PDF’yi parola ile koruma

PDF’yi nasıl şifreleyeceğinizi biliyorsunuz, ancak yönteminiz işe yaramıyor ve şöyle düşünüyorsunuz: "Parolayı ayarladım ama çalışmıyor… şimdi ne yapmalıyım?" Dosyaya erişimi kısıtlamak ile işlemleri engellemek aynı şey değildir. Bir PDF’nin iki parolası vardır ve açılmasını engelleyen kullanıcı (açma) parolasıdır. Farklı amaçlara hizmet ettikleri için bu rehberde her birinin neyi koruduğunu, Windows, Mac ve Word’de nasıl ayarlanacağını ve dosyanın nasıl güvenli şekilde gönderileceğini ele alıyoruz.

PDF şifreleme gerçekte neyi korur

Kullanıcı ve sahip parolaları vardır; bunlardan birini veya her ikisini de ayarlayabilirsiniz. Aşağıda her birinin hangi durumlar için daha uygun olduğunu öğrenebilirsiniz.

Kullanıcı parolası ve sahip parolası

Başkalarının PDF’yi açmasını veya düzenlemesini engellemek için ikisi arasındaki farkı göz önünde bulundurun:

• Kullanıcı parolası. Açma parolası olarak da adlandırılır; belgenin başkaları tarafından açılmasını engelleyerek içeriğini görmelerini önler. PDF şifrelenmiş olarak kalır ve doğru parola olmadan kimse erişemez.

• Sahip parolası. Bu parola izin parolası olarak da bilinir. PDF’nin okunabilmesini, ancak düzenleme, yazdırma veya kopyalama işlemlerinin kısıtlanmasını istiyorsanız bunu uygulayın.

Kilitli PDF’nizi herkes hâlâ açabiliyorsa büyük olasılıkla yalnızca bir sahip parolası ayarlamışsınızdır.

Her parola gerçekte neyi engeller

Her ikisine de ne zaman ihtiyacınız olur

Belgeniz üzerindeki denetimi korumak için PDF’nizi her iki parolayla da güvence altına alabilirsiniz. Böylece yalnızca açma parolasına sahip kişiler PDF’yi okuyabilir ve görüntüleyici uygulaması yazdırmayı veya düzenlemeyi reddeder. Sahip parolasının tek başına dosyadaki bilgileri korumak için zayıf bir yöntem olduğunu unutmayın; çünkü kısıtlamaları, bunları uygulayan PDF yazılımına bağlıdır. İçerik özelse mutlaka kullanıcı parolası ekleyin.

Windows’ta PDF’yi parola ile koruma

Windows’ta bir PDF dosyasını parola ile korumanın iki yolu vardır:

• Masaüstü PDF Düzenleyici kullanın. Windows’ta PDF’yi parola ile korumak için yerleşik bir yöntem yoktur; bir tane indirmeniz gerekir.

• Microsoft Word’de parola ayarlayın. Belgenizi henüz PDF’ye dönüştürmediyseniz bunu yapabilirsiniz. PDF olarak kaydederken Dosya > Farklı Kaydet > PDF’yi seçin > Seçenekler... > "Belgeyi parolayla şifrele" seçeneğini işaretleyin > Tamam > parolayı iki kez girin.

Bu seçenek sıkça unutulur ve ayrı bir PDF Düzenleyici açmaktan daha hızlıdır.

Ön izleme ile Mac’te PDF’yi parola ile koruma

Mac’te bir PDF dosyasını parola ile korumak için Ön izleme uygulamasını kullanın; ek bir yükleme gerekmez:

• 1. Adım. Belgenizi açın.

• 2. Adım. Dosya > Dışa Aktar… seçeneğini belirleyin.

• 3. Adım. İzinler düğmesine tıklayın.

• 4. Adım. Belgeyi Açmak İçin Parola Gerektir seçeneğini belirleyin.

• 5. Adım. Bir parola girin, ardından doğrulamak için yeniden yazın.

• 6. Adım. Sahip Parolası bölümüne bir parola girin, ardından doğrulamak için yeniden yazın.

• 7. Adım. Uygula’ya, ardından Kaydet’e tıklayın.

Unutmamanız gereken önemli bir ayrıntı vardır: Ön izleme yalnızca yeni bir şifrelenmiş dosya oluşturur; özgün dosya korumasız kalır. İlk sürümü ayrı saklayın ve özel bir belge olması gerekiyorsa güvence altına alın veya silin.

Word veya Google Docs’ta PDF’yi parola ile koruma

Word ve Google Docs bunu farklı şekilde ele alır. Word’de PDF olarak dışa aktarırken parola ayarlayabilirsiniz. Bu seçenek Google Docs’a entegre değildir, bu nedenle ek bir adım uygulamanız gerekir. Dosyanızı PDF olarak indirin, ardından parolayla güvence altına alın.

Belgeyi gerçekten koruyan bir parola seçin

Parolayı kullanmaya değer kılan üç unsur vardır:

• Özel semboller yerine daha uzun bir kombinasyon tercih edin. Uzun bir parolayı tahmin etmek, karakterlerle dolu kısa bir parolayı tahmin etmekten daha zordur; bu nedenle birkaç kelimeyi bir araya getirebilir veya harf, rakam ve sembollerden oluşan bir karışım oluşturabilirsiniz.

• Tamamen yeni bir parola oluşturun. Çevrimiçi hesaplarınızda kullandığınız bir kombinasyonu kullanmaktan kaçının; çünkü biri bunu keşfederse dosyanız için de kullanabilir.

• Parolayı dosyayla aynı e-postada göndermeyin. Parolayı PDF’nizden ayrı tutun ve e-postaya erişebilen başka hiç kimsenin PDF’yi açamaması için güvenli bir kanaldan gönderin.

Word’ün PDF dışa aktarma özelliği varsayılan olarak 128-bit AES şifreleme kullanır; bu nedenle koruma düzeyini artırmak için ayarları değiştirmeniz gerekmez.

Korumalı PDF’yi e-postayla gönderme

E-posta için şifrelediğiniz PDF’nin korunmasını iki alışkanlık sağlar.

Parolayı farklı bir kanaldan paylaşın

Aracımızı kullanarak herhangi bir alıcıya PDF gönderebilirsiniz. Aracımızın korumasız dosyalarla çalıştığını unutmayın; bu nedenle parola korumalı PDF’ler kendi e-posta istemciniz aracılığıyla gönderilmelidir. Dosyanızı e-postayla paylaşırken parolayı eklemeyin; bu, hiç koruma olmamasıyla eşdeğerdir. Parolayı ayrı bir mesajla gönderin veya telefonda söylemek için alıcıyı arayın. Hassas bilgiler içeriyorsa PDF’nin adını belirtmeyin: konu satırı şifrelenmez; bu nedenle bildirim ön izlemelerinde ve posta kutusuna erişimi olan herkes tarafından görünür.

Ek yerine bağlantı kullanın

Büyük bir PDF veya hassas içerik gönderiyorsanız, dosya yerine süresi dolan bir bağlantı göndermeyi değerlendirin (Workspace hesapları için Google Drive, OneDrive veya Dropbox paylaşım bağlantısı son kullanma ayarları). Bu yöntem daha güvenli ve kullanışlıdır; çünkü erişimi iptal edebilirsiniz ve dosya yıllarca birinin posta kutusunda saklanmaz.

Olası sorunlar

Doğru ayarlanmış bir parola bile üç soruna yol açabilir:

• Alıcı dosyayı açamaz. Bunun nedeni PDF görüntüleyicisinin güncel olmaması ve modern şifrelemeyi desteklememesidir. Yazılımı güncellemelerini veya belgeyi başka, daha yeni bir okuyucuda açmalarını önerin.

• Bir parolayı unuttunuz. Bir PDF’yi parola ile koruduğunuzda, doğru kombinasyon olmadan erişemeyeceğinizi ve parolayı kurtaramayacağınızı unutmayın. Bu durumu önlemek için parolayı güvenli bir yerde saklayın.

• Dosya e-postayla gönderilemeyecek kadar büyük. Şifreleme boyutu değiştirmez. Önce PDF’yi sıkıştırın, ardından parolayı ekleyin. Şifreleme dosyayı küçültmez.

Artık gerekmediğinde parolayı kaldırın

Belge artık hassas değilse parolayı kaldırın; aksi takdirde bir yıl kadar sonra parolayı unutabilir ve dosyayı açamayabilirsiniz. Parolayı biliyorsanız, hizmetimizi doğrudan tarayıcınızda kullanarak bir PDF’nin kilidini açabilirsiniz. Yalnızca kendi dosyanızın veya sahibinin izni olan bir dosyanın şifresini çözebileceğinizi unutmayın.

Sık sorulan sorular

Bir PDF’yi ücretsiz olarak parola ile koruyabilir miyim?

Evet. Mac’te veya Microsoft Word’de ücretsiz olarak parola ekleyebilirsiniz.

Açma parolası ile izin parolası arasındaki fark nedir?

Açma parolası (kullanıcı parolası olarak da adlandırılır) PDF’yi kimin açabileceğini kontrol ederken, izin parolası (sahip ya da ana parola olarak da adlandırılır) kişiler dosyayı açtıktan sonra yazdırma veya düzenleme gibi hangi işlemleri yapabileceklerini kontrol eder.

Parola korumalı bir PDF, parola olmadan açılabilir mi?

Açma parolası varsa hayır. Parola olmadan dosya açılmaz.

Parola koruması telefonlarda çalışır mı?

Evet. Telefonunuzda korumalı bir PDF açtığınızda görüntüleyici parolayı ister.

Google Docs’ta bir PDF’yi koruyabilir miyim?

Hayır. Google Docs’ta bu seçenek yoktur; bu nedenle dosyayı indirdikten sonra ayrı bir adım olarak parola eklemeniz gerekir.