วิธีรวมไฟล์ PDF หลายไฟล์บน Mac

การรวม PDF บน Mac ทำได้สี่วิธี และไม่มีวิธีใดเหมาะที่สุดในทุกกรณี วิธีที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับจำนวนไฟล์ ตำแหน่งที่เก็บไฟล์ และความจำเป็นในการสลับลำดับหน้าก่อนบันทึก

สี่วิธีรวม PDF บน Mac

ต่อไปนี้คือการเปรียบเทียบการใช้งานจริงของเครื่องมือหลักทั้งสี่สำหรับรวมเอกสารเป็น PDF เดียวบน Mac

อ่านรายละเอียดของทั้งสี่วิธีด้านล่างเพื่อเลือกแอปที่เหมาะที่สุดสำหรับสร้าง PDF เดียวจาก PDF หลายไฟล์

รวม PDF ด้วยการแสดงตัวอย่าง

การแสดงตัวอย่างมีสองวิธีสำหรับรวมไฟล์ PDF เป็นเอกสารเดียว แต่หลายคนมักสับสนระหว่างสองวิธีนี้ ซึ่งทำให้หน้าไปอยู่ผิดตำแหน่ง

ก่อนรวมไฟล์ ให้ทำสำเนา PDF ต้นฉบับทุกไฟล์ที่ต้องการเก็บไว้ โดยเลือก File > Duplicate การแสดงตัวอย่างจะบันทึกการเปลี่ยนแปลงโดยอัตโนมัติ ดังนั้นการส่งออกเป็น PDF ในภายหลังจะไม่ช่วยปกป้องไฟล์ต้นฉบับจากการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นระหว่างกระบวนการ

รวม PDF ทั้งสองไฟล์

• ขั้นตอนที่ 1 เปิดเอกสารใน การแสดงตัวอย่าง แล้วคลิก View > Thumbnails เพื่อเปิดแถบด้านข้างสำหรับดูทุกหน้าเป็นรูปตัวอย่างขนาดเล็ก นำไฟล์ที่สองจาก Finder มาวางในแถบด้านข้างรูปขนาดย่อ

• ขั้นตอนที่ 2 คลิกรูปขนาดย่อที่ควรอยู่ก่อนเอกสารใหม่

• ขั้นตอนที่ 3 ไปที่ Edit > Insert Page from File... เลือก PDF ไฟล์ที่สอง แล้วคลิก Open

มีสิ่งหนึ่งเกี่ยวกับ การแสดงตัวอย่าง ที่ทำให้หลายคนประหลาดใจ หน้าที่เพิ่มจากไฟล์อื่นจะไม่ไปอยู่ท้ายเอกสาร แต่จะอยู่ถัดจากหน้าที่เลือกไว้ คลิกหน้า 3 แล้วนำเข้าไฟล์ หน้าที่นำเข้าจะอยู่ระหว่างหน้า 3 และ 4 หากต้องการให้อยู่ท้ายสุด ให้เลื่อนลง คลิกรูปขนาดย่อสุดท้ายก่อน แล้วจึงนำเข้า

เพิ่มเฉพาะบางหน้าจาก PDF อื่น

หากต้องการเพิ่มบางหน้าที่ระบุลงในเอกสาร ให้ใช้ตัวเลือกที่สอง:

• ขั้นตอนที่ 1 เปิดไฟล์ PDF ทั้งสองไฟล์ในหน้าต่างการแสดงตัวอย่างแยกกัน

• ขั้นตอนที่ 2 ในแต่ละหน้าต่าง คลิก View > Thumbnails เพื่อแสดงแถบด้านข้าง

• ขั้นตอนที่ 3 กดปุ่ม Command ค้างไว้ แล้วคลิกรูปขนาดย่อของแต่ละหน้าที่ต้องการย้าย

• ขั้นตอนที่ 4 ลากหน้าที่เลือกไปยังแถบด้านข้างของเอกสารสุดท้าย แล้ววางตรงตำแหน่งที่มีเส้นแบ่งปรากฏ

สังเกตความแตกต่างของสองวิธีนี้ วิธีที่ 1 นำเข้าทั้งไฟล์โดยไม่ต้องเปิดไฟล์ วิธีที่ 2 ช่วยให้แยกและย้ายเฉพาะหน้าระหว่างหน้าต่างที่เปิดใช้งานอยู่สองหน้าต่างได้

ข้อจำกัด

• ต้องแทรกไฟล์ด้วยตนเอง:การแทรกแต่ละไฟล์ด้วยตนเองใช้เวลานาน

• ไม่มีตัวอย่างลำดับสุดท้าย:ไม่มีวิธีดูหน้าทั้งหมดตามลำดับในเลย์เอาต์เดียวก่อนบันทึก

• การบันทึกปกติจะเขียนทับไฟล์ต้นฉบับ:การคลิกบันทึกตามปกติจะแทนที่เอกสารเริ่มต้นอย่างถาวร หากลืมเลือก "Export as PDF" ไฟล์ต้นฉบับจะหายไป

• มีสองโหมดที่สับสน:การสลับระหว่างการแทรกไฟล์จากดิสก์กับการลากรูปขนาดย่อข้ามหน้าต่างนั้นสับสนได้ง่าย ความสับสนนี้มักทำให้หน้าไปอยู่ผิดตำแหน่ง

• ควบคุมขนาดหรือคุณภาพไม่ได้: การแสดงตัวอย่างไม่มีเครื่องมือสำหรับบีบอัดไฟล์หรือปรับการตั้งค่าการส่งออก ไม่สามารถเปลี่ยนการตั้งค่าเพื่อให้ได้สมดุลระหว่างคุณภาพการมองเห็นที่ชัดเจนกับขนาดไฟล์ที่เล็กลง

• องค์ประกอบแบบโต้ตอบเสียหาย:ช่องแบบฟอร์มที่กรอกได้ ลายเซ็นดิจิทัล ลิงก์เว็บ และบุ๊กมาร์กมักหยุดทำงานหลังการรวม องค์ประกอบเหล่านี้อาจหยุดทำงาน จึงต้องทดสอบเอกสารที่เสร็จแล้ว

รวม PDF โดยตรงจาก Finder

Finder คือตัวจัดการไฟล์เริ่มต้นของ macOSและเป็นแอประบบ คุณใช้งานอยู่แล้วเพื่อจัดระเบียบโฟลเดอร์ และยังใช้รวมเอกสารได้ด้วย

วิธีรวม PDF ด้วย Finder

หากทราบวิธีสร้าง PDF เดียวจากหลายไฟล์บน Mac ด้วย Finder ก็ไม่ต้องเปิดโปรแกรมอื่น Finder มีวิธีรวดเร็วในการรวมไฟล์ หาก PDF ทั้งหมดอยู่ในโฟลเดอร์เดียวกัน:

• กด Command ค้างไว้

• คลิกแต่ละไฟล์ตามลำดับที่ต้องการให้หน้าแสดง Finder จะสร้าง PDF ตามลำดับที่คลิก ไม่ใช่ตามลำดับตัวอักษร

• คลิกขวา เลือก Quick Actions แล้วกด Create PDF

ไฟล์ที่รวมแล้วจะปรากฏในโฟลเดอร์เดิม โดยตั้งชื่อตามไฟล์แรกที่เลือก อย่าลืมเปลี่ยนชื่อทันที มิฉะนั้นอาจหาไม่พบท่ามกลางไฟล์ต้นฉบับ

ข้อจำกัด

• ลำดับการคลิกคือลำดับหน้า: Finder ไม่สนใจชื่อไฟล์และลำดับตัวอักษร ไฟล์ที่คลิกเป็นไฟล์แรกจะกลายเป็นหน้าแรก

• ไม่มีการแสดงตัวอย่าง:จะไม่เห็นอะไรจนกว่าจะสร้างไฟล์เสร็จ หากลำดับไม่ถูกต้อง ต้องลบผลลัพธ์แล้วเริ่มใหม่

• ได้เฉพาะทั้งไฟล์:Finder นำแต่ละไฟล์มาใช้ตามเดิม จึงไม่สามารถข้ามหน้าหรือเลือกเพียงบางส่วนได้

• ปรับลำดับระหว่างการรวมไม่ได้:หากต้องการจัดเรียงใหม่ ต้องเปิด PDF ที่เสร็จแล้วในแอปอื่น

• ทุกไฟล์ต้องอยู่ในโฟลเดอร์เดียวกัน: ไฟล์ต้องอยู่ในตำแหน่งเดียวกันบน Mac

รวม PDF ด้วย Automator

Automator มีมาให้ใน macOS และแอป Shortcuts รุ่นใหม่ของ Apple ก็ช่วยทำงาน PDF แบบอัตโนมัติได้เช่นกัน หน้าที่หลักของทั้งสองคือจัดการงานซ้ำ ๆ โดยไม่ต้องเขียนโค้ด หากรวมไฟล์เพียงครั้งเดียวอาจเกินความจำเป็น แต่คุ้มค่าสำหรับงานที่ทำทุกสัปดาห์

วิธีรวม PDF ด้วย Automator

ไม่จำเป็นต้องลากหน้าด้วยตนเองทุกสัปดาห์ เพียงใช้เวลาตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ครั้งเดียว ใน Automator ให้เริ่มเวิร์กโฟลว์ใหม่และใช้การทำงาน “Combine PDF Pages” เลือกโฟลเดอร์ปลายทาง แล้วบันทึกทั้งหมดเป็นแอปหรือ Quick Action จากนั้นจะรวมหลายไฟล์เป็น PDF เดียวบน Mac ได้ด้วยการคลิกครั้งเดียว

หากต้องการทำงานเชิงลึกขึ้น ให้ใช้ AppleScript หรือคำสั่งเชลล์ ตัวอย่างเช่น สร้างสคริปต์ง่าย ๆ เพื่อประทับวันที่ปัจจุบันลงในไฟล์ เรียงหน้าตามลำดับเวลา หรือวางผลลัพธ์ไว้ในโฟลเดอร์ทีมที่แชร์

ข้อจำกัด

• ใช้เวลาตั้งค่าเริ่มต้นนาน: การตั้งค่าและทดสอบเวิร์กโฟลว์ใช้เวลาสิบถึงสิบห้านาที ซึ่งเสียเวลาสำหรับการรวมไฟล์เพียงครั้งเดียว

• อินเทอร์เฟซใช้งานไม่คล่องตัวและข้อผิดพลาดอาจไม่ปรากฏ:Automator จะแสดงข้อผิดพลาดเมื่อเรียกใช้เวิร์กโฟลว์ในแอป แต่ Quick Action ที่เรียกใช้จาก Finder อาจล้มเหลวโดยไม่มีข้อความแสดง

• ตำแหน่งปลายทางตายตัว:สคริปต์จะใส่ไฟล์ใหม่ไว้ในโฟลเดอร์ที่เลือกไว้ระหว่างการตั้งค่าเสมอ หากต้องจัดเรียงไฟล์ลงโฟลเดอร์ลูกค้าที่ต่างกันทุกวัน วิธีนี้จะใช้ไม่ได้

• ผูกกับคอมพิวเตอร์เครื่องเดียว: สคริปต์อยู่ในไลบรารีในเครื่อง และไม่ซิงค์ไปยัง Mac เครื่องอื่นโดยอัตโนมัติ

• การอัปเดตอาจทำให้สคริปต์ใช้ไม่ได้:การอัปเดต MacOS บางครั้งเปลี่ยนสิทธิ์และกฎของสคริปต์ ซึ่งอาจทำให้การตั้งค่าใช้ไม่ได้

• ไม่มีการยืนยันด้วยภาพ: ก่อนบันทึก จะไม่สามารถตรวจสอบการจัดรูปแบบหรือดูตัวอย่างลำดับหน้าได้

รวม PDF ด้วยเครื่องมือรวม PDF

เครื่องมือรวม PDF ออนไลน์ของ PDFAid ใช้งานได้โดยตรงในเบราว์เซอร์ จึงไม่จำเป็นต้องใช้ Mac ของตนเอง เครื่องมือระบบที่มีมาให้จะเพียงรวมไฟล์แล้วสร้างไฟล์ใหม่ แต่ที่นี่จะมีพื้นที่ทำงานแบบเห็นภาพก่อน คุณสามารถดูทุกหน้าก่อนรวม และแก้ไขการจัดวางบนหน้าจอได้

วิธีรวม PDF ด้วยเครื่องมือรวม PDF

ต้องการควบคุมแต่ละหน้าหรือไม่ ต่อไปนี้คือวิธีรวมเอกสาร PDF บน Mac:

• ขั้นตอนที่ 1 อัปโหลดไฟล์ของคุณ ลากและวางไฟล์จากเดสก์ท็อปหรือไดรฟ์ Cloud ได้ครั้งละไม่เกิน 12 ไฟล์ จากนั้นคลิก อัปโหลด เพื่อรวม แล้วเลือก รวมไฟล์

• ขั้นตอนที่ 2 จัดเรียงหน้า เปิด จัดการหน้า แล้วลากรูปขนาดย่อไปยังตำแหน่งที่ต้องการ ก่อนบันทึก คุณสามารถหมุนหรือลบหน้าได้

• ขั้นตอนที่ 3 บันทึกและดาวน์โหลด คลิก บันทึก ไฟล์จะยังเปิดอยู่ในโปรแกรมแก้ไข จึงยังลงนาม บีบอัด หรือแก้ไขอย่างรวดเร็วได้ จากนั้นคลิก เสร็จสิ้น เลือกประเภทไฟล์ แล้วตั้งชื่อไฟล์

กรณีที่วิธีนี้เหมาะกว่า

• ไฟล์อยู่กระจัดกระจายในพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์และหลายโฟลเดอร์

• ลำดับหน้ามีความสำคัญ และต้องการตรวจสอบทุกหน้าก่อนบันทึก

• ต้องการเฉพาะบางหน้า ไม่ใช่ทั้งเอกสาร

• กำลังใช้คอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปที่สำนักงาน แล็ปท็อปที่ยืมมา หรือโทรศัพท์

• ต้องการลงนาม บีบอัด หรือแปลงผลลัพธ์เป็น Word หรือ JPGทันทีหลังรวม

ข้อจำกัด

• ต้องใช้อินเทอร์เน็ต การประมวลผลเกิดขึ้นออนไลน์ จึงใช้งานไม่ได้หากไม่มีการเชื่อมต่อที่ใช้งานอยู่

• 12 ไฟล์ต่อชุด หากต้องการเพิ่มไฟล์ ให้ อัปโหลด ในอีกชุดหนึ่ง

• จำกัด 100 MB ไฟล์สแกนขนาดใหญ่ที่ไม่บีบอัดต้องลดขนาดก่อน

สแกนหลายหน้าเป็น PDF เดียวบน Mac

หากกำลังจัดการกับใบเสร็จกระดาษ บันทึกที่เขียนด้วยลายมือ หรือภาพสแกนดิบ ต่อไปนี้คือวิธีสแกนหลายหน้าเป็น PDF เดียวบน Mac ด้วยแอปการแสดงตัวอย่าง

• ขั้นตอนที่ 1 ใช้สแกนเนอร์หรือ Image Capture เพื่อรับไฟล์สแกน

• ขั้นตอนที่ 2 เลือกรูปภาพที่สแกนใน Finder คลิกขวา แล้วเปิดใน การแสดงตัวอย่าง

• ขั้นตอนที่ 3 ในเมนูด้านบน ไปที่ View > Thumbnails เพื่อแสดงแถบด้านข้าง

• ขั้นตอนที่ 4 กด Command-P เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบการพิมพ์

• ขั้นตอนที่ 5 ที่ด้านล่างของหน้าต่าง คลิกรายการแบบเลื่อนลง PDF แล้วเลือก Save as PDF

ข้อควรระวัง: ไฟล์สแกนหลายหน้าสร้าง PDF ที่มีขนาดใหญ่ที่สุด ดังนั้นผลลัพธ์อาจใช้พื้นที่มากกว่าเอกสารทั่วไปมาก

สิ่งที่ควรตรวจสอบหลังรวม PDF

ก่อนส่งหรือเก็บถาวรไฟล์ที่รวมใหม่ ให้ตรวจสอบ 3 จุดที่มักเกิดข้อผิดพลาดจากการรวม:

ช่องกรอก ลายเซ็น และลิงก์

องค์ประกอบแบบโต้ตอบมักเสียหายระหว่างการรวม ลายเซ็นดิจิทัล บุ๊กมาร์ก แบบฟอร์มที่กรอกได้ และไฮเปอร์ลิงก์มักหายไปหรือใช้งานไม่ได้ ช่องแบบฟอร์ม ลิงก์ และบุ๊กมาร์กอาจหยุดทำงานหรือหายไปหลังรวม จึงควรทดสอบ นอกจากนี้ ควรรวมข้อตกลงก่อนลงนามเสมอ การรวมจะเปลี่ยนโครงสร้างไฟล์ ซึ่งทำให้ใบรับรองดิจิทัลใช้งานไม่ได้ทันที และทำให้ลายเซ็นที่มีอยู่ใช้ไม่ได้หรือถูกลบ

หากต้องการรวบรวมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ สามารถตั้งค่าได้ด้วยเครื่องมือ ลงนาม PDFของเราเมื่อจัดวางเอกสารเรียบร้อยแล้ว

ขนาดและแนววางของหน้า

หน้ากระดาษอาจมีขนาดไม่ตรงกัน กระดาษ A4 มาตรฐาน ใบเสร็จขนาดเล็ก และสเปรดชีตแนวนอน ล้วนมีขนาดและแนววางต่างกัน ก่อนแชร์ไฟล์ ให้เลื่อนตรวจดูทั้งไฟล์และหมุนหน้าที่เอียงหรือกลับหัว

ขนาดไฟล์เพิ่มขึ้นมาก

เนื่องจากทุกหน้าเป็นรูปภาพความละเอียดเต็ม ไฟล์สแกนที่รวมแล้วอาจมีขนาดใหญ่มาก ผู้ให้บริการอีเมลส่วนใหญ่ปฏิเสธไฟล์แนบที่เกินขีดจำกัด 25 MB หากไฟล์ที่เสร็จแล้วมีขนาดใหญ่เกินกว่าจะส่งได้ สามารถใช้เครื่องมือบีบอัด PDFของเรา เพื่อลดขนาดไฟล์โดยไม่ทำให้ข้อความเบลอ