วิธีป้องกัน PDF ด้วยรหัสผ่าน

หากคุณทราบวิธีเข้ารหัส PDF แต่ทำแล้วไม่ได้ผล และกำลังคิดว่า "ตั้งรหัสผ่านแล้ว แต่ใช้ไม่ได้…ตอนนี้ควรทำอย่างไร" การจำกัดการเข้าถึงไฟล์กับการห้ามดำเนินการบางอย่างไม่ใช่เรื่องเดียวกัน PDF มีรหัสผ่านสองประเภท และรหัสที่ป้องกันไม่ให้เปิดไฟล์ได้คือรหัสผ่านผู้ใช้ (รหัสผ่านสำหรับเปิดไฟล์) ซึ่งมีวัตถุประสงค์ต่างกัน คู่มือนี้จึงอธิบายว่ารหัสผ่านแต่ละประเภทปกป้องอะไร วิธีตั้งรหัสผ่านบน Windows, Mac และใน Word รวมถึงวิธีส่งไฟล์อย่างปลอดภัย

การเข้ารหัส PDF ปกป้องอะไรได้จริง

มีรหัสผ่านผู้ใช้และรหัสผ่านเจ้าของไฟล์ ซึ่งคุณตั้งค่าอย่างใดอย่างหนึ่งหรือทั้งสองอย่างได้ ด้านล่างนี้ คุณจะได้ทราบว่ารหัสผ่านแต่ละประเภทเหมาะกับการใช้งานแบบใด

รหัสผ่านผู้ใช้กับรหัสผ่านเจ้าของไฟล์

หากต้องการล็อก PDF เพื่อไม่ให้ผู้อื่นเปิดหรือแก้ไขได้ โปรดคำนึงถึงความแตกต่างระหว่างรหัสผ่านทั้งสองประเภท:

• รหัสผ่านผู้ใช้ หรือเรียกว่ารหัสผ่านสำหรับเปิดไฟล์ ใช้ล็อกเอกสารไม่ให้ผู้อื่นเข้าถึง เพื่อป้องกันไม่ให้ใครเห็นเนื้อหาภายใน PDF จะยังคงเข้ารหัสอยู่ และไม่มีใครเข้าถึงได้หากไม่มีรหัสผ่านที่ถูกต้อง

• รหัสผ่านเจ้าของไฟล์ หรือเรียกว่ารหัสผ่านสิทธิ์การใช้งาน ใช้รหัสนี้หากต้องการให้เปิดอ่าน PDF ได้ แต่ต้องการจำกัดการแก้ไข การพิมพ์ หรือการคัดลอก

หากยังมีคนเปิด PDF ที่คุณล็อกไว้ได้ เป็นไปได้มากว่าคุณตั้งเฉพาะรหัสผ่านเจ้าของไฟล์

รหัสผ่านแต่ละประเภทป้องกันอะไรได้จริง

เมื่อคุณต้องใช้รหัสผ่านทั้งสองประเภท

คุณสามารถปกป้อง PDF ด้วยรหัสผ่านทั้งสองประเภทเพื่อคงการควบคุมเอกสารของคุณได้ ด้วยวิธีนี้ เฉพาะผู้ที่มีรหัสผ่านสำหรับเปิดไฟล์เท่านั้นที่อ่านได้ และแอปสำหรับดูไฟล์จะไม่อนุญาตให้พิมพ์หรือแก้ไข โปรดจำไว้ว่าการใช้เพียงรหัสผ่านเจ้าของไฟล์เป็นวิธีปกป้องข้อมูลในไฟล์ที่ไม่รัดกุม เพราะข้อจำกัดดังกล่าวขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์ PDF ที่บังคับใช้ข้อจำกัดนั้น หากเนื้อหาเป็นข้อมูลส่วนตัว โปรดตรวจสอบว่าได้เพิ่มรหัสผ่านผู้ใช้แล้ว

ป้องกัน PDF ด้วยรหัสผ่านบน Windows

มีสองวิธีในการป้องกันไฟล์ PDF ด้วยรหัสผ่านบน Windows:

• ใช้เครื่องมือแก้ไข PDF บนเดสก์ท็อป Windows ไม่มีวิธีป้องกัน PDF ด้วยรหัสผ่านในตัว และคุณต้องดาวน์โหลดโปรแกรมเพิ่มเติม

• ตั้งรหัสผ่านใน Microsoft Word คุณทำได้หากยังไม่ได้แปลงเอกสารเป็น PDF เมื่อบันทึกเป็น PDF ให้คลิก ไฟล์ > บันทึกเป็น > เลือก PDF > ตัวเลือก... > ติ๊ก "เข้ารหัสเอกสารด้วยรหัสผ่าน" > ตกลง > ป้อนรหัสผ่านสองครั้ง

ผู้คนมักลืมตัวเลือกนี้ และวิธีนี้เร็วกว่าการเปิดเครื่องมือแก้ไข PDF แยกต่างหาก

ป้องกัน PDF ด้วยรหัสผ่านบน Mac โดยใช้การแสดงตัวอย่าง

หากต้องการป้องกันไฟล์ PDF ด้วยรหัสผ่านบน Mac ให้ใช้แอปการแสดงตัวอย่าง โดยไม่ต้องติดตั้งอะไรเพิ่มเติม:

• ขั้นตอนที่ 1 เปิดเอกสารของคุณ

• ขั้นตอนที่ 2 เลือก ไฟล์ > ส่งออก….

• ขั้นตอนที่ 3 คลิกปุ่ม สิทธิ์การใช้งาน

• ขั้นตอนที่ 4 เลือก ต้องใช้รหัสผ่านเพื่อเปิดเอกสาร

• ขั้นตอนที่ 5 ป้อนรหัสผ่าน แล้วป้อนอีกครั้งเพื่อยืนยัน

• ขั้นตอนที่ 6 ป้อนรหัสผ่านในส่วน รหัสผ่านเจ้าของไฟล์ แล้วป้อนอีกครั้งเพื่อยืนยัน

• ขั้นตอนที่ 7 คลิก ใช้ แล้วคลิก บันทึก

มีรายละเอียดสำคัญที่ควรคำนึงถึง: การแสดงตัวอย่างจะสร้างเฉพาะไฟล์เข้ารหัสใหม่ ส่วนไฟล์ต้นฉบับยังคงไม่มีการป้องกัน ให้เก็บเวอร์ชันแรกแยกต่างหาก และป้องกันหรือลบไฟล์นั้นหากต้องการให้เป็นเอกสารส่วนตัว

ป้องกัน PDF ด้วยรหัสผ่านจาก Word หรือ Google Docs

Word และ Google Docs จัดการเรื่องนี้ต่างกัน ใน Word คุณตั้งรหัสผ่านได้เมื่อส่งออกเป็น PDF ตัวเลือกนี้ไม่ได้รวมอยู่ใน Google Docs ดังนั้นคุณต้องทำเพิ่มอีกขั้นตอนหนึ่ง ดาวน์โหลดไฟล์เป็น PDF แล้วจึงป้องกันด้วยรหัสผ่าน

เลือกรหัสผ่านที่ปกป้องเอกสารได้จริง

มีสามสิ่งที่ทำให้การตั้งรหัสผ่านมีความคุ้มค่า:

• เลือกรหัสผ่านที่ยาวกว่าแทนการใช้สัญลักษณ์พิเศษ รหัสผ่านที่ยาวเดาได้ยากกว่ารหัสสั้นที่ใส่อักขระจำนวนมาก คุณจึงอาจนำคำหลายคำมารวมกัน หรือผสมตัวอักษร ตัวเลข และสัญลักษณ์

• สร้างรหัสผ่านใหม่โดยเฉพาะ หลีกเลี่ยงการใช้รหัสที่ใช้กับบัญชีออนไลน์อยู่แล้ว เพราะหากมีผู้ค้นพบรหัสนั้น ก็สามารถใช้กับไฟล์ของคุณได้เช่นกัน

• อย่าส่งรหัสผ่านในอีเมลฉบับเดียวกับไฟล์ แยกรหัสผ่านออกจาก PDF และส่งผ่านช่องทางที่ปลอดภัย เพื่อไม่ให้คนอื่นที่เข้าถึงอีเมลนั้นได้สามารถเปิด PDF

การส่งออก PDF ของ Word ใช้การเข้ารหัส AES 128 บิตเป็นค่าเริ่มต้น ดังนั้นคุณไม่ต้องปรับการตั้งค่าเพื่อเพิ่มระดับการป้องกัน

ส่ง PDF ที่ป้องกันแล้วทางอีเมล

มีสองแนวทางที่ช่วยให้ PDF ที่เข้ารหัสเพื่อส่งทางอีเมลยังคงได้รับการป้องกัน

แชร์รหัสผ่านผ่านช่องทางอื่น

คุณสามารถส่ง PDFให้ผู้รับคนใดก็ได้ด้วยเครื่องมือของเรา โปรดทราบว่าเครื่องมือของเราทำงานกับไฟล์ที่ไม่มีการป้องกัน ดังนั้น PDF ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านต้องส่งผ่านโปรแกรมอีเมลของคุณเอง เมื่อแชร์ไฟล์ทางอีเมล อย่าใส่รหัสผ่านไปด้วย เพราะเท่ากับไม่มีการป้องกัน ให้ส่งรหัสผ่านแยกต่างหากในข้อความ หรือโทรแจ้งรหัสผ่าน อย่าระบุชื่อ PDF หากมีข้อมูลละเอียดอ่อน: หัวเรื่องอีเมลไม่ได้รับการเข้ารหัส จึงแสดงในตัวอย่างการแจ้งเตือนและแก่ทุกคนที่เข้าถึงกล่องจดหมายได้

ใช้ลิงก์แทนไฟล์แนบ

หากคุณส่ง PDF ขนาดใหญ่หรือเนื้อหาที่ละเอียดอ่อน ลองพิจารณาส่งลิงก์ที่หมดอายุได้แทนไฟล์ (การตั้งค่าการหมดอายุของลิงก์แชร์ใน Google Drive สำหรับบัญชี Workspace, OneDrive หรือ Dropbox) ซึ่งปลอดภัยและสะดวกกว่า เพราะคุณยกเลิกการเข้าถึงได้ และไฟล์จะไม่ถูกเก็บไว้ในกล่องจดหมายของผู้อื่นเป็นเวลานาน

สิ่งที่อาจเกิดปัญหา

แม้ตั้งรหัสผ่านถูกต้องแล้ว ก็อาจเกิดปัญหาได้สามอย่าง:

• ผู้รับเปิดไฟล์ไม่ได้ สาเหตุอาจเป็นเพราะโปรแกรมดู PDF ของผู้รับล้าสมัยและไม่รองรับการเข้ารหัสสมัยใหม่ แนะนำให้ผู้รับอัปเดตซอฟต์แวร์หรือเปิดเอกสารด้วยโปรแกรมอ่านอื่นที่ใหม่กว่า

• คุณลืมรหัสผ่าน เมื่อป้องกัน PDF ด้วยรหัสผ่าน โปรดจำไว้ว่าคุณจะเข้าถึงไฟล์ไม่ได้หากไม่มีรหัสที่ถูกต้อง และไม่สามารถกู้คืนรหัสผ่านได้ เพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์นี้ ให้เก็บรหัสผ่านไว้ในที่ปลอดภัย

• ไฟล์มีขนาดใหญ่เกินกว่าจะส่งทางอีเมลได้ การเข้ารหัสไม่ได้เปลี่ยนขนาดไฟล์ ให้บีบอัด PDFก่อน แล้วจึงเพิ่มรหัสผ่าน การเข้ารหัสไม่ได้ทำให้ไฟล์เล็กลง

ลบรหัสผ่านเมื่อไม่จำเป็นต้องใช้อีกต่อไป

เมื่อเอกสารไม่มีข้อมูลละเอียดอ่อนแล้ว ให้ลบรหัสผ่านออก มิฉะนั้นคุณอาจลืมรหัสผ่านและเปิดไฟล์ไม่ได้ในอีกประมาณหนึ่งปี หากทราบรหัสผ่าน คุณสามารถปลดล็อก PDFผ่านบริการของเราได้โดยตรงในเบราว์เซอร์ โปรดจำไว้ว่าคุณสามารถถอดรหัสได้เฉพาะไฟล์ของตนเอง หรือไฟล์ที่ได้รับอนุญาตจากเจ้าของไฟล์เท่านั้น

คำถามที่พบบ่อย

ป้องกัน PDF ด้วยรหัสผ่านได้ฟรีหรือไม่

ได้ คุณสามารถเพิ่มรหัสผ่านได้ฟรีบน Mac หรือใน Microsoft Word

รหัสผ่านสำหรับเปิดไฟล์กับรหัสผ่านสิทธิ์การใช้งานต่างกันอย่างไร

รหัสผ่านสำหรับเปิดไฟล์ (หรือเรียกว่ารหัสผ่านผู้ใช้) ควบคุมว่าใครสามารถเปิด PDF ได้ ส่วนรหัสผ่านสิทธิ์การใช้งาน (หรือเรียกว่ารหัสผ่านเจ้าของไฟล์หรือรหัสผ่านหลัก) ควบคุมสิ่งที่ผู้อื่นทำกับไฟล์ได้หลังจากเปิดแล้ว เช่น การพิมพ์หรือแก้ไข

เปิด PDF ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านได้โดยไม่ต้องใส่รหัสผ่านหรือไม่

ไม่ได้ หาก PDF มีรหัสผ่านสำหรับเปิดไฟล์ หากไม่มีรหัสผ่าน ไฟล์จะเปิดไม่ได้

การป้องกันด้วยรหัสผ่านใช้ได้บนโทรศัพท์หรือไม่

ได้ เมื่อคุณเปิด PDF ที่ป้องกันไว้บนโทรศัพท์ โปรแกรมดูไฟล์จะขอรหัสผ่าน

ป้องกัน PDF ใน Google Docs ได้หรือไม่

ไม่ได้ Google Docs ไม่มีตัวเลือกนี้ ดังนั้นคุณต้องเพิ่มรหัสผ่านเป็นขั้นตอนแยกต่างหากหลังจากดาวน์โหลดไฟล์