên tập tin hay thứ tự bảng chữ cái. Tập tin bạn nhấp đầu tiên sẽ trở thành trang một.
Không có bản xem trước: Bạn không thấy gì cho đến khi tập tin được tạo. Nếu sai thứ tự, bạn phải xóa kết quả và làm lại.
Chỉ xử lý toàn bộ tập tin: Finder lấy nguyên trạng từng tập tin, nên bạn không thể bỏ qua trang hoặc chỉ lấy một phần.
Không thể điều chỉnh thứ tự khi hợp nhất: Muốn sắp xếp lại, bạn cần mở PDF đã hoàn tất trong ứng dụng khác.
Tất cả trong một thư mục: Các tập tin phải nằm cùng một nơi trên Mac.
Gộp PDF bằng Automator
Automator được tích hợp sẵn trong macOS, còn ứng dụng Shortcuts mới hơn của Apple cũng tự động hóa các tác vụ PDF. Hai công cụ này chủ yếu dùng để xử lý các việc lặp lại mà không cần viết mã. Chúng quá mức cần thiết cho một lần hợp nhất duy nhất, nhưng hữu ích nếu thực hiện hằng tuần.
Cách gộp PDF bằng Automator
Bạn không cần tự kéo trang mỗi tuần; hãy dành thời gian thiết lập quy trình làm việc một lần. Trong Automator, tạo quy trình làm việc mới và dùng tác vụ “Combine PDF Pages”. Chọn thư mục đầu ra rồi lưu toàn bộ dưới dạng ứng dụng hoặc Quick Action. Giờ đây, bạn có thể gộp nhiều tập tin thành một PDF duy nhất trên Mac chỉ với một lần nhấp.
Nếu muốn tìm hiểu sâu hơn, hãy dùng AppleScript hoặc lệnh shell. Ví dụ: tạo một tập lệnh đơn giản để đóng dấu ngày hôm nay lên tập tin, sắp xếp các trang theo thời gian hoặc đưa kết quả vào thư mục dùng chung của nhóm.
Hạn chế
Thời gian thiết lập ban đầu cao: Việc thiết lập và kiểm tra quy trình làm việc mất từ mười đến mười lăm phút. Đây là lãng phí thời gian nếu chỉ hợp nhất một lần.
Giao diện khó dùng và lỗi có thể không được nhận biết: Automator hiển thị lỗi khi bạn chạy quy trình trong ứng dụng; Quick Action chạy từ Finder có thể thất bại mà không hiện thông báo.
Vị trí đầu ra cố định: Tập lệnh luôn đặt tập tin mới vào thư mục bạn đã chọn khi thiết lập. Nếu mỗi ngày bạn phân loại tập tin vào các thư mục khách hàng khác nhau, cách này sẽ không phù hợp.
Gắn với một máy tính duy nhất: Tập lệnh nằm trong thư viện cục bộ. Nó không tự đồng bộ sang các Mac khác.
Bản cập nhật có thể làm hỏng tập lệnh: Các bản cập nhật macOS đôi khi thay đổi quyền và quy tắc tập lệnh, khiến thiết lập của bạn không hoạt động.
Không có xác nhận trực quan: Trước khi lưu, bạn không thể kiểm tra định dạng hoặc xem trước thứ tự trang.
Gộp PDF bằng công cụ Hợp nhất PDF
Công cụ Hợp nhất PDF trực tuyến của PDFAid chạy ngay trong trình duyệt, vì vậy bạn không bị giới hạn ở Mac. Các công cụ hệ thống tích hợp chỉ gộp tập tin rồi tạo một tập tin. Với công cụ này, bạn có giao diện trực quan trước. Bạn có thể xem tất cả các trang trước khi hợp nhất và chỉnh bố cục ngay trên màn hình.
Cách gộp PDF bằng công cụ Hợp nhất PDF
Muốn kiểm soát từng trang? Sau đây là cách hợp nhất tài liệu PDF trên Mac:
Bước 1. Tải lên tập tin của bạn. Kéo và thả tập tin từ máy tính hoặc ổ đĩa đám mây, tối đa 12 tập tin mỗi lần, rồi nhấp Tải lên để hợp nhất. Sau đó, chọn Hợp nhất tập tin.
Bước 2. Sắp xếp các trang. Bạn có thể mở Quản lý trang rồi kéo Ảnh thu nhỏ vào vị trí. Trước khi lưu, bạn có thể Xoay hoặc Xóa trang.
Bước 3. Lưu và tải xuống. Nhấp Lưu. Tập tin vẫn mở trong trình chỉnh sửa, vì vậy bạn vẫn có thể Ký, Nén hoặc chỉnh sửa nhanh. Sau đó nhấp Hoàn tất, chọn loại tập tin và đặt tên.
Khi nào đây là lựa chọn tốt hơn
Các tập tin của bạn nằm rải rác trên bộ nhớ đám mây và nhiều thư mục;
Thứ tự trang quan trọng và bạn muốn kiểm tra từng trang trước khi lưu;
Bạn chỉ cần một số trang nhất định, không cần toàn bộ tài liệu;
Bạn dùng máy tính để bàn ở văn phòng, laptop mượn hoặc điện thoại;
Bạn muốn ký, nén hoặc chuyển đổi kết quả sang Word hoặc JPG ngay sau khi hợp nhất.
Hạn chế
Cần internet. Việc xử lý diễn ra trực tuyến, nên bạn không thể sử dụng nếu không có kết nối đang hoạt động.
12 tập tin mỗi lô. Để thêm nhiều hơn, hãy tải lên trong một lô khác.
Giới hạn 100 MB. Bản quét lớn chưa nén cần được giảm dung lượng trước.
Quét nhiều trang thành một PDF trên Mac
Có thể bạn đang xử lý biên lai giấy, ghi chú viết tay hoặc ảnh quét thô. Sau đây là cách quét nhiều trang thành một PDF trên Mac bằng ứng dụng Xem trước.
Bước 1. Dùng máy quét hoặc Image Capture để lấy bản quét.
Bước 2. Chọn các hình ảnh đã quét trong Finder, nhấp chuột phải và mở chúng trong Xem trước.
Bước 3. Trên thanh menu trên cùng, vào View > Thumbnails để hiển thị thanh bên.
Bước 4. Nhấn Command-P để mở hộp thoại in.
Bước 5. Ở cuối cửa sổ, nhấp menu thả xuống PDF và chọn Save as PDF.
Một lưu ý: bản quét nhiều trang tạo ra các PDF có dung lượng lớn nhất, vì vậy kết quả có thể chiếm nhiều dung lượng hơn đáng kể so với tài liệu thông thường.
Những điều cần kiểm tra sau khi hợp nhất
Trước khi gửi hoặc lưu trữ tập tin vừa gộp, hãy kiểm tra 3 khu vực thường xảy ra lỗi khi hợp nhất:
Trường, chữ ký và liên kết
Các thành phần tương tác thường gặp lỗi nhất khi hợp nhất. Chữ ký số, dấu trang, biểu mẫu có thể điền và siêu liên kết thường có thể biến mất hoặc không còn hoạt động. Trường biểu mẫu, liên kết và dấu trang có thể ngừng hoạt động hoặc biến mất sau khi hợp nhất, vì vậy hãy kiểm tra chúng. Ngoài ra, các thỏa thuận luôn phải được hợp nhất trước khi ký. Việc hợp nhất làm thay đổi cấu trúc tập tin, khiến chứng chỉ số bị hỏng ngay lập tức và làm mất hiệu lực hoặc xóa các chữ ký hiện có.
Nếu cần thu thập chữ ký điện tử, bạn có thể thiết lập bằng công cụ Ký PDF của chúng tôi sau khi bố cục đã được hoàn thiện.
Kích thước và hướng trang
Các trang không phải lúc nào cũng giống nhau. Một tờ A4 tiêu chuẩn, một biên lai nhỏ và một bảng tính ngang đều có kích thước và hướng khác nhau. Trước khi chia sẻ tập tin, hãy cuộn qua toàn bộ tài liệu và xoay mọi trang bị nằm ngang hoặc lộn ngược.
Dung lượng tập tin tăng vọt
Vì mỗi trang là hình ảnh độ phân giải đầy đủ, các bản quét đã hợp nhất có thể trở nên rất lớn. Hầu hết nhà cung cấp email đều từ chối tệp đính kèm vượt quá giới hạn 25 MB. Nếu tập tin hoàn chỉnh quá nặng để gửi, bạn có thể dùng công cụ Nén PDF của chúng tôi. Công cụ này giúp giảm dung lượng tập tin mà không làm mờ văn bản.