Що таке PDF?

PDF означає Portable Document Format — портативний формат документів. Цей тип файлу зберігає початковий вигляд документа, зокрема шрифти, текст, макет і зображення, однаковим на будь-якому екрані, де Ви його відкриєте. У цьому посібнику Ви дізнаєтеся, що таке PDF, як він працює, для чого використовується, а також про його типи, переваги, обмеження та відмінності від інших форматів.

Що означає PDF

PDF означає Portable Document Format — портативний формат документів. Кожне слово в повній назві описує призначення формату. Portable — «портативний» — означає, що PDF відкривається на телефонах, планшетах і комп’ютерах незалежно від програмного забезпечення, у якому його створено. Document — «документ» — означає, що формат призначений для таких матеріалів, як договори, форми та звіти. Format — «формат» — означає, що макет фіксований: шрифти, текст і зображення залишаються там, де Ви їх розмістили, тому одержувач бачить сторінку саме такою, якою Ви її зберегли.

Простими словами, PDF — це цифровий відбиток аркуша паперу, а не набір символів, який браузер динамічно переставляє. Це і є значення PDF в одному реченні, тому в повсякденному й технічному мовленні абревіатуру використовують значно частіше за повну назву.

Що таке файл PDF

PDF — це один файл, у якому разом зберігаються текст, зображення та макет сторінки, тому він виглядає однаково всюди, де його відкривають. Ось що містить такий файл і як це працює.

Що може містити PDF

Залежно від способу створення, файл PDF може містити різні типи вмісту, зокрема:

• Текст

• Зображення

• Векторну графіку

• Вбудовані шрифти

• Інтерактивні кнопки

• Гіперпосилання

• Поля форм для заповнення

• Коментарі

• Відео та інші медіафайли

• Метадані

• Вкладені файли

PDF — це не зображення документа, а контейнер для різних інтерактивних елементів. Він містить набагато більше, ніж статичні сторінки: дає змогу переходити за посиланнями, заповнювати форми, а в програмах перегляду, які це підтримують, відтворювати відео або використовувати кнопки. Завдяки багатьом типам вмісту, які може містити PDF, це універсальний файл для роботи з документами та виконання різноманітних завдань.

Як PDF зберігає однаковий макет усюди

То як працює PDF, коли він містить різні елементи, але зберігає їх без змін? PDF зберігає точне розташування кожного елемента, замість того щоб покладатися на іншу програму чи програмне забезпечення для їх повторного впорядкування. Фіксоване форматування, що містить координати кожного елемента та вбудовані шрифти, походить від PostScript — попередника PDF. PDF виріс із PostScript, мови опису сторінок Adobe. Обидва підходи (фіксовані координати та вбудовані шрифти) роблять файл стабільним: він не залежить від програмного забезпечення, у якому його створено, пристрою чи операційної системи. На відміну від PDF, вигляд DOCX на іншому комп’ютері може відрізнятися від оригінального через шрифти або структуру. PDF містить точні інструкції щодо збереження позицій елементів, завдяки чому вони відображаються однаково всюди.

Як розпізнати PDF на комп’ютері

Якщо Ви хочете дізнатися, що таке PDF на комп’ютері або як його знайти, зверніть увагу на розширення .pdf наприкінці назви документа. Система також показує значок стандартної програми перегляду PDF поруч із назвою файлу. Якщо двічі клацнути цей файл, найімовірніше, Ви не зможете його редагувати, оскільки система відкриє його в програмі перегляду. Щоб внести зміни до документа, знадобиться спеціальний інструмент або перетворення на редагований формат.

Для чого використовується формат PDF

Чітке розуміння того, що таке формат PDF, допомагає пояснити, чому цей тип документів такий популярний. Завдяки фіксованому макету та універсальності це зручне рішення для підписання договорів, заповнення форм та виконання інших завдань. Нижче наведено найпоширеніші способи використання PDF.

Договори, рахунки та угоди

Юридичні та фінансові документи часто надсилають у форматі PDF, оскільки він зберігає погоджену версію. PDF зберігає погоджений вміст на сторінці. Якщо документ містить цифровий підпис на основі сертифіката, будь-яка подальша зміна порушує цей підпис. Ви можете скористатися інструментом підписати PDF, щоб додати електронний підпис і надіслати документ електронною поштою іншій особі для підписання.

Форми, які заповнюють і надсилають назад

Заяви на роботу, податкові форми та анкети зберігають як PDF для заповнення, оскільки поля вбудовані у файл. Одержувач може ввести свої дані та повернути документ без повторного введення тексту й зміни формату. PDF може бути багаторазовим шаблоном форми, коли його мають заповнювати різні люди. Інструмент PDFAid заповнити PDF дає змогу вводити текст у поля в браузері, зберігати заповнену форму та створювати шаблони PDF з інтерактивними полями.

Резюме, звіти, посібники та електронні книги

Вибір формату PDF є правильним рішенням, коли документи, як-от резюме, звіт, наукова робота, інструкція, брошура або електронна книга, уже призначені для читання, а не редагування. Причина в тому, що автор прагне зберегти початкове оформлення файлу. Щоб зберегти макет під час надсилання, Ви можете перетворити DOCX у PDF за допомогою нашого інструмента. Якщо для електронної книги потрібне фіксоване форматування, також допоможе перетворення EPUB у PDF.

Файли для друку для дизайнерів

Друкарні часто просять надати PDF, готовий до друку, оскільки цей формат зберігає всі деталі, необхідні для якісного друку. Стандарт для друку — PDF/X, який регулюється ISO 15930. Документ може містити зображення високої роздільної здатності, вбудовані шрифти та колірні профілі, і PDF підтримує все це. Макет буде надруковано так, як його створив дизайнер, з усіма візуальними елементами на своїх місцях і без змін.

Скани та архівні документи

Формат PDF використовують, коли потрібно перетворити паперові документи на цифрові файли, наприклад договори, квитанції та медичні записи. Можна створити один файл замість кількох фотографій і зберігати його. У результаті на екрані він виглядає як документ, але текст у ньому все ще не можна шукати або редагувати. Зрештою, сторінки залишаються зображеннями.

Типи файлів PDF

Відмінності між типами PDF визначають, що Ви можете робити з файлом і які інструменти потрібні. Наприклад, якщо Ви намагаєтеся виділити фразу на екрані мишею, але нічого не відбувається, це означає, що перед Вами скан. Існує також PDF Portfolio — один PDF, який містить кілька файлів, наприклад договір, електронну таблицю та фотографії.

Цифрові PDF

Це файли, створені в цифровому вигляді у Word, Excel, браузері або програмному забезпеченні для дизайну. Текст у такому документі справжній, тому його можна шукати й копіювати в будь-якій програмі перегляду, а також змінювати в Редакторі PDF. Це один із поширених типів PDF, з якими зазвичай працюють. Такі файли сумісні з більшістю інструментів для редагування, конвертації та інших дій.

Скановані PDF

Щоб краще зрозуміти, що можна робити з таким типом файлу, варто пояснити, що таке сканований PDF. Це зображення сторінки, збережене у форматі PDF. Зображення й текст, які Ви бачите, є частиною цієї копії, тому їх не можна шукати, виділяти, копіювати чи редагувати. Технічно це пікселі, з яких складається сторінка, а не окремі елементи. Такий PDF може бути сторінкою зі сканера або фотографією, зробленою на смартфон. Водночас на нашій платформі Ви можете перетворити PDF на редагований документ і внести зміни.

PDF із можливістю пошуку

То що таке файл PDF із можливістю пошуку та як із ним працювати? Після застосування OCR сканований документ отримує текстовий шар для пошуку, хоча зовні все ще виглядає як зображення. Він містить розпізнаний зі скану вміст, який можна виділяти або копіювати. Головне: OCR завантажує новий файл. Це не інший тип документа, а той самий скан із доданим під ним текстовим шаром. Ви можете швидко перетворити сканований файл за допомогою інструмента OCR PDF і виконати пошук у PDF у браузері.

Переваги та обмеження PDF

У чому формат найкращий

Окрім збереження початкового макета, про яке згадувалося вище, PDF має й інші переваги. У документі з можливістю пошуку Ви можете швидко знайти та редагувати потрібний текст, слова, цифри й іншу інформацію без перегляду кожної сторінки. PDF відповідає відкритому стандарту ISO 32000, тому не залежить від постачальника програмного забезпечення. Отже, такі файли можна передавати та переглядати в різних програмах на різних пристроях незалежно від операційної системи. PDF також має засоби захисту, як-от паролі та дозволи для безпечного використання, особливо для корпоративних договорів, заяв та інших документів із важливими обліковими даними. Інші підтримувані функції, зокрема гіперпосилання, підписи та форми для заповнення, роблять PDF одним із найпрактичніших форматів для особистих, навчальних і робочих потреб.

Які є обмеження

Варто знати про обмеження PDF, які можуть впливати на роботу. Оскільки цей формат створено для поширення, редагування потребує додаткового кроку: потрібно редагувати документ безпосередньо або перетворити його на DOCX. Інша проблема виникає зі сканованим документом, який до застосування OCR залишається зображенням, а не текстом. Об’ємний PDF також може стати проблемою, якщо його потрібно надіслати електронною поштою через обмеження розміру вкладень. У такому разі рішенням може бути розділення або стиснення файлу. Зазвичай PDF перетворюють не заради самого перетворення, а для доступу до його вмісту.

PDF та інші формати файлів

Файли різних форматів відповідають певним потребам і можуть краще підходити для деяких завдань, тому порівняємо PDF із Word і JPG. Далі розглянуто різницю між PDF і Word.

PDF чи Word

DOCX добре підходить для чернетки, яку можна редагувати, а PDF є практичним вибором для остаточної версії. Якщо Вам потрібно внести зміни до PDF, Ви можете перетворити PDF у Word, а після завершення знову перетворити Word у PDF. Зверніть увагу, що перетворення на DOCX може вплинути на початковий макет, зокрема на колонки, підписи до зображень та інші елементи.

PDF чи JPG

На відміну від багатосторінкового документа PDF із текстом для пошуку, JPG — це одне зображення без текстового шару. Це зручне рішення, якщо Ви не знаєте, чи має одержувач програму для відкриття PDF. Щоб працювати з обома типами файлів, перетворіть PDF у JPG або JPG у PDF онлайн у браузері.

Як відкрити PDF

Щоб відкрити файл PDF, можна скористатися будь-яким сучасним браузером без установлення програмного забезпечення. Перетягніть файл на відкриту вкладку браузера або клацніть його правою кнопкою миші та виберіть «Відкрити за допомогою» > Chrome, Edge або Safari. Ваш PDF одразу буде доступний для перегляду. Щоб шукати текст, редагувати його, додавати анотації або друкувати документ, Ви можете скористатися онлайн-інструментом читання PDF. Додайте файл із будь-якого пристрою та за потреби використовуйте вбудовані інструменти. Ви можете переглядати PDF, змінювати масштаб, переходити між сторінками, друкувати, завантажувати та надсилати електронною поштою, а також відкрити його в редакторі, якщо потрібно підписати або змінити документ.

Як створити файл PDF

Є кілька способів створити файл PDF: перетворити документ, зберегти його як PDF у вікні друку або завантажити вебсторінку.

Перетворіть файл Word, Excel або PowerPoint

Перетворення — найпопулярніший спосіб, особливо для офісних документів, коли потрібно зберегти початковий макет. Перетворіть DOCX у PDF, якщо хочете надіслати договір або звіт, Excel у PDF для електронних таблиць і PowerPoint у PDF для презентацій.

Друкуйте у PDF замість паперу

Ви можете друкувати у PDF замість друку документа на папері, якщо виберете цю опцію у вікні принтера. Залежно від системи виконайте такі дії: Destination > Save as PDF (Chrome і Edge); Microsoft Print to PDF (Windows); меню PDF > Save as PDF (macOS). Це можна зробити майже з усіма файлами, доступними для друку, від зображень до документів.

Збережіть вебсторінку як PDF

Щоб зберегти макет і вміст потрібних файлів, збережіть вебсторінку як PDF. Цей спосіб дає змогу завантажувати квитки, підтвердження замовлень і статті. Скористайтеся онлайн-інструментом HTML у PDF, щоб перетворювати вебсторінки на PDF.

Перетворіть фотографії або скани на PDF

Це зручний варіант, адже Ви можете створити один файл із набору зображень або сканованих копій, зберігши порядок сторінок. Один PDF простіше зберігати й надсилати, ніж окремі фотографії або документи. Працюйте з файлом за допомогою інструментів JPG у PDF, сканувати у PDF та об’єднати зображення в один PDF.

Створіть PDF з нуля

Хоча це не найпоширеніша потреба, іноді потрібно створити PDF без початкового файлу. Зазвичай документ доводиться створювати з нуля, коли потрібен супровідний лист, проста форма або інший односторінковий документ. Скористайтеся інструментом створити PDF, щоб почати з чистої сторінки.

Як редагувати PDF

Редагування PDF може потребувати кількох дій: зміни тексту й зображень, об’єднання або поділу файлів чи вилучення потрібного вмісту.

Змінення тексту й зображень

Ви можете змінити цифру, замінити логотип або видалити абзац безпосередньо в нашому Редакторі PDF. Вам не доведеться створювати документ заново. Крім того, цей інструмент дає змогу редагувати текст з оригінальним шрифтом, який використовувався для тексту. Шрифт можна відтворити, лише якщо його вбудовано у PDF, тому в деяких випадках для редагування буде використано схожий шрифт. Відмінна функція редагування тексту PDF стане в пригоді, коли виправлений рядок має відповідати решті абзацу.

Об’єднання, поділ і зміна порядку сторінок

З PDF можна працювати як із колодою карт, змінюючи порядок сторінок і об’єднуючи їх. Об’єднайте окремі файли в один за допомогою нашого інструмента об’єднання PDF, щоб зберегти архівні документи або зібрати деталі звіту в одному файлі. Розділіть PDF, якщо потрібно надіслати електронною поштою великий файл або Вам потрібен лише один розділ. Якщо потрібно впорядкувати файл, Ви також можете змінити порядок сторінок у нашому робочому просторі.

Вилучення потрібних сторінок або зображень

Якщо у Вас є файл на 60 сторінок, але потрібні лише 3 з них, Ви можете витягнути сторінки з PDF. Вилучіть потрібний вміст і надішліть його окремо від усього документа. Наш інструмент Витягнути PDF працює з файлами розміром 100 MB. Також витягніть зображення з PDF, якщо потрібно зберегти важливий знімок екрана за допомогою сервісу Витягнути зображення.

Додайте водяний знак перед надсиланням

Додайте водяний знак до PDF, якщо документ ще не є остаточним або його потрібно позначити як конфіденційний, перш ніж передавати іншим. Наприклад, можна використовувати позначки «Чернетка» або «Конфіденційно». Виберіть власний шаблон для файлу, коли додаєте водяний знак або ставите штамп за допомогою інструментів PDFAid.

Зменште розмір файлу перед надсиланням

Великі PDF навряд чи відповідатимуть обмеженням поштових сервісів щодо розміру вкладень, особливо якщо містять багатосторінковий скан із фотографій, зроблених телефоном, — він може важити десятки мегабайтів. Стисніть PDF, щоб зменшити розмір файлу, і надішліть його електронною поштою на нашій платформі. Стиснення може вплинути лише на якість зображень, а не на текст у документі.

Чи безпечний PDF

PDF має три різні механізми захисту й дозволи (для яких потрібен пароль власника), які Ви можете вибрати залежно від своїх цілей і завдань. Далі описано паролі (пароль для відкриття та пароль дозволів), підписи, а також приховування або зведення шарів. Вибір залежить від того, що саме потрібно захистити.

Паролі та шифрування

Шифрування PDF із захистом паролем не дозволяє іншим відкривати файл без введення потрібного пароля. Це корисно, коли Ви хочете надати доступ до документа лише певним одержувачам. Водночас файл може більше не потребувати захисту, і тоді Ви захочете видалити шифрування. Якщо Ви знаєте пароль PDF, то можете розблокувати PDF і зробити його доступним для перегляду, змінення та поширення.

Цифрові та електронні підписи

Отже, що таке сертифікований PDF і чому важливо знати різницю між цими підписами? Багато людей їх плутають, хоча вони не схожі. Електронний підпис можна ввести, вставити або намалювати, щоб підтвердити Ваше схвалення чи намір виконати зазначене. Ви можете підписати PDF у такий спосіб за допомогою нашого сервісу. Цифровий підпис заснований на криптографічній технології та може підтверджувати особу й зберігати цілісність документа після підписання. Коли автор накладає сертифікаційний підпис, PDF стає сертифікованим: читачі можуть бачити, хто його сертифікував і чи вніс хтось зміни, не дозволені автором.

Приховування та зведення шарів

Приховування та зведення шарів — це два різні механізми, які можуть захистити Ваш документ. Приховування назавжди видаляє вибраний текст або ділянку з файлу; чорний прямокутник, намальований поверх тексту, не є приховуванням, оскільки текст залишається під ним і його можна скопіювати. Зведення шарів працює інакше: воно унеможливлює внесення змін до підписів і полів. Ця опція фіксує шари вмісту, тому інші не можуть редагувати або видаляти ці елементи. Поля та підписи стають частиною сторінки, тому їх ніхто не зможе редагувати чи видаляти як елементи форми. Приховайте дані в PDF, коли потрібно приховати конфіденційні відомості, і зведіть шари PDF, щоб зробити його безпечним для поширення.

Коротка історія PDF

1991 — доктор Джон Ворнок, який винайшов PDF, започатковує проєкт Camelot, відомий як ранній етап розвитку технології PDF.

15 червня 1993 року — Adobe офіційно випускає Acrobat 1.0, першу версію PDF.

2008 — Міжнародна організація зі стандартизації публікує PDF 1.7 як стандарт ISO 32000-1:2008.

2017/2020 — ISO публікує PDF 2.0 як ISO 32000-2 у 2017 році, а в грудні 2020 року виходить друге видання (ISO 32000-2:2020).

Проєкт Camelot, 1991

Доктор Джон Ворнок започатковує проєкт Camelot. Він описує ідею файлу, який можна відкрити й надрукувати на будь-якому комп’ютері або принтері зі збереженням оригінального макета. Тоді обмінюватися документами було доволі складно, оскільки на екрані колеги вони могли виглядати інакше. Проєкт Camelot мав розв’язати цю проблему.

Acrobat і PDF 1.0, 1993

15 червня 1993 року Adobe представила перший Acrobat разом із форматом PDF. Це дало людям можливість обмінюватися документами, зберігаючи їхній автентичний вигляд. Однак PDF поширювався повільно, оскільки файли тоді були великими, а Adobe Acrobat був платним програмним забезпеченням.

Відкритий стандарт із 2008 року

У 2008 році Adobe передала специфікацію Adobe PDF до ISO, що означало: PDF більше не контролюється одним постачальником. Відповідно до чинного ISO 32000-2, це відкритий стандарт, яким можна користуватися незалежно від постачальника програмного забезпечення.

Стандарти PDF, з якими Ви можете зіткнутися

Що таке PDF з погляду його специфікацій? PDF — це радше сімейство різних стандартів, а не один стандарт. Усі вони призначені для різних завдань, зокрема зберігання, доступності та впорядкування.

PDF/A для довгострокового архівування

PDF/A призначений для архівування файлів і їх збереження протягом тривалого часу. Ця версія вимагає, щоб усі необхідні елементи, зокрема шрифти та колірні профілі, були вбудовані в документ. PDF не повинен залежати від зовнішніх інструментів або ресурсів. PDF/A використовують, коли файли потрібно зберігати й відтворювати протягом багатьох років, що часто вимагають суди, архіви та державні установи.

Тегований PDF і PDF/UA для доступності

Тегований PDF зберігає структуру документа, яка містить заголовки, списки, порядок читання та підписи до зображень. Завдяки цьому вміст розпізнається, а не сприймається як набір елементів. PDF/UA (ISO 14289) установлює правила, яким має відповідати тегований PDF, щоб програми зчитування з екрана могли читати його в правильному порядку. Доступність — ключовий принцип тегованих PDF.

Лінеаризований PDF для швидкого перегляду в інтернеті

Спершу варто відповісти на запитання: що таке лінеаризований PDF? Це PDF, структуру якого змінено так, щоб Ви могли побачити першу сторінку ще до завершення завантаження в браузері. Такий підхід корисний, коли потрібно працювати з великими файлами онлайн, наприклад із великими каталогами або науковими статтями. Вам не потрібно чекати завершення завантаження — читати лінеаризований PDF можна відразу.

Поширені запитання

Чи безкоштовний PDF?

Так. PDF — це відкритий формат, тому відкривати, читати й створювати PDF можна безкоштовно.

Чи можна отримати конвертований файл без оплати?

Наш інструмент дає змогу безкоштовно конвертувати файл, але це стосується лише одного документа, а обробка триває кілька годин, перш ніж Ваш файл буде готовий. Якщо Ви не хочете чекати, підписка дасть змогу отримати результат одразу.

Чому так багато людей використовують PDF?

PDF, скорочено від Portable Document Format, залишається популярним, оскільки зберігає однаковий вигляд і форматування документа на будь-якому пристрої чи в будь-якій операційній системі.

Що таке переглядач PDF?

Переглядач PDF — це програмне забезпечення для відкривання, перегляду та друку файлів у форматі PDF, або Portable Document Format.

Як дізнатися, чи є мій PDF сканом?

Спробуйте виділити або скопіювати текст за допомогою миші. Якщо нічого не виділяється, Ваш PDF є сканом — фактично зображенням сторінки, а не редагованим текстом.

Чи однаково виглядає PDF на кожному пристрої?

Так. PDF створено для однакового відображення на будь-якому екрані або принтері. Він фіксує макет, шрифти та зображення, тож ніщо не зміщується зі свого місця.