Veste, kako šifrirati PDF, vendar postopek ne deluje, zato se sprašujete: "Nastavil/-a sem geslo, vendar ne deluje… kaj naj zdaj storim?" Omejevanje dostopa do datoteke in prepoved določenih dejanj nista isto. PDF ima dve gesli, odpiranje pa preprečuje uporabniško geslo (geslo za odpiranje). Služita različnima namenoma, zato ta vodnik pojasnjuje, kaj vsako ščiti, kako ju nastavite v sistemih Windows in Mac ter v Wordu in kako datoteko varno pošljete.
Kaj šifriranje PDF dejansko ščiti
Na voljo sta uporabniško geslo in geslo lastnika, nastavite pa lahko eno ali obe. V nadaljevanju boste izvedeli, za kaj je vsako najprimernejše.
Uporabniško geslo in geslo lastnika
Če želite PDF zakleniti, da ga drugi ne morejo odpreti ali urejati, upoštevajte razliko med njima:
Uporabniško geslo. Imenuje se tudi geslo za odpiranje in drugim zaklene dokument, tako da nihče ne more videti njegove vsebine. PDF ostane šifriran in brez pravilnega gesla nihče ne more dostopati do njega.
Geslo lastnika. Imenuje se tudi geslo za dovoljenja. Uporabite ga, če naj bo PDF na voljo za branje, vendar želite omejiti urejanje, tiskanje ali kopiranje.
Če lahko kdo še vedno odpre vaš zaklenjeni PDF, ste najverjetneje nastavili le geslo lastnika.
Kaj posamezno geslo dejansko blokira
Dejanje | Odprite datoteko |
|---|---|
Z uporabniškim geslom | Zahteva geslo. |
Z geslom lastnika | Odprete jo lahko brez vnosa gesla. |
Dejanje | Preberite besedilo |
|---|---|
Z uporabniškim geslom | Za odpiranje in branje PDF potrebujete geslo. |
Z geslom lastnika | Za ogled vsebine geslo ni potrebno. |
Dejanje | Natisni |
|---|---|
Z uporabniškim geslom | Datoteko lahko natisnete, ko jo odprete. |
Z geslom lastnika | PDF je zaščiten pred tiskanjem. |
Dejanje | Kopirajte besedilo |
|---|---|
Z uporabniškim geslom | To dejanje je dovoljeno po vnosu gesla. |
Z geslom lastnika | Kopiranje je omejeno. |
Dejanje | Uredite strani |
|---|---|
Z uporabniškim geslom | Dokument lahko spreminjate. |
Z geslom lastnika | Ne morete ga urejati. |
Dejanje | Izpolnite obrazec |
|---|---|
Z uporabniškim geslom | Izpolnjevanje obrazcev je mogoče. |
Z geslom lastnika | Geslo ne omogoča izpolnjevanja obrazcev. |
Dejanje | Dodajte komentarje |
|---|---|
Z uporabniškim geslom | Komentarje lahko dodate. |
Z geslom lastnika | Dodajanje komentarjev v datoteko je omejeno. |
Kdaj potrebujete obe gesli
PDF lahko zavarujete z obema gesloma, da ohranite nadzor nad dokumentom. Tako ga lahko berejo le osebe z geslom za odpiranje, aplikacija za ogled pa ne bo dovolila tiskanja ali urejanja. Ne pozabite, da je samo geslo lastnika šibek način zaščite podatkov v datoteki, saj so njegove omejitve odvisne od programske opreme PDF, ki jih uveljavlja. Če je vsebina zasebna, obvezno dodajte uporabniško geslo.
Zaščita PDF z geslom v sistemu Windows
V sistemu Windows lahko datoteko PDF zaščitite z geslom na dva načina:
Uporabite namizni urejevalnik PDF. Windows nima vgrajenega načina za zaščito PDF z geslom, zato ga morate prenesti.
Geslo nastavite v programu Microsoft Word. To lahko storite, če dokumenta še niste pretvorili v PDF. Ko ga shranjujete kot PDF, kliknite Datoteka > Shrani kot > izberite PDF > Možnosti... > označite »Šifriraj dokument z geslom« > V redu > dvakrat vnesite geslo.
Ljudje na to možnost pogosto pozabijo, vendar je hitrejša od odpiranja ločenega urejevalnika PDF.
Zaščita PDF z geslom v sistemu Mac s Predogledom
Za zaščito datoteke PDF z geslom v sistemu Mac uporabite aplikacijo Predogled; ničesar dodatnega ni treba namestiti:
1. korak: Odprite dokument.
2. korak: Izberite Datoteka > Izvozi….
3. korak: Kliknite gumb Dovoljenja.
4. korak: Izberite Zahtevaj geslo za odpiranje dokumenta.
5. korak: Vnesite geslo in ga nato znova vnesite za potrditev.
6. korak: V razdelek Geslo lastnika vnesite geslo in ga nato znova vnesite za potrditev.
7. korak: Kliknite Uporabi, nato pa Shrani.
Upoštevajte pomembno podrobnost: Predogled ustvari le novo šifrirano datoteko, izvirnik pa ostane nezaščiten. Prvo različico shranite ločeno ter jo zaščitite ali izbrišite, če mora ostati zaseben dokument.
Zaščita PDF z geslom iz Worda ali Google Docs
Word in Google Docs to obravnavata različno. V Wordu lahko geslo nastavite pri izvozu v PDF. Ta možnost ni vključena v Google Docs, zato boste morali opraviti dodaten korak. Datoteko prenesite kot PDF in jo nato zaščitite z geslom.
Izberite geslo, ki dokument resnično zaščiti
Geslo je smiselno nastaviti zaradi treh stvari:
Izberite daljšo kombinacijo namesto posebnih znakov. Dolgo geslo je težje uganiti kot kratko geslo, polno znakov, zato lahko sestavite nekaj besed ali uporabite kombinacijo črk, številk in simbolov.
Ustvarite povsem novo geslo. Ne uporabljajte kombinacije, ki jo že uporabljate za spletne račune, saj jo lahko nekdo, ki jo odkrije, uporabi tudi za vašo datoteko.
Gesla ne pošiljajte v istem sporočilu kot datoteko. Ne hranite ga skupaj s PDF in ga pošljite prek varnega kanala, da PDF ne more odpreti nihče drug, ki ima dostop do tega e-poštnega sporočila.
Wordov izvoz PDF privzeto uporablja 128-bitno šifriranje AES, zato vam za višjo raven zaščite ni treba prilagajati nastavitev.
Pošiljanje zaščitenega PDF po e-pošti
Dve navadi pomagata ohraniti zaščito PDF, ki ga šifrirate za pošiljanje po e-pošti.
Geslo posredujte po drugem kanalu
Z našim orodjem lahko pošljete PDF kateremu koli prejemniku. Upoštevajte, da naše orodje deluje z nezaščitenimi datotekami, zato morate PDF-je, zaščitene z geslom, poslati prek svojega e-poštnega odjemalca. Ko datoteko delite po e-pošti, ne vključite gesla, saj je to enako, kot da zaščite ni. Pošljite ga ločeno v sporočilu ali jih pokličite in geslo povejte po telefonu. Če PDF vsebuje občutljive informacije, ne navedite njegovega imena: vrstica z zadevo ni šifrirana, zato je prikazana v predogledih obvestil in vsem, ki imajo dostop do nabiralnika.
Namesto priloge uporabite povezavo
Če pošiljate velik PDF ali občutljivo vsebino, razmislite o pošiljanju povezave s potekom veljavnosti namesto datoteke (nastavitve poteka veljavnosti povezav za skupno rabo v računih Google Drive for Workspace, OneDrive ali Dropbox). To je varneje in priročneje, saj lahko prekličete dostop, datoteka pa ne bo leta shranjena v nabiralniku druge osebe.
Kaj lahko gre narobe
Tudi pravilno nastavljeno geslo lahko povzroči tri težave:
Prejemnik ne more odpreti datoteke. To se zgodi, ker je njegov pregledovalnik PDF zastarel in ne podpira sodobnega šifriranja. Svetujte mu, naj posodobi programsko opremo ali dokument odpre v drugem, novejšem bralniku.
Pozabili ste geslo. Ko PDF zaščitite z geslom, ne pozabite, da brez pravilne kombinacije ne boste mogli dostopati do njega in ga ne morete obnoviti. Da bi se temu izognili, ga shranite na varno mesto.
Datoteka je prevelika za pošiljanje po e-pošti. Šifriranje ne spremeni velikosti. Najprej stisnite PDF, nato dodajte geslo. Šifriranje datoteke ne zmanjša.
Geslo odstranite, ko ga ne potrebujete več
Ko dokument ni več občutljiv, odstranite geslo, sicer ga boste pozabili in čez približno leto dni ne boste mogli odpreti datoteke. Če ga poznate, lahko s storitvijo neposredno v brskalniku odklenete PDF. Ne pozabite, da lahko dešifrirate le svojo datoteko ali datoteko z dovoljenjem lastnika.
Pogosta vprašanja
Ali lahko PDF brezplačno zaščitim z geslom?
Da. Geslo lahko brezplačno dodate v sistemu Mac ali v programu Microsoft Word.
Kakšna je razlika med geslom za odpiranje in geslom za dovoljenja?
Geslo za odpiranje (imenovano tudi uporabniško geslo) določa, kdo lahko odpre PDF, geslo za dovoljenja (imenovano tudi geslo lastnika ali glavno geslo) pa določa, kaj lahko ljudje počnejo z datoteko, ko je odprta, na primer tiskajo ali urejajo.
Ali je mogoče PDF, zaščiten z geslom, odpreti brez gesla?
Ne, če ima geslo za odpiranje. Brez njega se datoteka ne odpre.
Ali zaščita z geslom deluje na telefonih?
Da. Ko v telefonu odprete zaščiteni PDF, vas bo pregledovalnik pozval k vnosu gesla.
Ali lahko PDF zaščitim v Google Docs?
Ne. Google Docs nima te možnosti, zato boste morali geslo dodati v ločenem koraku po prenosu datoteke.